工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理制度

工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理制度1.頒布目的本管理制度旨在規(guī)范工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理，保證學(xué)校公章、公函的使用合法合規(guī)、規(guī)范有序，增強(qiáng)學(xué)校形象，維護(hù)學(xué)校權(quán)益。同時，也為學(xué)校公章、公函使用管理、保管、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提供明確的規(guī)定和指導(dǎo)。2.適用范圍本管理制度適用于工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校所有部門、各類人員使用學(xué)校公章、公函，以及公章、公函的管理、保管和審核。3.學(xué)校公章管理3.1公章種類工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校共有三個公章，包括印發(fā)公文專用的正式公章、刻制校辦文件用的行政公章和印制借用通知書用的借記公章。3.2公章使用規(guī)定3.2.1公章使用范圍和用途公章僅用于正式文件審批、傳遞、印制和簽收等公務(wù)活動。具體范圍和用途如下：正式公章：印制本校發(fā)文、收文、封發(fā)、簽收及重要合同等涉及本校權(quán)益事項(xiàng)；行政公章：印制內(nèi)部交辦的便箋、通知、請示、報批及相關(guān)卡片等；借記公章：印制校內(nèi)外借用書籍、教學(xué)器材及公章等物資的通知書。3.2.2公章使用程序公章使用程序如下：需要使用公章的人員填寫正式/行政/借記公章使用申請單，并加蓋本人簽名／單位公章；分管領(lǐng)導(dǎo)、主管行政辦公室人員核對申請單、審核公章使用的正當(dāng)性和必要性；分管領(lǐng)導(dǎo)、主管行政辦公室人員根據(jù)不同用途開具不同的授權(quán)書，同時在對應(yīng)公章上簽字蓋章；公章使用人員在文面或印面頂部標(biāo)注編號，并嚴(yán)格按照授權(quán)書的要求使用公章；公章使用完畢后，必須由公章使用人員本人交由相關(guān)部門予以收回，收回人員對公章編號、次數(shù)、日期進(jìn)行記錄。3.3公章保管公章保管負(fù)責(zé)人要按照下列規(guī)定：負(fù)責(zé)管理學(xué)校的公章；簽辦公章使用申請單；嚴(yán)格保管學(xué)校公章，防止外泄丟失；定期檢查公章的保存狀態(tài)，必要時進(jìn)行維護(hù)或更換。3.4公章蓋錯、遺失、損毀的處理3.4.1公章蓋錯公章蓋錯緊急處理方式如下：在公章蓋錯的文書正式提交之前，由公章使用人或領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，修正或重新簽字；如已正式提交要求追加/修正，則可有領(lǐng)導(dǎo)單位或相關(guān)人員按照規(guī)定流程辦理追加/修正。3.4.2公章遺失、損毀的處理遺失和損毀公章的緊急處理方式如下：遺失公章：立即報告上級主管機(jī)關(guān)及有關(guān)部門，同時報警處理；損毀公章：進(jìn)行及時更換。如造成經(jīng)濟(jì)損失，由負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；遺失后找回的公章，由公章保管負(fù)責(zé)人在找回后盡快在相關(guān)部處帶領(lǐng)被遺失前的公章使用人重新辦理號碼，并及時上報上級主管機(jī)關(guān)及有關(guān)部門進(jìn)行備案。4.公函管理4.1公函的類別公函共有兩種，分別為內(nèi)部、外部公函。4.2內(nèi)部公函4.2.1內(nèi)部公函分類內(nèi)部公函分為行政類、教學(xué)類、學(xué)生類、后勤類、研究類五種，具體如下：行政類：針對行政人員的互相傳遞的公函；教學(xué)類：針對教學(xué)部門、教師的互相傳遞的公函；學(xué)生類：針對學(xué)生宿舍、學(xué)生公寓、學(xué)生教育管理等方面的互相傳遞的公函；后勤類：針對餐廳、宿舍樓等相關(guān)后勤事宜的公函；研究類：針對學(xué)術(shù)論文、科技研究等相關(guān)事宜的公函。4.2.2內(nèi)部公函的傳遞流程內(nèi)部公函的傳遞流程如下：編寫公函；內(nèi)部傳遞時，在公函右上角標(biāo)注收件部門名稱及負(fù)責(zé)人姓名；行政服務(wù)中心設(shè)置公函交收箱，供各部門外來公函交換；內(nèi)部公函需在主管領(lǐng)導(dǎo)或行政服務(wù)中心簽字方可進(jìn)行最后傳遞環(huán)節(jié)。4.3外部公函4.3.1外部公函分類外部公函分為發(fā)函、收函兩種。4.3.2發(fā)函管理發(fā)函管理程序如下：發(fā)送單位或領(lǐng)導(dǎo)填好公函，指定收人及收件地址；進(jìn)行編號審核并保留復(fù)印件；傳遞至領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，由相關(guān)工作人員進(jìn)行打印、蓋章并發(fā)出；填寫發(fā)函清單，進(jìn)行部門檔案存留。4.3.3收函管理收函管理流程如下：領(lǐng)導(dǎo)事先指定收函人員；收函清單歸納入專門文件柜；日常收函工作中，根據(jù)收函信封填寫登記表；轉(zhuǎn)移或寄出收函時，必須注明由誰帶領(lǐng)，并簽字私章。5.總結(jié)本制度的頒布是為了規(guī)范工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)