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文檔簡介
目錄TOC\o"1-2"\h\z目錄 11. 行政人事部 21.1. 組織結(jié)構(gòu)及人員編制 21.2. 管理范圍 21.3. 崗位職責 22. 操作程序 42.1. 采購操作規(guī)程 42.2. 員工入職操作規(guī)程 52.3. 員工考勤操作規(guī)程 62.4. 考核評價操作規(guī)程 72.5. 員工離職操作規(guī)程 82.6. 操作規(guī)程 92.7. 行政人事部服務質(zhì)量檢查規(guī)定 93. 管理制度 103.1. 辦公室鑰匙管理規(guī)定 103.2. 特殊工種證件管理 103.3. 質(zhì)量文件管理規(guī)定 103.4. 員工考勤管理規(guī)定 113.5. 計算機使用管理規(guī)定 113.6. 關(guān)于印章使用管理的規(guī)定 123.7. 辦公用紙管理辦法 133.8. 員工體格檢查管理辦法 143.9. 車輛使用的管理規(guī)定 143.10. 辦公用紙、廢棄墨盒的管理規(guī)定 15
行政人事部組織結(jié)構(gòu)及人員編制管理范圍按質(zhì)量管理體系的要求對文件進行有效控制,確保質(zhì)量管理體系有效實施、保持和改進。擬定公司組織架構(gòu)、負責人員招聘、解聘各環(huán)節(jié)的工作,并按公司的要求做好綜合體系文件的編輯、整理、修改、執(zhí)行、檢查、監(jiān)督、整改工作。擬定員工的工資標準及管理辦法,擬定員工勞保福利標準,并負責具體實施。對員工的人事及行為檔案進行管理,按時統(tǒng)計、填報各類人事報表。嚴格按照《員工手冊》的有關(guān)規(guī)定做好員工的獎懲工作。制定公司年度、月度培訓計劃并有效落實。負責處理行政日常業(yè)務,收發(fā)電傳、傳真及文件的拆封、編號、登記、分送、承辦、催辦、歸檔等工作及公司各部門檔案編目的收集和統(tǒng)一管理。負責公司公章使用的審核及管理。根據(jù)公司整體形象設計、制定員工制服及工作牌式樣并組織制作。行政人事部負責監(jiān)督、檢查員工執(zhí)行公司各項規(guī)章制度的情況及將公司各部門的崗位職責和權(quán)限形成書面文件。協(xié)助公司領(lǐng)導處理日常事務性工作,負責公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對外聯(lián)絡工作。完成上級領(lǐng)導交辦的其它工作。崗位職責行政人事部經(jīng)理在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導下主持本部門的工作,其主要職責如下:負責擬定公司行政人事方面的規(guī)章制度,并檢查執(zhí)行情況。負責制定本部門的職責、制度和工作計劃,并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司各類公文的辦理。負責公司本部采購計劃的審定和日常辦公用品采購的審批。根據(jù)國家及長春市的人事勞動政策,擬定公司的人事勞動福利政策。根據(jù)公司的實際情況,擬定公司組織架構(gòu)及人員編制,合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu),組織對員工的招聘、考核、調(diào)配、獎懲工作。根據(jù)經(jīng)營狀況提出人員調(diào)配、工資、勞保福利的計劃及調(diào)整意見,經(jīng)公司領(lǐng)導批準后負責具體實施。負責公司培訓計劃的審定,并組織實施和檢查。負責公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對外聯(lián)絡工作。量要求,確定供貨商并對其加以分析。行政主管負責對是市場進行調(diào)查研究,分析供貨能力和質(zhì)量服務能力,選定出合格供方,并報公司總經(jīng)理批準。行政主管負責對進貨進行驗證工作,如有特殊物品的驗證由使用單位進行。按照采購驗收制度進行貨物的接收和檢驗。行政主管要定期對庫房進行檢查,在庫房要求有分區(qū)(合格品區(qū)域和不合格品區(qū)域)。