最常用應(yīng)用文寫作基礎(chǔ)知識

最常用應(yīng)用文寫作基礎(chǔ)知識今天，XX給大家介紹的是最常用應(yīng)用文寫作基礎(chǔ)知識，希望對大家有幫助。公文的概念： 公文是國家機(jī)關(guān)， 社會團(tuán)體及企事業(yè)單位在公務(wù)活動中，為行使法定職權(quán)而制作的文件。它能夠跨越時間，空間的限制， 有效地傳遞公務(wù)活動所需要的信息。 因而行政公文雖然數(shù)量不多，但卻是應(yīng)用文中的一個主要門類。一、決定決定的適用范圍決定記錄和反映了各類機(jī)關(guān)的重要決策結(jié)果和內(nèi)容， 它是一種帶有制約，規(guī)范，指導(dǎo)作用的下行文，對于下級機(jī)關(guān)的工作過程或者活動具有強制力和約束力， 是一種兼具領(lǐng)導(dǎo)性與規(guī)定性的公文。決定以機(jī)關(guān)名義發(fā)布，以國家行政機(jī)關(guān)為例，按照有關(guān)法律，決定的發(fā)布機(jī)關(guān)是國務(wù)院， 國務(wù)院各部委， 以及縣級以上 （含縣級 ）地方各級人民政府 ;鄉(xiāng)，民族鄉(xiāng)，鎮(zhèn)人民政府也可以發(fā)布決定。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排， 獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決定的寫法決定的格式主要由標(biāo)題，正文，簽署和日期組成。 1，標(biāo)題決定的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精煉地反映決定的主要內(nèi)容， 通常要求寫全項標(biāo)題，即發(fā)文機(jī)關(guān)，事由和文種。 2，正文決定的正文，應(yīng)具體表達(dá)決定原由及對具體事項或行動的意見，要求，方法，措施等內(nèi)容。具體寫法有兩種 :宣告性決定，因其內(nèi)容相對簡單，篇幅又較短小，所以，常按 "決定原由 "，"決定內(nèi)容 "的順序作篇段合一的方法來進(jìn)行表述。 指揮性和表彰性決定， 因其內(nèi)容相對復(fù)雜，所以，常采用二部式結(jié)構(gòu)表述 :第一部分是開頭，闡明決定的原由;第二部分是主體，闡明對有關(guān)事項或行動的意見，要求，方法，措施等內(nèi)容，可按一定邏輯順序分條列項進(jìn)行表述 ;有時也可采用小標(biāo)題的方式來表述。 3，簽署及日期 決定的簽署與其他行政公文一樣， 在正文的右下方簽上發(fā)文機(jī)關(guān)及成文日期， 其中，如果是需要明確通過決定的時間及會議， 則可將二者寫在標(biāo)題的下方。 撰寫決定的注意事項 :第一，要注意決定的必要性。第二，要注意決定的正確性。二、通知通知的適用范圍 ??在機(jī)關(guān)，團(tuán)體和企事業(yè)中，作為通用公文的"通知"是應(yīng)用范圍廣，使用頻率高的一個文種。 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)相關(guān)的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知的適用范圍廣，從公布國家的政策法令，到基層單位的事務(wù)告知，無論是黨，政，軍機(jī)關(guān)，群眾團(tuán)體，還是企事業(yè)單位，上至中央，下至地方，單位無論大小都可以使用通知這種公文形式。由于通知的限定性小，機(jī)動性，靈活性大，所以處理各種事項用其他公文不好歸類和使用時， 常常考慮用通知來發(fā)文。通知均以機(jī)關(guān)名義發(fā)布。通知的寫法與撰寫注意事項 ??通知的寫作格式由標(biāo)題， 受文單位，正文，簽署和日期幾部分組成。 標(biāo)題常用的寫法有兩種 :一種是發(fā)文機(jī)關(guān)，事由，文種三要素俱全，另一種標(biāo)題是只有發(fā)文事由和文種兩要素，受文單位 即被通知對象或主送單位，一般是單位，有時也可是個人。通知的正文多用祈使語句，適當(dāng)配以說明語句，而且口氣堅定，不容置疑。