會議策劃方案

貴州省寫作學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會暨道真采風(fēng)活動會PAGEPAGE1貴州省寫作學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會暨道真采風(fēng)活動會策劃方案主辦方：貴州省寫作學(xué)會道真縣縣委政府承辦方：道真縣縣委宣傳部道真縣文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會道真縣文體廣電旅游局策劃單位：貴州財經(jīng)學(xué)院文化傳播學(xué)院策劃人：楊蕾策劃時間：2011年10月15日目錄TOC\o"3-3"\h\z\t"a,1,aa,2"一、會議背景 3二、會議概況 4（一）會議名稱 4（二）會議目的 4（三）會議時間 4（四）會議地點 4（五）大會議題 4（六）活動組織 5三、會議相關(guān)事宜的安排 5（一）會場安排 5（二）與會人員的確定 6（三）會議通知 7（四）會議分組 7（五）會議組織 7（六）大會預(yù)算 8（七）會議議程大體安排 8四、會議具體日程安排 9（一）12月11日接引工作 9（二）12月12日日程安排 9（三）12月13日日程安排 9（四）12月14日日程安排 10（五）12月15日日程安排 10五、會議注意事項 10（一）年會會議紀律 10（二）采風(fēng)注意事項 11（三）特殊情況預(yù)案 11六、附件 11附件一：會議通知 12附件二：會議邀請函 13附件三：會議組織的具體安排 15附件四：會議簽到表 16附件五：與會代表證 17附件六：緊急預(yù)案 17貴州省寫作學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會暨道真采風(fēng)活動會會議策劃方案一、會議背景

貴州省寫作學(xué)會是個具有寫作強勢的團隊，是熱心文化服務(wù)的集體，是培養(yǎng)寫作人才的學(xué)校，是溫馨、和諧的大家庭，是連年被評為先進的學(xué)會。

以各高校寫作課教師為基本隊伍的貴州省寫作學(xué)會成立于1983年，擁有800多名會員，集中了眾多專家、教授、作家、編輯、記者以及寫作愛好者，有貴州省作協(xié)會員、中國作協(xié)會員60多人，編輯、記者60多人。學(xué)會本著“研究寫作理論，普及寫作知識，培養(yǎng)寫作人才，為宣傳多彩貴州辦實事”的宗旨，與廣西、重慶、河北、廣東、江蘇等省區(qū)市寫作學(xué)會聯(lián)合，開展學(xué)術(shù)交流活動；舉行省內(nèi)學(xué)生作文競賽；舉辦學(xué)術(shù)講座和寫作講習(xí)班，培養(yǎng)青年作者等等，取得豐碩成果。2002年，學(xué)會啟動“520工程”，赴縣市采訪，為宣傳、推介貴州豐富多彩的旅游資源撰寫散文，正式出版散文集，已采寫30個縣市，出版散文集28冊，采編工作將繼續(xù)進行，直至圓滿成功。

