S1文件管理程序

S1文件管理程序PAGE1S1文件管理程序全文共11頁，當前為第1頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第1頁。持有者品管部發(fā)放編號YC04-004發(fā)放日期2019.1.11文件管理程序編號:QMS/YC-S1版號:A/0會簽部門名稱品管部生產部產品開發(fā)部財務部采購部業(yè)務部人事總務部主管簽名編制審核批準文件修改頁章節(jié)號版本號修改內容摘要修改日期登錄日期登錄人S1文件管理程序全文共11頁，當前為第2頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第2頁。目錄1、目的…………………12、適用范圍……………13、術語…………………14、職責與權限…………15、過程分析……………16、工作流程及內容……………………27、過程績效指標/目標………………38、相關支持性文件……………………39、質量記錄……………310、附件………………3S1文件管理程序全文共11頁，當前為第3頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第3頁。**********有限公司程序文件QMS/YC-S1文件控制程序共3頁第1頁第A版第0次修改1.目的對質量管理體系有關文件和資料的批準發(fā)布、編號、發(fā)放、更改等進行控制，使質量管理體系運行的各個場所都執(zhí)行有效版本。2.適用范圍適用對本公司與質量管理體系運行有關的文件和資料的控制。3.術語作業(yè)文件：為完成某一項工作所作的描述性的指導文件。是公司質量管理體系的第三層文件。4.職責4.1總經理負責承認發(fā)布質量管理手冊。4.2管理者代表負責質量管理手冊的決定。4.2管理者代表負責審議質量管理手冊，負責程序文件和涉及兩個及兩個以上部門工作內容的作業(yè)文件的承認，并負責指定涉及兩個及兩個以上部門工作內容的作業(yè)文件的起草人。4.4品管部負責質量管理手冊、程序文件的組織編制、編號（包括作業(yè)文件）、更改、歸檔、發(fā)放（包括作業(yè)文件）、回收（包括作業(yè)文件）原件歸檔和公司級《受控文件清單》的管理；負責與質量體系管理有關的國際、國家、省、市法律法規(guī)及其它相關外來文件的管理；4.5產品開發(fā)部負責技術類文件和資料的編制、更改、歸檔、歸口管理和相關外來技術文件的接收及使用范圍確定；負責國家、行業(yè)和國際標準及技術信息的跟蹤，并及時更新本公司的有關技術類文件資料。4.6行政部負責行政管理類文件的管理。同時還負責文件資料電子版的定期備份和網絡系統(tǒng)的安全維護。4.7業(yè)務部負責顧客要求類文件，如；合同、協(xié)議、技術規(guī)范的管理。4.8各部門負責相關作業(yè)文件的編制、審核及更改。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第4頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第4頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第5頁。5.過程分析S1文件管理程序全文共11頁，當前為第5頁。使用何種方式（材料、設備、資金）計算機系統(tǒng)、打印機、復印機風險：辦公設施無維護狀態(tài)；辦公設施不能滿足要求。對策：制定辦公設備有維護計劃并實施；進行辦公設施預算申請，對辦公設施進行維修或更新。文文件管理過程節(jié)點：提出文件編制、修訂需求并組織評審；文件編制、修訂準備工作；文件編制實施/審核、批準；確定文件發(fā)放范圍；編號、發(fā)放并記錄；存檔。誰進行（能力、經驗、技能、培訓）★品管部：負責公司體系文件的管理?！钚姓浚贺撠煿就鈦砦募墓芾砉ぷ?；內部網絡電子版本文件的發(fā)布與維護?！罡鞑块T：負責部門相關文件的編制和管理。風險：文件的編制人員對工作程序不了解；文件管理職責權限不明確。對策：組織對文件編寫人員實施工作程序培訓，使其掌握工作流程；在《崗位職責表》明確各自的職責并履行。輸入：質量管理體系要求；法律法規(guī)要求；顧客要求。風險：標準識別不充分；員工對相關要求不理解。對策：把顧客和法律法規(guī)要求列入《顧客要求清單》并組織評審；結合流程進行培訓、說明以理解相關要求。輸出：經審批、標識、發(fā)放并妥善保存的文件；文件發(fā)放、更改、領用、銷毀記錄；外來文件的發(fā)放及標識。風險：文件內容與實際工作不符；文件記錄未保存或丟失；記錄填寫更改不規(guī)范。對策：定期評估文件，識別與實際不符項目并改進；制定《文件評審管理辦法》，加強文件管理工作；按《更改控制程序》規(guī)范文件更改相關事項。如何做？（方法、程序、技術）《文件管理控制程序》風險：對文件管理流程不掌握方法。對策：培訓文件管理流程，使相關人員掌握基本方法并在實際工作中運用。如何測量？（特征值、過程指標）現(xiàn)場文件有效率%。風險：顧客技術規(guī)范評審不及時；文件不受控。對策：按要求評審顧客技術規(guī)范，由技術部負責專項落實；識別、檢查記錄是否受控，受控記錄加蓋受控章，納入文件管理。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第6頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第6頁。**********有限公司程序文件QMS/YC-S1文件控制程序共3頁第2頁第A版第0次修改6.