簽署和日期 通知的正文結(jié)束后還要將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱寫上， 然后再寫成文日期， 最后要加蓋公章。撰寫通知的注意事項 :第一，要認(rèn)真仔細(xì)。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個，可以是幾個，也可以是所有下屬單位，發(fā)文時必須寫清楚，通知周全。 如使用"省政府有關(guān)部門 "一類略稱， 所附發(fā)文單位則應(yīng)寫明"有關(guān)部門 "的名稱，以避免發(fā)文不全，貽誤工作。三、報告報告的適用范圍報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作， 反映情況， 答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告從性質(zhì)上看是一種陳述性的公文 ;從行文關(guān)系上看，是一種典型的上行文。報告的特點第一，已然性。第二，總結(jié)性。第三，陳述性。報告的種類報告，按其呈報要求可分為呈報性報告， 呈轉(zhuǎn)性和呈復(fù)性報告。報告，按其內(nèi)容可分為綜合報告和專題報告，工作報告和情況報告，以及調(diào)查報告。報告的寫法與撰寫注意事項報告的寫法 ?報告由標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)，正文，落款及日期四部分組成。 1，標(biāo)題一般由規(guī)范化的 "三要素"的寫法即發(fā)文機(jī)關(guān)，報告內(nèi)容和報告組成，也可以由事由和文種組成，省略其發(fā)文單位。2，主送單位 主送機(jī)關(guān)寫在正文前第一行。 3，正文報告的正文一般也分為開頭， 主體和結(jié)尾三部分組成。 正文的開頭，一般是簡要說明報告的目的或有關(guān)情況， 有時是對報告的情況作簡要概括。采用的方式常用說明式或概括式。正文的主體應(yīng)集中反映報告的核心內(nèi)容。 其具體寫法， 因報告種類不同而略有差異。綜合性報告及呈報性報告，專題報告，因是匯報工作，按其內(nèi)容基本上是采用順敘法。呈轉(zhuǎn)性報告，因其主要目的是反映對具體問題的意見， 所以其內(nèi)容安排亦采取順敘法，正文的結(jié)尾，一般的報告多無特殊的結(jié)尾，匯報完畢，即告結(jié)束。結(jié)尾常用語是 "以上報告，如有不妥，請指正。 "呈轉(zhuǎn)性報告，其結(jié)尾比較固定，常用語是 "以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX,XXX貫徹執(zhí)行。"落款及日期 如果標(biāo)題是 "兩要素"的寫法，或者即使標(biāo)題是 "三要素 "寫法，為了鄭重起見，則先落款即發(fā)文單位全稱，再寫成文的日期。撰寫報告應(yīng)注意的事項 :第一，要注意明確寫作目的。 一是根據(jù)目的確定報告的具體種類，二是根據(jù)目的選擇典型材料和重點內(nèi)容。第二，報告的材料應(yīng)確實，可靠。第三，報告里的觀點要正確。第四，文字要簡練。四、請示請示的適用范圍請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示， 批準(zhǔn)。請示從行文關(guān)系看，它是一種典型的上行文， 從性質(zhì)上看是期復(fù)性公文。 上級機(jī)關(guān)收到請示后，應(yīng)當(dāng)及時給予指示，批復(fù)。請示一般以機(jī)關(guān)的名義發(fā)出，在國家行政機(jī)關(guān)中， 為了明確行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制， 重要的請示，比如涉及有關(guān)全國或者一個地區(qū)，一個方面工作的方針，政策，計劃和重大行政措施等事項的請示， 也可以由機(jī)關(guān)的正職行政領(lǐng)導(dǎo)簽署發(fā)出。請示的特點 :第一，行文關(guān)系具有固定性。 請示的行文不能超越法定的隸屬關(guān)系，而且一般是逐級行文。 第二，行文的內(nèi)容具有單一性。凡較規(guī)范的請示， 都是具有這種單一性的， 即一篇請示的公文只寫一件事或一個問題，亦即所謂的 "一文一事 "，"一事一請示 "。