某科技公司辦公管理制度

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科技公司辦公管理制度為弘揚(yáng)企業(yè)文化,加強(qiáng)公司各部門辦公室的內(nèi)部管理,營(yíng)造良好的辦公環(huán)境,提高工作效率和質(zhì)量,對(duì)員工應(yīng)遵守的紀(jì)律和必具的精神風(fēng)貌,特作如下規(guī)定:

一、儀表儀容公司所有工作人員在工作時(shí)間應(yīng)保持良好的個(gè)人儀表,精神飽滿,舉止文明,禮貌待人。公司所有工作人員必須衣冠整潔,按著裝規(guī)定要求執(zhí)行。任何時(shí)候,在工作場(chǎng)所不得穿短褲、背心、拖鞋,皮鞋要保持干凈、光亮。注意言行舉止,不得當(dāng)眾整理個(gè)人衣物。

1.員工要保持個(gè)人身體、面部、手部清潔,工服要保持干凈、整潔。

2. 上班前不吃異味食物以保證口腔清潔。

3．員工儀容、儀表要符合自然大方的要求,頭發(fā)要常洗,不得有頭屑并梳理整齊,不得混染和制作怪異發(fā)型。男員工應(yīng)每日修剪胡須,發(fā)不蓋耳遮領(lǐng),不得剃光頭,不留鬢角、胡須。

4. 女員工上班盡量化淡妝,但不得濃妝艷抹和噴過(guò)濃的香水,男員工不得化妝。

5. 員工上班期間,應(yīng)隨時(shí)自查儀表儀容,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

二、 行為舉止

1.舉止應(yīng)大方得體,與人交談雙眼應(yīng)平視對(duì)方,不要左顧右盼。

2. 遇上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或有客來(lái)訪,應(yīng)立即起身相迎并問(wèn)好,先請(qǐng)來(lái)訪人員入座后,自己方可坐下;來(lái)客告辭,應(yīng)起身移步相送。

3．站立的正確姿勢(shì)應(yīng)是:雙腳與兩戶同寬自然垂直分開(體重落在雙腳上),肩平、頭正、雙眼平視前方、挺胸、收腹。

4. 注意走路姿勢(shì),在樓道內(nèi)行走腳步要輕,不得奔跑(緊急情況下除外)。

5. 進(jìn)入上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或其他部門辦公室前,應(yīng)先立在門外輕叩門三下,征得同意后方可入內(nèi);若進(jìn)去時(shí)門是關(guān)住的,出來(lái)時(shí)則應(yīng)隨手將門輕輕帶上。

6. 進(jìn)出辦公室、電梯時(shí),應(yīng)主動(dòng)上前一步先拉開門或按住電梯按鈕,請(qǐng)同行的客戶、女士或來(lái)訪人員先行。

7. 對(duì)客戶或來(lái)訪人員提出的詢問(wèn)、疑難、要求、意見(jiàn),要耐心傾聽,在不違背保密制度的原則下,有問(wèn)必答并做到回答準(zhǔn)確(對(duì)自己無(wú)把握回答的應(yīng)婉轉(zhuǎn)地表示歉意,聯(lián)系有關(guān)人員給予解答,或留下文字記錄,限時(shí)予以回復(fù))。

三、 言談

1.聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切,不要裝腔作勢(shì),聲量不要過(guò)高,亦不要過(guò)低,以免客人聽不太清楚。

2. 不準(zhǔn)講粗言、使用蔑視和污辱性的語(yǔ)言。

3．說(shuō)話要注意藝術(shù),多用敬語(yǔ),注意"請(qǐng)"、"謝"字不離口。

四、 電話應(yīng)答

1.所有來(lái)電,務(wù)必在三響之內(nèi)接答;

2. 接電話,先問(wèn)好,再報(bào)單位,后講"請(qǐng)問(wèn)能幫您什么忙"不得倒亂次序。通話時(shí),應(yīng)用文明用語(yǔ),如"您好!"、"謝謝"、"再見(jiàn)"。忌用勉強(qiáng)敷衍類似"大概"、"也許"的詞語(yǔ);

3．通話時(shí),聽筒一頭應(yīng)放在耳朵上,話筒一頭置于唇下約五公分處,不得使用免提功能鍵,中途若需與他人交談,應(yīng)用另一只手捂住聽筒或按閉音功能鍵;

4. 接聽電話,語(yǔ)調(diào)既要柔和親切,又要抓住要領(lǐng),簡(jiǎn)單扼要,必要時(shí)要做好通話記錄,通話要點(diǎn)要問(wèn)清,然后向?qū)Ψ綇?fù)述一遍。聽到通話對(duì)方有極大的責(zé)難時(shí)應(yīng)保持禮貌和耐心;

5. 對(duì)方掛斷之后,方為通話完畢,任何時(shí)候不得用力擲聽筒;

6. 在公司嚴(yán)禁撥打聲訊服務(wù)電話;盡量避免打私人電話;家人有急事來(lái)電,應(yīng)從速、簡(jiǎn)潔結(jié)束通話,他人接聽,只代為記錄、轉(zhuǎn)告;

7、 代接同事聽電話,應(yīng)做好記錄,并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。

五、 辦公紀(jì)律

1.員工應(yīng)嚴(yán)格按公司考勤制度守時(shí)守紀(jì)。

2. 保持辦公室肅靜,工作時(shí)間不得大聲喧嘩、呼喚、打鬧、嬉笑、奔跑,不得哼唱歌曲、吹口哨,妨礙他人辦公。

3．堅(jiān)守崗位,集中精力做好本職工作。工作時(shí)間不離崗、串崗、不吃零食、閑聊、打瞌睡、躺臥、打牌、聽看與工作無(wú)關(guān)的音樂(lè)和書刊。

