工貿(mào)企業(yè)文件管理制度

工貿(mào)企業(yè)文件管理制度1.前言為了規(guī)范工貿(mào)企業(yè)文件的管理，提高工作效率，有效保護(hù)企業(yè)的重要信息，制定本文件管理制度。2.適用范圍適用于工貿(mào)企業(yè)所有部門和人員。3.文件分類文件可分為以下幾類：3.1重要文件重要文件是指對(duì)企業(yè)經(jīng)營和管理具有重大意義，必須嚴(yán)格保密，防止泄漏的文件。如財(cái)務(wù)報(bào)表、法律文件、策略規(guī)劃等。3.2知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件是指企業(yè)擁有的各種知識(shí)產(chǎn)權(quán)，包括專利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)文件。3.3行政文件行政文件是指企業(yè)各類行政文件，如通知、公告、表決決議、匯報(bào)材料、會(huì)議記錄等。3.4工作文件工作文件是指各職能部門日常工作中產(chǎn)生的文件，如合同、協(xié)議、報(bào)告、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.5業(yè)務(wù)文件業(yè)務(wù)文件是指外部與企業(yè)業(yè)務(wù)往來中產(chǎn)生的文件，如訂單、發(fā)票、收據(jù)、物流單據(jù)等。4.文件管理4.1文件存儲(chǔ)重要文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、行政文件應(yīng)當(dāng)存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)保管，并在柜門上加上鎖，且歸檔時(shí)應(yīng)按照一定的規(guī)則排放。工作文件、業(yè)務(wù)文件應(yīng)當(dāng)存放在指定位置，歸檔方式和方式應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)定執(zhí)行。4.2文件備份對(duì)于重要文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、行政文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)備份，備份資料要與原始文件保持一致。4.3文件查閱和借閱對(duì)于不同種類的文件，借閱和查閱方式應(yīng)有所區(qū)別。重要文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、行政文件不得隨便查閱和借閱，必須經(jīng)過授權(quán)，由相關(guān)部門或人員控制，必要時(shí)應(yīng)簽署保密協(xié)議。工作文件和業(yè)務(wù)文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要進(jìn)行查閱和借閱，但外部人員未經(jīng)授權(quán)不得查閱和借閱。4.4文件銷毀文件的保存期限根據(jù)法律法規(guī)、合同、協(xié)議及公司的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于已經(jīng)超過保存期限的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以銷毀。銷毀前應(yīng)當(dāng)征得相關(guān)人員的同意，并建立相應(yīng)的銷毀登記記錄。5.補(bǔ)充條款本文件管理制度的制訂、修訂和解釋權(quán)歸工貿(mào)企業(yè)所有。6.結(jié)束語本文件管理制度是為了提高文件管理的效率和安全性，規(guī)范工作流程，促進(jìn)企業(yè)的