這樣做的原因是由行政管理權(quán)限及行文效果所決定的。 第三，行文目的鮮明性。這主要表現(xiàn)在兩個方面 :一是對請示事項或問題所持的意見是非常明確的 ;二是對上級機(jī)關(guān)的有關(guān)請求也同樣是非常明確的。在這里，一切的含糊其辭都是不允許的請示與報告的區(qū)別第一，行文目的不同。 請示用于向上級請求指示或批準(zhǔn)某些事項，待上級明確審批意見后再開展或結(jié)束工作， 在請示中可以向上級明確提出務(wù)必予以答復(fù)的要求 ;報告卻不能請求指示或批準(zhǔn)，更不能要求必須復(fù)文。第二，兩個文種的作用不同。請示對工作起到啟始或中續(xù)作用;報告則起到匯報工作， 反映情況供上級了解或參考的作用。第三，兩個文種的形成時間不同。請示只能在事前，報告則在事后或事情進(jìn)行當(dāng)中形成。 四、請示的寫法 請示由標(biāo)題，主送單位，正文，簽署及日期組成。 1，標(biāo)題請示的標(biāo)題由請示單位的法定名稱， 事由（請示事項 ）和文種（請示）組成。標(biāo)題中的事由必須是請示的主要內(nèi)容的精煉概括， 一般為請示事項或問題的名目。2，主送單位 即請示單位的直接上級機(jī)關(guān)。如有雙重隸屬關(guān)系時， 則應(yīng)主送能夠直接批復(fù)的隸屬上級， 另者則以 "抄報"處理，即主送單位只能是一個。不要輕易越級行文，如因特殊需要，必須越級行文時，應(yīng)在報送更高的隸屬上級機(jī)關(guān)的同時，抄報被越過的直接隸屬的上級機(jī)關(guān)。 3，正文請示的正文包括請示緣由，請示事項及請示批準(zhǔn)的希望或要求。 請示緣由部分應(yīng)簡明扼要地寫出導(dǎo)致提出請示事項或問題的主要情況， 也是構(gòu)成原因的主要理由。 第二部分的請示事項是全文的重點， 明確提出請示的事項或問題以及相應(yīng)的具體意見。 最后一部分是向上級機(jī)關(guān)提出請求批準(zhǔn)的希望或要求，常用語有 "妥否，請批準(zhǔn) ""以上請示，可妥，請指示 "等，如果是呈轉(zhuǎn)性請示，結(jié)尾時常寫 "以上請示，如同意，請批轉(zhuǎn)XXXX地執(zhí)行"等。以上內(nèi)容，視繁簡程度，可分別作一段或若干段安排。4，簽署及時間 請示全文之后要寫上請示單位的全稱和請示正式簽發(fā)的時間，完整的年，月，日。請示撰寫的注意事項第一，必須做到 "一文一事一請示 "。第二，撰寫請示事項時， 意見要具體明確， 決不能含混不清，不知可否。第三，凡請示事項或問題的解決涉及有關(guān)單位者， 應(yīng)事先商同有關(guān)單位，或在請示中加以說明 ;不能在主送的同時抄給下級機(jī)關(guān)。第四，一定要把請示與報告區(qū)分開來，不能混用，亦不能寫成"請示報告 "。五、批復(fù)批復(fù)的適用范圍批復(fù)，是上級機(jī)關(guān)根據(jù)有關(guān)的方針，政策和法律法規(guī)，依據(jù)自身的職權(quán)， 針對下級機(jī)關(guān)的請示事項所作書面形式的答復(fù)。 批復(fù)表達(dá)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)要開展某項工作或者處置某種事項所持的態(tài)度，或指示性意見。因此，批復(fù)具有強制約束力和嚴(yán)肅鄭重性，并有很強的針對性和結(jié)論性，受文者必須貫徹執(zhí)行。批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。批復(fù)是專門針對下級機(jī)關(guān)的請示而發(fā)的，一般是 "一請示一批復(fù) "，不涉及請示以外的其他事項。它屬于指示性下行文。批復(fù)的用途主要是通過對請示事項的具體答復(fù)或指示， 實行對下級單位的具體指導(dǎo)，對全局工作及時協(xié)調(diào)。三、批復(fù)與批示同屬于上級機(jī)關(guān)發(fā)往下級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文，但它們有明顯的區(qū)別。 