會務(wù)的幾種形式

會務(wù)的幾種形式:公司年會一、公司年會的策劃（一） 成立公司年會小組公司年會通常會由一個籌備小組來負(fù)責(zé)，主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源來為年會服務(wù)。一般年會的籌備小組的成員是各個部門領(lǐng)導(dǎo)指派本部門的活躍份子參加?；I備小組負(fù)責(zé)整個年會的前期策劃和后期執(zhí)行?；I備小組會初期推選一名總負(fù)責(zé)人，組織并安排所有人員的工作內(nèi)容和時間管理。成員之間的能力、資源互補搭配也很重要，因為是從各個部門臨時抽調(diào)的人員，總負(fù)責(zé)人必須能夠發(fā)揚每個人身上的長處，在短期內(nèi)組成一個團結(jié)而強大的團隊為年會服務(wù)。（二） 主題選定年會的主題既搶眼又精練地表達了當(dāng)次年會的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動目的進行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位吻合?，F(xiàn)場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨，也是需要熱烈的高潮。依據(jù)選定好的主題，背景板、會場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個步驟，在活動整體調(diào)性明確之后，也就確定了活動主題的方向。（三）場地選擇場地選擇一定要合理，主要參照值是參加年會的人數(shù)及環(huán)節(jié)設(shè)置的需要。同樣是100人參加的年會，如果在環(huán)節(jié)上沒有復(fù)雜的表演及環(huán)節(jié)，那么現(xiàn)場需要一個簡單的舞臺及可以容納下10桌就可以；如果在環(huán)節(jié)上需要有表演，頒獎及特邀嘉賓一些復(fù)雜的環(huán)節(jié)，現(xiàn)場對舞臺及燈光音響視頻的要求就會相對復(fù)雜，那么所需要的場地就會更大。另外，一般的年會會選在酒店的宴會廳進行；有時一些公司希望活動可以進行的獨特，所以在場地的選擇上也會相對獨特。比如在特色的酒吧、戶外的場所或是選擇在風(fēng)景好溫度適宜的海邊等等。（四）時間確定年會是一個公司的活動，可以把各個部門的人員聚集在一起，時間的選定是非常重要的。即要不耽誤工作，又要聚集所有的人，這就是需要籌備小組的成員發(fā)揮他們的特長了。（五）環(huán)節(jié)設(shè)定公司年會的必有項目是領(lǐng)導(dǎo)致辭，年度各種優(yōu)秀獎頒獎，員工才藝表演，抽獎，互動游戲等。有時公司也會因為某些原因特別邀請一些知名的嘉賓來參加。在這個基礎(chǔ)上，如何將年會活動做得精彩，其創(chuàng)意必須貫穿整個年會的每個環(huán)節(jié)。二、年會活動的準(zhǔn)備工作（―）、人員分工由籌備小組的負(fù)責(zé)人依據(jù)大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業(yè)的老師進行授課，為表演的人安排練習(xí)場所，聯(lián)系現(xiàn)場的服裝化妝等一切相關(guān)的工作。有人負(fù)責(zé)采購一切活動所需要的物品，有人負(fù)責(zé)與場地進行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，有人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等?；I備小組中每個人都將獨立負(fù)責(zé)自己的環(huán)節(jié)部分的準(zhǔn)備工作，并及時統(tǒng)一向負(fù)責(zé)人報告，確?；顒拥捻樌M行。