管理程序文件-QA01001文件與資料控制程序(第4版)

文件與材料控制程序1目的和適用范圍1.1為進(jìn)一步規(guī)范上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）文件的制定、修訂、審批、下發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、作廢和銷毀等管理工作，特制定本程序。1.2本程序適用于各事業(yè)部、職能部門、直屬子公司（以下簡(jiǎn)稱各單位）。2職責(zé)2.1戰(zhàn)略企劃部是公司管理文件的綜合管理部門，擔(dān)任公司管理文件體系架構(gòu)的設(shè)計(jì)，組織對(duì)由有關(guān)單位制定、修訂的公司管理文件進(jìn)行認(rèn)定，協(xié)調(diào)有關(guān)成績(jī)，明白職責(zé)分工。2.2公司辦公室擔(dān)任公司文件的送審、擬辦、下發(fā)、流轉(zhuǎn)、簽收以及有關(guān)文件和材料的歸檔工作，指點(diǎn)、檢查、督促各有關(guān)單位做好文書(shū)處理工作，協(xié)調(diào)文書(shū)處理中的有關(guān)成績(jī)，建立實(shí)時(shí)、高效的文件自動(dòng)化管理系統(tǒng)。2.3各單位擔(dān)任對(duì)公司下發(fā)的各類文件的接收、流轉(zhuǎn)和歸檔。2.4各單位擔(dān)任本單位外部文件的制（修）訂、控制和實(shí)施。2.5按專業(yè)分工準(zhǔn)繩，公司級(jí)管理文件由職能部門擔(dān)任制定、修訂和執(zhí)行狀況的評(píng)價(jià)。3文件的分類2004年1月14日發(fā)布2004年1月30日實(shí)施3.1公司管理文件。管理文件是公司專業(yè)管理制度的總稱。公司管理文件按專業(yè)分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、貿(mào)易管理、技術(shù)和質(zhì)量管理、知識(shí)和科研管理、安環(huán)消防管理、設(shè)備管理八大類。3.2寶鋼國(guó)際行政文件。指除公司管理文件以外的一切以“上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司文件”作為文頭所發(fā)的文件。3.3部門文件。指公司職能部門就職權(quán)范圍內(nèi)的內(nèi)容觸及公司有關(guān)部門的事務(wù)，以“寶鋼國(guó)際部門文件”作為文頭所發(fā)的文件。3.4部門外部文件。指以各單位名義下發(fā)的僅適用于本單位的管理文件、外部行政文件及技術(shù)文件和作業(yè)指點(diǎn)書(shū)等。3.5外來(lái)文件。指政府部門、下級(jí)機(jī)關(guān)及其它單位發(fā)送來(lái)的文件。3.6請(qǐng)示、報(bào)告。指各單位上報(bào)公司指導(dǎo)閱示的各類請(qǐng)示、報(bào)告4管理文件的擬定、審批、下發(fā)流程4.1擬定4.1.1公司管理文件由職能部門擔(dān)任起草，新管理文件在制定前，制定單位先與戰(zhàn)略企劃部就文件的稱號(hào)、初審、會(huì)簽單位等事項(xiàng)進(jìn)行溝通。4.1.2管理文件制定后，擬稿人、審核者均需在代擬文稿紙?jiān)虾灻?部門審核者為職能部門擔(dān)任人，由起草單位擔(dān)任送相關(guān)單位進(jìn)行會(huì)簽。4.1.3對(duì)于那些觸及多個(gè)單位或環(huán)節(jié)的較復(fù)雜的流程的管理文件，制定單位或戰(zhàn)略企劃部應(yīng)先組織相關(guān)單位對(duì)文稿進(jìn)行初審，然后送會(huì)簽。如有異議，由制定單位填寫(xiě)“寶鋼國(guó)際文件會(huì)簽處理單”（附件16），并送戰(zhàn)略企劃部審核。對(duì)曾經(jīng)初審的文件，注明初審狀況，制定單位根據(jù)各會(huì)簽單位的修正意見(jiàn)對(duì)管理文件草案進(jìn)行修訂。對(duì)于未采納的會(huì)簽意見(jiàn),制定單位書(shū)面闡明理由并告訴相關(guān)會(huì)簽單位。