企業(yè)法律風(fēng)險盡職調(diào)查指南

Word第第頁企業(yè)法律風(fēng)險盡職調(diào)查指南為DueDiligence,其原意是適當(dāng)?shù)幕驊?yīng)有的勤勉,法律術(shù)語譯為盡職調(diào)查。從這一術(shù)語產(chǎn)生的淵源來看,盡職調(diào)查其實就是對相關(guān)法律事務(wù)具有法律意義的背景資料進(jìn)行應(yīng)有的調(diào)查,使相關(guān)法律事務(wù)的處理建立在客觀、全面的信息基礎(chǔ)之上,以確保相關(guān)法律事務(wù)的處理能夠到達(dá)預(yù)期的結(jié)果,而不因相關(guān)信息在真實性、完好性、全面性、合法性等方面的緣由影響預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。

盡職調(diào)查一詞雖然早在1997年7月就在當(dāng)時國務(wù)院證券委員會所發(fā)布的《關(guān)于發(fā)布(證券業(yè)從業(yè)人員資格培訓(xùn)與考試大綱(試行))的通知》中消失,但迄今為止在我國的法律規(guī)范體系中并無權(quán)威的定義。法律風(fēng)險管理中的盡職調(diào)查,主要是受企業(yè)主的托付對法律風(fēng)險管理項目范圍內(nèi)的企業(yè)實際狀況進(jìn)行調(diào)查,從而為提高掌握措施的針對性和有用性供應(yīng)基礎(chǔ)。

1法律風(fēng)險管理項目的啟動

法律風(fēng)險管理項目的第一個步驟就是法律風(fēng)險識別,然后才有法律風(fēng)險的評估、解決方案設(shè)計、管理體系宣貫執(zhí)行、循環(huán)改良幾個步驟。而法律風(fēng)險識別則是以盡職調(diào)查開頭、以制作法律風(fēng)險清單為結(jié)束。假如不能解決企業(yè)及企業(yè)人員的顧慮,盡職調(diào)查工作往往無法順當(dāng)啟動。

法律風(fēng)險管理項目中的盡職調(diào)查與其他盡職調(diào)查略有不同,這種調(diào)查是由企業(yè)托付律師針對自己的狀況進(jìn)行調(diào)查,因此其商業(yè)隱秘等狀況很有可能在律師面前一覽無遺。但為了切實發(fā)覺問題、事先找到應(yīng)對方法,企業(yè)又必需對律師開放全部的企業(yè)信息,才有可能由律師透徹地對企業(yè)實施全面體檢o正是由于涉及企業(yè)的諸多商業(yè)隱秘,而很多處于核心地位的敏感商業(yè)隱秘一旦泄露則足以對企業(yè)造成極為嚴(yán)峻的不利影響。因此必需在律師事務(wù)所與企業(yè)之間設(shè)定保密義務(wù),既消除企業(yè)在平安方面的顧慮,又能促使項目得以進(jìn)行。假如必要,可以排解某些方面的法律風(fēng)險調(diào)查,以消除企業(yè)的顧慮。或者對于某些敏感資料僅在現(xiàn)場批閱并制作工作筆記但不以任何方法復(fù)制,以避開相關(guān)資料復(fù)制件的遺失或泄露而給企業(yè)及律師帶來風(fēng)險。

而在企業(yè)中普遍存在的另一個問題,是各個職能部門或各個工作崗位往往并不情愿將自己工作中的全部狀況向律師公開,由于他們擔(dān)憂這樣會暴露他們在工作中的失誤或工作質(zhì)量缺陷,并因此而受到上層管理部門的批判甚至懲罰。即便是對于他們在工作中所發(fā)覺的其他職位、其他部門的法律風(fēng)險問題,往往很多人也不愿多談,以避開引起人際關(guān)系沖突。這些擔(dān)憂完全是合理的,而且足以使得盡職調(diào)查無法得到珍貴的第一手資料,從而使整個項目浮在面上而無有用內(nèi)容。為避開這種狀況的發(fā)生,必需從企業(yè)高層管理者及詳細(xì)工作方式兩個方面著手,消除各部門的顧慮和詳細(xì)受訪者的顧慮,從中發(fā)覺最有實際價值的法律風(fēng)險點,以提高企業(yè)實施法律風(fēng)險管理項目的有用價值。

