五公司文書管理制度

五、公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。第五條文書按下列要點處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．即使在緊急狀況下以口頭或形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下：1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置：1．一般文書予以啟封，分送各部門。2．私人文書不必開啟，直接送收信人。3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。志（三蔥）文姓書的失處理者第八潛條奧級文書復(fù)按機(jī)觀密程膏度可蔥分為刷以下笨幾類映：鐮1．差絕密賣。指野極為罵重要盲并且裳不得婚向無猶關(guān)人百員泄鏈漏內(nèi)牧容的船文書者。公2．說秘密鼠。指誓次重晝要并很且所柱涉及倒內(nèi)容梨不能桶向公浸司內(nèi)衫外無栗關(guān)人恩員透個露的即文書嬌。貨表2駛3-傅7閑表謝格登稱記單質(zhì)3．惑機(jī)密源。指使不宜堤向公剪司以舍外人食員透抬露內(nèi)議容的蹈文書嫁。侮4．白普通駝。指緣非機(jī)少密文疏書。假如果脆附有壟其他惜調(diào)查個問卷艦之類讀的重晝要東克西，暈則另罰當(dāng)別慎論。薄5．表傳閱嶼。指仗在本雖公司笑內(nèi)部立傳閱蠟或傳鞏達(dá)的沖文書旱。貪第九掙條幻繳普通洽文書綠的處峰理原嘆則如編下：蝴1．元由部但門經(jīng)源理以牛上級純別的彎主管咸，負(fù)悼責(zé)對霜文書受進(jìn)行糖審閱告、回特答、悟批辦鄙以及桑其他驅(qū)必要爛的處哄理，咱或者脹由其典指定給下屬拿對文隸書進(jìn)論行具倚體處災(zāi)理。扯2．危如果朗遇到惠重要難或異鉗常事瓜項，每必須覺及時社與上雪一級擦主管躬取得巡聯(lián)系距，按螺上級硬指示風(fēng)辦理紋。枝3．張各種臉有關(guān)貧聯(lián)的鋸事項蘭，必焰須與戀各部樹門商球議后才方能冷予以朱處置撐。般第十岡條被懂機(jī)密拐文書獸的處居理原爺則如姓下：從1．腳機(jī)密版文書施原則愉上由搏責(zé)任浸者或象當(dāng)事褲者自授行處娃理。毒2．讀指名嗽或親否啟文栽書，責(zé)原則市上應(yīng)姿在封偵面上布注明首文書議所涉分及事比項的鑄要點北和發(fā)逆文者截姓名誤，并買由發(fā)碼文者爪封緘針。言3．自到達(dá)保的指閣名或友親啟蝦文書格，原定則上鞭由信鎖封上唉所指圣名的勵人開養(yǎng)啟，蝕其他窮人不糧得擅敞自啟皺封。佩如果夾某主徒管在體職務(wù)禿上有于權(quán)替夕代來詠件所伴指名膨者，邀不受館本條滋規(guī)定擔(dān)的約領(lǐng)束。粗第十私一條廟樂文書噴的閱猶覽原象則如妙下蛙1．躁某文詠書被兼閱覽湖后，轟閱覽叢者必蛋須簽胃字，激表示錦已經(jīng)驗閱覽駱完畢霜。如舞有必杜要，歡可在鑰文書下的空郊白處告填寫勁閱覽費后的泥意見遣，并即轉(zhuǎn)給片或交請還文澡書的匪主管陳。什2．姜有必牌要在角各部越門傳里閱的攻文書蝦，必扔須附啄上矛“橫傳閱尖登記臭簿誘”瘦，按椒“每傳閱煎登記殃簿營“振規(guī)定塊欄目們填寫者，并勤最終恥交還溫文書永主管督。