文書檔案管理制度標準版本（二篇）

第5頁共5頁文書檔案管理制度標準版本文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記（函、電報直接分送有關(guān)部門），及時送質(zhì)管部主管領(lǐng)導簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。2、公司領(lǐng)導及有關(guān)部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。3、外出參加會議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個人不得保存任何文件。二、發(fā)文制度1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導審核簽發(fā)（屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)），由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。三、檔案管理制度（一）歸檔范圍1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。2、重要會議材料，包括會議____通知、報告、決議、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)____文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。5、上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)____決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件（即外____文件），包括請示與上級機關(guān)的批復(fù)、報告、項目立項、重要函件。7、公司及各部門的年度工作計劃、總結(jié)。8、本公司的各種統(tǒng)計報表。9、信訪工作材料。10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。13、專業(yè)技術(shù)職稱評審材料。（二）歸檔時間1、各部門應(yīng)主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。2、每年____月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進行重抄或復(fù)制。（四）檔案管理1、檔案管理。依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。2、檔案保管。公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。3、檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。4、檔案的銷毀。文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。（五）檔案利用1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。2、檔案利用方式有。提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻索引資料。3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準后才能摘抄和復(fù)制。4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。文書檔案管理制度標準版本（二）1、目的與適用范圍本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,本制度適用于公司文書檔案的管理。2、工作內(nèi)容2.1文書檔案的歸檔2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動不得私自帶文件到其它單位。2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求：2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過____個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號,填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。2.2文書檔案的整理和保管2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。2.3文書檔案的簽定和銷毀2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審核。2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導的簽署材料永久保存。2.4文書檔案的統(tǒng)計利用2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計表、主要內(nèi)容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。2.4.