建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)課件

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)2023/6/30建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)內(nèi)容一、項(xiàng)目建設(shè)程序二、相關(guān)概念與項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)三、項(xiàng)目檔案管理的依據(jù)四、項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控五、項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分

六、歸檔項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求七、項(xiàng)目文件的整理歸檔八、項(xiàng)目檔案的匯總整理與移交

九、項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)一、項(xiàng)目建設(shè)基本程序四大環(huán)節(jié)：決策設(shè)計(jì)施工竣工驗(yàn)收六階段：項(xiàng)目建議書(shū)階段（擬建項(xiàng)目設(shè)想）可行性研究階段（從技術(shù)與經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行分析論證）設(shè)計(jì)文件階段（招標(biāo)選擇單位進(jìn)行初步、技術(shù)、施工圖設(shè)計(jì)）建設(shè)準(zhǔn)備階段（征地拆遷、材料訂貨、招標(biāo)選擇施工單位等）建設(shè)實(shí)施階段（建設(shè)、施工、監(jiān)理單位對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資

的管理與控制）竣工驗(yàn)收階段（自查、初驗(yàn)、專(zhuān)項(xiàng)、總驗(yàn)）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)二、相關(guān)概念和項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（一）相關(guān)概念

項(xiàng)目文件：指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

項(xiàng)目檔案：指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。

項(xiàng)目文件是項(xiàng)目檔案的前身，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目文件的歸宿

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。（小區(qū)）單位工程：在建設(shè)中，根據(jù)合同，具有獨(dú)立施工條件，可單獨(dú)作為成本計(jì)算對(duì)象的工程。（獨(dú)立樓房）分部工程：在單位工程中，按結(jié)構(gòu)部位、路段長(zhǎng)度及施工特點(diǎn)或施工任務(wù)劃分為若干個(gè)分部工程。（建筑、水電、門(mén)窗）分項(xiàng)工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個(gè)分項(xiàng)工程。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)二、相關(guān)概念和項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（二）項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)1、數(shù)量大2、形成時(shí)間長(zhǎng)3、形成的單位多4、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)5、種類(lèi)和載體的多樣性6、成套性建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)三、建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理依據(jù)《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管理辦法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《基本建設(shè)檔案管理資料管理暫行規(guī)定》《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》GB/T11811-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；DA/T28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)四、項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)

①成立項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作；②參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》制定本項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，印發(fā)各參建單位遵照?qǐng)?zhí)行，要求各自負(fù)責(zé)收集；③在與參建各方簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理、供貨等合同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時(shí)間、套數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)等，并預(yù)留部分工程款，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔后結(jié)算。（一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)2、建立網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)

建設(shè)單位在進(jìn)入項(xiàng)目開(kāi)始運(yùn)作的階段后必須加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作，指定一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專(zhuān)門(mén)的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員，加強(qiáng)管理和監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)，把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項(xiàng)目參與建設(shè)的每個(gè)單位，明確各參建單位檔案工作責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)。如某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)業(yè)主總工室（辦公室）檔案室計(jì)劃部工程部財(cái)務(wù)部監(jiān)理單位設(shè)計(jì)單位施工一隊(duì)施工二隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作（總承包）施工一隊(duì)施工二隊(duì)施工五隊(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)3、統(tǒng)一制度，規(guī)范管理

項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、法人）要制定要項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和制度等，并印發(fā)到各參建單位貫徹執(zhí)行（如項(xiàng)目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表、項(xiàng)目檔案整理操作規(guī)程、竣工檔案驗(yàn)收辦法、檔案庫(kù)房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)4、申報(bào)登記，接受監(jiān)督