除以上兩個重點問題以外,在通常狀況下盡職調(diào)查需要持續(xù)較長的時間,直到所需資料收齊為止。在某些項目中,由于不斷發(fā)覺新的問題,或有足夠的證據(jù)說明某些原來的結(jié)論可能存在問題,甚至在解決方案設(shè)計的階段仍需對某些問題進(jìn)行后續(xù)的補(bǔ)充調(diào)查,因此律師與企業(yè)的界面、律師與團(tuán)隊的界面必需清清晰楚。就律師與企業(yè)的界面而言,企業(yè)必需有明確的聯(lián)系人、責(zé)任部門,而且律師與企業(yè)之間必需有明確的資料交接記錄,以便于確定哪些文件已經(jīng)提交、哪些文件經(jīng)確定并不存在,同時也由企業(yè)支配詳細(xì)的零距離訪談的對象及日程,從而提高工作效率和質(zhì)量,避開責(zé)任相互推諉。而從律師團(tuán)隊的工作界面而言,如何確定詳細(xì)的工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的工作接口,以及如何整理、分析調(diào)查取得的資料等也必需非常清晰,否則就會影響工作效率及質(zhì)量。

2盡職調(diào)查內(nèi)容范圍確實定

在為了實現(xiàn)某種交易而進(jìn)行的盡職調(diào)查中,調(diào)查的目的是破除信息的不對稱性、確保交易目的的實現(xiàn)以及交易的平安。而在法律風(fēng)險管理項目中所綻開的盡職調(diào)查,則是律師受企業(yè)主的托付對企業(yè)進(jìn)行體檢,因此律師與企業(yè)之間并不存在利益上的對立,調(diào)查的范圍與深度完全取決于律師與企業(yè)所共同確定的項目內(nèi)容。

法律風(fēng)險盡職調(diào)查的側(cè)重點,是通過系統(tǒng)收集企業(yè)各類歷史或現(xiàn)實行為的真實狀況信息,為從整體上識別企業(yè)法律風(fēng)險供應(yīng)基礎(chǔ)資料,以便于發(fā)覺企業(yè)的管理制度及經(jīng)營行為中各個詳細(xì)的作為與不作為所存在的法律風(fēng)險。進(jìn)行這類調(diào)查的第一步,是設(shè)計一份法律風(fēng)險盡職調(diào)查清單。

(一)針對個別項目的盡職調(diào)查清單

對于某些專項的法律風(fēng)險管理服務(wù),由于有著詳細(xì)的目標(biāo)與方向,進(jìn)行盡職調(diào)查的工作范圍簡單鎖定。對于這類清單,應(yīng)當(dāng)具體地列舉所需要的內(nèi)容,爭取一次性解決問題。例如,針對合同法律風(fēng)險的盡職調(diào)查可以分為以下幾個方面:

(1)企業(yè)的法定代表人及對外簽訂合同的授權(quán)狀況;

(2)有權(quán)對外簽訂合同的部門及所簽合同類型的清單;

(3)合作商選擇標(biāo)準(zhǔn)及決策程序;

(4)合同審查、審批、簽訂權(quán)限、工作標(biāo)準(zhǔn)、程序;

(5)合同及合同履行管理制度;

(6)企業(yè)所用合同種類及樣本;

(7)企業(yè)對外交易所用表單清單及使用中的樣本;

(8)合同非正常履行狀況匯總及處理狀況資料;

(9)非正常債權(quán)債務(wù)清單及相關(guān)資料;

(lO)未結(jié)合同爭議清單及相關(guān)資料;

(II)以往訴訟解決爭議狀況的清單及資料;

(12)使用對方合同時的狀況匯總及合同文本;

(13)對外擔(dān)保狀況及擔(dān)保合憐憫況匯總及合同;

(14)因合同文本或合同履行而受到行政懲罰的相關(guān)資料;

(15)企業(yè)自訂合同文本的背景及沿革;

(16)企業(yè)各相關(guān)部門對現(xiàn)行合同的看法或建議;

(17)地方法規(guī)或地方政府部門對于企業(yè)所屬行業(yè)的特殊規(guī)定;

(18)地方法規(guī)或地方政府部門對于交易合同的規(guī)定及示范文本。

對于這些需要進(jìn)行盡職調(diào)查的內(nèi)容,大多數(shù)企業(yè)無法全面供應(yīng),這是企業(yè)整體管理和業(yè)務(wù)特點所確定的,但多一份資料就增加了一份分析客觀狀況的根據(jù)。而且,這類專項法律風(fēng)險盡職調(diào)查由于內(nèi)容專一,對于企業(yè)信息的依靠度不是很高,比較簡單設(shè)計。

