建筑工程公司辦公用品購置報支制度

建筑工程公司辦公用品購置報支制度一、制定背景和目的為保證公司辦公用品的規(guī)范、有效管理，提高公司的辦公效率和減少采購成本，制定本購置報支制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門采購辦公用品的場合。三、采購辦公用品的依據(jù)公司采購辦公用品應(yīng)遵循以下規(guī)定：按照公司采購管理制度執(zhí)行，采購文件應(yīng)以書面形式進(jìn)行。參照公司預(yù)算，在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行采購。采購應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇省市政府指定的優(yōu)秀供應(yīng)商，如不能滿足采購要求再選擇其他供應(yīng)商。首次與供應(yīng)商合作的企業(yè)，應(yīng)對其進(jìn)行資格審查，要求其出具有關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行業(yè)績評估，審核后方可合作。四、采購流程部門負(fù)責(zé)人發(fā)起對采購辦公用品的需求申請，需要體現(xiàn)采購的名稱、品牌、型號、數(shù)量、單價等重要信息，并抄送采購部門供審批。審批人員審核申請，建議經(jīng)費來源，并將審批結(jié)果及采購申請單發(fā)送給采購部門。采購部門接收后，審核后報部門負(fù)責(zé)人，如審核通過，擬定采購清單并擬定采購合同。合同類型包括：產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同及綜合協(xié)議三類。采購部門需要報部門負(fù)責(zé)人審批采購合同，上級部門的采購合同需報經(jīng)總經(jīng)理審批。采購部門、合同供應(yīng)商確定貨物交貨時間和地點。采購部門對收到的貨物進(jìn)行檢驗、檢查質(zhì)量及數(shù)量，如有發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知供應(yīng)商，如需退換貨，應(yīng)按約定合同和盡量避免影響生產(chǎn)（有特殊情況可在產(chǎn)下報部門負(fù)責(zé)人審批處理）。由費用出納人員制作和確認(rèn)采購發(fā)票、收據(jù)，并由資產(chǎn)管理員及時進(jìn)行固定資產(chǎn)入賬、分類管理。五、報銷辦公用品的審核流程申請人需填寫《報銷申請》并附相應(yīng)證明，提交給部門主管審核，注明購買事項、發(fā)票等原始文件。部門主管審核意見，將《報銷申請單》與《逐筆明細(xì)表》交給采購部門審核實際采購情況；對申請單中存在的問題進(jìn)行相關(guān)回答。采購部門審核《報銷申請單》原始憑證、驗收記錄等，并記錄到有關(guān)賬戶里。費用出納人員對財務(wù)核對后的審核結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，并逐一發(fā)放申請取得的款項。六、其他辦公用品的采購一律由采購部門負(fù)責(zé)，除非特殊情況需要分別采購，在本報支制度規(guī)定范圍內(nèi)按本方案執(zhí)行。辦公用品采購合同應(yīng)制定到位，如有特殊情況需要解約，應(yīng)填寫《解約原因及合同編號》，由總經(jīng)理審批，解約合同應(yīng)交會采購部門銷毀。每季度結(jié)束時，采購部門員工應(yīng)做好當(dāng)季度辦公用品購置情況的匯總信息，將當(dāng)季度總結(jié)情況報送總經(jīng)理審核，記錄在公司文件資料中，并留存至少5年。七、策略和管理措施公司采購管理部門制定并執(zhí)行企業(yè)采購策略，推行規(guī)范化帶動采購流程管理，組建質(zhì)量、計劃、成本的三重控制體系，并對可能發(fā)生的風(fēng)險及時發(fā)現(xiàn)，及時補(bǔ)救，確保企業(yè)采購目標(biāo)的實現(xiàn)及安全。八、總結(jié)本制度從制定背景、目的、適用范圍、采購流程、報銷辦公用品的審核流程、其他和策略和管理措施等六個方面全面介紹了建