根據(jù)1997年8月19日國(guó)家檔案局頒布施行《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目要做好申報(bào)登記。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)（二）設(shè)計(jì)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控1、設(shè)計(jì)單位明確設(shè)計(jì)任務(wù)后，應(yīng)明確形成文件的質(zhì)量要求，保證每張施工圖應(yīng)有圖號(hào)、圖名、設(shè)計(jì)人、校對(duì)人、審核人簽名。2、規(guī)范設(shè)計(jì)變更文件的編制和傳送。3、設(shè)計(jì)文件要按專(zhuān)業(yè)、文號(hào)順序進(jìn)行積累。4、設(shè)計(jì)任務(wù)完成后，需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項(xiàng)目全部的技術(shù)文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)（三）監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控1、明確職責(zé)，根據(jù)《建設(shè)法》和監(jiān)理制度的規(guī)定，負(fù)責(zé)“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”即對(duì)工程質(zhì)量、工期和投資控制；合同和信息管理；協(xié)調(diào)各方關(guān)系。檢查、審核參建各方項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2、向法人提交工程監(jiān)理檔案材料。一是參與招標(biāo)時(shí)，協(xié)助法人明確文件歸檔條款；二是在設(shè)計(jì)階段監(jiān)理時(shí)，對(duì)設(shè)計(jì)文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔驗(yàn)收；三是施工階段監(jiān)理時(shí)，對(duì)施工單位項(xiàng)目文件形成積累監(jiān)控；對(duì)來(lái)自法人、設(shè)計(jì)和施工單位的文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)進(jìn)行審核。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)（四）施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項(xiàng)目真實(shí)貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，數(shù)量比重最大，是項(xiàng)目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危阂皇且怨男问降奈募?，要注意統(tǒng)一文號(hào)；二是施工記錄，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)五、項(xiàng)目文件的歸檔范圍和

保管期限的劃分

1、歸檔范圍

對(duì)于具體的某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍，項(xiàng)目法人可參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》或《企業(yè)檔案工作規(guī)范》表A．7項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)或相關(guān)主管部門(mén)所列的歸檔范圍結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況予以適當(dāng)拓寬或縮減。（主要?dú)w檔范圍是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件）

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)2、收集職責(zé)⑴項(xiàng)目準(zhǔn)備階段：建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集積累項(xiàng)目立項(xiàng)及前期準(zhǔn)備文件及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集積累勘察、設(shè)計(jì)文件。⑵項(xiàng)目施工階段：由各承包單位或分包單位負(fù)責(zé)收集各自承包項(xiàng)目形成的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，并受建設(shè)單位委托監(jiān)督檢查項(xiàng)目建設(shè)中的文件收集積累任務(wù)，而且向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料等文件。⑶項(xiàng)目試運(yùn)行階段：試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件；項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)3、項(xiàng)目檔案保管期限的劃分⑴項(xiàng)目檔案的保管期限主要有永久、長(zhǎng)期（50年）和短期（15年）三種保管期限；⑵編制項(xiàng)目檔案保管期限表主要參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》來(lái)制定⑶影響項(xiàng)目檔案保管期限劃分的因素有：技術(shù)因素；功能因素；時(shí)間因素；典型因素；作者因素；名稱(chēng)因素建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)五、歸檔項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。2、需永久．長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等)書(shū)寫(xiě)、繪制，凡為易褪色材料（如復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定的質(zhì)量要求。4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。6、歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。7、圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。8、歸檔文件要齊全、完整。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)9、竣工文件的編制要求

①竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，由設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任②竣工圖應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，如施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過(guò)35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖；建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)③建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖；④如施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔；⑤不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一又疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，圖面折在里面，利于保護(hù)圖跡永久保存，不易褪化；建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)⑥監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后能夠及時(shí)修改及補(bǔ)齊；⑦項(xiàng)目竣工圖一般為兩套，另有要求除外。如在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定編制一份主要建筑物及綜合管線竣工圖給城建檔案館⑧所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）編制單位

竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期

監(jiān)理單位名稱(chēng)監(jiān)理人

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)六、項(xiàng)目文件的整理歸檔項(xiàng)目文件整理的原則項(xiàng)目文件組卷的方法項(xiàng)目文件組卷的流程案卷的分類(lèi)排列項(xiàng)目檔案的編號(hào)項(xiàng)目檔案案卷目錄的編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)整理原則根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）規(guī)定：遵循科技文件的形成規(guī)律保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)便于檔案的保管和利用建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)尊重形成規(guī)律科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動(dòng)各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累有一定基礎(chǔ)，有的已處于預(yù)立卷狀態(tài)。因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)保持文件間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。有機(jī)聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)文件有機(jī)聯(lián)系的幾種狀態(tài)某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件。某一問(wèn)題、事故處理形成的一組文件。請(qǐng)示與批復(fù)一組會(huì)議材料就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料、會(huì)議紀(jì)要等系統(tǒng)編號(hào)的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報(bào)驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有時(shí)間或文號(hào)聯(lián)系。設(shè)備選購(gòu)、開(kāi)箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯(lián)系。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)便于檔案保管利用是檔案整理工作目的和要求與前兩個(gè)整理原則矛盾時(shí)，應(yīng)以第三個(gè)原則為重建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)組卷方法管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；勘察設(shè)計(jì)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件按項(xiàng)目或?qū)I(yè)組卷；項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及原材料試驗(yàn)文件按單項(xiàng)工程、單位工程組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、臺(tái)件等組卷；監(jiān)理文件按文種組卷。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)若干組卷方法介紹項(xiàng)目組卷法或單位、分項(xiàng)工程組卷法。階段、專(zhuān)業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問(wèn)題組卷法時(shí)間組卷法文件名稱(chēng)組卷法來(lái)源組卷法建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目或單位、分項(xiàng)工程組卷法將一個(gè)項(xiàng)目或單位工程、分部、分項(xiàng)工程看做一個(gè)基本單元，組成一個(gè)案卷。如：案卷1：?？陔姀S地基處理文件；案卷2：東方電廠一號(hào)機(jī)鍋爐焊接及熱處理檢驗(yàn)記錄；建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)以一個(gè)發(fā)電機(jī)組為例：汽機(jī)間上部結(jié)構(gòu)工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程除氧煤倉(cāng)上部結(jié)構(gòu)工程主廠房建筑工程地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結(jié)論與評(píng)價(jià)、樁基檢測(cè)報(bào)告變更文件及工作聯(lián)系單重大問(wèn)題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄（以上各組成一個(gè)案卷）樁基建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進(jìn)行的不同階段組卷。使用于施工文件。例：XX電廠土地征用文件（階段）XX局機(jī)關(guān)辦公樓排水結(jié)構(gòu)竣工圖XX公司主廠房管道水壓檢驗(yàn)記錄建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)問(wèn)題組卷法

將涉及同一問(wèn)題（同一特定問(wèn)題、同一類(lèi)問(wèn)題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。例如：（1）省市計(jì)經(jīng)委、省能源集團(tuán)關(guān)于項(xiàng)目建議書(shū)的請(qǐng)示、批復(fù)（2）省能源集團(tuán)、省市計(jì)經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預(yù)可行性、可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。（3）**加工廠水文地質(zhì)勘察報(bào)告建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)時(shí)間組卷法內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件可以組成一個(gè)案卷。時(shí)間特征明顯的文件可采用此方法。例如：海南東線高速公路工程1標(biāo)段1993年8月份計(jì)量支付報(bào)表；?？诃h(huán)城高速公路工程3標(biāo)段2006年1—3月份施工日記；建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)名稱(chēng)組卷法就是將相同名稱(chēng)（文種）的文件組成一卷。例如：海島建設(shè)公司董事會(huì)2010年1-6月份會(huì)議紀(jì)要

東方火電廠2標(biāo)段設(shè)計(jì)變更技術(shù)聯(lián)系單臨高思源學(xué)校一期工程房屋拆遷協(xié)議書(shū)大隆水庫(kù)工程監(jiān)理部2006年1-50號(hào)工作聯(lián)系單建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)來(lái)源組卷法將來(lái)自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文件組成一卷。例如：

