秘書文檔管理

第4頁共6頁《秘書文檔管理》重點資料1.在我國歷史上，文書工作和檔案工作曾長期合并在一起，直到新中國成立之后才逐漸分離，成為各自獨立的兩項工作。2.“秘書文檔管理”課程的研究對象共有四個：文書、文書工作、檔案、檔案工作。3.從整個社會的角度看，檔案工作是為人類“保存記憶”的工作。4.文書工作是機關秘書部門最主要、最大量也是最重要的一種日常工作。5.“文書”一詞，最早出現于西漢司馬遷的《史記》中；《李斯列傳》中“文書”指“文字”；《史記·酷吏列傳》、東漢王充《論衡·別通》中“文書”指“檔案圖籍”；東漢班固所著《漢書·刑法志》中“文書”指“公文”、“案牘”，其含義與今天大體相近。6.從大到小的順序排列應該是：廣義文件>文書>公文>狹義文件。7.作為信息，檔案信息與其他類別的信息具有共同的特征：可擴充性、可壓縮性、可傳播性和可分享性；同時還有其他信息不具備的特別屬性：原始性、真實性和廣泛性。8.檔案形成者大致可以分為三類：官方性質的各種機關、半官方的各種社會組織、一定的個人。9.美國著名檔案學家謝倫伯格提出過“雙重價值鑒定”。10.1940年，美國檔案學者菲利普·布魯克斯提出“文件生命周期”。11.1950年8月召開的第一屆國際檔案大會，英國倫敦大學教授羅吉爾·艾力斯作出“三階段論”：現行、休眠（或暫時保存）和永久保存。12.美國國家檔案與文件管理局前局長，“三階段論”逐漸為“四階段論”所替代，即文件的制作形成階段、文件的現行階段、文件的半現行階段和文件的非現行階段。13.檔案處于三階段論或四階段論的最后一個階段，即永久保存或非現行階段。14.平行文是行政公文中的函。15.機密公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文三種。16.根據檔案形成的歷史時期，可以將檔案分為古代檔案、近代檔案和現代檔案。古代檔案（1840年以前）；近代檔案（1840——1949年），包括就民主主義革命時期（1840——1919年）和新民主主義革命時期（1919——1949年）；現代檔案（1949年以后）。17.文書工作基本任務（內容）：文書制作、文書辦理和文書管理。18.文書工作的原則：及時、準確、安全、精簡。19.文書工作系統(tǒng)：中心機構、專門機構和分支機構。20.文書工作的中心機構時指社會組織的辦公廳（室）。21.檔案工作的性質——“三性”：管理性、服務性、政治性。22.1959年以前，我國檔案工作是由黨委系統(tǒng)而后政府系統(tǒng)分別管理的。1959年以后，全國各系統(tǒng)、各部門、各級機構的檔案工作逐漸統(tǒng)一起來，實行黨政檔案工作統(tǒng)一管理。23.社會組織檔案部門是全國檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構，是我國檔案工作的基礎。24.我國從周朝以下的各代都設置了檔案館性質的機構。25.各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關系，只有一定的協作關系。26.結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。27.公文用紙一般采用國際標準A4型。公文正文用3號仿宋體。發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。28.公文標題一般由發(fā)文機關名稱、事由、文種這三項要素構成。29.印章是最常見的公文生效標識。30.命令（令）是國家行政機關發(fā)文的最高級形式。31.眉首六要素：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。32.凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。33.辦文按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時保存四個階段。34.行文關系、行文方式、行文規(guī)則構成了行文制度的三要素。35.同一系統(tǒng)中的上下級組織之間屬于領導與被領導的隸屬關系；業(yè)務指導與被指導的關系【教育部與各省級教育直屬組織】；平行關系【教育部與衛(wèi)生部】；不相隸屬關系【教育部與省級財政直屬組織】。36.行文方式：逐級行文【省教育廳給教育部發(fā)文或直接給各省屬高校發(fā)文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。】、多級行文、直達行文、越級行文、直接行文、聯合行文。37.簽收是收文處理程序中的首要環(huán)節(jié)。38.