(二)針對企業(yè)整體的盡職調(diào)查清單

當(dāng)法律風(fēng)險管理項目的盡職調(diào)查是針對企業(yè)全面綻開時,其調(diào)查范圍是完全放開的。對于這種調(diào)查,需要針對企業(yè)狀況設(shè)計整體的調(diào)查清單。這種清單應(yīng)當(dāng)盡可能全面,涵蓋到應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查的全部范圍以提高工作效率,但對于某些詳情可以在調(diào)查過程中進(jìn)一步補(bǔ)充。既然是就法律風(fēng)險進(jìn)行盡職調(diào)查,這種調(diào)查就必需從企業(yè)更為廣泛的主體、環(huán)境、行為著手,挖掘出更多的法律風(fēng)險線索,為法律風(fēng)險的識別供應(yīng)根據(jù)。

同其他風(fēng)險一樣,企業(yè)的法律風(fēng)險中,一部分是全部企業(yè)所共有的,另一部分則是某一行業(yè)的企業(yè)甚至是某個企業(yè)所特有的。前者與整個國民經(jīng)濟(jì)及政策導(dǎo)向、法律背景有關(guān),而后者往往是與該行業(yè)的整體狀況、企業(yè)自身的歷史延革、企業(yè)的整體管理力量、企業(yè)家的風(fēng)險偏好有關(guān)。法律風(fēng)險是企業(yè)面臨的風(fēng)險中的一種,有著企業(yè)全部風(fēng)險的共同特點,很多掌握其他風(fēng)險方面的工作方法和勝利閱歷也可以借鑒使用。

針對整個企業(yè)制定盡職調(diào)查清單時,對于企業(yè)信息的依靠比較多,必需對企業(yè)具有肯定的了解才能制定出便于操作的調(diào)查清單。特殊是針對那些檔案管理程度比較低的企業(yè),當(dāng)通過簡潔的企業(yè)檔案查閱無法得到有用的信息時,就必需以其他方式去取得那些分散于各個不同部門的基礎(chǔ)性資料。

詳盡的法律風(fēng)險盡職調(diào)查需要較多的時間和人力,為提高工作效率并節(jié)省人力本錢,應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)的工作目標(biāo)及項目期限等要求確定調(diào)查內(nèi)容清單并在企業(yè)確認(rèn)后開頭實施。某些企業(yè)可能會因其內(nèi)部資料過于敏感而不愿供應(yīng),也有一些企業(yè)的狀況律師不便涉及過深以免形成自身的法律風(fēng)險,對于這類內(nèi)容可以在確定調(diào)查清單時加以排解,但最好申明僅對調(diào)查清單范圍內(nèi)的調(diào)查結(jié)果負(fù)責(zé)。

由于企業(yè)所處的行業(yè)不同、調(diào)查的重點不同,對于企業(yè)法律風(fēng)險盡職調(diào)查的清單也會各不相同。例如,針對某生產(chǎn)型集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行法律風(fēng)險盡職調(diào)查時,調(diào)查清單內(nèi)容的主要分類及大致內(nèi)容分別如下:

第一部分集團(tuán)公司基本文件

1.1集團(tuán)公司及所投資企業(yè)的成立文件

1.2集團(tuán)公司及所投資企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

1.3集團(tuán)公司及控股企業(yè)的各項規(guī)章制度

1.4集團(tuán)公司簡介及管理層名單

其次部分集團(tuán)的資產(chǎn)及財務(wù)管理

2.1集團(tuán)的股本及到位狀況

2.2集團(tuán)的分類重大資產(chǎn)狀況

2.3集團(tuán)的對外投資狀況

2.4集團(tuán)的稅務(wù)狀況

2.5集團(tuán)的對外擔(dān)保及被擔(dān)保

2.6壞賬及應(yīng)轉(zhuǎn)銷往來款

2.7目前主要的債權(quán)債務(wù)