長期以來，貴州省寫作學(xué)會得到了貴州省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、支持和鼓勵。今年學(xué)會將于2011年12月11日至15日期間，赴道真縣舉辦活動會，促進成員間的交流及相互促進，爭取再接再厲，共鑄新的輝煌。同時學(xué)會還將對道真縣當?shù)仫L(fēng)土人情進行考察，對旅游資源的開發(fā)利用作出科學(xué)分析，提出發(fā)展構(gòu)想與建議，宣揚多彩貴州。二、會議概況（一）會議名稱貴州省寫作學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會暨道真縣采風(fēng)活動會（二）會議目的1.總結(jié)本年度會員寫作情況，并根據(jù)作品水平等各方因素進行討論研究，提出新一年的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)構(gòu)想；2．在道真縣開展采風(fēng)活動，深入了解當?shù)鬲毺氐穆糜挝幕帮L(fēng)土人情，為當?shù)芈糜钨Y源的開發(fā)利用建言獻策，把其納入多彩貴州文化發(fā)展格局中來；3.加強與外省學(xué)會之間的學(xué)術(shù)交流與良好聯(lián)系，計劃下一年增加交流研討，取長補短，共促發(fā)展。（三）會議時間2011年12月11日——2011年12月15日（注：11日為報道日，12——14日這三日為開會采風(fēng)時間，15日為返程日。）（四）會議地點貴州省遵義市道真縣（五）大會議題1.議題一：貴州省寫作學(xué)會2011年學(xué)術(shù)年會總結(jié)2.議題二：分組評議本年度優(yōu)秀論文3.議題三：表彰本年所取得的成績，部署下一年度工作安排4.議題四：道真縣采風(fēng)活動心得體驗交流會（六）活動組織主辦單位：貴州省寫作學(xué)會道真縣縣委政府承辦單位：道真縣縣委宣傳部道真縣文體廣電旅游局道真縣文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會三、會議相關(guān)事宜的安排（一）會場安排1.會前準備(1)席簽：根據(jù)與會單位的回執(zhí)單，制作好與會人員的席簽。(2)燈光音響：保證會場相關(guān)設(shè)備的正常使用，音響和話筒要逐一調(diào)試得當，核實會場準備工作的完成情況。(3)物品擺放：會議桌上擺放好席簽、茶水、會議資料；主席臺需擺好裝飾用花。(4)指示牌：洗手間指示牌、安全出口指示牌需布置在顯眼處。

(5)會場裝飾：需盆栽、鮮花、絲帶、氣球等裝點會場。2.禮儀服務(wù)

(1)會務(wù)組安排人員擔任禮儀工作，負責會前迎賓接待、引導(dǎo)入座等，并安排人員做會議的同步記錄。(2)禮儀并負責會議中的茶水添加。3.會議后的會場清理(1)確認關(guān)閉音響設(shè)備并及時回收清點各種電子設(shè)備，防止遺漏。（電工需指導(dǎo)工作人員正確撤掉所有電子設(shè)備，防止發(fā)生故障造成人員傷亡和財產(chǎn)損失。）

