基本建設項目檔案的整理方法

根本建設工程檔案的整理方法一、根本建設工程檔案的概念根本建設工程檔案是指從建設工程〔工程〕的提出、調研、可行性爭論、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產預備到竣工投產〔使〕聲像材料等形式與載體的文件材料。二、根本建設工程文件的整理〔以下簡稱基建檔案〕〔詳見附表〕整理基建檔案留意的事項：1作為歸檔范圍的主體：2根本建設文件材料范圍內歸檔；3㈡、歸檔時間：1有尾工的應在尾工完成后準時歸檔；2、大、中型工程建設，按階段歸檔。㈢、歸檔要求1、歸檔文件材料必需是準確反映根本建設及其治理活動的真實狀況；2、歸檔文件材料必需齊全、完整；3求。㈣、整理的原則及分類要求：1備，符合檔案治理要求。2層次清楚、簡明即劃分的類和屬類有二至三個〔〕或建筑用途〔如民用建筑中的賓館、影劇院、青少年宮、學校、機關辦公樓、住宅等〕劃分為屬類，在屬類下再按工程工程〔或單項工程〕劃分為小類。類分的專業(yè)分類，這就是分類標準不全都。又如礦產的地質勘探檔案，可以按地區(qū)〔省、市、自治區(qū)〕分類，也可以按礦種〔金、銀、銅、鐵、煤等〕分類，這叫做分⑶類與類之間不穿插、不重疊。不能重復。3件，也可以叫做分類指南。是用文字或圖表的形式列舉基建檔案分類的類和屬類管期限、分類方法的類目表?；n案通常運用的分類方法有：⑴按工程工程分類按工程工程分類，就是依據(jù)根本建設工程工程〔一個建設群或一個單項工程〕，如廠礦、機關、學校或水庫、電站、橋梁等獨立工程從專業(yè)角度查找和利用基建檔案。㈤、組卷的方法1〔即保管單位〕〔〕。2〔〕映的專業(yè)性質來組成保管單位。如基建工程工程的設計圖紙，可以按土建、構造、的工程里組卷。3、卷內文件材料的排列：⑴治理性文件，按問題重要程度、時間排列；⑵圖樣材料按階段或重要程度排列。即：方案一一初步設計——技術設計——施工圖設計——竣工圖；⑶按名目或圖號排列；⑷無名目或圖號承受專業(yè)挨次先分后分，至下而上下〕；平面圖——立面圖——剖面圖——大樣圖⑸更改通知單連同附圖排列在更改圖后面；

〔 至上而⑺按文件形成先后挨次排列，文字在前，圖樣在后。有譯文的外文在前，原文在后。4、卷內文件材料的編寫⑴案卷內基建文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。⑵單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在〔填寫式樣〕序號序號文件責任者文件材料題名日期頁號備注編號云土云陽縣XX用地的批復2003451-31[2023]5號國土局3① 1挨次。卷與卷之間不連續(xù)編。號、工程代號等。④ 文件材料題名：文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。⑤日期：日期應填寫科技文件材料的形成日期。⑥頁號：頁號應填寫每件文件材料首尾頁上標注的頁號。⑦備注：有需要注明的事項填入此欄。⑧卷內名目排列在卷內文件材料首頁之前。⑸卷內備考表的編寫卷內備考表式樣說明：說明：立卷人：2023125日檢查人：20231210日用過程中需要說明的問題。②立卷人：應由負責立卷人簽名。③立卷日期：立卷日期應填寫完成立卷的日期。④檢查人：檢查人應由案卷質量審核者簽名。⑤檢查目期：檢查日期應填寫審核的日期。⑥卷內備考表排列在卷內文件材料之后。5、案卷的裝訂⑴案卷可以裝訂和不裝訂兩種形式。⑵案卷內不同幅面的科技文件材料或圖紙均要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復。幅面承受 A4型〔即：297mnX210mm或16開型〔260mmX185mm。圖樣折疊時標題露在右下角。圖紙折疊成“手風琴式”，A4型尺寸。⑶案卷內的金屬物裝訂前要撤除。⑷三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結實、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不阻礙閱讀。檔號序號⑸不裝訂的案卷，應在每份科技文件材料的左上角加蓋檔檔號序號⑹檔號填寫依據(jù)前面講的“案卷封面的編寫第

6點”填寫。件數(shù)的挨次。6、案卷封面的編寫

1起依次標注卷內文件材料案卷封面印制在卷盒的正外表，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，例：案卷題名=云陽中學辦公樓〔對象名稱或工程工程〕+電器照明〔針對內容或專業(yè)〕+施工圖〔文件材料名稱〕立卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或工程負責部門起止日期應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。(1988)4密級應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件材料的最高密級。()封面填寫實例檔案館號 云陽縣檔案館綜合樓立項、征地、補償通知、批復、開工令及相關材料