2.8其他相關(guān)的法律問題

第三部分集團(tuán)的選購管理

3.1選購管理制度及選購合同樣本

3.2建設(shè)工程的選購合同

3.3生產(chǎn)原輔材料的選購管理

3.4集團(tuán)的其他選購管理

3.5以往選購活動檔案資料

第四部分集團(tuán)的生產(chǎn)管理

4.1集團(tuán)的生產(chǎn)平安管理

4.2集團(tuán)的環(huán)境愛護(hù)制度及相關(guān)資料

4.3勞動愛護(hù)管理相關(guān)制度

4.4以往狀況檔案

第五部分集團(tuán)的銷售管理

5.1集團(tuán)的銷售管理制度及流程

5.2銷售合同樣本

5.3交貨及運輸管理制度及表單

5.4質(zhì)量爭議處理有關(guān)制度

5.5應(yīng)收款管理制度

5.6以往銷售活動檔案

第六部分集團(tuán)的人力資源管理

6.1集團(tuán)的人力資源管理基本制度

6.2各類員工行為規(guī)范

6.3聘請管理及勞動合同

6.4員工的勞動紀(jì)律管理

6.5員工的薪酬與福利待遇

6.6員工的離職管理

6.7以往爭議處理檔案

第七部分集團(tuán)的技術(shù)開發(fā)管理

7.1原料及成品質(zhì)量檢驗制度

7.2產(chǎn)品質(zhì)量管理及研發(fā)管理

7.3生產(chǎn)技術(shù)管理及技術(shù)改造管理

7.4企業(yè)學(xué)問產(chǎn)權(quán)管理

7.5信息平安管理

第八部分集團(tuán)的綜合行政管理

8.1戰(zhàn)略及投資管理制度

8.2平安保障及消防管理制度

8.3企業(yè)公共關(guān)系事務(wù)管理

8.4集團(tuán)公司的綜合行政管理

第九部分集團(tuán)的其他狀況

9.1集團(tuán)歷史沿革中的法律風(fēng)險

9.2集團(tuán)股東持股會的相關(guān)資料

9.3對集團(tuán)所屬企業(yè)管理制度及管理流程由于不同行業(yè)、不同企業(yè)在不同的法律環(huán)境下會面臨不同的法律風(fēng)險,因此結(jié)合企業(yè)的實際狀況及項目要求而制定的調(diào)查清單也各不相同。上述清單只是針對某一詳細(xì)行業(yè)中的詳細(xì)企業(yè),而且是在詳細(xì)的法律環(huán)境下,在某些詳情上并不具備普遍意義,因此更多的詳情不再綻開。而且,在第一輪資料到手后,可以依據(jù)判讀的結(jié)果,提出其次輪的調(diào)查資料清單。

3盡職調(diào)查的幾種方法

為識別企業(yè)法律風(fēng)險而進(jìn)行的盡職調(diào)查,一是要為識別法律風(fēng)險以及后續(xù)的一系列活動供應(yīng)根據(jù),因此要全面、客觀,二是要在工作的同時既掌握企業(yè)的法律風(fēng)險也要掌握律師自己的法律風(fēng)險。假如一個工程浩大、成果頗豐的管理項目剛剛完成,突然冒出一個調(diào)查范圍或管理方案以外的法律風(fēng)險大事,無疑是對管理措施的嚴(yán)謹(jǐn)性的絕大挖苦。要想完全杜絕這類情形目前還有肯定的難度,但至少應(yīng)當(dāng)在較大的法律風(fēng)險方面沒有遺漏。

除了律師自行進(jìn)行的批閱和判讀,在律師與企業(yè)的界面上,詳細(xì)實施盡職調(diào)查的工作方法,主要有資料收集、調(diào)查問卷、零距離訪談、現(xiàn)場觀看四種。假如在盡職調(diào)查過程中還有其他資料尚不清晰,可能需要律師主動進(jìn)行企業(yè)內(nèi)外的調(diào)查。每種調(diào)查方法都會各有利弊,詳細(xì)可以依據(jù)工作質(zhì)量及工作效率的考慮綜合加以運用,甚至對于重點問題同時采納多種方法以確定詳細(xì)的法律風(fēng)險。

(一)資料收集

對于基礎(chǔ)資料的收集,主要是取得企業(yè)已經(jīng)在現(xiàn)實中存在的基礎(chǔ)資料,如各類管理制度、合同、表單、記錄、檔案等?？梢杂霉?yīng)資料清單的方式由企業(yè)按清單上的內(nèi)容供應(yīng),也可以由律師自行或通過助理根據(jù)清單從企業(yè)調(diào)取。這些清單一般以律師與企業(yè)所共同確定的工作內(nèi)容為基礎(chǔ),通過細(xì)化和詳細(xì)化某些項目而形成全面涵蓋調(diào)查范圍的清單。前述的盡職調(diào)查清單大多是收集資料時所用的清單,而在收集資料時,有些內(nèi)容還是需要進(jìn)一步地細(xì)化、詳細(xì)化。