4.1.4對(duì)于會(huì)簽無(wú)異議或制定單位完全采納會(huì)簽意見(jiàn)的會(huì)簽稿，經(jīng)戰(zhàn)略企劃部審定后，由戰(zhàn)略企劃部經(jīng)過(guò)OA報(bào)辦公室。4.1.5對(duì)未完全采納會(huì)簽意見(jiàn)的會(huì)簽稿，戰(zhàn)略企劃部先就分歧進(jìn)行協(xié)調(diào)，制定單位根據(jù)企劃部最后意見(jiàn)，修正管理文件并經(jīng)單位指導(dǎo)確認(rèn)后，報(bào)戰(zhàn)略企劃部，戰(zhàn)略企劃部審定后經(jīng)過(guò)OA報(bào)辦公室。4.2審批4.2.1由起草單位擔(dān)任將待審文件送公司辦公室,由公司辦公室報(bào)送公司分管副總裁審閱。4.2.2由戰(zhàn)略企劃部擬訂需求總裁辦公會(huì)討論經(jīng)過(guò)的管理文件清單并提交總裁辦公會(huì)審議或采用總裁會(huì)簽的方式，清單以外的管理文件可不經(jīng)總裁辦公會(huì)討論,直接由總裁簽發(fā)，或由總裁委托副總裁或業(yè)務(wù)總裁簽發(fā)。4.3下發(fā)4.3.1管理文件經(jīng)公司指導(dǎo)審批贊同后，由公司辦公室經(jīng)過(guò)OA系統(tǒng)或以紙質(zhì)文件方式下發(fā)至有關(guān)單位，OA系統(tǒng)的發(fā)放記錄在系統(tǒng)中完成；紙質(zhì)文件按附件3作好發(fā)放記錄，原件由公司辦公室歸檔;4.3.2為保證管理文件在實(shí)施日前傳送到有關(guān)單位，管理文件的發(fā)布日期與實(shí)施日期必須有6個(gè)工作日以上的間隔；公司辦公室對(duì)管理文件的發(fā)放在3個(gè)工作日內(nèi)完成；經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)下發(fā)的管理文件，自下發(fā)之日起，各單位必須在5個(gè)工作日內(nèi)完成簽收；如遇節(jié)假日順延；4.3.3如公文系統(tǒng)發(fā)生缺點(diǎn)，運(yùn)用單位應(yīng)在發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)并無(wú)法掃除的當(dāng)日告訴公司辦公室，由公司辦公室采取其它補(bǔ)救措施并做好記錄。4.3.4各單位可視需求，由本單位綜合管理部門復(fù)印下發(fā)，并做好發(fā)放記錄。4.4管理文件的修訂及管理4.4.1必須對(duì)有關(guān)管理文件進(jìn)行修訂時(shí)，由成績(jī)提出單位填寫(xiě)“管理文件修正懇求表”（附件7），由原制定單位審核并經(jīng)戰(zhàn)略企劃部審核確認(rèn)后，擔(dān)任管理文件的修訂，必要時(shí)需提供修正所根據(jù)的各類有關(guān)材料，并填寫(xiě)“管理文件修正變更記錄”(附件5)交公司辦公室保存。此外，改版時(shí)，必須在文件內(nèi)本次修正內(nèi)容所在段落的右側(cè)空白處用粗實(shí)線做出分明的標(biāo)識(shí)。4.4.2普通修正4.4.2.1修訂文件的審核、同意、發(fā)放等程序，與新文件程序相分歧。4.4.3隨文修正4.4.3.1管理文件內(nèi)容在以公司名義下發(fā)的行政文件中已有最新含義時(shí)，由文件制定部門提出隨文修正懇求，不必經(jīng)會(huì)簽程序，直接報(bào)戰(zhàn)略企劃部確認(rèn)后，將相關(guān)文件和修正后的新版本的管理文件報(bào)公司分管指導(dǎo)審核并簽發(fā)。4.4.4各單位必須及時(shí)從一切發(fā)放和運(yùn)用場(chǎng)所撤銷及回收作廢的文件，并作好記錄。對(duì)因積累知識(shí)等為目的而保留的作廢文件應(yīng)在首頁(yè)上作分明標(biāo)識(shí)。其他不需求保留的管理文件由各單位自行銷毀并作好銷毀記錄（附件6）。4.4.5因管理文件在處理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤（如頁(yè)碼顛倒、漏頁(yè)、漏字等）和多字、錯(cuò)別字等需求修正的，不屬于改版范圍，由公司辦公室發(fā)更正告訴予以糾正。