(2)會議簽到表整理歸檔。

(3)回收桌面物品，包括茶水、鮮花、紙筆、席簽等?；厥諘h資料和廢棄文書，分類歸檔整理或進行清除。

(4)撤掉指示牌及裝飾用品。

(5)把移動過的桌椅歸原位。

(6)清理打掃會場。

(7)確認關(guān)閉燈光設(shè)備。（二）與會人員的確定綜合考慮會場大小、活動經(jīng)費、活動效果等，130人為最合適人數(shù)，其中省寫作學(xué)會代表110人，四川、重慶、廣西寫作協(xié)會代表1—2人，道真縣縣委宣傳部、寫作協(xié)會、文聯(lián)總計12人。根據(jù)地區(qū)寫作協(xié)會成員的多少、以及高校集中地寫作課教師的多少，與會代表人員分配名額如下：寫作學(xué)會代表（30人）貴州大學(xué)（6人）遵義市（10人）貴州師范大學(xué)（6人）六盤水市（8人）貴州財經(jīng)學(xué)院（6人）安順市（4人）貴州民族學(xué)院（3人）銅仁地區(qū)（6人）貴州師范學(xué)院（3人）黔東南州（4人）遵義醫(yī)學(xué)院（2人）黔南州（3人）貴陽醫(yī)學(xué)院（2人）畢節(jié)地區(qū)（3人）貴陽中醫(yī)學(xué)院（2人）貴陽學(xué)院（2人）貴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院（2人）貴州警官職業(yè)技術(shù)學(xué)院（2人）貴州高等商業(yè)?？茖W(xué)校（2人）貴州電視臺（2人）貴州都市報（2人）四川、重慶、廣西代表（各2名）道真縣縣委宣傳部、道真縣寫作協(xié)會、文學(xué)藝術(shù)聯(lián)合會（各4人）（三）會議通知詳見附錄1（四）會議分組按照與會人員的所屬地區(qū)以及人數(shù)劃分為8組，每組13人不等，每組設(shè)置1名正組長，1名副組長，記錄員1人。（五）會議組織會議組織分組成員職責負責人聯(lián)系方式領(lǐng)導(dǎo)組寫作學(xué)會會長、道真縣縣委書記、寫作學(xué)會科研部部長、道真縣縣委宣傳部長等共計4人全面指導(dǎo)部署本次會議，安排人員分工、監(jiān)督協(xié)調(diào)下屬各工作組的工作道真縣縣委書記寫作學(xué)會會長****************會務(wù)組寫作學(xué)會相關(guān)部門負責人及部門人員策劃案及開會通知的撰寫、與會人員的確定、會議材料的準備、會場布置、禮儀工作、會議筆錄、論文收發(fā)、小組劃分、人員分配等寫作學(xué)會相關(guān)部門負責人********宣傳組寫作學(xué)會宣傳部部長、道真縣宣傳部部長及下屬人員會議宣傳、聯(lián)系媒體報道采訪、簡報和新聞稿的撰寫、聯(lián)歡會策劃等寫作學(xué)會宣傳部部長、道真縣宣傳部部長******************后勤組寫作學(xué)會后勤部部長、道真縣后勤部部長及下屬成員負責安排與會人員的食住行的安排寫作學(xué)會后勤部部長、道真縣后勤部部長****************科研組學(xué)會副會長、特邀嘉賓、文聯(lián)相關(guān)人員等會議的主持、發(fā)言人員及發(fā)言先后順序的確定、論文的評選、頒獎證書的頒發(fā)等學(xué)會副會長*********（六）大會預(yù)算收入：與會人員110人，每人收取100元會務(wù)費，總計11000元。省寫作學(xué)會提供部分資金，活動大部分資金來源于道真縣縣委政府。支出：如下表序號消費項目單價數(shù)量合計1住宿（川瀘大酒店）雙人間100元/晚×465間26000元

