城建檔案現(xiàn)狀和問題探究

城建檔案現(xiàn)狀和問題探究

摘要：隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快、公民法律意識(shí)的增強(qiáng)，城建檔案越來越受到人們的重視，他們對(duì)城建檔案的利用需求也趨向多元化。在這樣的形勢(shì)下，如何采取有效措施，積極開發(fā)檔案資源，快捷便利地為大眾提供城建檔案利用，使之成為城市可持續(xù)發(fā)展的重要助力，這是每一個(gè)城建檔案人需要認(rèn)真探索的課題。

關(guān)鍵詞：城建檔案；城市建設(shè)；健全法規(guī)

城建檔案是城市建設(shè)過程中在規(guī)劃、建設(shè)及管理等方面形成的各類資料和文檔，是城市建設(shè)和變遷的真實(shí)記錄。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快、公民法律意識(shí)的增強(qiáng)，城建檔案越來越受到人們的重視，他們對(duì)城建檔案的利用需求也趨向多元化。在這樣的形勢(shì)下，如何采取有效措施，積極開發(fā)檔案資源，快捷便利地為大眾提供城建檔案利用，使之成為城市可持續(xù)發(fā)展的重要助力，這是每一個(gè)城建檔案人需要認(rèn)真探索的課題。本文結(jié)合浙江省海寧市城建檔案館近7年來的檔案利用情況，總結(jié)分析城建檔案利用現(xiàn)狀和城建檔案利用目前存在的問題，探究解決途徑和方法。

一、城建檔案利用現(xiàn)狀

（一）檔案利用的需求量正越來越大

隨著城市發(fā)展步伐的加快，社會(huì)對(duì)城建檔案利用的需求正逐年放大。以下是近7年來的檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，通過該表可以清晰地看出，城建檔案利用無論是從利用人次或者利用檔案卷數(shù)來看都呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢(shì)。

（二）檔案利用主體呈廣泛化的趨勢(shì)

原先的利用主體多為建設(shè)單位，而現(xiàn)在與檔案相關(guān)的其他單位或者個(gè)人：施工單位、物業(yè)公司、產(chǎn)權(quán)單位、商品房屋的業(yè)主、執(zhí)法單位、律師等等都有檔案利用的需求。

（三）檔案利用目的呈多元化趨勢(shì)

原先的利用目的多為房屋產(chǎn)權(quán)登記，而現(xiàn)在其他方面：執(zhí)法部門調(diào)查取證，設(shè)計(jì)參考，維修改造，法律訴訟，單位存檔等等檔案利用的數(shù)量也逐年增加。

（四）利用檔案內(nèi)容呈多樣化趨勢(shì)

從原先的檔案利用內(nèi)容多為項(xiàng)目工程的前期行政許可資料，到現(xiàn)在擴(kuò)展到其他檔案資料：工程施工資料、竣工驗(yàn)收資料等，檔案中可利用的信息越來越多。

二、城建檔案利用目前存在的問題

（一）法律法規(guī)不健全

當(dāng)前，城建檔案利用方面的法律法規(guī)存在缺位的現(xiàn)象，以致于在日常的檔案利用過程中，利用主體的合法性、利用方式的合理性等成了制約檔案利用的因素。

（二）檔案意識(shí)薄弱

我們當(dāng)前社會(huì)大眾的檔案意識(shí)尚顯薄弱。普通民眾對(duì)檔案的重視不夠，沒有歸檔意識(shí)，等到需要查詢檔案的時(shí)候無檔可查或者無處可查。

（三）館藏檔案種類單一，結(jié)構(gòu)不完整

在城市建設(shè)過程中，城建檔案館主要接收建設(shè)活動(dòng)中涉及的規(guī)劃、建設(shè)、管理等管理部門的審批資料和工程施工技術(shù)資料，其中房建工程檔案占館藏量的90%左右，其他類別的檔案，比如市政工程、地下管線工程、園林綠化工程等因接收難度較大，因此在館藏中所占比率少，成為了制約檔案利用的因素之一。

（四）檔案利用方式單一

目前檔案利用的方式仍舊多為通過復(fù)印紙質(zhì)檔案提供利用，隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，這種方式越來越滿足不了社會(huì)的需求，人們傾向于更加方便、快捷、高效的方式來實(shí)現(xiàn)檔案利用。比如，可以通過互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)APP等高科技方式遠(yuǎn)距離進(jìn)行檔案利用。

