會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，更好地為公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)服務(wù)，根據(jù)《中華?民共和國會計法》和《中華?民共和國檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本公司實情，特制定符合公司現(xiàn)狀的會計檔案管理制度。

?、會計檔案管理的定義

會計檔案管理是指對會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料、證據(jù)建?會計檔案的?卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、?便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

?、會計檔案的范圍

會計檔案的范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映各公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、?記賬、固定資產(chǎn)卡?（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、輔助賬薄和其他會計賬薄。

3財務(wù)報告類：?度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及?字說明，其他財務(wù)報告。

4發(fā)票類：增值稅專?發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務(wù)業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。

5其他類：銀?存款余額調(diào)節(jié)表，銀?對賬單，發(fā)票領(lǐng)?登記簿，會計檔案移交、保管、銷毀清冊，會計檔案借閱登記本，各類財務(wù)證件以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。

三、會計檔案的?卷

各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成?個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（?）會計憑證（案卷號：1－連續(xù)流?號，連續(xù)流?號每年從1開始連續(xù)）１、記賬憑證于每?結(jié)賬?（2?為最后?天，12?或春節(jié)?份根據(jù)通知要求，其他?均為30?）后?周內(nèi)打印完畢，匯總打印到?級科?；每?20?前完成上?會計憑證裝訂?作，按年、分?妥善保管歸檔；

２、整理憑證，按編號順序排列，檢查?期、編號、附件張數(shù)、收訖、付訖章及有關(guān)部門?員印章是否齊全；

３、摘除憑證內(nèi)的?屬物(如釘書釘、?頭針、回形針)，將?的附件按憑證??折疊好，避開左上?裝訂位臵，便于翻閱；

４、在每本憑證上加附封?、封底，于左上?打孔，棉線裝訂，并將裝訂處粘貼覆蓋；

5、憑證封?上填寫憑證種類、本?總冊數(shù)、本冊編號、起??期、號碼，會計主管?員、憑證審核?員和裝訂?員（騎縫處）簽章；

6、每?末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)?登記?錄，按編號順序?柜保存；

７、出納不得裝訂憑證。

（?）會計賬簿（案卷號：2－連續(xù)流?號）

１、會計賬簿每年打印?次，在第?年的3?底前必須將所有明細(xì)賬打印完畢，并整理歸檔；

２、現(xiàn)??記賬和銀?存款?記賬科?需打印?最底層科?；資產(chǎn)、負(fù)債類科?輔助賬類型按客戶、職員、供應(yīng)商核算的需分別按照每?個客戶、

職員、供應(yīng)商打印核算項?明細(xì)賬，除上述科?以外的其他科?明細(xì)賬打印??級；

３、賬簿整理：賬簿啟?表填寫齊全，內(nèi)容與各個賬戶相符，賬頁數(shù)齊全，序號排列連續(xù)；

４、會計賬簿的裝訂順序

（1）會計賬簿裝訂封?

（2）賬簿啟?表

（3）賬戶?錄、備考表

（4）按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁

（5）會計賬簿裝訂封底

５、會計賬簿裝訂后應(yīng)牢固、平整、不得有折?，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的封?處，應(yīng)加蓋裝訂?印章，裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號；

6、賬簿封?上標(biāo)明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號?年?編，順序為：現(xiàn)??記賬、銀?存款?記賬、總賬、明細(xì)賬、核算項?明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡?。

（三）會計報表（案卷號：3－連續(xù)流?號）

獨?核算體次年1?份將上年12個??度會計報表按照資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、費?明細(xì)表、應(yīng)交稅?明細(xì)表、現(xiàn)?流量表等報表的順序，加裝報表封?，填寫報表?錄，加蓋企業(yè)負(fù)責(zé)?、會計主管?員、制表?印章后，?柜保存。合并報表及各核算體年報需在次年2?份按上述要求裝訂完成。（四）其他會計檔案?卷

１、發(fā)票類：

增值稅專?發(fā)票抵扣聯(lián)每?按認(rèn)證的先后順序，附“認(rèn)證結(jié)果通知書”、“認(rèn)證結(jié)果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封?”后裝訂成冊，具體裝訂要求同記賬憑證；

除增值稅專?發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)（或記賬聯(lián)）均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票（或收據(jù)）號碼段。

2、其他類：

銀?余額調(diào)節(jié)表須每?打印后簽字（獨?核算體由主辦會計簽字，公司由財務(wù)負(fù)責(zé)?指定的專?簽字）；

銀?余額調(diào)節(jié)表與銀?對賬單分銀?，按1-12?順序裝訂成冊；

其他會計檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制?、保管?。

四、會計檔案的歸檔保管

１、獨?核算體的會計檔案管理員為主辦會計，公司設(shè)?專職會計檔案管理員。會計檔案管理員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、裝箱、保管、調(diào)閱、銷毀等?系列?作。

２、出納?員不得兼管會計檔案。

３、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第?天算起，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類，且以下會計檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細(xì)化檔案名稱的，可?照類似檔案的保管期限。（詳見附表）。

（１）保管期限為３年的：?/季度財務(wù)報告、內(nèi)部往來對賬表、會計檔案

借閱登記清冊。

（２）保管期限為5年的：銀?存款余額調(diào)節(jié)表、銀?對賬單。

（３）保管期限為10年的：?度納稅申報表。

（４）保管期限為15年的：會計憑證類、除現(xiàn)??記賬和銀?存款?記賬以外的其他賬薄、會計移交清冊。

（５）保管期限為25年的：現(xiàn)??記賬和銀?存款?記賬。

（6）保管期限為永久的：固定資產(chǎn)卡?（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、年度財務(wù)報告、年度納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

五、會計檔案保管清冊的建?

