儀器設備管理模式

儀器設備管理模式１技術方案實驗室與設備管理系統(tǒng)是北京大學電子校務的主干應用系統(tǒng)之一，設計開發(fā)時需兼顧先進性、實用性、可靠性、安全性、可擴展性和開放性等目標原則［３］．在ｗｅｂ２．０的實現方法中，Ａｊａｘ（ＡｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓＪａｖａＳｃｒｉｐｔａｎｄＸＭＬ）技術占有重要地位．應用Ａｊａｘ技術的框架模式具有技術成熟標準，開發(fā)者上手容易，服務器負載不高，數據傳輸迅速，擴展性和兼容性強，展示界面豐富，交互體驗獨特等諸多優(yōu)勢，已在北京大學電子校務的學生管理、人事管理等綜合信息管理系統(tǒng)中得到了較好的應用［４－５］．基于上述框架的成功經驗和與學校電子校務整體框架協同一致的要求，實驗室與設備管理信息系統(tǒng)的設計和開發(fā)也在該框架下具體展開．２儀器設備登記建賬模式的優(yōu)化２．１原有儀器設備登記建賬模式及特點北京大學儀器設備管理為校級、院系級和用戶級三級管理模式，分別負責全校、本單位和個人名下的儀器設備固定資產管理．原有設備管理系統(tǒng)為校系二級協同模式，即僅對校級和院系級采用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)進行固定資產的信息登記和日常維護，而用戶級未涵蓋．在原有設備管理系統(tǒng)模式下，新購設備的固定資產信息登記及發(fā)票報銷流程如圖３所示，即：儀器負責人或領用人采用離線的方式，手工填寫紙質卡片登記儀器設備信息；儀器負責人在卡片上簽字確認；再由院系管理員核對填寫在紙質卡片上的信息后，將信息錄入系級設備管理系統(tǒng)，并提交至校級審核；儀器負責人或院系管理員攜帶設備發(fā)票經校級現場審核并在發(fā)票背面加蓋審核公章后，再到財務部門辦理報銷手續(xù)．原建賬模式存在以下弊端：１）用戶級別的設備管理未能實現系統(tǒng)協同管理．負責人填寫完設備卡片后交予了本單位設備管理員保存并錄入設備信息，負責人無法實時掌握本人名下固定資產的電子檔案．當需要進行統(tǒng)計核查時，需要本單位設備管理員協助在系級設備系統(tǒng)中進行數據檢索和導出．２）設備信息完整性和規(guī)范性受限．受紙質卡片面積限制，儀器性能指標、功能特色等信息無法進行詳盡的描述，導致數據采集不完整，信息填寫不規(guī)范．３）儀器負責人填寫卡片之后，設備管理員再將卡片信息轉錄入系統(tǒng)，對于數據采集階段而言，屬于重復勞動．此外，院系設備管理員在進行信息錄入的時候，難免因對儀器設備不了解，導致關鍵信息輸入錯誤的情況出現．４）手續(xù)繁瑣，行政成本較高．要完成一個設備的建賬和報銷，領用人、儀器負責人、院系管理員之間需要發(fā)生多次接觸，包括領取紙質卡片，簽字確認，交還卡片，交還發(fā)票等諸多環(huán)節(jié)．如其中一個環(huán)節(jié)雙方無法及時對接上，則將會影響整個建賬流程的順利進行．５）院系設備管理員錄入信息量激增．隨著近幾年設備量的快速增長，院系設備管理員的信息錄入工作量也成倍增長，尤其是對于設備較多的大院系，限于時間和精力，管理員往往忙于完成大量的信息錄入工作，而無暇顧全數據規(guī)范性檢查、設備實物核查和其他相關業(yè)務管理等．２．２新儀器設備登記模式及特點針對上述弊端，為了更好地改善新形勢下儀器設備管理現狀，本著降低行政成本，簡化辦事流程的原則，北京大學對儀器設備管理理念進行了革新，對新購設備建賬報銷流程進行了較大調整，并利用技術手段設計開發(fā)了新的設備管理信息系統(tǒng)．新購設備建賬流程如圖４所示．