4.5管理文件作廢4.5.1改版作廢4.5.1.1改版文件下發(fā)后，前版文件同時(shí)失效；4.5.2其他作廢4.5.2.1幾個(gè)文件合成一個(gè)文件或一個(gè)文件分成幾個(gè)文件，合、分之前的相關(guān)文件同時(shí)作廢，在合、分之后的文件中應(yīng)標(biāo)明作廢文件的稱號(hào)及編號(hào)；原文件中無(wú)存在價(jià)值的條款應(yīng)在報(bào)批稿件上闡明。4.5.2.2對(duì)于管理文件不再具有存在價(jià)值的，有原制定單位提出懇求，闡明作廢的理由和日期，經(jīng)本單位指導(dǎo)確認(rèn)后提交戰(zhàn)略企劃部審核，如確認(rèn)可作廢，由戰(zhàn)略企劃部指導(dǎo)簽字后提交公司分管指導(dǎo)審核同意；4.6公司辦公室擔(dān)任發(fā)布有效管理文件目錄，每年至少一次，普通在年終發(fā)布。并以“受控文件清單”的方式發(fā)放（見(jiàn)附件2）。4.7各單位必須明白責(zé)任人，嚴(yán)厲控制管理文件的發(fā)放，確保運(yùn)用的管理文件均為有效版本。4.8管理文件的運(yùn)用期限最多不超過(guò)5年，到期的管理文件一概作廢，并由制定單位擔(dān)任改版。5行政文件管理流程5.1行政文件由職能部門起草，一致運(yùn)用“寶鋼國(guó)際代擬發(fā)文稿”（附件11），由起草單位送相關(guān)單位會(huì)簽。擬稿人、審核者均需在代擬文稿紙?jiān)虾灻▽徍苏弑仨毷瞧鸩輪挝坏闹笇?dǎo)）。5.2由起草單位將待簽發(fā)文件（需會(huì)簽的文件必須在會(huì)簽當(dāng)前）原件送公司辦公室，同時(shí)由起草單位在OA公文系統(tǒng)中將電子文檔送公司辦公室信箱。由公司辦公室送公司總裁審批并簽發(fā)。必要時(shí)，公司總裁可委托公司副總裁作為公司行政文件的簽發(fā)人（其中觸及公司干部任免的文件，按干部任免有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。5.3文件的發(fā)放經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)或紙質(zhì)文件方式下發(fā)。經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)下發(fā)的電子行政文件，以文件送達(dá)各單位電子信箱為有效到達(dá)，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄文件的發(fā)放單位，各單位每天至少調(diào)閱三次，以確保文件的及時(shí)處理。經(jīng)過(guò)紙質(zhì)方式下發(fā)的文件，由公司辦公室做好發(fā)放記錄（附件8）。承辦性的文件，發(fā)至有關(guān)單位綜合管理部門的公文管理系統(tǒng)信箱，閱知性的文件同時(shí)經(jīng)過(guò)外部郵件系統(tǒng)發(fā)放至郵件系統(tǒng)一切單位用戶。5.4適用于事業(yè)部范圍內(nèi)的公司行政文件，由業(yè)務(wù)總裁簽發(fā)，事業(yè)部管理部擔(dān)任管理并制定相應(yīng)的管理流程。6部門文件管理流程6.1部門文件由職能部門起草，并填寫(xiě)“寶鋼國(guó)際代擬發(fā)文稿”（見(jiàn)附件11）。6.2經(jīng)公司分管指導(dǎo)贊同后，由職能部門擔(dān)任人審批簽發(fā)。6.3由各單位自行擔(dān)任部門文件的下發(fā)和控制。7部門外部文件流程7.1部門外部文件由各單位自行起草。7.2由各單位分管指導(dǎo)審簽。7.3部門外部文件的發(fā)放由各單位自行控制，并建立受控文件清單，每年至少頒布一次;此類文件的修正可不填寫(xiě)“管理文件修正懇求表”，但必須做好變更記錄。8外來(lái)文件流程8.1外來(lái)文件的收、發(fā)、存等，由公司辦公室擔(dān)任，并歸入公文的管理范疇。