2采風(fēng)大巴車400元/輛11輛4400元3餐費80元/每人130人10400元4宣傳品橫幅、X展架、宣傳單等不定2000元5印刷品（傳單、會議資料、獲獎證書等）不定130份500元6聯(lián)歡晚會籌備茶水瓜果、演員化妝品、服裝租用、道具等不定2000元7礦泉水20元/箱30箱6000元8其他支出9000元9收支合計60300元注：1.參會會員自行負責來回交通花費。2.參會會員在此期間的食住行由道真縣政府全權(quán)負責。3.按規(guī)定參會會員每人需繳納100元會務(wù)費。（七）會議議程大體安排時間12月11日12月12日12月13日12月14日12月15日上午全天報到地點：川瀘大酒店門口召開學(xué)術(shù)年會（9：00-12：00）地點：道真縣縣委會議室年會報告（9：00-12：00）地點：道真縣縣委會議室分組采風(fēng)（8：00-18：00）采風(fēng)討論會（10：00-11：30）下午分組討論（14：00-18：00）地點：道真縣縣委會議室分小組采風(fēng)（14：00-18：00）地點：道真縣各景點招待午餐（12：30-14：00）地點：川瀘大酒店三樓大廳15:00——安排返程晚上聯(lián)歡晚會（19：30-21：00）地點：道真縣縣委大禮堂招待晚宴招待晚宴地點：川瀘大酒店三樓大廳四、會議具體日程安排（一）12月11日接引工作全天候負責與會人員的接待簽到。道真縣客車站和川瀘大酒店門口均安排有接待人員。（二）12月12日日程安排時間具體事項7：30由酒店前臺工作人員負責叫早服務(wù)8：00-8：30早餐（川瀘大酒店）9：00-12：00召開年會（地點：道真縣縣委會議室）（1）主持人致開場白，簡單介紹與會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓。（2）道真縣縣委領(lǐng)導(dǎo)致辭，歡迎各位來賓，并介紹本縣情況。（3）寫作學(xué)會會長對本年學(xué)會情況總結(jié)陳詞。（4）會議代表依次發(fā)言（每人10分鐘左右）（5）全體人員合影留念12：00午餐（川瀘大酒店）13：00-13：50午休14：00-18：00分組討論（地點：道真縣縣委會議室）分組對論文進行討論，最后各組派代表總結(jié)發(fā)言，然后交流心得體會等。18：30-19：20晚餐（川瀘大酒店）19：30-21：00聯(lián)歡晚會（地點：道真縣大禮堂）21：00休息（三）12月13日日程安排時間具體事項7：30由酒店前臺工作人員負責叫早服務(wù)8：00-8：30早餐（川瀘大酒店）9：00-12：00召開年會（地點：道真縣縣委會議室）（1）主持人致開場白。（2）公布評選結(jié)果，表彰2011年獲獎?wù)撐牟㈩C發(fā)獲獎證書。（3）寫作學(xué)會會長部署2012年的工作安排及目標。（4）道真縣宣傳部部長介紹采風(fēng)活動的具體安排。（5）由寫作學(xué)會副會長致閉幕詞。12：00午餐（川瀘大酒店）13：00-13：50午休14：00-18：00采風(fēng)活動各組分別乘坐大巴車赴道真縣各地進行采風(fēng)活動（四）12月14日日程安排各組采風(fēng)活動繼續(xù)進行，晚上10點前返回酒店。（五）12月15日日程安排時間具體事項7：30由酒店前臺工作人員負責叫早服務(wù)8：00-8：30早餐（川瀘大酒店）10：00-11：30召開采風(fēng)心得交流會（地點：道真縣縣委會議室）各組暢所欲言交流采風(fēng)活動的心得體會，并對本縣旅游的發(fā)展提出合理建議12：00午餐（川瀘大酒店）15：00安排返程五、會議注意事項（一）年會會議紀律1.與會人員需服從會議組織者的統(tǒng)一安排。2.會議請?zhí)崆鞍胄r入場，非特殊情況不得遲到早退。3.因特殊情況不能到會者，應(yīng)提前向相關(guān)負責人告假。4.會議期間要求遵守會場秩序，保持安靜，禁止吸煙和喧嘩。5.會議期間請各人員自覺將手機調(diào)成振動或靜音，不隨意接聽撥打電話；如有必要，請移步休息室。6.與會人員不得泄密，并請妥善保管會議材料。