房地產(chǎn)權(quán)檔案管理制度

房地產(chǎn)權(quán)檔案管理制度一、制度背景為規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案工作效率，提高房地產(chǎn)工作質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國物權(quán)法》和國家有關(guān)法律法規(guī)的要求，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于我單位及其下屬機構(gòu)在房地產(chǎn)開發(fā)、出租、銷售、轉(zhuǎn)讓等涉及房地產(chǎn)權(quán)變更事項時的檔案管理。三、制度原則遵循法律法規(guī)的規(guī)定；全面建立檔案管理信息化系統(tǒng)；堅決杜絕卷宗掛失、遺失現(xiàn)象；對房地產(chǎn)權(quán)檔案與其他檔案分開存放和管理，不混淆；嚴格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案信息安全；檔案管理實行“誰存誰查、誰用誰管”的原則。四、檔案管理的組織管理設(shè)立房地產(chǎn)檔案管理室，負責全局房地產(chǎn)檔案管理工作。指定房地產(chǎn)檔案管理員，具體負責房地產(chǎn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸檔等工作。成立檔案審核委員會，由各部門負責人組成，對重要資料進行審核。五、檔案的收集和歸檔房地產(chǎn)檔案應以物業(yè)、樓宇為最小單位進行收集，并將每個單位的檔案分為基礎(chǔ)資料、規(guī)劃設(shè)計、施工驗收、竣工驗收、行政審批、質(zhì)量驗收、物業(yè)管理、銷售信息、土地和權(quán)證等九個部分，分類存放。所有檔案均須嚴格按照檔案分類系統(tǒng)建立序號，并填寫電子檔案目錄。檔案應當及時歸檔，歸檔后應及時載入電子檔案目錄，并妥善進行保管。歸檔后應當實行封存和電子存檔，并在外封面上標明歸檔日期、載體類型、保管期限和保密級別等檔案屬性信息。六、檔案的借閱和查閱借閱和查閱檔案必須符合本單位有關(guān)規(guī)定，并承擔借閱和查閱所承擔的責任。借閱和查閱檔案應當事先填寫“檔案借閱單”，并經(jīng)房地產(chǎn)檔案管理員審核同意后方可進行。借閱和查閱檔案應當當場查閱或借閱，借閱者應當妥善保管借閱文件，在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，離職時應當如實交接。七、檔案的保密工作檔案管理人員必須遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保證檔案資料的安全。房地產(chǎn)檔案管理室應當設(shè)立安全防范機制，對開放式檔案室應當設(shè)立封閉式電子存取控制系統(tǒng)，并設(shè)立專用安全區(qū)域。對房地產(chǎn)檔案中的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等應當采取嚴格的保密措施，嚴格執(zhí)行保密責任制度。八、檔案的銷毀檔案保管期限到期的，應當依照有關(guān)規(guī)定及時銷毀，銷毀后必須做到不可恢復。由于檔案品質(zhì)損壞、超期、無法歸檔等原因無法保密保存的，應當依照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀應當經(jīng)過檔案審核委員會審核，并按照檔案銷毀單規(guī)定的銷毀程序進行。九、附則