兩次簽收的任務：清點、檢查、簽字。39.收文部門必須組織好對收文的傳達貫徹。40.文檔管理工作的根本目的是為組織工作和社會各方面提供服務。41.借閱制度主要包括借閱范圍、借閱登記和借閱后的退還幾項內容。42.現行文件匯編主要有法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、公報和政報、統(tǒng)計數字匯集幾種形式。43.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。44.文書檔案，意味著文書工作的終結和檔案工作的開始，是文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結合部”。45.文化大革命，出現“文件人人收，看后抽屜丟，年終不歸檔，你有我也有”的混亂局面。46.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年9月19日通過，12月18日公布施行。將原有的“永久”、“長期”、“短期”三種保管期限的劃分方法改為“永久”、“定期”。“定期”分為30年和10年。凡涉及與人的權益有關的檔案，絕大多數調整為永久保管，體現了以人為本的思想。47.檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限和備注等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的組成部分。討論未通過的文件（10年）本機關召開工作會議、專題會議的文件材料（永久）典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料【請示、批復】（永久）文書檔案保管期限表重要的（永久）一般的（30年）本機關事務管理文件材料【房產、土地所有權和使用權的文件材料】（永久）上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）下級機關報送的文件材料【重大問題的專題報告】（30年）48.在立卷之前，要方便保管、檢索和利用。案卷厚度要適中，一般以200頁左右為宜。49.立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成。50.擬寫案卷標題也就是要用最簡練的文字，字數占二三十字、不超過五十個字為宜。作者+問題+文種作者+時間+問題+文種作者+地區(qū)+問題+文種地區(qū)+問題+文種或地區(qū)+時間+問題+文種案卷標題結構通訊者+問題+文種作者+會議名稱+文件材料會議+文種當事人+問題+文種對象+內容+文種51.提名即檔案的標題。立卷人員應照實抄錄文件標題，沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加”[]”號。52.卷內備考表填寫項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。本卷情況說明：教育作用【利用檔案中所記載的正反事實，撰寫回憶錄、著述，發(fā)表演講，進行文藝創(chuàng)作，舉辦各種展覽，這些活動都會因其真實性、豐富性而具有極強的說服力和感染力，從而產生良好的宣傳教育效果?！?.檔案工作的基本原則：（1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；（2）維護檔案的完整與安全【檔案工作的基本要求，各級檔案部門的首要任務】；（3）便于社會各方面的利用【檔案工作的根本目的】。8.社會組織檔案部門的基本任務：（1）對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；（2）負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料；（3）中央和地方專業(yè)主管部門的檔案部門，應根據本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。9.簽發(fā)內容：(1)簽發(fā)意見；(2)簽發(fā)人姓名；（3）簽發(fā)日期。10.文件用印注意點：（1）以組織負責人簽發(fā)為準，組織負責人未簽字的文件，不得用??；（2）與文件制發(fā)組織相一致，以組織名義發(fā)文，用組織印章；以部門名義發(fā)文，用部門印章；（3）將印章端正、清晰得蓋在文件落款處，并做到上不壓正文，下要騎年蓋月。11.文書辦理的特點：（1）連續(xù)性（2）時效性（3）保密性（4）集成性（5）規(guī)范性12.