批復(fù)是專門答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的，內(nèi)容具有明顯的指導(dǎo)性，屬于被動發(fā)文 ;批示是上級機(jī)關(guān)對某些問題或某項工作發(fā)表的指導(dǎo)性意見， 其內(nèi)容常常有較強的針對性和參考作用，屬主動發(fā)文。四、批復(fù)的寫法與撰寫注意事項標(biāo)題批復(fù)的標(biāo)題一般都是規(guī)范的 "三要素"的寫法，即由發(fā)文單位的全稱， 事由和文種構(gòu)成， 也有的批復(fù)的標(biāo)題由事由和文種構(gòu)成。主送單位 批復(fù)的主送單位即原請示單位， 換言之即答復(fù)是誰的請示，主送單位就應(yīng)該是誰，若帶有普遍指導(dǎo)意義的，需要發(fā)給下級機(jī)關(guān)，則用"抄送"的形式。另外，標(biāo)題中如有請示單位的，則不必再寫主送單位。3、正文批復(fù)的正文一般都很簡短，因為它不像通知和指示那樣詳細(xì)闡述道理或意義， 也不必像請示那樣充分說明理由，而是答復(fù)問題。 正文一般由 "引語"和"答復(fù)意見 "兩部分組成。 4、落款及時間 批復(fù)因具有通知和指示的性質(zhì)，所以文中要寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文具體時間 ;如果標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，正文后也不再落款而只寫成文日期。 但無論是哪一種都必須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，以示嚴(yán)肅性。 撰寫批復(fù)的注意事項第一，針對性和真實性。 寫批復(fù)意見必須依照黨和國家的方針，政策，針對所請示的問題，并核實請示原由的真實性，實事求是地給予明確答復(fù)。 第二，明確性和具體性。寫批復(fù)，意見要明確，不可模棱兩可， 意見還應(yīng)盡量具體， 以利下級機(jī)關(guān)執(zhí)行。第三，及時性和一致性。批復(fù)是答復(fù)請示事項的公文，對請示事項的答復(fù)，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其他部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前要盡快與其協(xié)商，取得一致意見，然后寫成批復(fù)意見，以利于下級機(jī)關(guān)的實施。 第四，正確使用 "批復(fù)"與"答復(fù)函"兩個文種。 批復(fù)是一種針對 "請示"而發(fā)的下行文， 作者必須是受文機(jī)關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)， 否則不能使用這一文種。六、函函的適用范圍函，也稱公函，是商洽性公文。各級各類機(jī)關(guān)在開展工作中經(jīng)常需要與平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系， 以便更好地協(xié)調(diào)工作事項，這種聯(lián)系常用 "函"進(jìn)行。函，國家機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位都可以使用。 它是公文中運用最為靈活的一個文種。 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題， 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函與批復(fù)的區(qū)別 :首先，可以從概念上加以界定。函是用來相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題， 向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的。 批復(fù)是專門用來答復(fù)請示事項的。其次，從作用與行文關(guān)系上來區(qū)分。批復(fù)的作用僅限于有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系的上級對所管轄的機(jī)關(guān)單位行文，準(zhǔn)與不準(zhǔn)的態(tài)度鮮明，往往具有通知和指示的性質(zhì)，它只能是下行文。