采購合同管理辦法

年5月29日采購合同管理辦法文檔僅供參考合同管理辦法1目的為規(guī)范本公司合同的管理,避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失,維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本公司實(shí)際情況,特制定本辦法。2適用范圍適用于公司與其它法人或組織簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同等,公司參股、控股的具有法人資格的其它組織應(yīng)參照本辦法另行制定合同管理辦法。3規(guī)范性引用文件Q/GDCFA101.001-<質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊>Q/GDCFA202.002-<采購管理控制程序>4職責(zé)4.1合同管理實(shí)行業(yè)務(wù)管理原則和法律歸口管理的原則,公司范圍內(nèi)各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,金額在1萬元(含1萬元)以上的,均應(yīng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。4.2物資部、綜合管理部以及計(jì)劃部是合同主要管理部門,負(fù)責(zé)組織商務(wù)談判、起草合同、組織評審及提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同等。4.3工程部或生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)提出或?qū)徍擞嘘P(guān)合同中工程技術(shù)質(zhì)量要求、設(shè)備的規(guī)格型號和質(zhì)量要求以及工程及物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.4計(jì)劃部對合同經(jīng)濟(jì)條款進(jìn)行審核。4.5財(cái)務(wù)部可參與重要合同的商務(wù)談判,并進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。4.6綜合管理部(審計(jì))或委托審計(jì)事務(wù)所對公司經(jīng)濟(jì)合同條款等進(jìn)行審計(jì)。4.7綜合管理部(法律事務(wù))或委托法律顧問對合同與協(xié)議的合法性、規(guī)范性進(jìn)行審查。5管理內(nèi)容與要求5.1計(jì)劃部、物資部以及綜合管理部負(fù)責(zé)承辦合同的范圍:5.1.1物資部負(fù)責(zé)承辦的合同,包括:——設(shè)備、原輔材料購銷合同;——生產(chǎn)性低值易耗品采購合同;——非標(biāo)設(shè)備加工承攬合同;——貨物倉儲(chǔ)保管合同;——貨物運(yùn)輸合同;——貨物保險(xiǎn)合同;——行政管理所涉及的形成固定資產(chǎn)的低值易耗品的貨物采購合同。5.1.2綜合管理部負(fù)責(zé)承辦的合同,包括:——?jiǎng)趧?dòng)合同;——專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)合同;——法律咨詢合同;——審計(jì)事務(wù)采購合同;——廣告、宣傳合同;——后勤管理合同;——綠化維護(hù)合同;——行政管理涉及的不形成固定資產(chǎn)的非生產(chǎn)性低值易耗品的貨物采購合同。5.1.3計(jì)劃部負(fù)責(zé)承辦的合同,包括:——建設(shè)工程施工承包合同(包括勘測設(shè)計(jì)、建筑安裝等合同);——工程監(jiān)理合同;——技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓合同;——工程設(shè)備安裝調(diào)試合同;——技術(shù)咨詢、評估監(jiān)測及科學(xué)試驗(yàn)合同;——土地征用、拆遷、安置合同;——借貸合同;——房屋、財(cái)產(chǎn)租賃合同;——財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同;——其它與工程建設(shè)有關(guān)的合同。5.2合同主要管理部門應(yīng)對合同自商約到履行的全過程負(fù)責(zé)。5.3合同的起草、評審及簽訂5.3.1合同主要管理部門必須熟悉并掌握中國相關(guān)法律、法規(guī)、政策,嚴(yán)格執(zhí)行各類合同法定程序,本著平等互利、等價(jià)有償、誠實(shí)信用、協(xié)商一致的原則,不循私情,依法進(jìn)行。5.3.2合同主要管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)草擬合同文稿,合同內(nèi)容應(yīng)包括:——合同編號(合同編號規(guī)則由各合同主要管理部門擬定)——合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式;——簽約的目的和依據(jù);——標(biāo)的;——數(shù)量和質(zhì)量,包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式;——履行的期限、地點(diǎn)和方式;——價(jià)款或酬金及支付方式;——爭議解決方式;——違約責(zé)任;——變更或解除條件;——根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款;——正副本份數(shù)和分配方式;——生效的時(shí)間和條件;——約定的聯(lián)系方式;——附件名稱;——簽約地點(diǎn)、日期;——簽約各方開戶銀行及帳號;——簽約各方公章或合同專用章;——法定代表人或代理人簽字。5.3.3合同主要管理部門應(yīng)對采購及合同內(nèi)容進(jìn)行下列審查:5.3.3.1可行性——屬于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和建設(shè)需要;——經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有可靠性;——具有可操作性。5.3.3.2技術(shù)性——技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠;——技術(shù)措施完備;——技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)。5.3.3.3安全性——涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取了相應(yīng)的保護(hù)或限制措施;——無損本企業(yè)商譽(yù)、商業(yè)秘密及其它利益。5.3.4合同主要管理部門應(yīng)組織商務(wù)談判,需要時(shí)邀請相關(guān)部門參加,根據(jù)談判意見對草擬的合同進(jìn)行修改。5.3.5合同主要管理部門負(fù)責(zé)組織合同評審,填寫<合同評審意見單>(見附錄B),送合同標(biāo)的所涉及的相關(guān)部門、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部、綜合管理部(審計(jì)、法律事務(wù))會(huì)簽,各會(huì)簽部門應(yīng)在3個(gè)工作日提出評審意見,由合同主要管理部門在會(huì)簽后報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司認(rèn)為重要的或標(biāo)的數(shù)額較大的合同,應(yīng)邀請法律顧問、經(jīng)濟(jì)技術(shù)等專業(yè)人員參加合同評審,召開評審會(huì)。