云陽縣檔案局2023.3永

——2023.6 久密級 7、案卷背脊的編寫1-1云陽縣、雙補江償?shù)陌妇眍}名期限。立批項檔號填寫同“案卷封面的編寫〔6〕”。征案卷題名填寫同“案卷封面的編寫〔1〕”，應從右到左豎寫。三、案卷排列、編號和編目編制檔案號和案卷名目?！惨弧场捕郴n案的編號主要指對基建檔案案卷進展編號。它是用來反映基建檔案分類層次和案卷排列挨次的一組符號， 是基建檔檔案室〔館〕保管和查閱者查閱利用。編制檔案號〔即：案卷編號〕構造形式有兩種： 一種是單純號碼制，即全部以數(shù)字進行編號：男一種是混合號碼制，即以代字和數(shù)字混合進展編號。承受哪一種構造形式，應依據(jù)檔案分類狀況而定。檔案號的根本模式：檔案號=全宗號+名目號+分類號〔包括工程代號〕+案卷挨次號單純號碼制實例：某單位基建檔案XXXX?X?X全宀宗目錄大屬小號號類類類av〔三〕基建檔案分類名目的編制基建檔案分類名目以案卷為對象著錄，按基建檔案實體整理挨次排列組成。在用途上它既是一種庫藏名目， 也是一種檢索名目。其作用是固定基建檔案分類排列次序， 提醒基建檔案的內容和成份，是直接按類別查找基建檔案的根本檢索工具。 主要項目有：檔案號、案卷標題、責任者、編制時間、文字材料、蘭圖、歸檔時間、保管期限、密級、備注等。附：建設工程文件歸檔范圍和保管期限表保管期限保管期限序號歸檔文件施工11.1可行性爭論、任務書工程建議書及批復永久長期1.21.3可行性爭論報告工程評估〔包括借貸承諾評估〕、論證復批復永久長期永久長期1.4永久長期1.5永久永久1.6工程地址選擇永久長期2設計根底資料2.1說明永久永久2.22.2設備安裝測量定位、觀測記錄永久長期2.3 水文、氣象、地震等其它設計根底資料 永久 長期3總體規(guī)劃設計永久總體規(guī)劃設計永久永久方案設計永久永久保管期限歸 檔 文 件建位施工單位初步設計永久永久3.2序號3.3

設計文件3.43.4技術設計施工圖設計永久長期永久永久3.6技術隱秘材料、專利文件永久3.7設計計算書長期長期3.8關鍵技術試驗。永久永久3.9設計評價、鑒定及審批永久永久4 工程治理文件征地、移民、文件4.1. 征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、永久1 行政區(qū)域圖4.1. 征地移民拆遷、安置、補償協(xié)議書 永久24.1. 建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片 永久3施工執(zhí)照 永久4打算、投資、統(tǒng)計、治理文件4242實施打算和調整打算 長期1概算、預算治理、差價治理文件24.2. 合同變更、索賠治理文件34.2. 規(guī)程、標準、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定4招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)5 議序號 歸 檔 文 件4.2.6

長期長期長期長期建設單位施工設計長期4.3招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議4.3.招標書、招標修改文件、招標補遺及答長:期長期長期1 疑文件43 投標書、資質材料、履約類保函、~托付授權書永久永久長期和投標澄清文件、修正文件24.3.3

開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀長期中標通知書4

長期長期長期合同談判紀要、合同審批文件、合同書、合同長期長期長期5 變更文件4.4 專項申請、批復文件環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、通訊、消防、 永久1 規(guī)劃等文件4.4. 水、暖、電、煤氣等供給協(xié)議書 長期24.4. 原料、材料、燃料供給來源文件 長期35建筑施工文件

施工文件5.1. 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會長期長期1審紀要5.15.125.1.35.1.45.1.5保管期限序號歸檔文件5.1.施工定位測量、地質勘探單位永久施丄單位長期設計65.1.永久長期75.1.85.1.95.1.11術及安全措長期長期施、施工工藝、施工組織設計報審表長期長期驗薄建筑材料試驗報告長期長期設計變更、工程更改洽商單、材料代用永久長期核定審批手續(xù)施工日記、大事記長期隱蔽工程驗收記錄永久長期工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告永久長期工程質量檢查、評定永久長期施工總結、技術總結 長期5.1. 交工驗收記錄證明135.1. 竣工報告、竣工驗收報告14