新模式中取消了紙質卡片，先由設備領用人或負責人直接登錄系統(tǒng)填寫新購設備的詳細信息，再由儀器負責人在系統(tǒng)中進行實名確認，經本單位和校級管理員兩級審核通過之后，最后由填卡人或負責人在系統(tǒng)中打印出報銷憑證，并攜帶發(fā)票和其他相關材料赴財務部門辦理報賬手續(xù)．通過兩種建賬流程的對比可以看出，新的建賬模式具有以下幾個特點：１）涉及范圍由“小眾”到“大眾”：新系統(tǒng)將原有的校系二級協同工作模式擴展至校級、系級和用戶級三級管理模式［６］．利用校園網人事數據進行統(tǒng)一身份認證，將系統(tǒng)用戶群由之前的百余名院系設備管理員擴大到全校萬余名在職教職工和在校學生；改變了過去建賬建卡由各單位儀器設備管理員一人完成的方式，改由儀器負責人（或由儀器負責人委托他人）自主登陸系統(tǒng)完成，作為數據提供者的最終用戶可直接提供數字化的設備信息，包括設備品牌型號、單價、性能指標、功能特色、管理人員信息、發(fā)票照片、設備實景照片和驗收報告等，提升了數據采集的實效性、可靠性和完整性，也強化了全校師生維護固定資產管理嚴肅性的意識．２）流程環(huán)節(jié)由“多站?？俊钡健耙徽局边_”：由于設備信息采集、負責人簽字確認和校系兩級審核環(huán)節(jié)均為網絡化實現，因此，填卡人無需與儀器負責人、院系管理員和校級管理員發(fā)生面對面的直接接觸，在設備信息填寫無誤的情況下，等待審核通過后即可自助打印報銷憑證后直接辦理報銷手續(xù)．新模式極大地簡化了新購設備建賬流程，縮減了部分不必要的行政環(huán)節(jié)，提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時間．３）工作方式由“小筆頭”到“大網絡”：新模式取消了紙質卡片，實現無紙化、低碳辦公和海量信息管理．用戶直接在系統(tǒng)中錄入設備信息，即保證了信息的準確、完整和詳實，又避免了二次錄入的重復勞動，提高了信息采集的效率．此外，負責人簽字確認環(huán)節(jié)也由手工簽字改為網絡實名確認．負責人通過“統(tǒng)一身份認證”系統(tǒng)實名登錄后對自身名下設備進行電子簽名確認，既可有效避免偽造手工簽字帶來的管理疏漏，也是國有資產購置使用全過程管理責任到人的直接體現．而且網絡化實名確認的方式消除了時間和空間的限制，負責人可以自行選擇時間和地點，完成負責人“簽字確認”工作，而無需被動等待紙質卡片．４）審核批準由“面對面”到“背對背”：新模式采取網絡在線審批，取代了之前的上門送審，各審核環(huán)節(jié)互相貫通，在線完成．根據圖４，設備所處的狀態(tài)共包括７種，即未提交至儀器負責人，待儀器負責人確認，待本單位審核，待校級審核，退回填表人，未通過院系級審核和未通過校級審核．根據審核各環(huán)節(jié)的流轉，設備處理狀態(tài)均自動切換并實時動態(tài)顯示，且院系和校級“退回原因”可查．因此，用戶、院系和校級間不發(fā)生直接接觸，便均可通過“建賬設備進程”，實時了解設備建賬的工作動態(tài)和進展，并可根據審核意見進行有針對性的修改后重新提交審核．３新管理模式的其他特點除了對新購設備固定資產登記模式進行了較大調整和優(yōu)化以外，新設備管理系統(tǒng)還在以下幾個方面做出了改進．（１）由“各自為政”到“互聯互通”：設備管理系統(tǒng)是北京大學以學生、人事、財務、科研、資產、辦公為主線的綜合信息系統(tǒng)的重要組成部分．新系統(tǒng)改變了以往系統(tǒng)間相對割裂的狀況，與相關系統(tǒng)實現了互聯互通．