對于應急采購的物品需填寫《應急采購單》,緊急時需要求采購人員與使用人員共同完成采購,并去供應商處直接提貨。根據(jù)預算要求及實際情況來確定價格。進行定單例行追蹤,確保供貨商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。對供方的到貨票據(jù)進行審核,是否符合供方承諾的條件。如果供方不符合承諾條件通知供方更改票據(jù)。按照公司財務管理規(guī)定對貨款進行結(jié)算。對供方貨款進行登記并通知供方領(lǐng)取。記錄表格7.4.4-A-01《采購申請單》7.4.4-A-03《應急采購單》7.4.4-A-02《合格供方名冊》相關(guān)文件《采購驗收制度》《采購結(jié)算方式及采購報帳審批程序》員工入職操作規(guī)程目的通過制定本規(guī)程,確保公司聘用人員的質(zhì)量。范圍本規(guī)程適用于公司各級員工的錄用。職責人事主管負責辦理公司所有人員的聘用手續(xù)。工作程序行政人事部經(jīng)理依據(jù)編制及各部門用人需求,制定招聘計劃。通過各種途徑進行人員招聘,主要有參加招聘洽談會、利用人才中介機構(gòu)、刊登發(fā)布招聘信息。進行招聘及甄選工作采取一定形式收集應聘人員資料。相關(guān)部門對人員資料進行挑選。挑選合格者由人事主管審驗應聘人員相關(guān)有效證明原件材料包括:(1)畢業(yè)證書(2)各類培訓證書(3)特種崗位證書(4)如需要應提供的《職業(yè)病健康證明》(5)身份證(6)勞動關(guān)系證明。由應聘人員填寫《應聘人員登記表》,由主持面試的人員和相關(guān)部門專業(yè)負責人員對其進行第一次面試,并在《面試評核表》上填寫“一至六欄”中的內(nèi)容。合格者由主持面試人員進行二次面試,并在《面試評核表》中填寫“第七欄”的內(nèi)容。行政人事部經(jīng)理根據(jù)面試人員的整體情況核定工資等級報總經(jīng)理批準。通知其到指定醫(yī)院體檢。體檢合格者由人事主管通知其上崗并讓合格者提供3張1寸免冠照片,并建立《員工行為檔案》。人事主管為新員工辦理入職手續(xù):收取體檢合格證、填寫《員工登記表》發(fā)放工牌、考勤卡、辦公用品、工服等。人事主管對新員工進行入職培訓并負責指導新員工向部門報到。記錄表格YG-XR-A-01《應聘人員登記表》YG-XR-A-02《面試評核表》YG-XR-A-03《員工登記表》相關(guān)文件《員工行為檔案》員工考勤操作規(guī)程目的通過執(zhí)行考勤操作程序,確??记诘恼鎸嵭浴7秶m用于公司所有員工。職責人事主管負責員工考勤管理。工作程序公司總經(jīng)理以下員工均執(zhí)行上、下班打卡制度。行政人事部人事主管負責匯總、復核各部門考勤,并由行人部經(jīng)理審核簽字確認。核查考勤的同時將各部門員工的《請/休假申請單》、《員工加班申請單》、《補卡單》等各類單據(jù)同考勤一起統(tǒng)一匯總作為依據(jù)。(以上單據(jù)均按照公司《員工手冊》及國家相關(guān)法規(guī)執(zhí)行)填寫的各類單據(jù)由部門經(jīng)理及行政人事部經(jīng)理確認審批。公司總經(jīng)理簽字確認生效(請假天數(shù)達一周以上含一周,必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽字)。人事主管以各部門考勤及相關(guān)單據(jù)為依據(jù)核算人員工資,并于每月8日前抄送財務部。人事主管在每年的1月20日以前匯總上一年度考勤并填寫《年度員工考勤匯總表》報行政人事部經(jīng)理,作為員工年度考核的依據(jù)。記錄表格YG-XR-A-04《請(休)假申請單》YG-XR-A-05《員工加班申請單》YG-XR-A-06《補卡單》YG-XR-A-07《年度員工考勤匯總表》相關(guān)文件:《員工手冊》考核評價操作規(guī)程目的通過制定考核評價工作規(guī)程,確保對員工的正確評價和使用。范圍適用于公司各級員工工作評價及考核工作。職責公司負責部門經(jīng)理(含助理)員工的考核。部門經(jīng)理負責本部員工的考核。工作程序員工轉(zhuǎn)正應提前10日由行政人事部經(jīng)理會同部門經(jīng)理對試用期的員工進行考核。