在實際工作中,由企業(yè)按資料清單供應(yīng)資料的方式進(jìn)行調(diào)查可以節(jié)約律師酌工作時間。但假如對應(yīng)的企業(yè)管理人員對清單存在理解上的問題,律師往往很難得到想要的資料,很多狀況下還是需要現(xiàn)場調(diào)取以便確定資料的取舍并借以發(fā)覺清單以外的重要資料及詳細(xì)狀況。

由于法律風(fēng)險管理項目所需要盡職調(diào)查的內(nèi)容與企業(yè)管理的內(nèi)容在某些方面并不全都,而且大多數(shù)企業(yè)在全面法律風(fēng)險管理方面還處于空白階段,因此資料清單上的內(nèi)容往往企業(yè)無法全面供應(yīng)。另外,就目前的企業(yè)管理水平而言,很多企業(yè)往往由于相關(guān)資料的管理制度并不健全或執(zhí)行不利,某些資料未能準(zhǔn)時歸檔甚至未能妥當(dāng)保管的狀況也并不罕見,加之某些企業(yè)對于清單上的內(nèi)容根本無法理解,因此這類調(diào)查不得不分階段進(jìn)行,通過一輪接一輪地供應(yīng)清單和收取資料,才能逐步描述出企業(yè)法律風(fēng)險的現(xiàn)實狀況。

對于進(jìn)行調(diào)查的律師來說,必需不斷地確認(rèn)每次往來清單上的資料是否已經(jīng)供應(yīng),并對資料準(zhǔn)時進(jìn)行判讀以確定下一輪的調(diào)查清單,同時還需對所取得的資料進(jìn)行分類管理和名目管理。

(二)調(diào)查問卷

調(diào)查問卷的調(diào)查方式與資料清單的方式并不沖突,而且使用方法也比較多。一般使用這類方式進(jìn)行調(diào)查主要是用于取得被調(diào)查對象的主觀印象和感受,從而得到通過前一方法無法取得的基礎(chǔ)資料以外的狀況。例如,通過資料清單雖然可以得到各種制度的詳細(xì)內(nèi)容,但無法知道制度的執(zhí)行狀況和執(zhí)行者對于制度的主觀感受,對于這些存在于某些調(diào)查對象主觀意識中的內(nèi)容,一部分可以通過調(diào)查問卷的方式取得,還有一部分則必需用訪談的方式才能取得。

對于這類使用方式,其調(diào)查問卷的設(shè)計在于考慮到各種不同的狀況,使人簡單理解和能夠回答,假如以選項的方式回答下列問題,而回答下列問題的選項范圍又過于狹窄,往往使得調(diào)查對象無法回答,從而得不到真實狀況的信息。

此外,對于調(diào)查問卷還有其他使用方式,那就是用于概括性的了解,以便在第一輪的調(diào)查問卷得到有效反饋后,進(jìn)一步鎖定工作目標(biāo),同時也排解某些并不存在的選項。這類調(diào)查問卷的設(shè)計往往內(nèi)容全面、涉及面廣,而由企業(yè)在回答下列問題時排解那些不存在的選項,確定下一步和調(diào)查范圍。例如,英國路偉律師事務(wù)所對于某企業(yè)的問卷調(diào)查表的局部內(nèi)容如下:

公司董事會和/或高級管理層已經(jīng)對公司全部管理人員和員工制定了以下哪些制度和做法:

(a)整體監(jiān)管合規(guī)項目

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(b)內(nèi)部交易制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(c)公司治理制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(d)交易行為準(zhǔn)則/倫理制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(e)媒體危機(jī)處理制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(f)相關(guān)證券法規(guī)要求的披露制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(g)數(shù)據(jù)愛護(hù)方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(h)健康和平安方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(i)環(huán)境方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(j)反賄賂和腐bai方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(k)反壟斷/競爭法方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

(l)產(chǎn)品平安方面的合規(guī)制度

假如有,該制度在貴公司的實際運作中是否得到遵守?

公司是否全面建立了違背相關(guān)制度的非公開舉報制度?