同時，負(fù)責(zé)人也應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案以確認(rèn)突發(fā)情況的發(fā)生。（二） 、嘉賓邀請由專門負(fù)責(zé)此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質(zhì)。（三） 、節(jié)目預(yù)演公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演?？梢哉垇韺I(yè)的老師進行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。因為大家都不是專業(yè)演員，必須要多做整合預(yù)演?？梢约兴醒莩鋈藛T及主持人，在布置好的現(xiàn)場按照時間順序彩排各個環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現(xiàn)場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。（四）、制作、購買物品：通常在年會開始的前一天布置，現(xiàn)場搭建，包括舞臺區(qū)，嘉賓區(qū)（餐區(qū)），VIP室，候場區(qū)，化妝區(qū)。（五）、細節(jié)安排公司年會的細節(jié)安排也是非常重要。比如現(xiàn)場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了；菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設(shè)置也會帶來意想不到的效果。以前，公司的年會還只是會讓自己的公司的員工來負(fù)責(zé)整體的流程設(shè)置，現(xiàn)在越來越多的公司會采用專業(yè)的活動策劃公司來為自己公司打造不同以往的年會，讓年會舉辦的更專業(yè)更精彩，在最大程度上展現(xiàn)自己公司的文化特色，讓所有的員工對公司充滿信心，安心的進行工作。因此，公司年會的策劃及管理就體現(xiàn)出了它的重要性。三、活動管理活動管理是保證策劃，準(zhǔn)備工作能夠得到實現(xiàn)的最關(guān)鍵的一步。準(zhǔn)備好充足的人和對每個環(huán)節(jié)做好具體安排和預(yù)演是至關(guān)重要的。在預(yù)演階段對每個環(huán)節(jié)每個工作人員的站位和配合都要做詳細的安排?；顒又械募毠?jié)管理需要注意的地方很多，具體可分為前期準(zhǔn)備、活動期間以及活動結(jié)束幾個階段。（一） 前期準(zhǔn)備：需要對工作人員、攝影師、攝像師以及企業(yè)指派的工作人員提前進行培訓(xùn)，培訓(xùn)包括工作人員分工以及執(zhí)行手冊的制定。在活動開始之前，需要對所有設(shè)備進行調(diào)試。包括演示的筆記本電腦是否設(shè)置了自動關(guān)機或者屏幕保護程序，活動現(xiàn)場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等，看似非常微小，卻又在現(xiàn)場活動得以順利運行過程中起到關(guān)鍵作用的很多細節(jié)環(huán)節(jié)。（二） 活動期間對工作人員進行明確的分工，每項工作都必須責(zé)任到人，保持手機或?qū)υ挋C的開通便于及時聯(lián)絡(luò)。年會活動的順利進行需要各個方面的配合，更需要對現(xiàn)場環(huán)節(jié)的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節(jié)奏的把握都是非常重要的。成功的策劃與執(zhí)行會帶來預(yù)期的積極效果，而缺乏創(chuàng)意與組織的年會則可能導(dǎo)致公司/客戶的不滿意。