企業(yè)總公司收發(fā)文管理制度

企業(yè)總公司收發(fā)文管理制度一、目的與范圍1.1目的為了規(guī)范企業(yè)總公司收發(fā)文流程，提高工作效率，確保文件傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性，制定本管理制度。1.2范圍本管理制度適用于企業(yè)總公司所有部門(mén)及員工，涉及企業(yè)總公司內(nèi)部的所有紙質(zhì)和電子文件。二、職責(zé)與權(quán)限2.1領(lǐng)導(dǎo)班子領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)制定收發(fā)文工作的方針、政策及各類(lèi)文件的分發(fā)。2.2機(jī)關(guān)行政部門(mén)機(jī)關(guān)行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定本企業(yè)總公司收發(fā)文工作的制度規(guī)范。并負(fù)責(zé)嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)工作要求，確保收發(fā)件及時(shí)、高效地完成，嚴(yán)格控制收取機(jī)密件的數(shù)量，做到嚴(yán)格保密。2.3各部門(mén)各部門(mén)應(yīng)該自覺(jué)遵守該制度，嚴(yán)格按規(guī)定收發(fā)公文、信函、電報(bào)、電傳、電子郵件等文件，確保上級(jí)的指示及時(shí)傳達(dá)到下級(jí)，下級(jí)及時(shí)反饋信息給上級(jí)，并定期對(duì)收發(fā)文流程進(jìn)行自查和評(píng)估。2.4收發(fā)文員收發(fā)文員應(yīng)負(fù)責(zé)收發(fā)公文、信函、電報(bào)、電傳、電子郵件等文件，并根據(jù)收文編號(hào)及時(shí)確認(rèn)收到信函、公文、文件、電報(bào)、電傳、電子郵件等，并歸檔妥善保管。三、收文流程3.1收文登記收發(fā)文員接到文件后，立即檢查文件是否應(yīng)當(dāng)收入企業(yè)總公司檔案，如不必收存，即予退回。檢查無(wú)誤后即在文稿左上角標(biāo)注“收文日期”、“編號(hào)”。3.2審查編號(hào)收發(fā)文員按照本制度規(guī)定的編號(hào)方式規(guī)范對(duì)文件編號(hào)，上傳至信息化平臺(tái)，并對(duì)其編號(hào)進(jìn)行審查。3.3分發(fā)文件按照相關(guān)部門(mén)的要求，發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并抄送領(lǐng)導(dǎo)。3.4立案歸檔收發(fā)文員將文件進(jìn)行立案歸檔。四、發(fā)文流程4.1起草文件各部門(mén)起草文件。文件需要經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽批并通過(guò)信息化平臺(tái)審核后進(jìn)行下一步操作。4.2編號(hào)并登記按照本制度規(guī)定的編號(hào)方式規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并登錄信息化平臺(tái)，之后進(jìn)行審核。4.3簽批并分發(fā)經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.4立案歸檔發(fā)文員將全部發(fā)出文件進(jìn)行立案歸檔。五、文件保密5.1保密措施企業(yè)總公司收到的機(jī)密件必須以嚴(yán)格的保密措施予以妥善保管；機(jī)密文件必須由特定保密管理人員負(fù)責(zé)管理，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其保密管理的監(jiān)督。5.2文件查看查看機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人看管，并嚴(yán)格控制查看范圍。5.3編號(hào)規(guī)范涉及機(jī)密的文件統(tǒng)一編號(hào)，登記在專(zhuān)用冊(cè)內(nèi)，并交有保密審批權(quán)的機(jī)關(guān)予以審批。六、文件銷(xiāo)毀6.1銷(xiāo)毀依據(jù)本制度所指“文件”，是指各級(jí)機(jī)關(guān)及其工作人員在履行職責(zé)時(shí)制作、發(fā)送或者收到的各種書(shū)面、影印、膠片、電子化的信息載體，包括紙質(zhì)和電子文件。文件已經(jīng)失去使用價(jià)值，但由于所含機(jī)密資料，必須依照國(guó)家機(jī)密法律法規(guī)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.2銷(xiāo)毀安全銷(xiāo)毀機(jī)密文件時(shí)，必須采取安全保密措施，保障機(jī)密文件的絕對(duì)安全。6.3銷(xiāo)毀方式機(jī)密文件必須采用“密級(jí)、保密期、方式、時(shí)間”的方法進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀方式包括焚毀、碾磨、深埋等方式。七、制度修訂7.1內(nèi)部通知本制度修訂由企業(yè)總公司領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)起，由機(jī)關(guān)行政部門(mén)協(xié)同制定方案，并向各部門(mén)內(nèi)部通知。7.2制度備案制度修訂方案經(jīng)過(guò)討論確定后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)班子簽批備案。八、附則8.1