員工填寫《試用期轉(zhuǎn)正審批表》并做試用期書面總結(jié)。員工所在部門經(jīng)理填寫《一般員工考核表》并在“考評人意見”欄填寫意見、行政人事部經(jīng)理填寫“行政人事部意見”欄、總經(jīng)理填寫“核定人意見”欄。員工所在部門經(jīng)理填寫《試用期轉(zhuǎn)正審批表》中“部門意見”一欄、行政人事部經(jīng)理填寫“行政人事部”一欄、總經(jīng)理填寫“總經(jīng)理審批”一欄。續(xù)簽勞動合同的考核對需要續(xù)簽合同的員工,由行政人事部填寫《續(xù)簽勞動合同考核表》,部門經(jīng)理會同行政人事部經(jīng)理審核,總經(jīng)理審批,考核結(jié)果由行政人事部存入個人行為檔案。員工年度考核公司部門副經(jīng)理以上員工(含部門副經(jīng)理)由公司行政人事部組織考核,公司一般員工由部門填寫《一般員工考核表》,報行政人事部審核、總經(jīng)理審批后存入行為檔案。記錄表格YG-XR-A-08《試用期轉(zhuǎn)正審批表》YG-XR-A-09《一般員工考核表》YG-XR-A-10《續(xù)簽勞動合同考核表》相關(guān)文件:《離職程序》《行為檔案》員工離職操作規(guī)程目的通過辦理員工離職操作程序,確保員工離職操作有序進行。范圍本規(guī)程適用于公司所有員工的離職操作。職責行政人事部人事主管負責,其它各部門配合。以員工的離職性質(zhì)劃分A、 員工自動辭職的由員工填寫《辭職申請書》B、 提出解除勞動合同的員工,發(fā)放《解除勞動合同通知書》。經(jīng)部門經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后,方可辦理離職手續(xù)。任何形式離職的員工辦理離職手續(xù)前填寫行政人事部發(fā)放的《員工離職會簽單》。按照《員工離職會簽單》上開列的內(nèi)容辦理交接手續(xù)并由相關(guān)人員簽字確認:員工所在部門需要交接的工作A、 員工在本部門將工作交接完畢,并讓主管、經(jīng)理簽字確認。B、 部門經(jīng)理確認離職員工離職月的考勤后上報行政人事部。行政人事部需要交接的工作A、 員工將工服、工鞋等交回所在部門、辦公用品交回辦公室,并由部門主管人員簽字確認。B、 員工將工牌、辦公室鑰匙等交回行政人事部,并由人事主管簽字接收。C、 由行政人事部經(jīng)理,計算完違約金、補償金等費用后核算離職人員工資,最后通知離職人員結(jié)算。財務部需要交接的工作由財務人員確認離職員工有無借款及未清項目?!秵T工離職會簽單》由總經(jīng)理審閱簽字后,員工方可離職。記錄表格YG-XR-A-12《辭職申請書》YG-XR-A-13《員工離職會簽單》YG-XR-A-14《解除勞動合同通知書》操作規(guī)程員工入職培訓操作規(guī)程目的通過員工入職培訓,確保員工周知公司概況、企業(yè)文化、物業(yè)管理基本知識,增強服務意識。范圍適用于吉林省陽光物業(yè)管理有限公司所有管理人員的入職操作職責行政人事部人事主管負責培訓工作工作程序員工到崗第一周內(nèi),由人事主管按照《員工手冊》進行培訓。入職培訓后,員工完成《入職培訓試題》。由行政人事部負責填寫《個人培訓臺帳》。由行政人事部人事主管負責將培訓試題存入個人行為檔案內(nèi)。記錄表格6.2.5-A-04《培訓簽到表》YG-XR-A-15《個人培訓臺帳》相關(guān)文件:《入職培訓試題》行政人事部服務質(zhì)量檢查規(guī)定行政人事部經(jīng)理負責對本部門的服務質(zhì)量檢查工作并做好記錄參與績效考核。行政人事部經(jīng)理負責組織每周進行工作質(zhì)量檢查,內(nèi)容包括人員標識、勞動紀律、對客服務、外來文件、文件記錄和控制等并將檢查的記錄做好歸檔和工作整改。行政人事部經(jīng)理負責組織內(nèi)審員檢查各部門培訓檔案的管理與歸檔。行政人事部經(jīng)理負責管理和執(zhí)行各部門質(zhì)量文件的銷毀。每年5月、11月行政人事部人事主管檢查各部門文件的發(fā)放記錄、檔案資料的管理情況、考勤執(zhí)行情況。行政人事部行政主管負責檢查公司全體員工的考勤情況。行政人事部人事主管定期負責檢查各部門外來文件登記、受控狀態(tài)的管理。