7.代表發(fā)言要遵守時限，盡可能不要超出預(yù)留時間。8.不得安排其他人代替參會。9.禁止攜帶與會議無關(guān)的其他人員（親友等）參會。（二）采風(fēng)注意事項1.外出前，請先做好準備，對調(diào)查對象有初步的認知和了解。2.裝束建議以簡單便于行走為佳，請隨身修帶雨具。3.自備藥品。4.活動期間請務(wù)必注意保持手機通訊暢通，嚴禁脫離組織單獨活動，以免發(fā)生意外，危及人身安全。如有擅自離隊行為，請自行承擔后果。5.自行保管好個人財物，注意人身和財產(chǎn)安全。6.采風(fēng)期間要講文明懂禮貌，態(tài)度需真誠友善，同時注意遵守當?shù)仫L(fēng)俗情況，以免造成不必要的誤會和沖突。7.注意衛(wèi)生，最好不要接受陌生人提供的食物和水。8.未盡事宜，另行通知。由組長負責，小組成員從旁協(xié)作。（三）特殊情況預(yù)案1.不在邀請名單內(nèi)的人員，恕不免費招待，一切費用自理。2.與會人員中年齡過大者，由承辦方安排人員特別照顧，保證其人身安全。3.開會期間如有與會者出現(xiàn)身體不舒服情況，應(yīng)速派醫(yī)生診治，情況危險者應(yīng)作緊急處理后立即送往附近醫(yī)院。4.突發(fā)停電則由會務(wù)組安排工作人員啟用緊急照明設(shè)備提供照明，同時主持人應(yīng)迅速安撫與會人員情緒。后勤應(yīng)急小組人員力求15分鐘內(nèi)解決突發(fā)的電力問題，無法解決則由主持人和現(xiàn)場工作人員安排與會者有序離場。5.出現(xiàn)冷場時可通過游戲環(huán)節(jié)調(diào)動現(xiàn)場氣氛。6.當多媒體設(shè)備出現(xiàn)故障時請參考以下解決辦法：（1）電腦或系統(tǒng)崩潰：立即更換備用的手提電腦。（2）程序故障：啟用備份文件。（3）多媒體設(shè)備：由后勤應(yīng)急小組立派技術(shù)人員處理。六、附件1.貴州省寫作學(xué)會關(guān)于舉辦2011年學(xué)術(shù)年會暨道真采風(fēng)活動的通知2.活動邀請函3.會議組織的具體分工安排4.會議簽到表5.與會人員代表證6.緊急預(yù)案附件一：會議通知貴州省寫作學(xué)會關(guān)于舉辦2011年學(xué)術(shù)年會暨道真縣采風(fēng)活動會的通知黔寫作學(xué)會發(fā)[2011]09號親愛的_______會員：您好！為促進成員間和學(xué)會間的交流，使各位能博采眾長，從而提升自身寫作水平，獲得更好的發(fā)展，省寫作學(xué)會計劃于2011年12月11日至12月15日在道真縣召開貴州省2011年學(xué)術(shù)年會暨采風(fēng)活動會，歡迎廣大會員踴躍報名參加，與我們進行學(xué)術(shù)方面的交流探討?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：（1）會議主題：總結(jié)2011年成果，評選優(yōu)秀論文；同時，開展采風(fēng)活動，并舉行心得交流會。（2）會議形式：代表發(fā)言、分組討論、采風(fēng)活動、座談會。（3）會議內(nèi)容：對2011年所取得成績進行總結(jié)，同時評出本年度優(yōu)秀論文，并對道真縣旅游資源進行考察，提出旅游規(guī)劃和構(gòu)想。（4）參加人員：貴州省寫作學(xué)會代表110人，四川、重慶、廣西寫作學(xué)會代表各2人。道真縣縣委宣傳部、寫作協(xié)會、文聯(lián)總計12人。參會代表屆時請攜帶我學(xué)會下發(fā)的通知。（5）稿件要求：參會論文內(nèi)容應(yīng)基本符合會議主題。論文格式：打印版，A4紙，標題用三號黑體字并居中設(shè)置；另起一行寫作者名，用五號黑體并居中設(shè)置；換行寫單位名，用五號宋體并居中設(shè)置；標題、作者、單位之間行距為單倍行距；正文用小四號宋體，1.3倍行距；參考文獻漢字用小四號宋體，英文用12號TimesNewRoman字體，每部參考文獻間請記得分行并設(shè)置兩端對齊。

