考勤工資計算常用Excel函數

Excel函數應用之邏輯函數

編者語：Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業(yè)都是依靠Excel進行數據管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現在對數據的自動處理和計算，然而很多缺少理工科背景或是對Excel強大數據處理功能不了解的人卻難以進一步深入。編者以為，對Excel函數應用的不了解正是阻擋普通用戶完全掌握Excel的攔路虎，然而目前這一部份內容的教學文章卻又很少見，所以特別組織了這一個《Excel函數應用》系列，希望能夠對Excel進階者有所幫助?！禘xcel函數應用》系列，將每周更新，逐步系統(tǒng)的介紹Excel各類函數及其應用，敬請關注！

用來判斷真假值，或者進行復合檢驗的Excel函數，我們稱為邏輯函數。在Excel中提供了六種邏輯函數。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數。

一、AND、OR、NOT函數

這三個函數都用來返回參數邏輯值。詳細介紹見下：

（一）AND函數

所有參數的邏輯值為真時返回TRUE；只要一個參數的邏輯值為假即返回FALSE。簡言之，就是當AND的參數全部滿足某一條件時，返回結果為TRUE，否則為FALSE。

語法為AND(logical1,logical2,...)，其中Logical1,logical2,...表示待檢測的1到30個條件值，各條件值可能為TRUE，可能為FALSE。參數必須是邏輯值，或者包含邏輯值的數組或引用。舉例說明：

1、在B2單元格中輸入數字50，在C2中寫公式=AND(B2>30,B2<60)。由于B2等于50的確大于30、小于60。所以兩個條件值（logical）均為真，則返回結果為TRUE。

圖1AND函數示例12、如果B1-B3單元格中的值為TRUE、FALSE、TRUE，顯然三個參數并不都為真，所以在B4單元格中的公式=AND(B1:B3)等于FALSE

圖2AND函數示例2（二）OR函數

OR函數指在其參數組中，任何一個參數邏輯值為TRUE，即返回TRUE。它與AND函數的區(qū)別在于，AND函數要求所有函數邏輯值均為真，結果方為真。而OR函數僅需其中任何一個為真即可為真。比如，上面的示例2，如果在B4單元格中的公式寫為=OR(B1:B3)則結果等于TRUE

圖3OR函數示例Excel函數系列●Excel函數應用之數學和三角函數

●Excel函數應用之函數簡介（三）NOT函數

NOT函數用于對參數值求反。當要確保一個值不等于某一特定值時，可以使用NOT函數。簡言之，就是當參數值為TRUE時，NOT函數返回的結果恰與之相反，結果為FALSE.

比如NOT(2+2=4)，由于2+2的結果的確為4，該參數結果為TRUE，由于是NOT函數，因此返回函數結果與之相反，為FALSE。

二、TRUE、FALSE函數

TRUE、FALSE函數用來返回參數的邏輯值，由于可以直接在單元格或公式中鍵入值TRUE或者FALSE。因此這兩個函數通?？梢圆皇褂?。

三、IF函數

（一）IF函數說明

IF函數用于執(zhí)行真假值判斷后，根據邏輯測試的真假值返回不同的結果，因此If函數也稱之為條件函數。它的應用很廣泛，可以使用函數IF對數值和公式進行條件檢測。

它的語法為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。本參數可使用任何比較運算符。

Value_if_true顯示在logical_test為TRUE時返回的值，Value_if_true也可以是其他公式。Value_if_falselogical_test為FALSE時返回的值。Value_if_false也可以是其他公式。

簡言之，如果第一個參數logical_test返回的結果為真的話，則執(zhí)行第二個參數Value_if_true的結果，否則執(zhí)行第三個參數Value_if_false的結果。IF函數可以嵌套七層，用value_if_false及value_if_true參數可以構造復雜的檢測條件。

圖6

某班級的成績如圖6所示，為了做出最終的綜合評定，我們設定按照平均分判斷該學生成績是否合格的規(guī)則。如果各科平均分超過60分則認為是合格的，否則記作不合格。

根據這一規(guī)則，我們在綜合評定中寫公式（以單元格B12為例）：

=IF(B11>60,"合格","不合格")

語法解釋為，如果單元格B11的值大于60，則執(zhí)行第二個參數即在單元格B12中顯示合格字樣，否則執(zhí)行第三個參數即在單元格B12中顯示不合格字樣。