行政人事部不定期檢查公司所有員工的儀表、著裝、工牌、服務態(tài)度。記錄表格7.4.12-A-01《服務質(zhì)量檢查表》管理制度辦公室鑰匙管理規(guī)定辦公室所有鑰匙必須指定專人管理。公司各部門的所有辦公用柜、辦公桌抽屜、房間門(內(nèi)部)、庫房的鑰匙,必須進行統(tǒng)一編號并將備用鑰匙集中統(tǒng)一放在各部門指定地點進行封存。各部門鑰匙封存的指定地點的備用鑰匙由安保部進行統(tǒng)一管理。行政人事部行政主管負責將公司所有鑰匙登記在《鑰匙清單》中,并進行管理。行政人事部行政主管每半年對公司所有鑰匙對照鑰匙清單進行盤點、核對。特殊工種證件管理行政人事部負責公司電焊工、電梯工、高壓電工、廚工、司機等特殊工種進行管理,必須符合國家的要求,需持證上崗。行政人事部人事主管負責對特殊工種證件進行登記、檢查。記錄表格6.2.4-A-01《特種工種人員名單》質(zhì)量文件管理規(guī)定行政人事部對質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進行控制,確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。行政人事部經(jīng)理負責對全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。行政人事部經(jīng)理負責質(zhì)量手冊、程序文件、運作手冊的發(fā)放控制清單。行政人事部人事主管負責在受控的質(zhì)量管理手冊、運作手冊,每冊加蓋“受控文件”專用印章。受控文件未經(jīng)管理者代表審核批準不得隨意復制、修改、銷毀。行政人事部人事主管負責外來文件的發(fā)放,并做好發(fā)放登記。行政人事部人事主管負責對外來文件報批、更換、回收。記錄表格4.2.3-A-04《文件發(fā)放(回收)登記表》4.2.3-A-02《外來文件清單》4.2.3-A-06《受控文件清單》員工考勤管理規(guī)定定時工作制,每周工作工時不超過國家規(guī)定時間。各種假期的規(guī)定依照公司發(fā)布的《員工手冊》相應條款執(zhí)行。員工打卡管理暫行規(guī)定員工出勤,早8:30分之前打“上班卡”,下午16:30分之后打“下班卡”。員工因公外出延誤打卡,須填寫“補卡單”,月末按出勤統(tǒng)計。員工患病、非因工負傷(急診除外)或有事不能上崗工作須提前填寫《請(休)假申請單》,經(jīng)批準后,免打卡。月末出勤統(tǒng)計,以員工考勤卡及補卡單、請假單為依據(jù)進行考勤匯總。凡出勤日未打卡者,同時也無請假單、補卡單以曠工論處。代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虛作假者,按《員工手冊》規(guī)定處理。記錄及表格YG-XR-A-04《請(休)假申請單》計算機使用管理規(guī)定所有員工在使用計算機時需遵守本規(guī)定。各部門的計算機原則上只供本部門員工使用,如有特殊情況需使用其它部門的計算機時應事先取得該部門經(jīng)理的許可。初學計算機的使用者在操作中遇到難題,不得擅自處理,應向技術(shù)人員求助。在使用過程中,因事暫時停止使用時,應保存文件,并退出應用程序。使用完畢計算機后,必須退出應用程序,以防止意外造成對機器的損害。各部門使用計算機進行文件編輯處理時應建立部門子目錄,避免在根目錄下直接處理管理文件。子目錄的命名用各部門名稱,如屬個人專用文件應另設子目錄進行處理。文件名稱使用漢字,要基本反映文件內(nèi)容。各部門的電腦文件處理應在硬盤上操作,并由公司設專人定期將所有文件進行備份。用軟盤時應確保軟盤沒有病毒,否則在使用前應進行病毒檢查。軟盤、光盤中存儲文件時應在軟/光盤上做出標記,便于使用查閱。遵守軟/光盤的使用保護規(guī)定,防止軟/光盤損壞時文件丟失。各部門的計算機維護由公司設專人統(tǒng)一負責。維護人員定期對計算機進行維護,包括檢查、處理病毒和硬盤整理等。工作時間禁止在計算機上玩游戲或與進行工作無關(guān)的作業(yè)。計算機出現(xiàn)故障時,應及時請維護人員處理,嚴禁未明故障原因擅自處理。凡因使用不當造成機器損壞的,據(jù)情節(jié)輕重給予責任人相應的處罰。