公司辦公室擔(dān)任對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行登錄、擬辦，以“寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司收文處理單”（見(jiàn)附件14）登錄基本信息和擬辦意見(jiàn)，并呈報(bào)寶鋼國(guó)際有關(guān)指導(dǎo)或批轉(zhuǎn)有關(guān)單位。經(jīng)公司指導(dǎo)指示后的外來(lái)文件由公司辦公室擔(dān)任轉(zhuǎn)發(fā)，由各接收單位簽收。8.2未注明前往公司辦公室的外來(lái)文件，包括各類標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等技術(shù)文件，由各接收單位自行管理。8.3外單位向公司所屬各單位提供的文件、材料，由各單位自行管理、保存。8.4屬于公開(kāi)發(fā)布的法律、法規(guī)、政府規(guī)章的外來(lái)文件，公司不再轉(zhuǎn)發(fā)；屬于非公開(kāi)發(fā)布的政府規(guī)定或投資者發(fā)布的文件，公司辦公室收到后，呈相關(guān)指導(dǎo)閱示；屬于對(duì)公司運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)有自創(chuàng)作用的文件，由公司分管指導(dǎo)提出要求，并由相關(guān)職能部門草擬文件按看管理文件或行政文件的制發(fā)規(guī)定下發(fā)。9請(qǐng)示、報(bào)告流程。9.1由各單位報(bào)公司的請(qǐng)示、報(bào)告，由各單位按規(guī)定格式，在“寶鋼國(guó)際文件處理單”（附件15）上登錄基本信息，由各單位綜合管理部門經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)送公司辦公室，帶附件的文件，在電子文件最后一頁(yè)最下方，注明附件標(biāo)題，并將紙質(zhì)附件送公司辦公室。9.2由公司辦公室呈送有關(guān)公司指導(dǎo)閱示。9.3指導(dǎo)指示后的請(qǐng)示、報(bào)告，由公司辦公室經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到相關(guān)單位綜合管理部門公文系統(tǒng)信箱，由相關(guān)單位按公文處理有關(guān)規(guī)定處理，帶附件的紙質(zhì)文件同時(shí)流轉(zhuǎn)到相關(guān)單位。10其他觸及公司運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、嚴(yán)重資產(chǎn)處置、財(cái)務(wù)預(yù)算、利潤(rùn)分配、法人授權(quán)委托管理、由董事會(huì)聘用人員的人事故動(dòng)等屬于董事會(huì)職權(quán)的事宜，由公司總裁提交董事會(huì)審議經(jīng)過(guò)后，由總裁簽發(fā)。11文件的內(nèi)容及基本格式11.1公司管理文件11.1.1次要內(nèi)容普通應(yīng)包括：目的與適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、質(zhì)量記錄及其他需求規(guī)定的內(nèi)容。11.1.2基本格式及闡明見(jiàn)附件1。11.1.3編號(hào)（1）公司管理文件的編號(hào)由公司辦公室擔(dān)任一致編制。（2）管理文件編號(hào)采用7位數(shù)，前兩位代表寶鋼國(guó)際，用字母“QA”表示；第三、第四位“01～08”代表八大專業(yè)分類號(hào)；第五～第七位為順序號(hào)，用“001～999”表示。代碼專業(yè)屬性代碼專業(yè)屬性01綜合管理05技術(shù)和質(zhì)量管理02人事管理06知識(shí)和科研管理03財(cái)務(wù)管理07安環(huán)消防管理04貿(mào)易管理08設(shè)備管理（3）管理文件版本號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。初次頒布為第1版；每次換版，版本號(hào)增1。