例如，通過共享人事系統(tǒng)中教職工的人員基本信息和學生綜合信息管理服務系統(tǒng)中學生基本信息，實現了校系用戶三級管理模式［６］；與綜合信息門戶和開放測試基金管理系統(tǒng)［７］聯動，保證了開放共享設備的性能參數、技術指標、負責人聯系方式、設備實景圖片、收費標準等信息的實時更新和開放；通過與經費管理與設備采購系統(tǒng)［８－９］的對接，實現了進口設備的關鍵信息抓取，如設備名稱、單價、品牌、型號、供貨商、合同號等，避免了重復錄入，確保了設備信息的準確和規(guī)范，并真正實現了進口設備的項目審批、經費管理、購置論證、合同簽訂、海關免稅、到貨驗收、登記建賬、開放共享、效益評價和報廢處置的全過程和全生命周期管理．（２）由“ｏｆｆｌｉｎｅ”（離線管理）到“ｏｎｌｉｎｅ”（在線管理）：新系統(tǒng)通過技術手段，將之前線下的業(yè)務流程整合為在線操作模式，院系級管理員直接在系統(tǒng)中提交申請至校級審核，節(jié)省了業(yè)務流程的流轉環(huán)節(jié)，提高了數據填寫的準確性和規(guī)范性，減輕了校級統(tǒng)計匯總的壓力．例如，通用設備采購方式的在線審核，儀器設備變動（報廢、丟失、調撥）的在線申請和處置，儀器開放收費、大型儀器使用情況信息、大型儀器匯編信息等的在線填報和審核等．（３）由“個性化”到“統(tǒng)一化”：設備信息的填報是一個個性化極強的業(yè)務環(huán)節(jié)，而對于類型相對固定的通用設備而言，個性化填報無疑弊大于利．例如對于同一款ＤＥＬＬ筆記本電腦，用戶填寫的名稱可能出現“筆記本”、“筆記本電腦”、“便捷式電腦”、“便攜式筆記本”等，品牌則有可能為“戴爾”、“ＤＥＬＬ”、“Ｄｅｌｌ”、“ｄｅｌｌ”等多種寫法．數據填寫的不規(guī)范將為后期的數據統(tǒng)計和整理帶來較大困擾．因此，針對通用設備，我們對名稱、品牌和技術指標進行了統(tǒng)一規(guī)范，通過計算機技術設置信息字段的統(tǒng)一標準，將名稱固化為２１類通用設備（如圖５所示），選擇了某種通用設備后，品牌處自動出現該類通用設備常見的品牌名稱供填卡人選擇（如圖６所示），并且在技術指標輸入框內嵌入需要用戶補充填寫的內容（如設備為筆記本電腦，則技術指標需要填寫“ＣＰＵ（中央處理器）型號和主頻、內存工作頻率和容量、硬盤容量、是否有光驅、顯示器屏幕尺寸”；如設備為投影機，則技術指標需要填寫“亮度、對比度、分辨率”，如圖７所示）．（４）由“一視同仁”到“私人定制”：高等學校的組織架構通常由行政后勤單位和教學科研單位兩部分組成．根據單位屬性的不同，所管理的設備類型不盡相同．而且從實際業(yè)務流程和安全角度考慮，普通用戶，院系管理員和校級管理員的功能權限也應差異性對待［１０］．因此，新系統(tǒng)采取模塊化管理，根據登陸身份類型和所屬單位屬性進行賦權，有針對性地部分開放功能模塊，使不同單位的不同人員可操作的功能各不相同，改變了以往面向用戶無差異的狀況．此外，功能模塊可以根據具體工作開展的時間節(jié)點進行限期開閉，以更加靈活便利的方式適應實際工作的需求，例如根據數據調查統(tǒng)計工作的需要，每年定期面向擁有大型儀器的教學科研單位開放“大型儀器使用情況調查”和“大型儀器匯編填報”的功能模塊等．５）由“培訓式”到“自主式”：由于新系統(tǒng)面向全校所有師生開放，用戶群龐大，系統(tǒng)操作培訓無法開展．因此，系統(tǒng)必須上手簡單、易學易用，保證用戶能夠自行完成全部業(yè)務流程．為此，系統(tǒng)在設計和開放過程中，采取了多種手段以增加可操作性和界面友好性，如：在業(yè)務流程設計上盡量優(yōu)化；業(yè)務流程的關鍵點（如結算貨款，固定資產建賬，負責人確認，審核退回，設備變動等）觸發(fā)電子郵件通知；建賬建卡進程實時更新并可查看；在容易造成混淆的地方增加說明性提示語句等．４總結２０１３年４月，新設備管理系統(tǒng)在全校正式上線．經過近一年時間的實際使用，