全公務員必備技能：接待工作程序

[全]公務員必備技能：接待工作程序一、接待工作概述接待工作是一項“窗口性”工作，指企業(yè)在公務活動中對來訪者所進行的迎接、招待、洽談、聯(lián)系等輔助管理活動，基本要素包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務和接待方式。辦公室要重視接待工作的廣泛性、禮儀性和務實性。二、接待工作流程圖三、接待工作基本程序（一）收集來賓情況我局主要來賓包括：政府機關領導、XXX公司領導、兄弟單位領導、重要業(yè)主、重要活動及大型會議來賓等。收到接待任務后，要積極從多方收集來賓情況，主要包括：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務、民族、宗教信仰、生活習俗等。（二）分析判斷來訪意圖對于非企業(yè)邀請的來訪，應通過多種途徑和渠道收集這方面的信息，分析判斷其真實來訪目的和意圖，以確定接待方針和接待任務。非企業(yè)邀請的來訪主要有：（1）黨政機關領導視察工作；（2）XXX公司領導檢查指導工作；（3）兄弟單位業(yè)務交流與合作洽談；（4）重要業(yè)主來訪；（5）其他日常來訪。（三）擬訂接待方案重要的接待活動，要事先擬訂接待方案，提交領導審批。內(nèi)容包括：來訪意圖、來訪者基本情況、接待方針、規(guī)格、形式、日程安排、接待人員安排、費用預算等。1．接待方針根據(jù)對方來訪意圖、雙方關系和對我方的態(tài)度制定接待方針，明確接待目標和原則。2．接待類別一類接待：黨政機關、總公司、兄弟單位局級以上領導的接待；二類接待：黨政機關、總公司處級以上領導，兄弟單位副局級以上領導及重要業(yè)主的接待；三類接待：其他日常來訪。3．接待形式包括迎送、宴請、會見、會談、文藝招待、參觀游覽等儀式和活動。4．接待日程安排主要包括接待具體時間、接待形式和內(nèi)容、接待實施地點、陪同人員工作安排等，一般以表格形式列出。5．接待人員安排接待人員主要包括陪同人員和組織工作人員。主要陪同人員包括主要陪同領導和相關職能部門負責人；組織工作人員包括事務秘書、翻譯及后勤人員。一類接待陪同人員：局董事長、總經(jīng)理，其他班子成員；二類接待陪同人員：局分管領導、業(yè)務相關部門負責人；三類接待陪同人員：視來訪者情況而定。6．接待經(jīng)費預算對接待經(jīng)費的來源和列支明細做出具體說明，按照企業(yè)財務相關規(guī)定做好接待經(jīng)費預算。（四）準備接待材料和禮品1．接待材料包括：匯報介紹類材料和禮儀類材料（歡迎辭、歡送辭、祝酒辭等）。2．接待禮品：禮品要體現(xiàn)企業(yè)的形象，要具有紀念意義和象征意義，同時要尊重客人的習俗和愛好；根據(jù)實際需要選擇贈送時間（見面初、會議上、送別時等）。（五）做好食宿行安排接待食宿安排優(yōu)先選擇與企業(yè)簽署合作協(xié)議的酒店和賓館。1．預定房間：根據(jù)來訪人數(shù)、性別、職務等預定房間，若對方費用自理，則根據(jù)對方具體要求預定房間。2．準備膳食：接待活動有宴請的，根據(jù)接待規(guī)格及企業(yè)財務規(guī)定確定宴請規(guī)格、標準、地點和席位，除必要陪同人員外，盡量減少主方人員。宴請形式包括：正式宴會、便宴、茶話會、工作餐或客飯（填寫《客飯申請單》）。特殊注意事項（1）來訪者的飲食習慣、喜好、禁忌；（2）提前訂餐，必要時需報領導審批菜單；（3）隆重宴會，應擺放名牌；（4）準備主賓雙方的致辭，主人先致辭，客人致答謝辭。3．安排交通：根據(jù)接待規(guī)格和人數(shù)確定車輛類型、數(shù)量和時間。（六）布置接待環(huán)境接待環(huán)境主要包括：前廳、會客廳、接待室、走廊、樓梯等；前廳準備歡迎條幅、標識，接待室準備宣傳資料、報刊雜志、衣帽架、電話、花卉等，會客廳或會議室準備資料、茶水，必要時開設來訪專用電梯。（七）安全保衛(wèi)工作對主要領導來訪，要同安全保衛(wèi)部門聯(lián)系，選調(diào)有關人員，做好警衛(wèi)工作。（八）迎接及會談按照接待規(guī)格安排迎接人員，重要迎接應組織歡迎隊伍。根據(jù)日程安排雙方會談，確保會議資料發(fā)放到每位與會人員；需要使用投影儀、便攜式電腦的會談，主辦部門要提前調(diào)試器材；涉外會談，要注意器材的兼容