HXQEP-01-文件控制程序

HXQEP-01-文件控制程序程序文件中國宣紙股份有限公司編號：HXQEP01第E版文件控制程序生效日期:2017.03.10第0次修改頁次:1/4目錄目的和范圍職責(zé)文件配備原則控制內(nèi)容記錄的歸檔記錄0修訂2017.03.10修改號修改頁次編制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第1頁。HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第1頁。程序文件中國宣紙股份有限公司編號：HXQEP01第E版文件控制程序生效日期：2017.03.10第0次修改頁次：PAGE2/41目的和范圍對管理體系有關(guān)的文件化信息進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件化信息均為有效版本。適用于公司質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的所需文件化信息的控制。2職責(zé)2.1質(zhì)技中心負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境手冊、程序文件、管理執(zhí)行文件的控制，負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等技術(shù)類文件及外來文件和資料的控制。2.2各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)使用文件的控制及對口外來文件和資料的控制。3文件配備原則3.1質(zhì)技中心應(yīng)配齊質(zhì)量環(huán)境管理類《有效文件清單》中所列的質(zhì)量環(huán)境管理文件、公文、技術(shù)文件及外來的文件和資料。3.2各部門配備質(zhì)量環(huán)境手冊、與本部門相關(guān)的程序文件及其他相關(guān)的文件和資料。3.3現(xiàn)場的工作人員配備常用的文件和資料。3.4質(zhì)技中心依據(jù)此原則編制各類文件的《文件配備表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，作為文件發(fā)放的依據(jù)。4控制內(nèi)容4.1文件的編、審、批4.1.1質(zhì)量環(huán)境管理文件：質(zhì)量環(huán)境手冊由質(zhì)技中心負(fù)責(zé)組織人員編寫，分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；部門崗位職責(zé)及崗位適任條件、程序文件、管理執(zhí)行文件、環(huán)境管理體系操作文件由質(zhì)技中心負(fù)責(zé)組織各部門進(jìn)行本部門文件的編寫，由各部門領(lǐng)導(dǎo)評審文件信息的充分性和適宜性，分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.1.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件由質(zhì)技中心組織編寫，分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。質(zhì)量計(jì)劃由生產(chǎn)辦組織編寫，分管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.1.3外來文件和資料4.1.3.1外來文件和資料由各對口部門收集、保管并組織對其適用性進(jìn)行評審，建立信息溝通渠道，保證外來文件的及時(shí)更改與換新。4.1.3.2外來文件和資料借閱，由各部門進(jìn)行登記。4.2文件的編號4.2.1質(zhì)量環(huán)境手冊：HXQEMAHX中國宣紙股份有限公司QEM質(zhì)量環(huán)境管理手冊A發(fā)布年號4.2.2程序文件：HXQEPXXHX—中國宣紙股份有限公司QEP—程序文件XX序號4.2.3管理執(zhí)行文件：HXGZXXHXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第2頁。HX—中國宣紙股份有限公司GZ--質(zhì)量管理執(zhí)行文件XX序號HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第2頁。環(huán)境管理體系操作文件：ECXX—XXXXEC—環(huán)境管理體系操作文件XX序號XXXX發(fā)布年號4.2.4記錄：程序文件中國宣紙股份有限公司編號：HXQEP01第E版文件控制程序生效日期：2017.03.10第0次修改頁次：3/4質(zhì)量記錄：表PXXXX--X或表ZXXXX—XP程序文件Z執(zhí)行性文件前XX程序文件編號后XX序號X流水號環(huán)境記錄：表ER**—XXXXXER環(huán)境記錄**文件序號XX記錄編號XXX流水號4.2.5技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：HXJBXXXXXXXJB技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件前XXX標(biāo)準(zhǔn)編號后XXXX發(fā)布年號4.3文件和資料的有效性控制4.3.1本公司文件的有效性采用《有效文件清單》的手段進(jìn)行控制，有效文件清單由質(zhì)技中心負(fù)責(zé)編制公司的質(zhì)量環(huán)境管理文件、公文、技術(shù)文件、外來文件和資料類別的清單，有效文件清單形成后應(yīng)經(jīng)質(zhì)技中心審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；各部門負(fù)責(zé)本部門《有效文件清單》的編制。