5.3.5.1合同評審會(huì)簽部門職責(zé)5.3.5.1.1工程部或生產(chǎn)準(zhǔn)備部對合同具體評審內(nèi)容:——負(fù)責(zé)提供技術(shù)資料文件,設(shè)計(jì)圖紙及技術(shù)質(zhì)量要求(或技術(shù)協(xié)議書)由部門主管簽字后為合同附件,與合同有同等法律效力?！獏⑴c制定或?qū)彾ǜ黝惞こ毯贤尿?yàn)收標(biāo)準(zhǔn),驗(yàn)收項(xiàng)目、負(fù)責(zé)編寫技術(shù)規(guī)范,由部門主管簽字后為合同附件,與合同有同等法律效力?！谑┕ぶ斜O(jiān)督所使用的材料、設(shè)備,以符合設(shè)計(jì)要求?！?fù)責(zé)制訂或?qū)彾ǜ黝惞こ毯贤馁|(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收項(xiàng)目,并參與驗(yàn)收,對質(zhì)量進(jìn)行跟蹤?！岢龌?qū)彾ㄔO(shè)備、材料的規(guī)格型號、質(zhì)量要求、生產(chǎn)廠家、技術(shù)參數(shù)和所需數(shù)量?！獙Υ_需增、減的設(shè)備相關(guān)部件,提出書面要求與生產(chǎn)廠簽訂補(bǔ)充協(xié)議,作為合同附件。——提出或?qū)彾ㄔO(shè)備、材料的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收項(xiàng)目。——參與設(shè)備工廠監(jiān)造,實(shí)施質(zhì)量跟蹤。5.3.5.1.2物資部對合同具體評審內(nèi)容:——負(fù)責(zé)審核合同中涉及公司采購的設(shè)備、材料。5.3.5.1.3計(jì)劃部對合同具體評審內(nèi)容:對合同經(jīng)濟(jì)條款進(jìn)行審核。5.3.5.1.4財(cái)務(wù)部對合同具體評審內(nèi)容:·經(jīng)濟(jì)性:——符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范疇;——符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益?！た尚行?——資信可靠,資金充裕;——具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力;——擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。·嚴(yán)密性:——數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示標(biāo)準(zhǔn);——計(jì)算方式正確;——財(cái)務(wù)附件齊備。·合法性:——資金來源合法;——資金使用合法;——結(jié)算方式合法;——支付方式合法。5.3.5.1.5綜合管理部(審計(jì))對合同評審內(nèi)容:綜合管理部(審計(jì))應(yīng)對公司經(jīng)濟(jì)合同條款等進(jìn)行審計(jì)。5.3.5.1.6綜合管理部(法律事務(wù))對合同評審內(nèi)容:綜合管理部(法律事務(wù))應(yīng)對各類合同與協(xié)議的合法性、規(guī)范性進(jìn)行審查和會(huì)簽。5.3.6在<合同評審意見單>報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,合同主要管理部門應(yīng)將合同呈送公司法定代表人或其授權(quán)人簽訂合同,并加蓋公司合同章。5.3.7合同簽訂后,合同主要管理部門應(yīng)將合同送計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部登記備案,并在MIS系統(tǒng)中登記。5.4合同的履行5.4.1主要合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同的履行過程進(jìn)行跟蹤,監(jiān)督合同雙方嚴(yán)格按照合同文本履行合同。5.4.2在合同履行過程中,發(fā)生違約、工期、質(zhì)量等爭議,以致合同不能履行時(shí),要將情況及時(shí)與有關(guān)部門及法律事務(wù)部門進(jìn)行協(xié)商,匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),確保適時(shí)掌握權(quán)利的法定時(shí)間和時(shí)效,提高合同履約率,以便及時(shí)協(xié)調(diào)、調(diào)解、仲裁、訴訟,以防因合同履行不當(dāng)造成本處經(jīng)濟(jì)損失,確保公司權(quán)益不受侵害。5.5合同的變更5.5.1合同履行過程中由于外部條件的變化,引起合同的變更,包括合同工期、合同金額以及合同條款等變更,由合同主要管理部門附變更說明報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),必要時(shí)辦理補(bǔ)充合同。5.6合同的歸檔合同履行終結(jié)后,合同主要管理部門應(yīng)將合同正本包括其它書面文件整理裝袋交檔案室存檔,具體按<檔案管理辦法>執(zhí)行。合同副本由合同主要管理部門集中保管。如因查閱歸檔合同或因調(diào)解、仲裁、訴訟需借用歸檔合同,需履行借用手續(xù),借用后必須在規(guī)定借用期限內(nèi)歸還。5.7檢查與考核5.7.1相關(guān)部門應(yīng)自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。5.7.2公司可對在合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。5.7.3有下列情形之一,情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的,對責(zé)任人予以通報(bào)批評、行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰;構(gòu)成犯罪的由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任?！话幢巨k法簽訂合同的;——簽訂有重大缺陷或無效合同的;——會(huì)簽人員無正當(dāng)理由延誤會(huì)簽的;——因會(huì)簽人員疏忽未發(fā)現(xiàn)合同缺陷的;——未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的;——丟失合同文本及相關(guān)文件的;——提供虛假資料的;——超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的;——未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或委托的;——發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的;——未經(jīng)會(huì)簽簽訂合同的;——應(yīng)當(dāng)或能夠追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的;——在合同簽訂或履行當(dāng)中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;——泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的;——使用非