在綜合評定欄中可以看到由于C列的同學各科平均分為54分，綜合評定為不合格。其余均為合格。

3、多層嵌套函數的應用

在上述的例子中，我們只是將成績簡單區(qū)分為合格與不合格，在實際應用中，成績通常是有多個等級的，比如優(yōu)、良、中、及格、不及格等。有辦法一次性區(qū)分嗎？可以使用多層嵌套的辦法來實現。仍以上例為例，我們設定綜合評定的規(guī)則為當各科平均分超過90時，評定為優(yōu)秀。如圖7所示。

圖7說明：為了解釋起來比較方便，我們在這里僅做兩重嵌套的示例，您可以按照實際情況進行更多重的嵌套，但請注意Excel的IF函數最多允許七重嵌套。

根據這一規(guī)則，我們在綜合評定中寫公式（以單元格F12為例）：

=IF(F11>60,IF(AND(F11>90),"優(yōu)秀","合格"),"不合格")

語法解釋為，如果單元格F11的值大于60，則執(zhí)行第二個參數，在這里為嵌套函數，繼續(xù)判斷單元格F11的值是否大于90（為了讓大家體會一下AND函數的應用，寫成AND(F11>90)，實際上可以僅寫F11>90），如果滿足在單元格F12中顯示優(yōu)秀字樣，不滿足顯示合格字樣，如果F11的值以上條件都不滿足，則執(zhí)行第三個參數即在單元格F12中顯示不合格字樣。

在綜合評定欄中可以看到由于F列的同學各科平均分為92分，綜合評定為優(yōu)秀。

（三）根據條件計算值

在了解了IF函數的使用方法后，我們再來看看與之類似的Excel提供的可根據某一條件來分析數據的其他函數。例如，如果要計算單元格區(qū)域中某個文本串或數字出現的次數，則可使用COUNTIF工作表函數。如果要根據單元格區(qū)域中的某一文本串或數字求和，則可使用SUMIF工作表函數。關于SUMIF函數在數學與三角函數中以做了較為詳細的介紹。這里重點介紹COUNTIF的應用。

COUNTIF可以用來計算給定區(qū)域內滿足特定條件的單元格的數目。比如在成績表中計算每位學生取得優(yōu)秀成績的課程數。在工資表中求出所有基本工資在2000元以上的員工數。

語法形式為COUNTIF(range,criteria)。其中Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區(qū)域。Criteria確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為32、"32"、">32"、"apples"。

1、成績表

這里仍以上述成績表的例子說明一些應用方法。我們需要計算的是：每位學生取得優(yōu)秀成績的課程數。規(guī)則為成績大于90分記做優(yōu)秀。如圖8所示

圖8根據這一規(guī)則，我們在優(yōu)秀門數中寫公式（以單元格B13為例）：

=COUNTIF(B4:B10,">90")

語法解釋為，計算B4到B10這個范圍，即jarry的各科成績中有多少個數值大于90的單元格。

在優(yōu)秀門數欄中可以看到jarry的優(yōu)秀門數為兩門。其他人也可以依次看到。

2、銷售業(yè)績表

銷售業(yè)績表可能是綜合運用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如，可能希望計算銷售人員的訂單數，然后匯總每個銷售人員的銷售額，并且根據總發(fā)貨量決定每次銷售應獲得的獎金。

原始數據表如圖9所示（原始數據是以流水單形式列出的，即按訂單號排列）

圖9原始數據表按銷售人員匯總表如圖10所示

圖10銷售人員匯總表如圖10所示的表完全是利用函數計算的方法自動匯總的數據。首先建立一個按照銷售人員匯總的表單樣式，如圖所示。然后分別計算訂單數、訂單總額、銷售獎金。

（1）訂單數--用COUNTIF計算銷售人員的訂單數。

以銷售人員ANNIE的訂單數公式為例。公式：

=COUNTIF($C$2:$C$13,A17)

語法解釋為計算單元格A17(即銷售人員ANNIE)在"銷售人員"清單$C$2:$C$13的范圍內（即圖9所示的原始數據表）出現的次數。

這個出現的次數即可認為是該銷售人員ANNIE的訂單數。

（2）訂單總額--用SUMIF匯總每個銷售人員的銷售額。

以銷售人員ANNIE的訂單總額公式為例。公式：

=SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13)

此公式在"銷售人員"清單$C$2:$C$13中檢查單元格A17中的文本（即銷售人員ANNIE），然后計算"訂單金額"列（$B$2:$B$13）中相應量的和。

這個相應量的和就是銷售人員ANNIE的訂單總額。

（3）銷售獎金--用IF根據訂單總額決定