（6）報到時間地點：請于2011年12月11日晚17：00前在川瀘大酒店門口簽到處報到。（7）參會紀律：請務(wù)必遵守相關(guān)紀律和安排，不遲到早退。凡屬貴州省寫作學(xué)會會員，每人請繳納會務(wù)費人民幣一百元整。會議期間食住行費用由道真縣政府負責。（8）回執(zhí)：請各單位負責人收到通知后于10月30日之前盡快確定參會人員名單，并通過電郵形式（請發(fā)送至：qxzxh@）及時反饋基本信息給活動主辦方，以便于統(tǒng)計。（9）其他事宜：貴州省寫作學(xué)會部長級會員請帶領(lǐng)該部會員于11月11日前至道真縣宣傳部做好報道和準備工作。（10）未盡事宜：請及時與活動組織的負責人聯(lián)系。

聯(lián)系人：游來林副會長聯(lián)系電話：**********E-mail：***************特此通知。貴州省寫作學(xué)會211年10月15日關(guān)鍵詞：通知學(xué)術(shù)年會采風(fēng)論文主送單位：與會人員單位抄送單位：道真縣縣委道真縣縣委宣傳部附件二：會議邀請函邀請函（1）黔寫作會發(fā)[2011]10號尊敬的________先生/女士：貴州省寫作學(xué)會謹定于茲定于2011年12月11——15日在貴州省遵義市道真縣召開2011年學(xué)術(shù)年會暨采風(fēng)活動會。素聞您在寫作方面造詣甚深，望重學(xué)林，茲敬邀請您蒞臨本會，為本會提出寶貴的意見為謝！誠摯地歡迎您的光臨！期盼與您相聚在本次會議！貴州省寫作學(xué)會2011年10月邀請函（2）黔寫作會發(fā)[2011]10號________寫作學(xué)會：為進一步加強與貴會的聯(lián)系與交流，促進今后的友好合作，我省寫作學(xué)會茲定于2011年12月11日至12月15日在貴州省遵義市道真縣召開貴州省2011年學(xué)術(shù)年會暨采風(fēng)活動會，特邀貴會光臨?。?）會議主題：總結(jié)2011年成果，評選優(yōu)秀論文；同時，開展采風(fēng)活動，并舉行心得交流會。（2）會議形式：代表發(fā)言、分組討論、采風(fēng)活動、座談會。（3）會議內(nèi)容：對2011年所取得成績進行總結(jié)，同時評出本年度優(yōu)秀論文，并對道真縣旅游資源進行考察，提出旅游規(guī)劃和構(gòu)想。（4）參加人員：貴州省寫作學(xué)會代表110人，四川、重慶、廣西寫作學(xué)會代表各2人。道真縣縣委宣傳部、寫作協(xié)會、文聯(lián)總計12人。參會代表屆時請攜帶我學(xué)會下發(fā)的通知。（5）報到時間地點：請于2011年12月11日晚17：00前在川瀘大酒店門口簽到處報到。（在道真縣縣客車站出口有專人接待）。（6）參會紀律：請務(wù)必遵守相關(guān)紀律和安排，不遲到早退。會議期間食住行費用由道真縣政府負責。（7）回執(zhí)：請各單位負責人收到通知后于10月30日之前盡快確定參會人員名單，并通過電郵形式（請發(fā)送至：qxzxh@）及時反饋基本信息給活動主辦方，以便于統(tǒng)計。（8）未盡事宜：請及時與活動組織的負責人聯(lián)系。

聯(lián)系人：游來林副會長聯(lián)系地址：***************

聯(lián)系電話：**********傳真：**********E-mail：***************妥否，請函復(fù)。貴州省寫作學(xué)會2關(guān)鍵詞：函學(xué)術(shù)年會采風(fēng)論文主送單位：與會人員單位抄送單位：道真縣縣委道真縣縣委宣傳部附件三：會議組織的具體安排各組主要任務(wù)如下：職責責任組主要工作地點完成時間接站會務(wù)組道真縣客車站出站口有專人接引川瀘大酒店門口

12月11日

引導(dǎo)會務(wù)組負責會議活期間指引工作及問詢服務(wù)工作道真縣縣委會議室住宿后勤組負責安排與會人員的食、住、行川瀘大酒店會場布置會務(wù)組會場布置。包括桌椅、橫幅、海報、宣傳板、展架等的擺放，會場設(shè)備的調(diào)節(jié)準備、會議資料、指示牌、鮮花、茶水、席簽的擺放。道真縣縣委會議室

12月12日報到后勤組（1）查驗證件（2）分發(fā)會議文件道真縣縣委會議室12月12日現(xiàn)場維護會務(wù)組帶領(lǐng)鼓掌，維護會場秩序。道真縣