(三)零距離訪談

在法律風(fēng)險管理項目的盡職調(diào)查中,面對面零距離的訪談往往是必不行少的,這也是其他任何一種方式都無法替代的`調(diào)查方式。這類方式往往用于內(nèi)容比較冗雜,無法簡潔地通過資料清單及調(diào)查問卷取得的內(nèi)容,或者是由于內(nèi)容比較敏感,企業(yè)詳細(xì)工作人員不情愿通過書面方式供應(yīng)支援的內(nèi)容。這種形式的調(diào)查,對于某些企業(yè)人員而言是對他們的敬重。

由于是面對面地進(jìn)行調(diào)查,被訪者與律師的溝通比較直接、即時,律師可以通過準(zhǔn)時調(diào)整方向而取得很多外表上的調(diào)查所無法取得的內(nèi)容。而且,面對面地回答下列問題遠(yuǎn)比查找及供應(yīng)資料、閱讀及回答調(diào)查問卷來得簡單,工作負(fù)擔(dān)輕,因此律師訪談所得到的信息往往更為豐富、生動。特殊是能夠得到一些問題背景等方面的信息,這些信息假如通過其他調(diào)查方式則根本無法取得。

例如,在對某一企業(yè)的環(huán)境污染進(jìn)行調(diào)查時,通過資料清單所得到的信息特別有限而且根本無法判讀資料所描述的狀態(tài)。在改為訪談后,詳細(xì)負(fù)責(zé)環(huán)境愛護(hù)的部門管理人員特別協(xié)作,從企業(yè)環(huán)境污染源及環(huán)境愛護(hù)措施的歷史沿革、當(dāng)前的主要污染源及污染處理狀況到當(dāng)前正在解決和無法解決的污染問題等均做了具體審查解答,并直接派員帶著律師察看了現(xiàn)場。

事后得知,該部門由于缺乏整理資料的人手,無法準(zhǔn)時供應(yīng)相應(yīng)的調(diào)查資料,而當(dāng)面訪談時則可以通過口述將相關(guān)內(nèi)容和盤托出,使調(diào)查取得了滿足的結(jié)果。由于不打不成交,在雙方熟識以后,后續(xù)的資料調(diào)取等均變得非常簡單,對于某些不明之處也可以簡潔地通過電話進(jìn)行溝通。

還有一些內(nèi)容也只能通過訪談的方式取得,那就是企業(yè)員工對于企業(yè)潛在法律風(fēng)險的看法,以及對企業(yè)管理制度執(zhí)行狀況的主觀看法等。隨著目前企業(yè)管理人員的文化素養(yǎng)不斷提高,其觀看問題、思索問題的力量也在不斷提高。但由于他們所處的崗位或職務(wù)的緣由,很多員工都不情愿在公開場合透露他們所看到或聽到的問題,以免造成上級或同事之間的沖突,只有在一對一的訪談時才有可能得到第一手的資料。例如,企業(yè)法律風(fēng)險管理工作的盲區(qū)、更為行之有效的工作方案、應(yīng)當(dāng)加以利用的資源等。這些信息往往對法律風(fēng)險的識別及對癥下藥具有極高的價值,甚至?xí)β蓭煹谋M職調(diào)查思路供應(yīng)極具價值的補(bǔ)充。而這些只能通過零距離的訪談才能得到,這就是以訪談的方式進(jìn)行盡職調(diào)查對于后續(xù)工作所常來的好處。

(四)現(xiàn)場觀看

對于法律規(guī)范具有特殊規(guī)定的場所,或者可能具有法律風(fēng)險的工作流程,往往需要通過現(xiàn)場觀看才能準(zhǔn)確了解其法律風(fēng)險。前者如服務(wù)企業(yè)的詳細(xì)服務(wù)環(huán)境是否符合法律要求、消防設(shè)施等是否到位,后者如經(jīng)營過程中辦理某些手續(xù)的對內(nèi)對外流程等。這類調(diào)查無需企業(yè)供應(yīng)資料,只是需要供應(yīng)相應(yīng)的場合,然后以律師現(xiàn)場旁觀的方式獵取現(xiàn)實工作中法律風(fēng)險的第一手資料。通過這種方式所調(diào)查出的資料往往令企業(yè)耳目一新,由于企業(yè)往往根本不會從法律風(fēng)險的角度去觀看問題。

