公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、總則為了做好公司人事檔案管理工作、規(guī)范人事檔案的建檔、使用與保管，根據(jù)《勞動(dòng)法》、《檔案管理?xiàng)l例》、《信息安全法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。二、檔案管理范圍公司所有員工的人事檔案均受本規(guī)章制度管理，包括以下檔案：?jiǎn)T工基本情況檔案：包括員工登記表、身份證、學(xué)歷證書(shū)、職稱證書(shū)等個(gè)人基本情況資料。員工勞動(dòng)合同檔案：包括員工簽訂的勞動(dòng)合同、終止勞動(dòng)合同協(xié)議等相關(guān)文件。員工考勤檔案：包括員工的考勤記錄、請(qǐng)假記錄、加班記錄等。員工薪資檔案：包括員工工資結(jié)構(gòu)、工資計(jì)算明細(xì)、稅前工資、個(gè)稅申報(bào)表等。員工培訓(xùn)檔案:包括員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)成績(jī)、培訓(xùn)反饋等。三、檔案的建檔原則建立檔案應(yīng)明確建檔時(shí)間、建檔人、用途等基本信息，明確檔案目錄和保管期限。建檔時(shí)應(yīng)向員工告知檔案存放地點(diǎn)，由部門(mén)管理員統(tǒng)一保管，防止檔案遺失。每個(gè)員工的檔案必須保留完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，不得有任何刪改，如有異常情況必須在檔案?jìng)渥⒅姓f(shuō)明。四、檔案的使用原則員工應(yīng)對(duì)已離職的人事檔案實(shí)行保密制度。部門(mén)管理員應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的人事檔案進(jìn)行限制訪問(wèn)，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、使用檔案。員工申請(qǐng)查閱其個(gè)人檔案應(yīng)經(jīng)各部門(mén)經(jīng)理審批，并由部門(mén)管理員在查閱記錄中作出記錄。員工個(gè)人檔案僅限于本公司使用，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，檔案不得外傳。五、檔案的保管原則檔案室必須保持清潔、干燥、無(wú)蟲(chóng)害等條件，確保人事檔案的安全與完整。人事檔案室內(nèi)的柜子、鞋柜、窗戶等均須有門(mén)鎖。部門(mén)管理員應(yīng)對(duì)人事檔案室進(jìn)行日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行處理。經(jīng)濟(jì)法人和管理人員應(yīng)全面加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保密教育及對(duì)員工知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)教育。管理人員離職必須將手中的人事檔案事宜及時(shí)移交，確保不出現(xiàn)遺失、偷竊、泄露等情況。六、附則本規(guī)章制度自頒布之日起實(shí)施。本規(guī)章制度未