4. 上班時(shí)間嚴(yán)禁炒股或辦私事,因公外出應(yīng)向本部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假,說(shuō)明去向和工作內(nèi)容。

5. 接待來(lái)客詢問(wèn),不得泄露公司管理制度、ISO9000質(zhì)量體系內(nèi)容等有關(guān)公司秘密的事項(xiàng)。

6. 參加各類會(huì)議,應(yīng)按時(shí)到會(huì),保持會(huì)場(chǎng)肅靜,對(duì)重要事項(xiàng)應(yīng)做好記錄。

7. 保持辦公區(qū)內(nèi)整潔、有序、衛(wèi)生清潔,不在辦公場(chǎng)所內(nèi)吸煙、吐痰。

8. 愛(ài)護(hù)一切公司財(cái)物,節(jié)約使用辦公用品,節(jié)約用電,做到人走燈滅,關(guān)閉門窗、空調(diào)。

9. 下班后,及時(shí)整理辦公桌椅,鎖好門窗、抽屜及文件柜。

六、 辦公場(chǎng)所衛(wèi)生

1.保持辦公區(qū)的整潔衛(wèi)生,辦公室應(yīng)窗明幾凈,辦公桌要求無(wú)塵土,嚴(yán)禁在室內(nèi)放置和亂扔各種雜物。

2. 辦公桌面上的文件、辦公用品和設(shè)施要碼放整齊,便于查找,嚴(yán)禁放置與辦公無(wú)關(guān)的雜物,嚴(yán)守保密制度。

3．辦公區(qū)內(nèi),所有廢棄物及容器等須在指定地點(diǎn)集中堆放,專人負(fù)責(zé)管理。

4. 臨時(shí)離開辦公桌時(shí),座位要放回原位。

5. 辦公室內(nèi)墻面除懸掛與工作有關(guān)的地圖、規(guī)章制度、獎(jiǎng)狀、白板之外,不得懸掛與工作無(wú)關(guān)的物品,懸掛物要統(tǒng)一懸掛在同一水平線上。

七、 辦公場(chǎng)所安全

1.辦公場(chǎng)所不得隨意堆放易燃易爆等危險(xiǎn)物品;不得存放現(xiàn)金、首飾等私人貴重物品。

2. 辦公電器設(shè)備(電腦、傳真因工作需要除外)下班后必須斷電,以免發(fā)生意外事故。

3．辦公室無(wú)人時(shí),一定要鎖好門窗,防止物品及文件的丟失;下班后要仔細(xì)檢查并確認(rèn)任何治安、消防隱患后方可離開。

4. 辦公桌椅、消防器材和設(shè)備應(yīng)根據(jù)實(shí)際布置定期檢查、保證完好。公司機(jī)要部門(財(cái)務(wù)部、檔案室等)應(yīng)有加固的防盜門窗和防盜、報(bào)警設(shè)備。

八、 辦公室文件收發(fā)的工作要求:

1、 公司所有來(lái)往信件由行政人員辦理收發(fā)工作;

2、 凡屬于掛號(hào)、快件、境外機(jī)關(guān)及重要信函均應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一登記,收件人在領(lǐng)取信件時(shí)要辦理簽收手續(xù);

3、 公司人員寄發(fā)掛號(hào)、快件等信件時(shí),應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一登記。承辦人員及時(shí)將回執(zhí)憑證交有關(guān)人員;

4、 員工訂閱的報(bào)刊、雜志郵遞到公司后,領(lǐng)取時(shí)要辦理簽收手續(xù);

5、 對(duì)送交的信件,應(yīng)問(wèn)明情況并記錄來(lái)人有關(guān)事項(xiàng)后再予簽收。

九、 名片管理:

1、 員工的名片按公司統(tǒng)一格式并由行政部設(shè)專人統(tǒng)一辦理印制;

2、 試用期內(nèi)的員工原則上不予印制名片;

3、 員工離職,應(yīng)繳回手中所有名片,不得再持原名片進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò);

4、 員工需要印制名片時(shí),應(yīng)至少提前三天向行政部申請(qǐng)辦理。

十、 接待來(lái)訪人員的規(guī)定

1.公司各部門業(yè)務(wù)關(guān)系人員來(lái)訪或洽談合同等事宜,由人事行政部向被訪人員予以通報(bào)。

(1) 經(jīng)被訪人員確認(rèn)后,由前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)將來(lái)訪人員領(lǐng)入會(huì)客地點(diǎn)。

(2) 被訪人員拒絕接待的,前臺(tái)秘書應(yīng)婉轉(zhuǎn)回絕或請(qǐng)來(lái)訪者留下口信,信息由前臺(tái)秘書轉(zhuǎn)達(dá)當(dāng)事人。員工應(yīng)在外部會(huì)客區(qū)(前廳會(huì)客室)或臨時(shí)會(huì)客區(qū)接待來(lái)訪客人,不得擅自帶外來(lái)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。特殊情況,須在前臺(tái)登記經(jīng)批準(zhǔn)后,方可進(jìn)入辦公區(qū),進(jìn)入辦公區(qū)不得影響他人的工作。

2、 被訪人員不在公司,可以通知被訪人員直屬上級(jí)或由人事行政部前臺(tái)人員予以接待,