訂貨交流訂貨會流程加盟商/經(jīng)銷商通過訂貨會，看樣下單訂貨。協(xié)助加盟商/經(jīng)銷商進行銷售預(yù)測，制定訂單。1、 擬訂訂貨會方案策劃訂貨會方案。2、 訂貨會廣告投放根據(jù)訂貨會方案的需要，安排相應(yīng)的訂貨會廣告投放。⑴根據(jù)訂貨會方案與相關(guān)媒介公司洽談合作事宜，并根據(jù)方案簽訂媒體投放合約。⑵根據(jù)合約的時間要求安排媒體投放廣告的設(shè)計。⑶根據(jù)合約要求交付廣告圖檔、文檔，配合媒體的投放實施。⑷根據(jù)對媒體的投放實施過程進行追蹤，對異常情況及時處理，并及時收集相關(guān)信息。⑸及時對媒體投放的效果進行評估、總結(jié)。備注：訂貨會廣告投放提升加盟商/經(jīng)銷商信心，促使加盟商/經(jīng)銷商參加訂貨會并大幅度訂貨。3、 準(zhǔn)備訂貨會宣傳物品及資料⑴根據(jù)市場銷售目標(biāo)制定全年品牌營運推廣方案。⑵根據(jù)市場銷售目標(biāo)制定產(chǎn)品上市推廣方案。⑶制定終端形象及產(chǎn)品陳列方案。⑷制定產(chǎn)品銷售技巧培訓(xùn)手冊，內(nèi)容包括產(chǎn)品知識、產(chǎn)品陳列規(guī)范、銷售技巧、店鋪管理等內(nèi)容。⑸產(chǎn)品宣傳畫冊⑹訂貨會主題背板、會場導(dǎo)向牌、宣傳海報、噴畫、易拉寶、條幅等的制作。⑺產(chǎn)品訂貨政策⑻產(chǎn)品訂貨合同，下單訂貨。⑼訂貨會相關(guān)發(fā)言人發(fā)言稿擬定會議手冊標(biāo)明訂貨會流程及訂貨會期間日程安排。給參會加盟商/經(jīng)銷商派發(fā)小禮品。參會加盟商/經(jīng)銷商、工作人員胸卡。制作企業(yè)宣傳片，并刻錄光盤，在訂貨會或展會播放。4、 會務(wù)后勤人員配置男性著裝：統(tǒng)一顏色的西裝、領(lǐng)帶女性著裝：套裙5、邀請加盟商/經(jīng)銷商參加訂貨會邀請各區(qū)加盟商/經(jīng)銷商參加訂貨會，并確認(rèn)參會加盟商/經(jīng)銷商名單，告知參會加盟商/經(jīng)銷商備身份照片，以便制作參會胸卡。6、 確定訂貨會酒店7、 訂貨會酒店會場布置⑴會場氛圍營造酒店門口氛圍營造氫氣球、條幅、拱門、氣球柱、刀旗、花籃等布置，以上物料可外包禮儀公司具體執(zhí)行。會場氛圍營造主題背板、易拉寶、演講臺、投影儀、投影幕、接待桌、麥克風(fēng)、音響設(shè)備、筆記本電腦、紙、筆、飲用水等布置。(演講臺、投影儀、投影幕、接待桌、麥克風(fēng)、音響設(shè)備、紙、筆可由訂貨會酒店提供)⑵會場品牌旗艦店布置會場內(nèi)，布置品牌旗艦店實景，產(chǎn)品規(guī)范陳列。訂貨會期間，安排市場督導(dǎo)、店長代表在會場品牌旗艦店內(nèi)，為加盟商/經(jīng)銷商介紹產(chǎn)品。8、 確認(rèn)接站車輛、人員確認(rèn)9、 根據(jù)確認(rèn)的到會加盟商/經(jīng)銷商到達時間表，接站、安排到會加盟商/經(jīng)銷商住宿。10、 陪同提早到達的加盟商/經(jīng)銷商到深圳樣板店巡店，增加加盟商/經(jīng)銷商信心，提高下單量。11、 引導(dǎo)加盟商/經(jīng)銷商入場簽到入座，并派發(fā)手提袋手提袋內(nèi)裝：全年營運推廣方案、產(chǎn)品上市推廣方案、終端形象及產(chǎn)品陳列方案、產(chǎn)品銷售技巧培訓(xùn)手冊、產(chǎn)品宣傳畫冊、產(chǎn)品訂貨政策、產(chǎn)品訂貨合同、會議手冊、餐券。12、 安排攝像師、攝影師對訂貨會進行全程拍攝，以便做日后宣傳資料。13、 主持人宣布訂貨會開始。14、 總經(jīng)理致辭，闡述品牌發(fā)展歷程、愿景。15、 市場總監(jiān)闡述產(chǎn)品訂貨政策。16、 市場策劃經(jīng)理闡述全年品牌營運推廣方案、產(chǎn)品上市推廣方案。