（4）有關(guān)記錄格式編號(hào)，按“文件編號(hào)＋順序號(hào)(用“01～99”表示)＋修正碼(用大寫(xiě)英文字母表示，初版用“A”表示；第一次修正用“B”表示，以下依此類推)編制。11.2公司行政文件11.2.1公司范圍的行政文件由公司辦公室一致編號(hào)、排版。11.2.2適用于事業(yè)部范圍的行政文件，由各事業(yè)部管理部擔(dān)任編號(hào)、排版。11.2.3行政文件基本格式和闡明見(jiàn)附件9。11.2.4文件的編號(hào)一致采用“寶鋼國(guó)際＊發(fā)[]第號(hào)”的方式11.3部門文件11.3.1由起草單位自行編號(hào)、排版11.3.2部門文件的基本格式和闡明見(jiàn)附件10。11.3.3部門文件的編號(hào)一致采用“寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)”的方式,其中“***”表示各部門簡(jiǎn)稱。11.4部門外部文件11.4.1由各單位自行編號(hào)、排版11.4.2部門外部文件的基本格式和闡明見(jiàn)附件12和附件1311.4.3部門外部文件行政文件編號(hào)采用“寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)”的方式，其中“***”為單位簡(jiǎn)稱。11.4.4部門外部文件管理文件的編號(hào)根據(jù)外部管理文件“文件與材料控制程序”規(guī)定程序處理。12文件和材料控制的記錄按“質(zhì)量記錄管理程序”保存。13相關(guān)文件13.1質(zhì)量記錄管理程序13.2附件1管理文件基本格式及闡明13.3附件9行政文件基本格式和闡明13.4附件10部門文件基本格式和闡明13.5附件12部門外部文件（行政文件）基本格式和闡明13.6附件13部門外部文件（管理文件）基本格式及闡明14質(zhì)量記錄14.1附件2受控文件清單QA01001-01A14.2附件3受控文件發(fā)放記錄QA01001-02A14.3附件4寶鋼國(guó)際管理文件擬稿QA01001-03B14.4附件5管理文件修正變更記錄QA01001-04A14.5附件6文件銷毀記錄QA01001-05A14.6附件7管理文件修正懇求表QA01001-06A14.7附件8寶鋼國(guó)際文件發(fā)放記錄QA01001-07A14.8附件11寶鋼國(guó)際代擬發(fā)文稿QA01001-08B14．9附件14寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司收文處理單QA01001-09A14.10附件15寶鋼國(guó)際文件處理單QA01001-10A14．11附件16寶鋼國(guó)際管理文件會(huì)簽處理單QA01001-11A制定：馮偉日期：2003年11月5日審核：傅新宇日期：2003年11月5日文件編號(hào)：第版簽發(fā)：〖管理文件稱號(hào)〗制定：日期：年月日審核：日期：年月日XXXX年XX月XX日發(fā)布XXXX年XX月XX日實(shí)施共頁(yè)第頁(yè)闡明：(1)公司管理文件的第一頁(yè)上必須制造刊頭、刊尾。(2)刊頭應(yīng)標(biāo)注上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司管理文件、文件編號(hào)、版本號(hào)和簽發(fā)人；刊頭與標(biāo)題間要添加1.5磅的橫線。“上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司管理文件”地位居中?！拔募幪?hào)：”冒號(hào)后用大寫(xiě)英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，地位居左；“簽發(fā)：”地位居右。(3)第一頁(yè)的刊尾應(yīng)有發(fā)布日期和實(shí)施日期，在第一頁(yè)底部留三行光標(biāo)以添加一根細(xì)橫線。在細(xì)橫線下填寫(xiě)發(fā)布和實(shí)施日期。(4)最后一頁(yè)上的刊尾與注釋內(nèi)容間隔三行，標(biāo)注制定者、審核者和日期。制定、審核分兩行陳列，地位居中。