華能?？诠娟P(guān)于文昌風(fēng)電廠機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免問(wèn)題的批復(fù)文昌風(fēng)電廠工程指揮部關(guān)于XX村房屋拆遷協(xié)議書(shū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)合理分卷檢查補(bǔ)充卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)目錄與備考表填寫(xiě)案卷封面填寫(xiě)案卷裝訂項(xiàng)目文件組卷的流程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)1、檢查補(bǔ)充對(duì)照歸檔范圍，將接收進(jìn)來(lái)的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書(shū)文件、普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件等建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)2、合理分卷案卷是最低層次的類(lèi)下面最小的類(lèi)，是檔案構(gòu)成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過(guò)某種方法形成一個(gè)個(gè)案卷。卷和卷之間相對(duì)獨(dú)立，卷內(nèi)文件保持有機(jī)聯(lián)系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過(guò)4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過(guò)６公分。卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個(gè)或多個(gè)卷夾；也可以采用件保管的方法。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)3、卷內(nèi)文件整理查漏補(bǔ)缺對(duì)破損文件進(jìn)行修校對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制去除金屬物超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝，按照A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見(jiàn)GB/T10609.3）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)卷內(nèi)文件排列：按文件間的聯(lián)系、重要程度、時(shí)間順序、工程部位排列。科技（項(xiàng)目）文件一般文字材料在前圖樣在后；譯文在前原文在后。管理性文件一般正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)幾種卷內(nèi)文件的排列方法圖樣文件：按隸屬關(guān)系；按總體和局部的關(guān)系；按圖號(hào)順序；按地區(qū)特征；按時(shí)間順序文字型文件：按重要程度；按時(shí)間；按地區(qū)；按內(nèi)在聯(lián)系（復(fù)文在前，來(lái)文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說(shuō)明作用的，圖樣在前，文字在后。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)：案卷內(nèi)項(xiàng)目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號(hào)章，并以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；整卷裝訂的，從001起編頁(yè)號(hào)。以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。（根據(jù)2008年版國(guó)標(biāo):科技案卷構(gòu)成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)）。已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)4、卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫(xiě)最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當(dāng)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄序號(hào)：文件在卷內(nèi)的順序號(hào)文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。文件材料題名：文件名稱(chēng)。注意無(wú)名稱(chēng)、或名稱(chēng)不能揭示內(nèi)容的應(yīng)自擬并加【】。日期：文件形成時(shí)間，用8位數(shù)字表示20010226表示。頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)。備注：需說(shuō)明的情況。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)卷內(nèi)目錄檔號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)數(shù)備注1瓊投資[2008]729號(hào)海南省發(fā)改委海南省發(fā)改委關(guān)于海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告批復(fù)2008091022海南省設(shè)計(jì)院

海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告（報(bào)告篇）200806011193海南省設(shè)計(jì)院海海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告補(bǔ)充資料2008080314424—J.1—001—1（文件級(jí)檔號(hào)，08年版科檔案卷要求，第四部分應(yīng)為序號(hào)）24—J.1—001建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)號(hào)備注1中天集團(tuán)公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)8-9號(hào)樁基檢測(cè)報(bào)告199902240012浙江地球物理研究所溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)8-9號(hào)3類(lèi)樁基超聲波檢測(cè)報(bào)告199903060053中天集團(tuán)公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)11-20號(hào)樁檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單19990510010-022檔號(hào):24—J.1—001（案卷級(jí)檔號(hào)）檔號(hào):24—J.1—001—010（文件級(jí)檔號(hào)，第四部分為所在卷大流水編號(hào)的第10頁(yè)）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

卷內(nèi)備考表的編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)5、案卷封面填寫(xiě)案卷封面內(nèi)容填寫(xiě)：案卷題名：揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位。起止日期：卷內(nèi)文件的起止時(shí)間保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期。密級(jí)：卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。檔號(hào)：檔案的編號(hào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

檔號(hào)：D?3.1－1瓊東高速公路工程監(jiān)理招投文件及合同

立卷單位海南高速股份公司起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級(jí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

案卷封面的編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)案卷題名的擬寫(xiě)方法1：案卷題名=項(xiàng)目名稱(chēng)+單位工程名+分部（分項(xiàng)）+路段（專(zhuān)業(yè)、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名方法2:案卷題名=責(zé)任者+問(wèn)題（時(shí)間、地區(qū)等）+文種建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)例：（1）海文高速公路工程

K50+20~K110+15

項(xiàng)目名稱(chēng)單位工程

路基壓實(shí)度評(píng)定

表

文件內(nèi)容文件名（2）美蘭機(jī)場(chǎng)

候機(jī)樓

電氣線路竣工

圖

項(xiàng)目名稱(chēng)單位工程專(zhuān)業(yè)階段文件名建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)（3）海南廣場(chǎng)1號(hào)樓

供水排水

施工

圖

項(xiàng)目名稱(chēng)專(zhuān)業(yè)名階段文件名（4）瓊州大橋

橋面沉降觀測(cè)