貴第十遞二條私捐與各廢部門棟有關(guān)秤的文穩(wěn)書，繼在處幻理意勒見上共如果拐存在托分歧己，則平由文坡書的饒主管伯部門盾出面筒進(jìn)行燕協(xié)商指，如岡果不植能協(xié)氧商一流致，姥上報投或請邁示上易級領(lǐng)盆導(dǎo)，姥由上欠級裁克決。毀（四蛇）請鍬示審刃批開第十雪三條爹孩請示耽審批噴是公秋司經(jīng)暑營的葛一項遠(yuǎn)重要技程序陰，凡蜜公司啟經(jīng)營威重要補(bǔ)事項堡，都姑必須猜經(jīng)請訓(xùn)示，帶獲得俱董事呈會、唯總裁糞和常焦務(wù)董斤事審鉆查、脅裁決滅和公失文批練復(fù)之雹后，住方能文實行拿。錘第十可四條陷透須請毛示審愈批事崗項如宿下：如1．癥職務(wù)苗及重?fù)?jù)要人途事安晴排；蛋2．似各種礎(chǔ)制度腹性規(guī)貸定的懷變更刮；男3．召重要顧契約訴的締蜂結(jié)、均解除展與變拖更；宣4．由訴訟床行為來；跟5．差與政捏府機(jī)吃構(gòu)有治關(guān)的昏各種倍重要觀的請脅示回慨執(zhí)、搬申請副等等慮；獲6．駛土地伴、建染筑物內(nèi)以及家事務(wù)電所權(quán)逃利的地購買轎與轉(zhuǎn)畢讓；仁7．暫大額唉饋贈轉(zhuǎn)、謝姻禮、戀以及蹤宣傳旦廣告拔費用延的開誼支；期8．慰分支職機(jī)構(gòu)必的增薦減與急升降鬼；虧9．梅預(yù)算鳥與決旨算事態(tài)宜；迎10徹．借茅款與萬貸款乏，以倚及借乓貸銀斷行的辮開設(shè)霸與變傳更；薪11醒．重認(rèn)要或乘高額斥物品包的采嘆購，磁不急塊用或逐不需董要物織品的宮轉(zhuǎn)讓愁或廉蘆價出兆售；棉12勇．定獵期或劑不定解期刊潮物發(fā)葉刊、價修改伍與廢器除，罵以及何費用歌開支頸的修巧訂。頑13礦．有姓關(guān)公賠司經(jīng)嗓營的辛重要還計劃兩與企野劃；授14迫．其障他上戶述未蔽涉及欺的重照要事莫項。帖第十秋五條異簽請示砌審批威者為盤分公術(shù)司經(jīng)尋理，賞以及口以此定為標(biāo)圍準(zhǔn)確糕定的粉主管關(guān)。礎(chǔ)第十負(fù)六條穴里對請防示審賊批的繼提案叔文書宜必須癥進(jìn)行會仔細(xì)令斟酌斯，以例便能搞順利京實施改。壁第十桑七條睡溝請示倚審批蠻的事顫項，池必須披以提打案文闊書的碼方式蝦，經(jīng)仗主管碧呈交大總部風(fēng)。如賓果事租情緊性急，命允許貪直接掩以非置文書顏形式申請示鋒，但四事后指必須勞盡快憂撰寫惱請示換提案只文書找上報進(jìn)。拿第十薪八條鄭大請示巾提案繼文書厘的內(nèi)糖容包他括標(biāo)兵題、滾正文塊、理唯由、村說明峰和附鞏錄。靈提案根文書鞏應(yīng)一括式多腦份，棕分送聲有關(guān)評部門冤如業(yè)濃務(wù)部剝門、嘆出版汽部門掘、總鼻務(wù)部拿門和漢財務(wù)維部門惑等等泳。勾第十姥九條鑄幕請示征提案燦文書血必須各編號異，注遠(yuǎn)明起篇草者瓦或請府示者宏，所弱屬分狗支機(jī)帽構(gòu)及坑部門北，并刷簽名勇蓋章編。沈第二棉十條鋸補(bǔ)請示雷審批就內(nèi)容話一旦結(jié)被上找級認(rèn)拐可并業(yè)做出獅決定聾，則毀以請葵示提優(yōu)案書帳（副醬本）諸替代爛批復(fù)覆返回息，并妖請示斃部門談予以鴿執(zhí)行罩。般第二河十一爽條預(yù)景請示厲提案舟原本室由總航務(wù)部假保管蝕。續(xù)（五描）文超書的貸制作遲第二揉十二耐條溝怪文書風(fēng)制度患要領(lǐng)劃如下湊：虎1．氣文書鋒必須界簡明枝扼要姿，一銅事一憑議，搞語言文措辭皺力求蹲準(zhǔn)確破規(guī)范惱。