(5)設(shè)置頁(yè)腳，地位居右，顯示“共頁(yè)第頁(yè)”。(6)管理文件的字體魄式:上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司管理文件楷體小1號(hào)字(文件標(biāo)題)黑體3號(hào)字文件編號(hào)、(版本號(hào))、簽發(fā)仿宋體4號(hào)字(注釋)仿宋體4號(hào)字制定者、審核者和相應(yīng)日期仿宋體4號(hào)字發(fā)布日期、實(shí)施日期仿宋體4號(hào)字共頁(yè)第頁(yè)仿宋體小4號(hào)字(7)頁(yè)邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁(yè)眉1.3厘米頁(yè)腳2厘米行距：最小值設(shè)置值：29磅(8)序號(hào)：序號(hào)以層層展開(kāi)的內(nèi)容按需編制，最多不超過(guò)4個(gè)層面。如還需展開(kāi)，可運(yùn)用A、B、C，或a、b、c，或(1)、(2)、(3)，或①、②、③等字母或數(shù)字分列（3個(gè)層面即可運(yùn)用）。附件2:表格編號(hào)QA01001－01A受控文件清單序號(hào)制定單位文件稱號(hào)文件編號(hào)版本號(hào)最新發(fā)布日期制表：同意：發(fā)布日期：附件3:表格編號(hào)QA01001－02A受控文件發(fā)放記錄〖文件稱號(hào)〗文件編號(hào)：第版發(fā)文單位：發(fā)文日期收文單位簽收人備注附件4：表格編號(hào)：QA01001－03B寶鋼國(guó)際管理文件擬稿秘級(jí)：緊急程度：文件管理文件：共印版本號(hào)：部門擔(dān)任人審核：管理部審核：主管部門審核：會(huì)簽單位：辦公室處理：主管指導(dǎo)簽發(fā)：標(biāo)題：主送：抄送：抄報(bào)：主題詞：年月日附件5：表格編號(hào)：QA01001-04A管理文件修正變更記錄管理文件稱號(hào)：文件編號(hào)：序號(hào)更改性質(zhì)版本日期次要修正內(nèi)容原制定單位現(xiàn)修訂單位及指導(dǎo)簽字闡明：1.更改性質(zhì)：①體制變化、職責(zé)和業(yè)務(wù)調(diào)整；②文件內(nèi)容不完善；③文件要素不全；④文件相關(guān)內(nèi)容需合并；⑤文件運(yùn)用期限超過(guò)5年；⑥其它。2.版本指修正前的管理文件版本號(hào)。附件6：表格編號(hào):QA01001－05A文件銷毀記錄單位：序號(hào)文件稱號(hào)版本份數(shù)銷毀日期同意銷毀人姓名附件7：表格編號(hào)：QA01001－06A管理文件修正懇求表提出單位：管理文件稱號(hào)版本號(hào)：建議修正內(nèi)容及緣由制定單位審核意見(jiàn)制定單位指導(dǎo)審核：日期戰(zhàn)略企劃部審核意見(jiàn)戰(zhàn)略企劃部指導(dǎo)審核：日期：附件8:表格編號(hào)：QA01001－07A寶鋼國(guó)際文件發(fā)放記錄文件稱號(hào)寶鋼國(guó)際發(fā)文號(hào)：存檔份數(shù)：指導(dǎo)或單位份數(shù)簽收人日期單位份數(shù)簽收人日期附件9:行政文件基本格式和闡明上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司文件寶鋼國(guó)際＊發(fā)[]第號(hào)(注釋)編排:校正:年月日印發(fā)闡明:1)刊頭應(yīng)標(biāo)注上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司文件、文件編號(hào)；刊頭與標(biāo)題間要添加橫線?！吧虾氫搰?guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司文件”地位居中。紙質(zhì)刊頭和橫線按標(biāo)準(zhǔn)印刷格式.電子文件刊頭中“上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司文件”采用宋體26號(hào)字并加粗，“寶鋼國(guó)際發(fā)[]第號(hào)”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；2)“寶鋼國(guó)際＊發(fā)[]第號(hào)”中的“＊”，如沒(méi)有，則代表公司范圍的行政文件?！