工作流程及內容6.1文件起草和修訂序號流程工作說明責任部門相關部門輸出(結果)6.1.1提出文件編制（修訂）需求提出文件編制（修訂）需求6.1.1各部門根據體系策劃或實際工作需要，向品管部提出文件的編制（修訂）要求。各部門品管部《文件起草（更改）申請單》6.1.2評審需求，并確定起草部門評審需求，并確定起草部門6.1.2品管部組織相對文件的編制（修訂）需求進行評審。評審通過的，確定起草部門。品管部各部門《文件起草（更改）申請單》6.1.3文件編寫(修訂)準備文件編寫(修訂)準備6.1.3.1收集相關資料，作好文件編制的準備工作；6.1.3.2文件編寫和（修訂）。文件起草部門各部門6.1.5審核(會簽)、批準審核(會簽)、批準6.1.5.1按流程進行審核、批準；6.1.5.2程序文件和跨部門作業(yè)文件起草完成后，須經過相關部門的會簽（會簽名單一般由品管部按部門職責確定），方可提交批準。品管部各部門《文件起草（更改）申請單》6.1.6確定發(fā)放范圍確定發(fā)放范圍6.1.6品管部通過會簽名單，確定文件的發(fā)放范圍。品管部《文件起草（更改）申請單》6.1.7編號、發(fā)放(先回收舊版文件)，并記錄編號、發(fā)放(先回收舊版文件)，并記錄6.1.7將批準的文件按附件一、附件二編號，作受控標識并按確定的發(fā)放范圍發(fā)放；有舊版文件的，首先回收，加蓋“作廢”章，交管理者代表批準銷毀或者保留，再發(fā)放新版文件并做好發(fā)放（回收）記錄。品管部《文件發(fā)放（回收）記錄》《文件作廢清單》6.1.8歸檔歸檔6.1.8將文件審批原稿及相關評審記錄存檔。品管部6.2電子版文件管理序號流程工作說明責任部門相關部門輸出(結果)6.2.1電子文件的形成電子文件的形成6.3.1提出要求，在局域網上開設文件夾。行政部6.2.2訪問權限管理訪問權限管理6.3.2根據行政部的要求設定用戶管理權限。行政部6.2.3存放電子版文件存放電子版文件6.3.3將文件拷貝到局域網上文件夾。行政部6.2.4與硬拷貝同步修訂，版本保持一致與硬拷貝同步修訂，版本保持一致6.3.4當電子版文件發(fā)生變更時，應對文件版本進行控制：版本按ABC進行，次數(shù)按數(shù)字序號進行。當次數(shù)大于十次時可直接變更版本。變更結果記錄在修改頁上。行政部6.2.5存儲和防護存儲和防護6.3.5按規(guī)定周期對網上文件資料進行硬介質（光盤）備份。行政部6.3外來文件管理序號流程工作說明責任部門相關部門輸出(結果)6.3.1外來文件接收、登記外來文件接收、登記6.3.1接收文件,并登記；6.3.2技術文件（包括顧客提供的工程規(guī)范/標準十個工作日內評審；當設計記錄引用了這些規(guī)范或這些規(guī)范影響了生產件批準過程的文件，如：控制計劃、風險分析（FMEA）等時，這些標準/規(guī)范的更改需要對顧客的生產件批準記錄進行更新。公司應保留每項更改在生產中實施日期的記錄。實施應包括更新過的文件。產品開發(fā)部、《外來文件登記表》《顧客工程規(guī)范/樣件評審單》6.3.2確定分發(fā)范圍確定分發(fā)范圍6.3.2確定分發(fā)范圍。接收部門《外來文件登記表》6.3.3作受控文件發(fā)放作受控文件發(fā)放6.3.3接引用則按受控文件方式發(fā)放需在文件上加蓋“受控”印章辦理簽收手續(xù)。接收部門《文件管理表》6.3.4外來文件原稿存檔外來文件原稿存檔6.3.4外來文件原稿存檔保管。接收部門《外來文件登記表》7.過程績效指標統(tǒng)計頻率責任部門7.1現(xiàn)場文件有效率月技術部8.相關支持性文件文件編號文件名稱QMS/YC-S2《質量記錄控制程序》9.質量記錄記錄代號記錄名稱保存期限保存地點YC-S1-1《體系文件起草（更改）申請單》6年各部門YC-S1-2《文件管理表》6年各部門YC-S1-3《文件發(fā)放記錄表》6年品管部YC-S1-4《受控文件清單》6年各部門S1文件管理程序全文共11頁，當前為第7頁。YC-S1-5S1文件管理程序全文共11頁，當前為第7頁。《外來文件登記表》6年各部門YC-S1-6《文件借閱登記表》6年各部門YC-S1-7《顧客工程規(guī)范/樣件評審單》6年產品開發(fā)部YC-S1-8《文件作廢清單》6年品管部10.附件：附件一：體系文件編號規(guī)則S1文件管理程序全文共11頁，當前為第8頁。附件二：部門代號及文件發(fā)放編號對應表S1文件管理程序全文共11頁，當前為第8頁。附件一：體系文件編號規(guī)則1.質量手冊編號規(guī)則：SMQSMQ質量手冊版號用A.B.C……XYZ（A1.B1.C1……等表示）公司代號質量手冊代號2.程序文件編號規(guī)則順序號：用1；2；3；….表示程序文件代號公司代號3.作業(yè)文件編號規(guī)則a.制度類：—部門代號順序號(如:1,2,3,…)部門代號公司代號公司代號部門代號：如：總經理-CO；工程部-PE；b.技術類（不包括圖紙）：—文件代號順序號(如:1,2,3,…)文件代號產品代號產品代號文件代號：如：規(guī)格書—GG；c．圖紙：識別碼隸屬順序碼(如:1,2,3,…)識別碼產品代號產品代號產品件號：如：4003A、4007B；S1文件管理程序全文共11頁，當前為第9頁。S1文件管理程序全文共11頁，當前為第9頁。識別碼如下表：分類名稱識別碼分類名稱識別碼文件0部件5整機1電器零件6組件2結構零件7結構部件3包裝8零件4工裝夾具9隸屬順序碼:以出現(xiàn)的先后順序編號，如：01、02、03，對沒有順序碼的用00表示。4.體系文件的修訂號規(guī)則體系文件的修訂號用一位數(shù)表示，如：1、2……5，文件版號依次