血2．帥起草逝文書工的理垃由包播括起氏因，干以及季中間渣交涉桃過程夠，加印以證涌明必嗓須做指出交禽代，繭必要匯時附于上相運關(guān)資壁料與嘆文件叨。帥3．組必須僵明確徒起草廈文書菠的責(zé)醉任者歡，并駐署上贊請示摘審批比提案褲者姓徒名。獨4．到對請?zhí)鹗咎崦砂肝氖紩M(jìn)莖行修回改時置，修裂改者亞必須踩認(rèn)真贈審閱孕原件團(tuán)，修笛改后緩必須懇署名面。暴第二奴十三型條辨他文書攪的起務(wù)草必然須征少得主時管同笨意，袍并且守在主篇管有姓了明沙確的昨決定言之后橋進(jìn)行蠟。文滴書起雹草只稿是一察個單“睜文書能化夕”疏的過恢程與丙結(jié)果休。文校書的傍草案乞必須努予以適保存積。截第二王十四很條羨趙重要釀文書脂，必從須經(jīng)田過公刊證，勵并且橋在正謙式文沸書形技成前個，掌童握并汗附上姻具有龜價值持的證匠據(jù)或霧證明縱文件曬。桑第二畝十五練條攔文書慕的署登名按俊下列居規(guī)定秤進(jìn)行濱：刺1．上公司傍內(nèi)文機(jī)書，描如果頭是一顛般往志來文河書，品只需寶主管境署名鍋；如崖果是施單純裂的上粉報文右書，嫌或者頑不涉辯及各簡部門用且內(nèi)辨容不排重要厭的文悅書，渾只需志部門嫂署名銷；如揭果是概重要捆文書繳，按靜責(zé)任匹范圍側(cè)由總剪裁、勝副總膊裁、職常務(wù)稱董事云署名怕，或炮者署遼有關(guān)遭部門閣的主災(zāi)管姓房名與向職務(wù)驗2．陡對外燃文書巧，如蠻合同茶書、濟(jì)責(zé)任偶狀、舊政府甜許可霸申請先書、老回執(zhí)冠公告付等重價要文娃書，草一律嬌署總艷裁職露務(wù)與赴姓名拉。如旺果是橡總裁搭委托角事項腫可由步指名脫責(zé)任冤者署晃名。帖上列略規(guī)定象以外膊的文紹書，隔也可辨署分何公司霞或分節(jié)支機(jī)栽構(gòu)主忠管的嫁職務(wù)怖與姓蒜名。娃第二威十六白條甘倘文書挨的蓋鬧章按丸下列俊要點特進(jìn)行餃：循1．緣在正親本上遞必須暴加蓋暈文書戒署名核者的并印章富，副角本可災(zāi)以加煉蓋署晨名者肅或所本在部芒門印少章。認(rèn)2．溜如果鄭文書貌署名科者不崖在，蛇可加裁蓋職君務(wù)或梁代理邊者印燒章，橫并加理蓋具墊體執(zhí)菊行者牙印章昨替代豎。但檔在這網(wǎng)種情持況下鳳，文題書存峽檔前綢必須攪加蓋例署名簡者印滴章。著3．至以部仗門或酒公司輕名義格起草幟的文伸書，決在旁撿側(cè)加網(wǎng)蓋有男關(guān)責(zé)超任者心印章惕。加第二唐十七石條章睛總裁襲與公飲司印喬章按獎下列姻原則略使用季：愁1．侄在有惠必要臥加蓋叉總裁狼公司遠(yuǎn)印章樂時，益必須示填寫索委托誕申請佛書，矛經(jīng)所蛾屬部蒼門主虛管認(rèn)送可并卷且加爸蓋印回章之院后，賀向總鄰務(wù)部玉門提請出。望2．晚總務(wù)泉部主摔管經(jīng)歷審核叢，簽陣名蓋亭章，研批準(zhǔn)狠申請名。如屯有必?zé)粢獎t勻需請葵示總漁裁。仗3．鋒在需奶要總搖裁簽腹字的放情況難下，品手續(xù)誰同前仿。事4．齒經(jīng)總晌務(wù)部沫批準(zhǔn)調(diào)后，問去印咬章保得管員閱處加罵蓋公組司印籃章。迫5．漫一些舞帶有鼓公司賤字樣桶或總妙裁職弱務(wù)字搞樣的醬印章鬼，須轎經(jīng)主癢管同岡意，香直接殼向印婆章保浴管員釣申請方加蓋剝。糕（六甲）文陽書的蜜發(fā)送夠第二僻十八怖條能費一些問需要賤郵寄慶或?qū)Ｇ啡诉f硬交的速文書膜，按爸下列國要點裁進(jìn)行俱發(fā)送留，必光要時漸還須駁給文限秘室嚼以回番復(fù)或朋回執(zhí)它。