暗V”、“鋼”、“設(shè)”、“物”、“金”、“鋼制”分別代表“礦業(yè)”、“鋼鐵業(yè)”、“設(shè)備工程業(yè)”、“物流業(yè)”、“金屬資源業(yè)”、“鋼制品業(yè)”的適用于所轄業(yè)務(wù)單元的公司行政文件。3)除代表公司范圍的部分紙質(zhì)文件必需加蓋公司印章外，其他文件一概不再加蓋公司印章。4)行政文件的字體魄式:(文件標(biāo)題)黑體3號(hào)字文件編號(hào)仿宋體4號(hào)字(注釋)仿宋體4號(hào)字5)頁(yè)邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁(yè)眉1.3厘米頁(yè)腳2厘米行距：最小值設(shè)置值：29磅附件10:部門文件基本格式和闡明寶鋼國(guó)際部門文件寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)(注釋)編排:校正:年月日印發(fā)闡明:1)刊頭應(yīng)標(biāo)注寶鋼國(guó)際部門文件、文件編號(hào)；刊頭與標(biāo)題間要添加橫線?！皩氫搰?guó)際部門文件”地位居中。紙質(zhì)刊頭和橫線按標(biāo)準(zhǔn)印刷格式，電子文件中刊頭“寶鋼國(guó)際部門文件”采用宋體46號(hào)字，“寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；其中“***”為各部門簡(jiǎn)稱。2)部門文件的字體魄式:(文件標(biāo)題)黑體3號(hào)字文件編號(hào)仿宋體4號(hào)字(注釋)仿宋體4號(hào)字(3)頁(yè)邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁(yè)眉1.3厘米頁(yè)腳2厘米行距：最小值設(shè)置值：29磅(4)紙質(zhì)文件落款處蓋發(fā)文部門印章附件11：表格編號(hào)：QA01001－08B寶鋼國(guó)際代擬發(fā)文稿秘級(jí)：緊急程度：文件行政文件：共印份數(shù)會(huì)簽單位：主辦單位：擬稿：電話：部門擔(dān)任人審核：管理部審核：辦公室處理：業(yè)務(wù)總裁審核：主管指導(dǎo)意見(jiàn)：標(biāo)題：主送：抄送：抄報(bào)：主題詞：備注：年月日附件12:部門外部文件（行政文件）基本格式和闡明××××××××文件寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)(注釋)編排:校正:年月日印發(fā)闡明:1)刊頭應(yīng)標(biāo)注××××××××文件、文件編號(hào)；刊頭與標(biāo)題間要添加橫線?！啊痢痢痢痢痢痢痢廖募钡匚痪又?。紙質(zhì)刊頭和橫線按標(biāo)準(zhǔn)印刷格式，電子文件中刊頭“××××××××文件”采用宋體，字體大小根據(jù)各單位稱號(hào)字?jǐn)?shù)自行設(shè)定；“寶鋼國(guó)際***發(fā)[]第號(hào)”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；其中“××××××××”為單位全稱，“***”為各單位簡(jiǎn)稱。2)部門文件的字體魄式:(文件標(biāo)題)黑體3號(hào)字文件編號(hào)仿宋體4號(hào)字(注釋)仿宋體4號(hào)字(3)頁(yè)邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁(yè)眉1.3厘米頁(yè)腳2厘米行距：最小值設(shè)置值：29磅文件編號(hào)：第版簽發(fā)：〖管理文件稱號(hào)〗制定：日期：年月日審核：日期：年月日XXXX年XX月XX日發(fā)布XXXX年XX月XX日實(shí)施共頁(yè)第頁(yè)闡明：(1)公司管理文件的第一頁(yè)上必須制造刊頭、刊尾。(2)刊頭應(yīng)標(biāo)注×