而函的答復(fù)更多為平級行文，并只是商洽性，聯(lián)系與咨詢的答復(fù)，一般情況都是平行文。請示函與請示的區(qū)別 :公文處理中， 平行單位之間請示與申請批準(zhǔn)內(nèi)容的函混淆的情況時有發(fā)生， 雖然它們都有請示的性質(zhì)， 但它們也有明顯的區(qū)別，主要有以下兩點 :第一，請示是上行文，函是平行文。 第二，請示的制發(fā)單位和受文單位之間的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，函的制發(fā)單位與受文單位是平行或不相隸屬的關(guān)系。函的寫法函的一般格式主要包括 :標(biāo)題，主送單位，正文，落款與時間。標(biāo)題 函的標(biāo)題是全要素標(biāo)題，即包括發(fā)文單位，事由及文種。其中事由應(yīng)是對正文主要內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)而精煉的概括。正文 函的正文是文件的主要部分。強調(diào)就事論事，應(yīng)直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽，請求，詢問或告知的事項，然后提出希望，請求或要求。最后明確提出 "以上意見可否，請函復(fù) "，"敬請函復(fù) "，"特此函告 "等。 "事項 "部分基本是敘述和說明的寫法， 是什么就寫什么，應(yīng)簡單扼要，又要交待清楚。 "要求"部分可多可少，如果事項很簡單， 而且沒有過多要求就同事項寫在一起， 一氣呵成 ;如果事項復(fù)雜些， 或要求多些可以單列一段來寫， 甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復(fù)函正文的一般結(jié)構(gòu)是 :先引述來函，可引來函的文件名稱，發(fā)文字號，主要內(nèi)容。如"貴廠X字X號文悉”這樣的格式，也可以直接寫 "電悉""函悉"，然后寫答復(fù)的主要事項， 所答復(fù)的內(nèi)容要圍繞來函， 要準(zhǔn)確表達(dá)本機(jī)關(guān)的意見，態(tài)度要鮮明。復(fù)函的結(jié)尾一般可寫上 "此復(fù)""特此函復(fù) "等話語。在復(fù)函中要針對來函中提出的問題予以答復(fù):同意或不同意， 同意將怎么辦 ;不同意是什么原因或應(yīng)該怎么辦，不應(yīng)該怎么辦等。文中用語應(yīng)言簡意賅。落款與日期 函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。七、會議紀(jì)要會議紀(jì)要的適用范圍和種類會議紀(jì)要也是一種比較重要的法定公文。 為了體現(xiàn)民主集中制的原則，各級機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體，企事業(yè)單位的公務(wù)活動經(jīng)常采用會議形式， 這就使以記錄會議情況和議定事項的會議紀(jì)要具有較高的使用頻率。 會議紀(jì)要適用于記載， 傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要是一種特殊文種， 主要用于傳達(dá)會議的主要精神和要求，與會單位共同遵守執(zhí)行的事項，以溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認(rèn)識，指導(dǎo)工作。它是在歸納，整理會議記錄及其他有關(guān)會議材料的基礎(chǔ)上， 按照會議的宗旨和要求， 針對會議討論研究的工作事項和問題綜合整理而形成， 它既可以反映會議的基本情況，主要精神和中心內(nèi)容， 也能夠用以解決問題， 統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方面的步調(diào)，還可以向上級機(jī)關(guān)匯報會議情況。例如《XX大學(xué)思想政治教育工作座談會會議紀(jì)要》 。會議紀(jì)要的種類會議紀(jì)要從本身反映的內(nèi)容和性質(zhì)及作用來看， 大體可分為三種:第一類，指令性會議紀(jì)要。第二類，通報性會議紀(jì)要。第