公司文件資料歸檔管理制度

公司文件資料歸檔管理制度一、概述本制度主要針對公司在日常工作中生成的各種文件、資料進行規(guī)范的管理，以保證文件資料的完整性、準確性、合法性，同時保障操作的方便性、工作效率和安全性。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門、所有人員，包括各類電子和紙質(zhì)文件資料。三、文件歸檔標準每個文件應當包含文件名、創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、修改人、修改日期等信息，并按文件類型和主題進行歸類。電子文件應當保存至公司共享文件夾中，在文件夾中應當建立與文件類型和主題對應的文件夾進行存儲。紙質(zhì)文件應當通過標簽或編號與電子文件對應，并按文件類型和主題進行歸納放置。文件歸檔后，應當在共享文件夾的目錄結(jié)構(gòu)和紙質(zhì)文件柜的索引冊中記錄文件所在位置。四、文件保存與備份電子文件應當保存在公司提供的共享文件夾中，不得存放于個人電腦或其他隨意存儲的地方。電子文件應當定期進行備份，備份文件存放于專門備份服務器或共享文件夾備份文件夾中。紙質(zhì)文件應當保持干燥、通風、恒溫、防火等條件，不得受到日曬、潮濕、磨損等不利因素的影響。紙質(zhì)文件應當定期進行存檔整理和備份，備份文件應當存放于安全、密閉的存儲柜中。五、文件查閱與利用公司內(nèi)部人員可以通過公司共享文件夾或紙質(zhì)文件柜查閱文件，對于有限制級別的文件需經(jīng)過相關(guān)審批部門才能查閱。文件查閱后必須保證其安全性，不能隨意傳閱或泄露。文件應當根據(jù)保密級別設置不同級別的訪問權(quán)限，保護文件的機密性。六、文件銷毀公司內(nèi)的文件需按照公司規(guī)定的時限進行銷毀，各部門應當在規(guī)定時間內(nèi)對文件進行清理和銷毀。銷毀文件應當按照保密、環(huán)保等標準進行處理，不得隨意丟棄或交給不合法的單位或個人。銷毀后的文件應當在銷毀清單中記錄，以便查詢和管理。七、制度執(zhí)行本制度應當上升到公司統(tǒng)一管理的層面，制度的制定、修訂和添加都應當經(jīng)過公司領導層及復核部門的審批。對于違反本制度的行為，公司應當根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定進行處理，并依法追究相應責任人的責任。八、制度修訂本制度修訂應當根據(jù)公司文件資料管理和實際需求，由復核部門適時提出建議，并經(jīng)公司領導層審批通過后進行修訂。修訂后的制度應當在整個公司范圍內(nèi)進行推廣和執(zhí)行。九、附則本制度自實施之日起生效。公司所有部門和人員都應當