記錄

項(xiàng)目名稱(chēng)內(nèi)容文件名（5）海南東線高速公路

K100＋10~K150＋15路基

中間檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單

項(xiàng)目名稱(chēng)分項(xiàng)工程

文件名建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)（6）世紀(jì)大橋基礎(chǔ)及下部結(jié)構(gòu)

單位工程名稱(chēng)

1號(hào)墩鉆孔樁、立柱、蓋梁

質(zhì)量評(píng)定

表

分部工程名稱(chēng)

內(nèi)容文件名稱(chēng)

（7）海南省地震局

關(guān)于省檔案館庫(kù)房地震安全性評(píng)價(jià)的

作者問(wèn)題

通知、評(píng)價(jià)報(bào)告、評(píng)價(jià)結(jié)果、審批意見(jiàn)書(shū)

文件名建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂2)以件單位裝訂組卷的，在左側(cè)用不銹鋼釘裝訂或縫紉機(jī)踏線。并在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章。6、案卷的裝訂或裝盒檔號(hào)序號(hào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)案卷的分類(lèi)排列項(xiàng)目?jī)?nèi)分類(lèi)項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目施工文件項(xiàng)目竣工文件項(xiàng)目設(shè)備文件項(xiàng)目驗(yàn)收文件排列:按照類(lèi)別、階段、時(shí)間等要素排列建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

分類(lèi)編號(hào)例1：綜合檔案室（010）C人事教育B黨務(wù)活動(dòng)G特種載體A行政管理D基本建設(shè)E會(huì)計(jì)檔案F設(shè)備檔案2宿舍3廠房4海文高速公路1辦公樓綜合（前期）類(lèi)1監(jiān)理3施工4設(shè)備5聲像類(lèi)61卷2卷3卷4卷122卷設(shè)計(jì)2建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)及代號(hào)二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)及代號(hào)

基本范圍

辦公樓1

宿舍2

食堂3

俱樂(lè)部4

同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含從工程立項(xiàng)、勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程?；窘ㄔO(shè)類(lèi)JJ檔號(hào)：JJ.1—001建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目檔案檔號(hào)的編制檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-分類(lèi)號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）-案卷號(hào)如：010-D-1分類(lèi)編號(hào):適用于大中型項(xiàng)目項(xiàng)目代號(hào)+項(xiàng)目?jī)?nèi)分類(lèi)號(hào)+案卷順序號(hào)如：D.4.1-122大流水編號(hào):適用中小型項(xiàng)目項(xiàng)目代號(hào)+案卷順序號(hào)

如：DAG-50檔案館建設(shè)項(xiàng)目代號(hào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)檔號(hào)的編制說(shuō)明

如：010-D?4?1-122案卷號(hào)三級(jí)類(lèi)目號(hào)二級(jí)類(lèi)目號(hào)一級(jí)類(lèi)目號(hào)全宗號(hào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)編制項(xiàng)目檔案案卷目錄項(xiàng)目文件整理成果的反映項(xiàng)目檔案保管和查詢的工具建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)案卷目錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁(yè)數(shù)保管期限備注1D.4.1-1海文高速公路工程可行性研究報(bào)告批復(fù)、可行性研究報(bào)告（報(bào)告篇）、補(bǔ)充資料125永久2D.4.1-2海文高速公路改建工程可行性研究報(bào)告圖表篇133永久3D.4.1-3海文高速公路工程可行性研究報(bào)告評(píng)審意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告（中間匯報(bào)）、可行性研究報(bào)告簡(jiǎn)本、預(yù)評(píng)估意見(jiàn)86永久4D.4.2-1海文高速公路工程可行性研究調(diào)整報(bào)告批復(fù)、可行性研究調(diào)整報(bào)告138永久建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)七、項(xiàng)目文件的歸檔1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后。將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求．向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔；工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后建設(shè)單位移交，項(xiàng)目各參建單位在完成項(xiàng)目檔案編制后，用鉛筆編寫(xiě)臨時(shí)檔案號(hào)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)．歸檔可按階段分期進(jìn)行．也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)．應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況,圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定．建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)4、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔．5、項(xiàng)目文件的歸檔審查

施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后．應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)