關(guān)于印章使用管理的規(guī)定印章種類公司印章、公司業(yè)務專用章、部門印章、簽字印章和其他內(nèi)部印章等。印章使用公司印章的使用凡以公司名義發(fā)送的公文,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批簽字后,方能送交行政人事部加蓋公司印章。重要的公文,如財務、人事和業(yè)務等方面或涉及面廣的公文,必須由公司總經(jīng)理核簽后,方能送交行政人事部加蓋公司印章。公司各部門對外定期報送各類業(yè)務報表需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后,方能送交行政人事部加蓋公司印章。對外發(fā)出的便函、證明及對外聯(lián)系工作的介紹信需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后,方能送交行政人事部加蓋公司印章。公司對外簽訂的合同、協(xié)議,按合同評審程序使用公司印章。公司對外簽訂的經(jīng)濟類合同、協(xié)議須加蓋公司印章的,按合同評審程序,以公司確定的合同金額標準為限,合同金額在標準以上的,須經(jīng)公司審批、總經(jīng)理簽字后,方能送交公司行政人事部加蓋公司合同專用章;合同金額在標準以下的,經(jīng)公司審批、總經(jīng)理簽字后,可送交公司行政人事部加蓋公司合同專用章。(合同原件要在公司備案)各部門印章的使用:凡以部門名義發(fā)出的公文或便函,須經(jīng)部門經(jīng)理核簽后加蓋部門印章。公司部門不能以公司的名義加蓋部門印章對外發(fā)送公文。部門僅能向外發(fā)送本部門業(yè)務權(quán)限范圍內(nèi)的公文。公司頒發(fā)的證書、獎狀等,經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后,加蓋公司印章。印章的保管公司的印章,原則上由公司行政人事部經(jīng)理指定專人負責保管。遇特殊情況,由其他部門專人負責保管時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。部門的印章由各部門指定專人負責保管。使用印章須有登記存底,隨用隨取,用畢即存,嚴防私用、盜用公章,以免造成損失。未經(jīng)公司總經(jīng)理批準,任何人不得攜帶公司印章外出。印章保管人員應嚴格執(zhí)行本規(guī)定,履行加蓋印章的手續(xù)。對不符合程序或超出授權(quán)范圍的,印章保管人有權(quán)拒絕用印。印章保管人員因工作疏忽而造成印章丟失或誤用、錯用,須承擔關(guān)聯(lián)責任。不能為空白信箋蓋印。記錄及表格YG-XR-A-16《印章使用審批表》辦公用紙管理辦法為提高行政辦公效率,降低整體費用成本支出和自然資源使用消耗,特制定本辦法。辦公用紙選購應本著品質(zhì)與價格合理搭配的原則,避免因質(zhì)量問題影響正常辦公使用與效率。辦公用紙以部門為單位進行申領(lǐng)登記,部門文員定期按實際使用情況領(lǐng)取紙張并由填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》;如遇特殊情況需臨時或大量領(lǐng)用紙張,應取得本部門經(jīng)理和行政人事部經(jīng)理批準。部門辦公用紙使用應采取實際使用人簽字領(lǐng)用的辦法,除對外正式發(fā)文及存檔文件外,其他用紙應雙面使用。部門在使用紙張進行文件打印、復印過程中應注意紙張的實際使用情況,避免因操作原因使紙張遺漏、破損對辦公設備或辦公環(huán)境造成破壞與污染。辦公紙張在儲存與使用過程中應加強管理,避免人為原因的丟失與損壞,同時應減少各種程度的人身傷害。設定專人負責定期回收廢舊辦公用紙及其他紙張雜物。相關(guān)記錄YG-XR-A-17《辦公用品領(lǐng)用登記表》員工體格檢查管理辦法為保證員工身體健康,特制定本管理辦法。本管理辦法所稱員工為與公司建立勞動關(guān)系的員工。公司行政人事部為員工體格檢查的職能部門,主要職責:對所有加入公司的新入職員工進行上崗前體檢要求及管理。對于入公司工作滿一年后的員工統(tǒng)一
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