17、 產(chǎn)品設(shè)計經(jīng)理闡述主推款式產(chǎn)品，同時配合主推款式產(chǎn)品模特秀展示。18、 專柜形象設(shè)計師（市場督導(dǎo)）闡述終端形象及產(chǎn)品陳列方案。19、 旗艦店產(chǎn)品展示及解答疑問20、 協(xié)助加盟商/經(jīng)銷商訂貨。21、 答謝加盟商/經(jīng)銷商多年支持的訂貨會酒會。22、 協(xié)助加盟商/經(jīng)銷商訂回程票，并送站23、 統(tǒng)計訂貨數(shù)據(jù)國商務(wù)部、粉州市汽國出口商會、抗州市融2009國商務(wù)部、粉州市汽國出口商會、抗州市融2009中國國際絲綢博覽會推介―暨中國國際女裝展覽會JNTRODUCTIOWMEETlXCHINAINTERNATIONALSILK&W0MEWSWEAR^EAffi2Q09七中國杭州2009年10J920a-24B - 、G主辦單位承亦單位客戶答謝（一） 、物品準(zhǔn)備1、 邀請函、門票，客戶資料登記表，宣傳資料，信箋，鉛筆，公司部門章（在禮品券上蓋章），各式水晶及絲巾（蓋水晶）；2、 電腦、投影、攝像機、照相機、接線板等相關(guān)設(shè)備；3、 易拉寶，橫幅，主持臺、簽到臺鮮花，主持和領(lǐng)導(dǎo)、講師胸花，客戶胸花（如果需要辨識客戶身份）；4、 糖果，水果，糕點，有獎問答禮品；5、 大白板，白板筆，白板擦；6、 主持稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、祝酒詞等；7、 主持臺、簽到臺、電腦臺、禮品簽單臺；8、 無線話筒、電池，有線話筒，話筒支架；9、 休息室一間，用于禮儀人員換衣服，所需物品放置，有關(guān)人員休息等；10、 會議所需音樂、公司介紹碟片；11、 禮儀人員所需服裝、絲巾；12、 指引牌（二） 、禮儀人員1、 選定禮儀人員，要求年輕，身材基本差不多，氣質(zhì)姣好，特別是笑容要比較好；2、 會前進行溝通和布置，3、 會前2小時人員到位，換好服裝，化妝完畢，分配工作崗位，安排工作內(nèi)容；（三） 、工作流程1、 確定時間地點，發(fā)出通知后開始追蹤，在會前1天必須基本掌控將出席會議的客戶名單和相關(guān)資料，并根據(jù)客戶資料做好嘉賓介紹膠片；2、 酒店確定時間場地之后，在會前1天再次和酒店確認(rèn)所準(zhǔn)備的物品和相關(guān)事項；3、 會議前1天確認(rèn)所需物品是否準(zhǔn)備完畢；4、 會議當(dāng)天需提前3個小時左右有關(guān)工作人員（除禮儀和主持）必須到達會議現(xiàn)場，進行有關(guān)準(zhǔn)備工作，并檢查會場布置和會議所需物品是否全部到位（根據(jù)物品準(zhǔn)備表或流程表再次檢視）；5、 會議開始前2個小時左右主持和禮儀人員全部到位，進行試音和化妝，并安排禮儀人員的工作位置，再次確認(rèn)工作職責(zé)；6、 再次檢查所有物品是否全部到位；7、 客戶到場，背景音樂響起，禮儀人員到位，服務(wù)員倒上茶水，打出背景膠片，正式進入會議流程；8、 根據(jù)客戶到場情況決定會議正式開始時間，在開始前10分鐘作預(yù)提醒，10分鐘后主持人宣布開始；9、 開場之后，介紹到會嘉賓，公司領(lǐng)導(dǎo)，在禮儀的引領(lǐng)下，公司領(lǐng)導(dǎo)致歡迎詞，音樂配合；10、 歡迎詞之后播放公司宣傳短片，提醒客戶有獎問答的答案都在其中；放短片時將主席臺燈光打暗，等到播放結(jié)束重新打亮；11、 短片結(jié)束，做有獎問答，禮儀負(fù)責(zé)發(fā)放獎品，同時輕松音樂配合；12、 有獎問答結(jié)束，禮儀引導(dǎo)上臺，音樂配合；13、 切入答謝會主題；14、 答謝會開始期間，后期服務(wù)人員準(zhǔn)備晚宴所需物品，晚宴開始；技術(shù)人員調(diào)試好話筒，節(jié)目表演人員上場；15、 主辦方領(lǐng)導(dǎo)致辭16、 晚宴開始、結(jié)束17、 送客業(yè)務(wù)培訓(xùn)如何使全國型大公司的新業(yè)務(wù)能夠夠迅速地被銷售人員接受，快速打開市場，實現(xiàn)公司的預(yù)期目的，這是每個大型公司管理者思考的問題。