4.3.2文件和資料的發(fā)放，由質(zhì)技中心根據(jù)《文件配備表》進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)有發(fā)放記錄。4.3.3當(dāng)文件發(fā)生變更時(shí)，《有效文件清單》應(yīng)作出相應(yīng)變更。4.3.4公文應(yīng)登記，發(fā)放時(shí)應(yīng)有發(fā)放記錄，處理后應(yīng)歸檔。4.3.5記錄的管理按《記錄控制程序》執(zhí)行，并按規(guī)定分類進(jìn)行保存。4.3.6本公司的文件分“受控”和“非受控”二類，加蓋“受控”印章的為受控文件，其余為非受控文件。受控文件的發(fā)放由質(zhì)技中心統(tǒng)一授予受控編號，發(fā)放至公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人。非受控文件發(fā)放至顧客等需要機(jī)構(gòu)，不做更改。技術(shù)類文件均為受控文件，發(fā)放至相關(guān)部門。4.4文件和資料的更改4.4.1文件的更改一般由原制訂部門或崗位進(jìn)行，按編審批程序進(jìn)行審批。4.4.2質(zhì)量環(huán)境管理文件的更改采用換頁的形式進(jìn)行更改，更改頁次、內(nèi)容以《文件更改通知》顯示，更改部門同原發(fā)放部門，更改部門簽字確認(rèn)。4.4.3管理文件在修改號超過3時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。4.4.4技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件的更改采用在相應(yīng)文件上直接更改的方式進(jìn)行，更改內(nèi)容以《文件更改通知》顯示。（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)采用整件換新方式進(jìn)行），更改部門同原發(fā)放部門，更改部門簽字確認(rèn)。4.4.5外來文件(包括標(biāo)準(zhǔn))及質(zhì)量計(jì)劃的更改采用整件更換。4.4.6更改后的文件一旦生效，原文件則自動失效，由質(zhì)技中心統(tǒng)一回收登記銷毀。4.5作廢文件的保留和處理HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第3頁。4.5.1因法律或積累知識的目的，而需保留的作廢文件和資料，應(yīng)注明“作廢文件僅供參考”字樣，以防混淆，該類文件應(yīng)單獨(dú)存放。HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第3頁。4.5.2不需保留的作廢文件和資料應(yīng)由文件編制部門提出申請，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后及時(shí)銷毀。程序文件中國宣紙股份有限公司編號：HXQEP01第E版文件控制程序生效日期：2017.03.10第0次修改頁次：4/44.5.3銷毀的文件及更換的作廢頁應(yīng)進(jìn)行登記。4.6文件原稿保存文件原稿(包括更改原稿)及清單由文件編制部門或更改部門負(fù)責(zé)保存，保存期為長期，作廢文件同樣應(yīng)標(biāo)識。5記錄的歸檔產(chǎn)生的記錄由質(zhì)技中心及相應(yīng)部門分別歸檔，保存期限為五年。6記錄文件配備表表P0101有效文件清單表P0102文件更改通知單表P0103文件發(fā)放登記（記錄）表表P0104HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第4頁。文件回收記錄表表P0105HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第4頁。中國宣紙股份有限公司文件配備表文件類別：表P0101—文件編號文件名稱版本號修改號董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理辦公室生產(chǎn)辦財(cái)務(wù)部質(zhì)技中心供應(yīng)部銷售部市場部保安部542廠312廠編制：審核：批準(zhǔn)：HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第5頁。HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第5頁。有效文件清單文件編號文件名稱版本號生效日期修改號文件類別：表P0102—HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第6頁。文件更改通知單HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第6頁。編號：表P0103—文件名稱編號更改日期更改原因：更改前：更改部門簽字更改后：更改部門簽字編制審核批準(zhǔn)文件發(fā)放記錄表HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第7頁。文件類別：表P0104—HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第7頁。序號文件名稱文件編號份數(shù)發(fā)放部門：經(jīng)辦人：日期：接收部門：負(fù)責(zé)人：日期：文件回收記錄表HXQEP-01-文件控制程序全文共9頁，當(dāng)前為第8頁。文件類別：