文件暫時保管階段的任務：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）處置（5）移交（6）銷毀13.越級行文使用情況：（1）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題，如戰(zhàn)爭、嚴重的自然災害、公共衛(wèi)生安全等；（2）經過多次請示直接上級，長期未能得到解決的問題；（3）與直接上級組織有爭議而無法解決的問題；（4）上級組織交辦的并指定越級上報的問題；（5）對直接上級機關進行檢舉揭發(fā)的問題；（6）與直接上級組織無關，需要越級咨詢和聯系的一般性問題。14.行文規(guī)則：（1）行文要尊重社會組織的隸屬關系；（2）行文要尊重組織職權；（3）行文要考慮是否確有必要；（4）行文要明確發(fā)文權限；（5）同級社會組織可以聯合發(fā)文；（6）經批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。15.傳達注意點：（1）掌握好傳達的范圍；（2）掌握好傳達的時間和地點；（3）確定好文件由誰負責傳達。16.催辦的形式：電話、書面、登門、開會、傳真、電子郵件催辦；發(fā)催辦卡、催辦單；發(fā)簡報等。17.內部文件的特點：（1）實用性（2）保密性（3）多樣性18.內部文件管理的內容：（1）制發(fā)與傳遞（2）整理與分類（3）保存與保護（4）利用與查詢19.秘書部門主動開展檔案咨詢與提供利用服務的方式：（1）針對組織工作重心和業(yè)務活動安排，提供相應的文件資料和數據支持；（2）定期印發(fā)已歸檔保存的內部文件目錄；（3）主動編制相關的匯編產品。20.文書管理的意義：（1）有利于提高文書工作的質量和效率；（2）有利于保證文書的安全；（3）為檔案工作奠定堅實基礎。21.文書管理工作的原則：（1）統(tǒng)一管理原則（2）分類管理原則（3）安全保密原則（4）方便利用原則22.保證文書的安全：（1）要做到及時收集，文書工作者要主動關心文件的辦理進度，掌握文件的去向，將辦理完畢的文件及時收集起來，避免文件的丟失；（2）要做到集中保管，將文書分門別類地集中保存于指定場所，由專人管理，如需借閱，必須嚴格執(zhí)行登記制度，避免文件流散；（3）要保證文書存放的庫房和文件裝具的牢固，做好保衛(wèi)工作，避免文件受到損害。23.保守文件的機密：（1）要制定嚴格的保密制度，嚴懲違規(guī)違紀事件的當事及相關人員；（2）要選用業(yè)務過硬、政治素質高的人員專門從事機密文件的管理工作，必要時要成立專門的機要部門；（3）要將機密文件和普通文件分開管理，在從制作到傳遞再到利用的諸環(huán)節(jié)上，都要采取相應的保密措施。24.閱文室的建設：（1）閱文室地點的選擇要本著既方便領導閱讀又方便文書人員管理的原則，盡量靠近領導辦公室所在的建筑和樓層，也不能離機要室很遠；（2）閱文室要保證周邊和室內的安靜，室內清潔，光線充足，物品擺放有條理；（3）閱文室內要配備文件柜、文件盒（夾）、桌椅等基本設施，還應注意安保工作，安裝保險門窗，放置消防器材。25.檔案收集的作用：（1）收集是檔案工作的起點；（2）收集工作時貫徹檔案工作基本原則的首要措施；（3）收集工作直接關系著檔案工作的信譽問題。26.檔案價值鑒定的意義：（1）便于發(fā)揮檔案的作用；（2）便于檔案的安全保管；（3）便于應付突然事變。27.應歸檔的文件材料：（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。28.我國已有的檔案保管期限表類型：（1）標準檔案保管期限表（通用檔案保管期限表）（2）專門檔案保管期限表（3）同系統(tǒng)機構檔案保管期限表（4）同類型機構檔案保管期限表（5）機關檔案保管期限表編號方法：（1）大流水編號法（2）分類編號法29.平時歸卷工作內容：（1）準備文件夾（2）及時歸卷（3）定期檢查和調整30.立卷方法：（1）根據問題特征立卷（2）按時間特征立卷（3）按文種特征立卷（4）按作者特征立卷（5）按通訊者特征立卷（6）按地區(qū)特征立卷31.構成立檔單位的主要條件：（1）可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文；【最基本的，即可獨立行使職權并主要以自己的名義對外行文】（2）是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；（3）設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。32.全宗的種類：（1）獨立全宗【全宗的主要形式】（2）聯合全宗（3）人物全宗（4）檔案匯集（5）全宗匯集33.分類方法的結合法