社會(huì)組織論壇活動(dòng)服務(wù)規(guī)范

社會(huì)組織論壇活動(dòng)服務(wù)規(guī)范范圍本文件規(guī)定了社會(huì)組織論壇活動(dòng)的基本要求、籌備、實(shí)施與評(píng)估。本文件適用于社會(huì)組織論壇活動(dòng)的組織與管理。規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。術(shù)語和定于下列術(shù)語和定義適用于本文件。社會(huì)組織論壇forumofsocialorganizations為達(dá)到一定效果、目的，由社會(huì)組織主辦的，圍繞某個(gè)主題或某類主題而召開，由6個(gè)或6個(gè)以上的發(fā)言人向聽眾而非對(duì)方發(fā)表自己觀點(diǎn)并進(jìn)行闡述的會(huì)議?；疽蠡驹瓌t社會(huì)組織論壇的舉辦應(yīng)包括以下原則：平等性；互動(dòng)性；開放性；公開性。主題社會(huì)組織論壇的舉辦主題應(yīng)以組織業(yè)務(wù)范圍涉及的領(lǐng)域?yàn)榻裹c(diǎn)，促進(jìn)社會(huì)組織所在領(lǐng)域的業(yè)務(wù)研討和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)為目的。應(yīng)急預(yù)案與措施組織方應(yīng)針對(duì)論壇期間可能會(huì)發(fā)生自然災(zāi)害、火災(zāi)停電、停水、電梯故障、食物中毒、意外傷亡事故、非法活動(dòng)、暴力事件、大型沖突事件、公共衛(wèi)生、公關(guān)危機(jī)等突發(fā)事件制定應(yīng)急預(yù)案，并組織實(shí)施各種演練。組織方應(yīng)對(duì)論壇各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果考慮制定措施，包括但不限于：簽到或入場(chǎng)口出現(xiàn)擁擠時(shí)的措施；參會(huì)人員超過預(yù)計(jì)人數(shù)時(shí)的措施；會(huì)場(chǎng)外人員過多、秩序出現(xiàn)混亂時(shí)的措施；會(huì)場(chǎng)內(nèi)人員較多時(shí)的措施；會(huì)場(chǎng)內(nèi)出現(xiàn)糾紛時(shí)的措施；車輛較多影響停車甚至影響入場(chǎng)時(shí)的措施；發(fā)現(xiàn)可疑人員入場(chǎng)時(shí)的措施；發(fā)現(xiàn)可疑物品時(shí)的措施；發(fā)現(xiàn)安全事故或自然災(zāi)害時(shí)的措施；發(fā)生停電等緊急情況時(shí)的措施；傷病救助處理措施；出現(xiàn)其他安全隱患時(shí)的措施。籌備制定計(jì)劃籌劃方案舉辦論壇前，主辦方需明確論壇舉辦的相關(guān)要素，明確籌劃方向及論壇舉辦的相關(guān)信息，出具籌劃方案。方案內(nèi)容方案各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)精簡(jiǎn)明確，有詳細(xì)的數(shù)據(jù)指標(biāo)。包括但不限于以下內(nèi)容：——舉辦論壇前，需明確該次論壇舉辦目的及主題；——確定舉辦論壇的大致時(shí)間，及論壇舉辦的時(shí)長及周期，日程的安排等；——確定此次論壇的規(guī)模及大致人數(shù)；——根據(jù)計(jì)劃的規(guī)模及人數(shù)，確定可能舉辦的地點(diǎn)；——根據(jù)規(guī)模及日程安排，制定論壇舉辦的費(fèi)用預(yù)算表；——根據(jù)整體籌劃細(xì)節(jié)，評(píng)估論壇的預(yù)期效果?；顒?dòng)報(bào)備活動(dòng)方案內(nèi)部審批完成后，應(yīng)向上級(jí)主管部門提交舉辦申請(qǐng)。社會(huì)組織應(yīng)根據(jù)上級(jí)主管部門要求，配合完成申報(bào)各項(xiàng)流程。在得到上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)一步開展前期準(zhǔn)備活動(dòng)。前期準(zhǔn)備預(yù)算確定5.3.1.1主辦方應(yīng)明確年度舉辦論壇的次數(shù)、規(guī)模、經(jīng)費(fèi)，確定年度預(yù)算總額。5.3.1.2主辦方應(yīng)在論壇舉辦前，根據(jù)單次活動(dòng)支出費(fèi)用制定活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。5.3.1.3主辦方應(yīng)根據(jù)各環(huán)節(jié)實(shí)際費(fèi)用及時(shí)調(diào)整預(yù)算方案，確?；顒?dòng)順利開展。制定方案主辦方應(yīng)根據(jù)籌劃方案制定活動(dòng)實(shí)施細(xì)節(jié)方案，召開籌備會(huì)議并進(jìn)行人員分工。主講嘉賓主辦方應(yīng)根據(jù)論壇主題定向邀請(qǐng)主講嘉賓，分享主題應(yīng)與論壇主題相對(duì)應(yīng)。宣傳方案5.3.4.1主辦方應(yīng)在會(huì)議前確定宣傳稿件，稿件內(nèi)容涵蓋召開的時(shí)間、地點(diǎn)、論壇主題、報(bào)名方式等信息。5.3.4.2主辦方應(yīng)合理選擇宣傳方式，宣傳方式可采取網(wǎng)站宣傳、微信公眾號(hào)宣傳、公共新聞媒體宣傳或其他渠道宣傳等方式。5.3.4.3需要媒體宣傳的應(yīng)對(duì)接確定媒體宣傳方案實(shí)施。