例如,在針對某零售企業(yè)營業(yè)場所的法律風(fēng)險管理項目中,通過對其營業(yè)場所的現(xiàn)場觀看,發(fā)覺其玻璃柜臺存在簡單造成損害的棱角、局部燈飾簡單造成顧客燙傷、部分玻璃隔斷沒有明顯標(biāo)志簡單發(fā)生誤撞、進(jìn)戶電線安裝不規(guī)范簡單造成事故等隱患,為確保營業(yè)場所內(nèi)顧客的消費平安、掌握法律風(fēng)險供應(yīng)了根據(jù)。

又如,某服務(wù)企業(yè)的營業(yè)廳在集中試辦某轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)的過程中,通過現(xiàn)場觀看發(fā)覺,客戶在辦理業(yè)務(wù)過程中的流程不通暢、需要來回不同的柜臺,客戶需要簽署的文件過多影響受理速度、營業(yè)區(qū)域內(nèi)溫度過高且空氣質(zhì)量較差等,全部這些因素都有可能影響工作效率并造成顧客心情興奮。為此,通過連夜調(diào)整流程和表單、增加設(shè)備,使從次日起無論工作效率還是營業(yè)環(huán)境舒適度均有質(zhì)的提高,順當(dāng)?shù)赝瓿闪讼鄳?yīng)的轉(zhuǎn)型工作,避開了很多無謂的爭議及投訴的發(fā)生。

(五)調(diào)查核實

調(diào)查核實的目的,是為了保證某些基礎(chǔ)資料的真實性或完好性,有時是為了取得企業(yè)因某種緣由無法供應(yīng)的資料,有時是對所收集到的各類資料的真實性、完好性、有效性等進(jìn)行核實。某些資料由于企業(yè)管理不善很有可能無法供應(yīng),或是某些部門心存顧慮刻意不想供應(yīng),而另外一些資料雖然已經(jīng)取得,但其準(zhǔn)確狀況究竟如何需要進(jìn)一步核實,在這些狀況下都需要律師主動調(diào)查核實以得出準(zhǔn)確的結(jié)論,以便精確推斷法律風(fēng)險點。

由于法律風(fēng)險管理項目均由企業(yè)主動開展,因此在盡職調(diào)查階段企業(yè)各部門都會盡可能供應(yīng)詳盡的資料。即使偶有資料欠缺,企業(yè)也會自行到行政主管部門自行調(diào)取后轉(zhuǎn)交給律師,而這些資料企業(yè)本身也需要建檔保管。因此,在相關(guān)項目中,需要律師直接調(diào)查核實的內(nèi)容并不多。

4盡職調(diào)查的工作原則及要求

與其他項目中的狀況相像,法律風(fēng)險管理項目中的盡職調(diào)查必需根據(jù)肯定的原則行事,以確保調(diào)查成果的工作質(zhì)量并避開律師因工作方法等緣由而產(chǎn)生執(zhí)業(yè)風(fēng)險。而且,這些原則不僅適用于法律風(fēng)險管理的盡職調(diào)查階段,還普遍適用于其后的各類工作中。從這兩個角度考慮,項目的盡職調(diào)查應(yīng)當(dāng)堅守以下原則:

1.勤勉性原則

這是一個首先需要強(qiáng)調(diào)的原則,是指應(yīng)當(dāng)貫徹其詞源DueDiligence的本意,以應(yīng)有的勤勉設(shè)定需要調(diào)查的事項并實施盡職調(diào)查,主觀好惡和工作難度凹凸都不應(yīng)當(dāng)成為放棄調(diào)查或僅作粗略調(diào)查的理由。

調(diào)查內(nèi)容的設(shè)定難免會存在肯定的主觀性,無論是企業(yè)還是律師都有可能存在對于某一調(diào)查內(nèi)容的主觀推斷。這種主觀性可以用于提高調(diào)查的質(zhì)量和效率,但不能基于主觀推斷而縮小盡職調(diào)查的范圍、削減調(diào)查項目。對于著手進(jìn)行調(diào)查的律師來說,他們完全依靠于企業(yè)人員對于相關(guān)資料的描述,而且也只能根據(jù)對方供應(yīng)的資料等信息進(jìn)行推斷。只要是確屬企業(yè)人員所供應(yīng)的信息,而且從常識上推斷并無疑點,律師的確可以依此作為后續(xù)推斷的根據(jù)。

但除非企業(yè)另有明確的指示,否則企業(yè)個別人員的主觀看法或律師的閱歷推