調(diào)句查報曠告不強(qiáng)受本造條規(guī)冒定限睬制。起1．妥文書勤封面蹄必須參明確祖寫清書發(fā)送呼或接終收單弦位、央單位飽地址剛以及筒收件校人姓唉名，擔(dān)并且究注明崖“粒快遞脹”蜂、娘“少郵寄劍”府、修“鑰面呈宅”錘或情“暗轉(zhuǎn)交陶”弟等字搞樣。愁2．碗公司檔內(nèi)部族文書稠原則妥上不可作封扎緘。雞第二沾十九壯條洪摩各部飄門的孤郵寄善文書甚，必勢須于暫發(fā)送這前在存“仇發(fā)信尖登記咐本叢”受與郵割資明赴細(xì)賬處”即上做側(cè)好登密記并號填寫洞。膀表2袋3-王8晉油表格趙請印談申請?zhí)麊味渍堄∏矄挝灰妆砀駮衩Q偽用燥途記遮盡陶腎式慢屑聯(lián)，故第1榮聯(lián)：項第2添聯(lián)掩第3矛聯(lián)窩請印星日期櫻需要漂日期費表格忌編號造表格艙格式重依舊廣格式討印刷犧品總豪依貞附樣家印刷者現(xiàn)有閱存量自請印內(nèi)數(shù)量涂每月替耗量逗使用板年度桃需校刃對否購需罷芹誠否傭（七百）文欠書的苦整理縱與保倒存怨第三默十條郊援文書盜按內(nèi)翼容進(jìn)糊行整挨理后費，分素為兩豪類保赴管，謀一類沈是尚驕未完虹結(jié)的暫文書腰，另總一類揚是可保以歸罩檔的兇文書野。候盛第三伐十一知條術(shù)純?nèi)可┩杲Y(jié)姜的文師書，號分別慣按所頸屬部勾門、嚼文件系機(jī)密余程度窮、整隙理編德號和嗓保存是年限蔥進(jìn)行辛整理絹與編浙輯，愿并在噸“鏈文書匪保存責(zé)簿卵”要上做額好登彎記，奶歸檔承保存枕。跡第三悶十二緩條漆踩制度幣規(guī)定旨、不許動產(chǎn)略權(quán)利運書、厘合同孕書、嗎往來左公文墳與特朽許專終利等醬特別皂重要壞的文培書，滔由總濾務(wù)部粉填寫培“準(zhǔn)重要污文書融目錄汽”女后，御予以憑保存定。滲第三球十三當(dāng)條蛙用分公紗司或造分支截機(jī)構(gòu)局的文眉書分四為兩同類，嫩一類照是特題別重伶要的鮮文書府，直魂接歸蓄主管泄保存紛，另疲一類葉是一押般的驕文書撐，留丑存各匆部門羅保管獲。盞第三貼十四滑條全緞文書寧的保斧存年笑限如遇下：澡1．廚永久東保存槽文書蟻，包遙括章培程、桑股東帖大會盈及董即事會荒議事低記錄擺、重貸要的仇制度用性規(guī)呀定；憑重要周的契扛約書叢、協(xié)叮議書宋、登臨記注呆冊文鉛書；絕股票靠關(guān)系精書類疫；重牽要的癥訴訟挖關(guān)系燈文書勸；重友要的練政府達(dá)許可嫌證書書；有工關(guān)公棒司歷助史的量文書塘；決軟算書心和其賠他重脈要的覆文書溪。減2．遼保存證十年壩文書跡，包款括請償求審跳批提閑案文捐書，篇人事行任命燈文書州，獎若金工耗資與蹈津貼柜有關(guān)腥文書濁，財陵務(wù)會錦計賬探簿、份傳票律與會脹計分漢析報揮表，盯以及退永久計保存金以外立的重嫂要文朋書。娘3．享保存最五年擊文書乒，指河不需利要保香存十升年的賴次重角要文宣書。支4．但保存壓一年帆文書撿，指碗無關(guān)沉緊要零或者枕臨時猜性文販書。役如果咱是調(diào)衫查報端告原宰件，羽則由澇所在殼部門禾主管筆負(fù)責(zé)速確定易保存亡年限暑。剃第三要十五可條芒灘全部莊重要呢的機(jī)槐密文鉤書，滿一律撈存放侍在保動險柜歷或帶蜘鎖的純文件科柜中訴。份第三熟十六份條垂鬼保存葬期滿桐以及騙沒必耕要繼穿續(xù)保負(fù)存的臉，經(jīng)蔽主管殊決定揀，填駱寫廢外除理鑼由和閱日期鳥之后前，