永久長期永久長期5.1. 竣工圖15設備及管線安裝施工文件開上報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會開上報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要施工組織設計、施工方案、施工打算、技術措施設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、15.2.25.2.設備代用審批手續(xù)

永久長期長期長期永久長期永久長期35.2.4

永久長期5.2.隱蔽工程檢查驗收記錄永久長期55.2.6強度、密閉性試驗報告長期長期5.2.設備、網(wǎng)絡調試記錄長期長期7ibc\ioo

長期長期理品報告序號

保管期限歸 檔 文 件 建設施丄單位單位單位單位52 系統(tǒng)調試試驗記錄9長期長期管線清洗、通水、消毒記錄短期長期5.2. 管線標咼、位置、坡咼測量記錄長期長期11中間交工驗收記錄證明、工程質量評定永久長期竣工報告、竣工驗收報告永久長期竣工圖永久長期5.3電氣、儀表安裝施工文件5.3. 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會長期長期1審紀要5.3. 施工組織設計、施工方案、施工打算、技術措短期長期2施5.3. 設備代用審批手續(xù)3

永久長期5.3. 調試、整定記錄 長期長期4453性能測試、校核長期長期55.3.永久長期65.3.操作、聯(lián)動試驗短期長期75電氣裝置交接記錄短期長期3.85.3.中間交工驗收記錄、工程質量評定永久長期序號歸檔文件保管期限建設單位施工6監(jiān)理文件、資料設計單位6.1監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及長期長期監(jiān)理細則6.2施工及設備器材供給單位資質審核、設長期長期95.3.竣工報告、竣工驗收報告永久長期10竣工圖永久長期備、材料報審施工組織設計、施工方案、施工打算、技賠磨長期 長期款報，施工進度，延長工期、開〔停、復、返〕工令、許可證、中間驗 長期 長期收證明書設計變更、材料、零部件、設備代用審批 長期 長期協(xié)調會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示，協(xié)調會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示，長期長期來往函件工程材料監(jiān)理檢查、復檢、試驗記錄、長期長期報告監(jiān)理日志、監(jiān)理周〔月、季、年〕報，備長期長期忘錄件等檢查、抽查記錄 長期 長期工程質量事故、施工安全事故報告工程進度打算、實施、分析統(tǒng)計文件

長期 長期長期 長期

變更價格審查、支付審批、索賠處理文 長期 長期件〔開倉簽證，工程分部分項質量認證、評估

長期 長期主要材料及工程投資打算、完成報表監(jiān)理工作聲像文件

長期 長期長期 長期7 工藝設備文件工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術總 結序號 歸 檔 文 件 建設施丄單位單位單位產品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄

長期長期長期7.4 設備、材料裝相單、開相記錄、工具單、備品長期備件單7.5 設備圖紙、使用說明書、零部件名目長期7.6 設備測繪、驗收記錄及索賠文件長期7.7 設備安裝調試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定長期8科研工程8.1開題報告、任務書、批準書永久8.2協(xié)議書、托付書、合同永久8.3爭論方案、打算、調查爭論報告永久8.4試驗記錄、圖表、照片永久8.5試驗分析、計算、整理數(shù)據(jù)永久試驗裝置及特別設備圖紙、工藝技術規(guī)永 c 久范說明書試驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析 長期8.8階段報告、科研報告、技術鑒定永久8.9成果申報、鑒定，審批及成果推廣應用永久8.10材料考察報告、重要課題爭論報告永久保管期限序號 歸 檔 文 件 建設施丄設計單位單位9涉外文件9.1詢價、報價、投標文件短期9.2合同、合同附件永久9.3談判協(xié)議、議定書永久9.4談判記錄長期9.5談判過程中外商提父的材料長期9.6出國考察及收集來的有關材料短期9.7國外各設計階段文件永久9.8各沒計階段審查議定書永久9.10圈外設備材料檢驗及設計聯(lián)絡文件永久9.11國外設備儲存、運輸短期設備開箱檢驗記錄、商檢及索賠 永久國外設備、材料的防腐、保護措施 短期外國技術人員現(xiàn)場供給的文件材料 ”生產技術預備、試生產技術預備打算試生產治理、技術責任制開停車方案序號 歸 檔 文 件

保管期限建設施工設計單位10.4設備試車、驗收、運轉、維護記錄長期10.5試生產產品質量鑒定報告短期10.6安全操作規(guī)程、事故分析報告長期10.7運行記錄短期10.8技術培訓材料短期10.9產品技術參數(shù)、性能、圖紙永久10.1工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、