1、根據(jù)會計檔案?卷編號，按年分?順序登記會計檔案的保管清冊。

2、會計檔案保管清冊以書?形式建?，次年裝訂成冊。

六、會計檔案的借閱使?規(guī)定

1借閱對象:財務(wù)?員、法務(wù)部、審計部、外審機構(gòu)等。

2借閱地點：除國家?政執(zhí)法部門以外的借閱?，借閱地點只能在公司及所屬門店的辦公區(qū)域內(nèi)，不得將會計檔案攜帶外出；如遇特殊情況，須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后?可攜帶外出。

3借閱時間：借閱檔案必須在借閱?起兩天內(nèi)歸還，如需延期使?，須再次辦理借閱?續(xù)，?政執(zhí)法部門的除外。

4借閱要求:借閱會計檔案?員，不得轉(zhuǎn)借他?，不準(zhǔn)在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。不準(zhǔn)刪改、圈點或勾畫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到歸還檔案完好?損。需要復(fù)制會計檔案的，也應(yīng)經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理?員負(fù)責(zé)辦理。

5借閱登記:建?會計檔案借閱登記簿，將借閱?姓名、部門、?期、內(nèi)容、?途、審批?、歸還時間等情況逐項登記清楚。借閱登記清冊歸檔保管。

6借閱審批管理:

6.1公司財務(wù)及內(nèi)審?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.1.1除出納外財務(wù)及內(nèi)審?員借閱當(dāng)年憑證、賬簿等紙質(zhì)會計檔案：需報檔案保管員登記備查。

6.1.2除出納外財務(wù)及內(nèi)審?員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質(zhì)會計檔案：需到檔案保管員處登記，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批同意后?可借閱。

6.1.3出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案。

6.2獨?核算門店財務(wù)?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.2.1除出納外財務(wù)?員如需借閱憑證、賬簿等紙質(zhì)會計檔案均需經(jīng)主辦會計審批，由檔案保管員登記，如?檔案保管員的由主辦會計負(fù)責(zé)登記。

6.2.2出納與主辦會計在同?地點辦公的，則出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；出納與主辦會計不在同?地點辦公的，如有其他財務(wù)?員則出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；

出納與主辦會計不在同?地點辦公的，且?其他財務(wù)?員的則需將借閱?途由主辦會計報財務(wù)經(jīng)理審批后?可。

6.3?財務(wù)?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.3.1?律憑內(nèi)部?作聯(lián)系單經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)?審批后，到檔案保管員處登記，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批同意后?可借閱。

6.3.2為確保公司財務(wù)信息安全，除財務(wù)?員及公司內(nèi)審?員外不得開通30天（含）以上的財務(wù)核算軟件（ＥＡＳ）操作權(quán)限。如確有?作需要的，需經(jīng)分管

財務(wù)副總審批后，僅開通?作期內(nèi)與?作內(nèi)容相關(guān)的賬套查詢權(quán)限，該?作期不得超過30天。

七、會計檔案的交接

１、財務(wù)負(fù)責(zé)?調(diào)動時，應(yīng)辦理會計檔案移交?續(xù)。

２、單位機構(gòu)變動或檔案管理?員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接?續(xù)，由原管理?員編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起?年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并將全部裝箱逐?點交，接管?員逐?接收。

３、單位機構(gòu)變動如公司終?的，在終?和辦理注銷登記?續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終?單位的上級財務(wù)負(fù)責(zé)?安排落實檔案存放地點及相關(guān)?員代管；如公司之間合并的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)?保管，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

４、會計檔案交接時由財務(wù)負(fù)責(zé)?及上級財務(wù)指定?員負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙?經(jīng)辦?和監(jiān)交?應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

５、會計檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接?續(xù)進?檔案移交導(dǎo)致責(zé)任不清的，?律由接替?承擔(dān)。

?、會計檔案的銷毀

保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

１、由會計檔案管理?員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起?年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

２、財務(wù)負(fù)責(zé)?在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

３、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)、審計部門、保安部門共同監(jiān)銷。４、監(jiān)銷?在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案

銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案，報上?級財務(wù)部門審批；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

５、保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，產(chǎn)權(quán)憑證、注冊資本?賬憑證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓憑證等，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出?卷，保管到未了事項完結(jié)時為?。單獨抽出?卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