舉辦地點(diǎn)5.3.5.1主辦方應(yīng)根據(jù)人員規(guī)模，預(yù)定規(guī)模合適的會(huì)議場(chǎng)所。5.3.5.2應(yīng)確保會(huì)議場(chǎng)所在消防安全、環(huán)境、交流、布置、技術(shù)和信息傳輸?shù)雀鞣矫孢_(dá)到會(huì)議要求。5.3.5.3應(yīng)根據(jù)會(huì)議要求設(shè)定會(huì)場(chǎng)使用計(jì)劃，明確會(huì)議功能區(qū)，功能區(qū)包括但不限于：會(huì)議室嘉賓休息區(qū)茶歇場(chǎng)地餐飲場(chǎng)地倉儲(chǔ)區(qū)媒體區(qū)物料及現(xiàn)場(chǎng)布置主辦方應(yīng)根據(jù)策劃方案要求、場(chǎng)地情況，落實(shí)物料的種類和數(shù)量。主辦方應(yīng)在活動(dòng)前安排布場(chǎng)，安排簽名墻、拍照墻、簽到臺(tái)、論壇相關(guān)資料、過道指引牌等物料的布置。主辦方應(yīng)在活動(dòng)前進(jìn)行大屏幕圖像、話筒、音響等設(shè)備測(cè)試，確保課件、音頻、視頻等資料能夠正常播放，同時(shí)要確認(rèn)話筒數(shù)量等細(xì)節(jié)。實(shí)施報(bào)到接站與嘉賓、分享老師聯(lián)絡(luò)，對(duì)接論壇時(shí)間、地點(diǎn)，確認(rèn)所有嘉賓老師行程安排，如需接站的，安排工作人員接站。迎賓與會(huì)場(chǎng)對(duì)接，制作論壇指引牌，論壇當(dāng)天安排人員在會(huì)場(chǎng)外迎賓指引簽到。簽到及分發(fā)材料簽到處準(zhǔn)備完畢，會(huì)議指南/手冊(cè)準(zhǔn)備齊全，會(huì)議資料準(zhǔn)備妥當(dāng)，簽到處人員就位。引導(dǎo)及秩序管理禮儀人員就位，做好指引準(zhǔn)備；維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況?；顒?dòng)執(zhí)行秩序維護(hù)進(jìn)行觀眾調(diào)整，如遇坐席未滿，應(yīng)迅速將后排觀眾動(dòng)員至前排，保證活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)面圓滿。同時(shí)維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，提醒與會(huì)人員將手機(jī)設(shè)置為震動(dòng)狀態(tài)。人員就位主持人就位；媒體、攝像、攝影師就位；嘉賓就位，并進(jìn)入嘉賓休息室候場(chǎng)準(zhǔn)備。流程把控主辦方應(yīng)注意控制活動(dòng)流程，通知嘉賓分享時(shí)長及準(zhǔn)備通知?，F(xiàn)場(chǎng)司儀應(yīng)注意把控討論和互動(dòng)環(huán)節(jié)時(shí)間，如遇突發(fā)情況，應(yīng)根據(jù)應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)整流程。互動(dòng)交流活動(dòng)宜設(shè)置對(duì)話或提問環(huán)節(jié)，與參與者進(jìn)行有效互動(dòng)。茶歇根據(jù)活動(dòng)時(shí)長或日程表，合理安排中場(chǎng)休息或茶歇時(shí)間?；顒?dòng)傳播可根據(jù)論壇現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)需要，采取多種方式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)況傳播。就餐安排論壇開始后，如有就餐安排，應(yīng)根據(jù)到場(chǎng)人數(shù)及時(shí)與酒店確定用餐時(shí)間、開餐人數(shù)等信息。活動(dòng)結(jié)束論壇結(jié)束后，工作人員應(yīng)及時(shí)安排參會(huì)人員安全有序離場(chǎng)，相關(guān)嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)安排專人或?qū)＼囁瓦_(dá)，如涉及課酬費(fèi)用應(yīng)及時(shí)支付。會(huì)后若安排就餐，應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員前往就餐場(chǎng)所等待開餐。如必要，安排合影留念，合影時(shí)應(yīng)注意主次順序。如有需住宿人員應(yīng)及時(shí)引領(lǐng)，前往指定酒店。聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商或自行安排進(jìn)行物料回收和撤場(chǎng)。聯(lián)絡(luò)會(huì)場(chǎng)安排結(jié)算費(fèi)用。將論壇活動(dòng)相關(guān)資料進(jìn)行存檔、管理。評(píng)估評(píng)估主體和流程評(píng)估方式以自我評(píng)估為主主辦方應(yīng)在會(huì)后2日內(nèi)，召開活動(dòng)復(fù)盤會(huì)議。復(fù)盤會(huì)議應(yīng)對(duì)會(huì)議社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益、參會(huì)人員滿意度等要素進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果編寫本次活動(dòng)總結(jié)，連同論壇活動(dòng)的相關(guān)