EP-01文件控制程序

EP-01文件控制程序1目的為保證環(huán)境管理體系文件的適宜性、完整性和有效性，對文件進(jìn)行控制，包括與EMS有關(guān)的外部文件控制，確保對環(huán)境管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個場所都得到、使用相應(yīng)文件的有效版本。2適用范圍適用于與環(huán)境管理體系有關(guān)的全部文件的控制。3職責(zé)3.1工程部負(fù)責(zé)組織環(huán)境管理體系文件的編制、發(fā)放和管理。3.2各部門負(fù)責(zé)歸口條款的相關(guān)管理、技術(shù)文件的編制、和管理。3.3各部門負(fù)責(zé)做好本部門文件的管理。4程序4.1文件編號及編寫4.1.1文件的編碼a)環(huán)境手冊YJ-EM 環(huán)境手冊代號 公司代號b)程序文件EP-XX 順序號 程序文件代號c)作業(yè)文件WI-XX-XX順序號編制部門代號作業(yè)文件代號注：部門代號以部門名稱的漢語拼音字母第一個組成，各部門代號如下：計劃部-JH物控部–WK營業(yè)部-YY采購部-CG品質(zhì)部-PZ工程部-GC工模部-GM管理部-GL生產(chǎn)部-SC生產(chǎn)部五金車間-SCW生產(chǎn)部鈑金車間-SCB生產(chǎn)部焊磨車間-SCH生產(chǎn)部鐵線車間-SCTd)圖紙：以客戶的原圖編號e)工藝文件GY-XX-XX順序號編制部門代號（同作業(yè)文件）工藝文件代號f)環(huán)境記錄編號EP-01文件控制程序全文共3EP-01文件控制程序全文共3頁，當(dāng)前為第1頁。順序號編制部門代號（同作業(yè)文件）環(huán)境記錄代號g）外來文件編號自帶編號則按其編號，若無時：WL-XX-XX 順序號 收到或納入公司文件控制的年份 外來文件代號外來技術(shù)文件（包括國家產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等）按標(biāo)準(zhǔn)原編號規(guī)定執(zhí)行。4.1.2文件的編寫環(huán)境手冊與程序文件由工程部組織成立文件編寫小組編寫，作業(yè)文件等由各相關(guān)部門編寫。4.2文件審核和批準(zhǔn)4.2.1《環(huán)境手冊》、《程序文件》由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。4.2.2《作業(yè)文件》由歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。4.3文件發(fā)放4.3.1根據(jù)文件內(nèi)容和工作性質(zhì)，《環(huán)境手冊》、《程序文件》、《作業(yè)文件》由工程部提出發(fā)放范圍清單，管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放，文件以<文件發(fā)放回收記錄>發(fā)放，文件使用者辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.3.2凡受控文件（指工程部負(fù)責(zé)回收、更換、更改的文件）均應(yīng)蓋有“受控文件”章標(biāo)識和發(fā)放號，發(fā)放號由01開始，依次遞增。4.3.3受控文件專人使用，并妥善保管，不得復(fù)印。4.3.4受控文件如發(fā)生丟失或損壞（嚴(yán)重影響使用）時，文件持有者應(yīng)提出補(bǔ)發(fā)或更換申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后予以補(bǔ)發(fā)或更換。補(bǔ)發(fā)文件發(fā)放號啟用新發(fā)放號，并在發(fā)放記錄中予以注明；更換文件發(fā)放號仍使用原發(fā)放號。4.3.5顧客或外單位需要體系文件時（此屬非受控文件，工程部不負(fù)責(zé)回收、更換、更改），應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，由工程部辦理發(fā)放手續(xù)，不蓋“受控文件”章，不編發(fā)放號。4.3.6營業(yè)部按訂單編制<生產(chǎn)通知單>給計劃部和工程部，計劃部椐此編制<生產(chǎn)指令單>等發(fā)放至生產(chǎn)部等部門，以上均形成相應(yīng)的文件發(fā)放記錄。4.3.7工程部按<生產(chǎn)通知單>編制的工藝文件和圖紙，按《工藝文件管理規(guī)范》的要求發(fā)放。4.4文件更改4.4.1文件需更改時，由提出更改的部門負(fù)責(zé)人填寫〈文件更改申請表〉，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由工程部或相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織進(jìn)行更改；每次文件更改，其修改狀態(tài)由0、1、2……變更。4.4.2文件更改時，應(yīng)注明注明修改狀態(tài)，填寫更改記錄，按原發(fā)放范圍發(fā)放更改頁，收回原頁，對收回的原頁加蓋“作廢”印章，集中銷毀。4.4.3除環(huán)境手冊外，《程序文件》和《作業(yè)文件》更改時，在工程部保存的該文件正本后附上相應(yīng)更改內(nèi)容的<文件更改頁>，作為更改的記錄。4.5文件換版4.5.1文件經(jīng)大量修改或多次更改（四次以上）后應(yīng)進(jìn)行換版，換版后的新文件版本分別標(biāo)以B、C、D等。EP-01文件控制程序全文共3頁，當(dāng)前為第2頁。4.5.2EP-01文件控制程序全文共3頁，當(dāng)前為第2頁。4.5.3回收作廢文件，對無保留價值的作廢文件,由工程部加蓋“作廢”印章，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后實施銷毀，銷毀情況記錄予<文件銷毀清單>中。4.5.4如果處于某種目的而保留作廢文件時，經(jīng)工程部經(jīng)理同意后，加蓋“作廢”印章方可留用。4.6文件管理4.6.1工程部負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件正本保管。4.6.2工程部負(fù)責(zé)編制公司的〈文件總覽表〉實施公司文件的管理。4.6.3文件應(yīng)保存在適宜場所，并注意防火、防潮、防霉等。同時應(yīng)做到查詢方便。4.6.4借閱文件應(yīng)辦理借閱手續(xù)，公司人員借閱時應(yīng)征得工程4.6.5直接引用的外部文件，由管理者代表批準(zhǔn)后方可使用，并按文件發(fā)放規(guī)定進(jìn)行發(fā)放。4.6.7對環(huán)境管理體系運(yùn)行有關(guān)的所有場所，必須確保使用文件的有效版本。4.6.8有時效性的文件，過期自動失效，不作回收，使用部門應(yīng)集中歸檔，到期銷毀。4.7各部門應(yīng)定期全面檢查文件的有效性、完整性，如發(fā)現(xiàn)不符上述規(guī)定應(yīng)及時糾正。4.8外來文件控制4.8.1與組織所確定的策劃和運(yùn)行環(huán)境管理體系所需的外來文件由工程部負(fù)責(zé)收集，識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。4.8.2工程部負(fù)責(zé)收集與環(huán)境管理體系有關(guān)的國家政策、法規(guī)等的最新版本，統(tǒng)一編號，加蓋受控印章，填入〈外來文件清單〉，需用者辦理借閱手續(xù)借閱。4.9每年年終由工程部組織對現(xiàn)有環(huán)境管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。4.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)按上述規(guī)定執(zhí)行。4.11環(huán)境記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《環(huán)境記錄控制程