第九章-發(fā)文處理課件

第九章發(fā)文處理發(fā)文處理機(jī)構(gòu)為履行職能制發(fā)公文的過程

醞釀擬稿審核簽發(fā)復(fù)核校對繕印用印登記發(fā)出或公布等程序第一節(jié)醞釀、草擬醞釀和草擬是發(fā)文流程中的基礎(chǔ)或起始性工作。醞釀文稿又是草擬文稿的基礎(chǔ)，醞釀充分、成熟，是草擬出邏輯嚴(yán)密、語言流暢的文稿的前提。由于醞釀和草擬各自的原則與內(nèi)容有所不同，在處理方法上也會呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。一、醞釀醞釀，指文稿撰寫者根據(jù)寫作目標(biāo)和意圖，廣泛收集、閱讀、選擇材料，設(shè)計(jì)表達(dá)文稿主旨的一系列思維活動的過程。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖收集材料思維結(jié)構(gòu)二、擬稿草擬是按照構(gòu)思或者寫作提綱撰寫文件草稿的活動。如果說醞釀還是一個思維活動過程的話，那么，草擬文稿就是寫作活動的第一個具體行動環(huán)節(jié)。（一）草擬文稿的要求1.撰寫者應(yīng)站在發(fā)文機(jī)關(guān)的立場，從法定作者的角度起草文稿2.按照構(gòu)思或?qū)懽魈峋V撰擬文稿（二）草擬文稿的注意事項(xiàng)1.體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，依法制文2.反映現(xiàn)實(shí)工作需要和實(shí)際情況3.符合文件寫作規(guī)范4.樹立時間觀念，及時成文草擬而成的文稿仍然是草稿，還不是一份具有法定效用的正式文件。文稿是否符合行文的目的和要求，是否真正體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是否滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要，還必須經(jīng)過有關(guān)部門或人員的審核和簽發(fā)，以確認(rèn)文件的規(guī)范性和合法性，保證行文目的的順利實(shí)現(xiàn)。第二節(jié)審核、簽發(fā)一、審核審核，又稱核稿，指由機(jī)構(gòu)綜合辦公部門對文稿質(zhì)量進(jìn)行全面系統(tǒng)地檢查、修正的活動。通常由機(jī)構(gòu)綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人或?qū)Ｂ毢烁迦私y(tǒng)籌組織或負(fù)責(zé)公文的審核工作。（一）審核的主要內(nèi)容

1.明確是否有發(fā)文的必要2.確定文稿內(nèi)容是否符合要求3.核查文稿文面是否符合規(guī)范數(shù)據(jù)項(xiàng)目排版格式法定約定4.檢查文稿是否符合行文規(guī)則內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得自名發(fā)文（二）審核文稿的方法一般情況下，除綜合辦公部門的秘書負(fù)責(zé)綜合性文稿的撰寫工作外，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自行擬稿，之后轉(zhuǎn)送部門負(fù)責(zé)人核稿。核稿順序擬稿業(yè)務(wù)部門（負(fù)責(zé)人）核稿綜合辦公部門核稿（秘書長或負(fù)責(zé)人或?qū)Ｂ毢烁迦耍讨靼鍨橹髌渌来螌徍酥谐霈F(xiàn)修正小問題大問題專業(yè)性較強(qiáng)的文稿二、簽發(fā)

簽發(fā)，是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行核查并簽注意見的活動。簽發(fā)工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段，是對核查無誤的文稿賦予法定效用的必要環(huán)節(jié)。簽發(fā)人通常是負(fù)有法定職責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人。各守其責(zé)不得越權(quán)（一）簽發(fā)的作用

1.再次全面核查文稿2.正式賦予文件法定效用3.為印制正式文本提供依據(jù)（二）簽發(fā)的種類1.正簽：法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)文件2.代簽3.核簽加簽下級重要文件對上級領(lǐng)導(dǎo)人4.會簽聯(lián)合行文主簽組織（三）簽發(fā)的原則

分層簽發(fā)：簽發(fā)人必須根據(jù)其職權(quán)范圍的規(guī)定，簽發(fā)屬于自身法定權(quán)限內(nèi)的文件。越權(quán)簽發(fā)不具法定效用分層簽發(fā)原則的主要內(nèi)容主要有第一，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中內(nèi)容重要或涉及面廣的文件由正職領(lǐng)導(dǎo)人或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，部分文件也可由機(jī)關(guān)辦公廳（室）秘書長或主任根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)代簽。第二，以機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時，由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，重要文件也可由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽。第三，會議討論通過的決議、會議紀(jì)要等，由會議主持人簽發(fā)。第四，聯(lián)合行文時應(yīng)先由主辦單位簽發(fā)，后由各協(xié)辦單位簽發(fā)，并實(shí)行“對等”簽發(fā)，即主辦單位由哪一級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他協(xié)辦單位也由相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)會簽。（四）簽發(fā)的要求

1.正確選用簽發(fā)類型，明確簽發(fā)責(zé)任2.堅(jiān)持先核稿后簽發(fā)，有助于經(jīng)濟(jì)、高效地制發(fā)公文3.保證簽發(fā)的有效性與合法性4.規(guī)范簽發(fā)意見的位置