（五）檔案信息與建筑信息的不對(duì)稱造成檔案利用瓶頸

移交進(jìn)館的紙質(zhì)檔案記錄著工程建設(shè)中的原始信息，但是由于歷史變遷、城市發(fā)展，有些建筑物的產(chǎn)權(quán)方和名稱都已經(jīng)改變了，出現(xiàn)了檔案信息和現(xiàn)場(chǎng)建筑信息不相符的情況，提高了檔案查詢的難度，成了制約檔案利用的瓶頸。

三、新形勢(shì)下推進(jìn)城建檔案利用的若干建議

（一）完善城建檔案利用的法律法規(guī)

城建檔案是城市建設(shè)變遷的真實(shí)記錄，是全社會(huì)的勞動(dòng)成果和寶貴財(cái)富，需要國(guó)家出臺(tái)城建檔案利用方面具體的法律法規(guī)，由此來保障城建檔案利用途徑通暢，更好地為利用者服務(wù)。

（二）加大檔案宣傳力度，提高社會(huì)公眾檔案意識(shí)

推進(jìn)檔案宣傳是從根本上提高社會(huì)公眾檔案意識(shí)的方法。城建檔案管理部門必須持之以恒地開展檔案宣傳工作。首先，通過報(bào)刊、電視、網(wǎng)絡(luò)、廣播等媒體，開展檔案宣傳主題活動(dòng)，普及城建檔案知識(shí)和業(yè)務(wù)信息。其次，定期開展城建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將最新的城建檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容傳遞給城建檔案形成單位和其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門。

（三）豐富館藏，加強(qiáng)檔案編研工作

要做好檔案利用工作，館藏量是根本。檔案館要擴(kuò)大館藏接收范圍，優(yōu)化調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，增加館藏?cái)?shù)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)城建檔案利用的需求。首先，加強(qiáng)城建檔案管理單位自身建設(shè)，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，增進(jìn)與各部門各領(lǐng)域各專業(yè)單位的溝通，將一些涉及民生、利用率高或者有潛在利用需求的檔案接收進(jìn)館。其次，城建檔案管理部門工作人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化檔案接收流程，提前介入檔案制作過程，給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)。最后，城建檔案管理部門工作人員根據(jù)接收進(jìn)館的館藏檔案，積極開發(fā)檔案信息資源，編寫具有地方特色的編研材料。

（四）加快城建檔案信息化建設(shè)，積極開拓多方位檔案利用方式

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，城建檔案利用將不僅僅局限于傳統(tǒng)的利用方式。首先，可以將紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工處理，把成果直接運(yùn)用到檔案利用中，從而避免頻繁地調(diào)取紙質(zhì)檔案原件，延長(zhǎng)檔案壽命。其次，開發(fā)城建檔案管理系統(tǒng)軟件，將紙質(zhì)檔案通過軟件條目化管理，使數(shù)字化成果與之關(guān)聯(lián)，同時(shí)，軟件可以載入城市空間地理信息，將建筑物實(shí)體空間位置與檔案相關(guān)聯(lián)，從而可以從檔案關(guān)鍵字和建筑物的空間位置兩種途徑查詢檔案。最后，在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上，建立城建檔案網(wǎng)站，開發(fā)手機(jī)查檔APP軟件等方式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，多方位地為公眾提供檔案利用服務(wù)。

（五）創(chuàng)新檔案利用模式，加大財(cái)政資金投入

首先，創(chuàng)新檔案利用模式：一是熱線電話咨詢查檔服務(wù)。通過開辟城建檔案咨詢服務(wù)熱線，積極主動(dòng)地為檔案利用者提供咨詢，查閱具體檔案的存檔信息。二是定制檔案利用服務(wù)。檔案利用者因?yàn)樘厥獾脑虿荒馨凑照７绞絹磉M(jìn)行檔案查詢的情況下，可以通過網(wǎng)站平臺(tái)、電話等方式預(yù)約查檔。其次，加大對(duì)城建檔案管理部門的財(cái)政資金投入，提升城建檔案館的軟硬件水平，改善檔案庫房條件，增加人員配備，支持業(yè)務(wù)創(chuàng)新軟件的研發(fā)。

四、結(jié)語

總而言之，城建檔案是一個(gè)城市建設(shè)的真實(shí)記錄，城建檔案利用工作更是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門工作服