此時，利用培訓(xùn)的手段讓員工在第一時間熟悉與新業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容顯得尤其重要，新業(yè)務(wù)培訓(xùn)的具體方法如下。第一步：研討的組織和培訓(xùn)教材的設(shè)定新業(yè)務(wù)的推出都有它特定的目的，有的是為了搶占某一部分的市場，有的是為了短期的利潤，有的是為了老產(chǎn)品的升級換代等。所以，召集公司的銷售精英和有風(fēng)險管控經(jīng)驗的員工舉行研討會，設(shè)計出完整的培訓(xùn)教材是首先要做的。第二步：種子講師培訓(xùn)班培訓(xùn)當(dāng)教材成熟完成后，書面和資料的準(zhǔn)備已經(jīng)齊全。接下來要將新業(yè)務(wù)的精髓傳遞到全國各地，保證全國的一致性和培訓(xùn)的效果。全國種子講師班不僅僅是一個培訓(xùn)班，其實是將一個研發(fā)成熟的新產(chǎn)品，完完整整地帶到各個分公司，其實際意義遠遠大于一個培訓(xùn)班級的意義。第三步：后援型全國種子培訓(xùn)班后援型全國種子培訓(xùn)班操作和參與人員也比較簡單，主要是后援管理負(fù)責(zé)人參與，由參與教材編寫人員進行培訓(xùn)，然后由參訓(xùn)人員回到各個分公司和地區(qū)行進培訓(xùn)。培訓(xùn)涉及的面較小，主要是公司的后援服務(wù)部門成員。第四步：分公司培訓(xùn)班分公司的新業(yè)務(wù)的培訓(xùn)主要是營銷人員的培訓(xùn)，他們?nèi)藬?shù)眾多，是業(yè)績產(chǎn)生的最直接的隊伍，也是所以培訓(xùn)的結(jié)果所在，是新業(yè)務(wù)員工培訓(xùn)的核心。所以配合營銷計劃，有不同的培訓(xùn)模式。培訓(xùn)計劃一般而言，培訓(xùn)部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人根據(jù)營銷計劃，做出相應(yīng)的新業(yè)務(wù)的培訓(xùn)安排。一、實行培訓(xùn)在培訓(xùn)的過程中，一般需要以下資料，為整個培訓(xùn)的順利進行奠定基礎(chǔ)。1） 培訓(xùn)的課程表：做出培訓(xùn)的時間安排；2） 培訓(xùn)人員背景資料：為培訓(xùn)講師對課程講解深度做出掌控，如果是營銷精英，則銷售技巧的講解就會減少，產(chǎn)品組合就會增多；如果是新近員工，則會重視產(chǎn)品的基本內(nèi)容和技巧等；3） 培訓(xùn)會場布置和資料準(zhǔn)備：是培訓(xùn)準(zhǔn)備的硬性條件；4） 培訓(xùn)會規(guī)章制度：為成年人的學(xué)習(xí)培訓(xùn)樹立一個良好的環(huán)境；5） 培訓(xùn)會簽到表：了解培訓(xùn)參與的情況。二、培訓(xùn)的評估和反饋每次培訓(xùn)結(jié)束時的評估和反饋，有助于衡量培訓(xùn)效果，考評講師從整體上看，主要解決以下問題：1） 培訓(xùn)是否起作用？投資培訓(xùn)的決策層應(yīng)該明確回答這個問題，否則就會產(chǎn)生盲目投資的行為，不利于下一個培訓(xùn)項目的立項和審批；2） 培訓(xùn)負(fù)責(zé)部門應(yīng)全面掌握并控制培訓(xùn)的質(zhì)量，對不合格的培訓(xùn)及時進行糾正；3） 對學(xué)員的知識、技能、態(tài)度進行評價。參與評估的學(xué)員和經(jīng)理要正確認(rèn)識評估的重要性，客觀地進行評估；4） 評估是為了改進培訓(xùn)質(zhì)量、提高