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:發(fā)文審核應(yīng)分兩次進(jìn)行：核稿、復(fù)核，目的在于確保發(fā)文質(zhì)量。經(jīng)過復(fù)核、校對確認(rèn)無誤后，方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)。第三節(jié)復(fù)核、校對一、復(fù)核復(fù)核是指由文秘部門對制作文件正本之前對文件定稿及其生成過程再次進(jìn)行核查。復(fù)核是對文件質(zhì)量全程控制的重要環(huán)節(jié)，可以避免文件在印制中或印制后，甚至發(fā)出后出現(xiàn)問題。復(fù)核除了對前期審核內(nèi)容進(jìn)行核查，還要對簽發(fā)環(huán)節(jié)和后續(xù)的印制準(zhǔn)備工作復(fù)查核準(zhǔn)簽發(fā)手續(xù)是否完備：文稿審核人、簽發(fā)人是否合法，有無越權(quán)；簽發(fā)是否規(guī)范文件管理信息是否準(zhǔn)確：發(fā)送范圍、主送抄送范圍、緊急程度和保密登記，印制份數(shù)、發(fā)文號附件材料是否齊全格式是否規(guī)范統(tǒng)一對比初核和復(fù)核276時間機(jī)構(gòu)內(nèi)容初核公文送負(fù)責(zé)人之前辦公廳室是否需要行文行文方式行文規(guī)則行文格式復(fù)核公文印制之前文秘部門審批簽發(fā)手續(xù)附件材料格式規(guī)范二、校對校對，指以定稿和規(guī)范格式為基準(zhǔn)，對排版后的印版校樣所做的全面核對檢查，旨在發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量的活動。（一）校對的內(nèi)容

1.校正與定稿不符的各種字符2.校正與定稿不符的語句、行段3.校正標(biāo)點(diǎn)符號、公式、圖表方面的錯漏4.糾正排版格式方面的差錯（二）校對的方法

1.對校法2.折校法3.讀校法校對的負(fù)責(zé)部門綜合辦公部門或承辦部門次數(shù)2-3人數(shù)2上印章，代表一個機(jī)關(guān)的權(quán)力，是文件生效的標(biāo)志。用?。ɑ蚝炇穑┑哪康氖琴x予文件法律效力，保障文件的真實(shí)性和憑證性。用印或簽署后，文件不能直接發(fā)出，還需履行登記手續(xù)等。第四節(jié)用印、登記一、用印用印，指為了表明對文件承擔(dān)法律責(zé)任和對文件法律效力的認(rèn)可，由發(fā)文機(jī)關(guān)在文件上加蓋機(jī)關(guān)印章的活動。我國最常用的文件生效方式是用印簽署也是文件生效的標(biāo)識用印和簽署的區(qū)別278適用范圍機(jī)構(gòu)名義發(fā)文蓋印；以法定機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)文，正本簽名加注時間職權(quán)層級用印機(jī)關(guān)部分正副職權(quán)正職副職無權(quán)簽署與簽發(fā)簽發(fā)人不同層級的領(lǐng)導(dǎo)人，簽署法定單位正職簽發(fā)發(fā)文稿紙簽發(fā)欄簽署公文正本（一）用印的原則為了順利實(shí)現(xiàn)發(fā)文的目的、保障文件的效用，用印時，應(yīng)遵循分層、分職用印的原則，以保證用印的規(guī)范性和有效性。分層各層級使用自身印信分職工作職能公章業(yè)務(wù)專用章簽名章鋼?。ǘ┯糜〉姆椒ǜ鶕?jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的情況不同，印章應(yīng)加蓋在文件的不同位置。以國家行政機(jī)關(guān)為例，一般文件的用印位置在正文后的落款處，聯(lián)合下行文每個機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章，聯(lián)合上行文，只需加蓋主辦單位的印章即可。（三）用印的要求1.指定專人保管印章檔案開玩笑2.監(jiān)管用印過程3.印跡必須端正、清晰、完整二、登記發(fā)文登記，指將擬發(fā)出的文件正本中的信息和發(fā)送對象、發(fā)送范圍等情況登錄在案的活動。為了有效傳遞信息，文件的正本通常要借助于一定的傳遞方式發(fā)送到收文機(jī)關(guān)，或者通過一定的渠道向一定范圍公布，這是文件真正發(fā)揮現(xiàn)行執(zhí)行效用的重要途徑。第五節(jié)發(fā)出、公布一、發(fā)出發(fā)出，指通過一定的方式將文件信息傳遞給受文者的活動。文件發(fā)送的方式要保證文件信息能夠經(jīng)濟(jì)、高效的傳送。紙質(zhì)文件發(fā)出機(jī)要郵遞文件交換快遞傳真機(jī)要郵遞：秘密、機(jī)密；借助于國家郵政系統(tǒng)的特種機(jī)要通信業(yè)務(wù)傳遞文件文件交換城市的文件交換站快遞大中城市傳真快保密二、公布在OA平臺上的文件公布子系統(tǒng)一般都應(yīng)該具有如下功能:系統(tǒng)將自動發(fā)送郵件通知有關(guān)人員并將本文件相關(guān)工作執(zhí)行情況反饋回來;文件發(fā)布與查閱的每一項(xiàng)操作，系統(tǒng)在工作日志管理中均有詳細(xì)的記錄，在文件發(fā)布系統(tǒng)中，針對非公布性文件，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的閱讀權(quán)限，除單位規(guī)定的特權(quán)用戶和允許的人員外，其他人不能閱讀文件內(nèi)容。【考考你】

1.草擬公文應(yīng)注意哪些問題?2.為了保證公文的準(zhǔn)確性和有效性，應(yīng)從哪些方面做好審核、簽發(fā)工作?3.為什么要堅(jiān)持“先核后簽”的原則?4.簽發(fā)有哪些種類?5.如何使用和管理印章?6.文件有哪些主要傳遞渠道?7.請根據(jù)下述公文的實(shí)際發(fā)文辦理過程，指出辦文環(huán)節(jié)的錯漏之處，并說明理由或提出改進(jìn)意見?！痢潦胁糠制髽I(yè)生產(chǎn)的“顆粒硫酸鎂”化肥被不法分子倒換包裝