會議策劃流程書

會議策劃流程書流程圖：一、會議前舉備工作1、會前所需型備的檔案：會議通知、回執(zhí)、會務(wù)手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簸、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館裂作）、會議背景***、房間號碼^、會務(wù)資料領(lǐng)取表、會議資料、報到處。各檔案具體形式如附件。2、會前舉備工作流程、會議的計劃：（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預(yù)期取得的成果等。（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席物件、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。（3）決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時祕書處或籌備委員會。、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。（1）議程表。將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)絡(luò)、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。（2）日程表與作息時間表。會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。、會議成本預(yù)算。會議的成本=場地租借費+檔案資料費+交通費+食宿費+活動費+服務(wù)人員的工資+諮詢勞務(wù)費。、型備會議資料。（1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等（2）會議所用的技術(shù)性、程式性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛排程表等。、傳送會議通知及接受回執(zhí)。(1)會議通知：本單位的小型會議，可探用口頭、**、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知可探用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請物件可用傳送書面通知或邀請柬，再加**徵詢、確定的雙重方式。(2)回執(zhí)：為型確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)型備，通知時應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)?；貓?zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和型備時間，相應(yīng)提前傳送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。、會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簸。主席臺席位。第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簸，便于按位入座。(3)會場設(shè)施。會場的所有設(shè)施必須在開會前舉備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄影、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、裝置等應(yīng)事先反覆檢查、除錯(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。、其他型備會期較長的會議應(yīng)型備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。同時應(yīng)型備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)型備宣傳提綱。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好型備。二、會議期間工作1、會議期間需舉備的檔案：簽到表、會務(wù)發(fā)放表、考勤表。2、會議期間的工作流程、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。、做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關(guān)資訊。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。確認用餐時間、選單、標型、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。、會場桌椅擺設(shè)確認：燈光／音響／麥克風／銀幕/講臺／幻燈機／投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。、會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會議資料。、專人負責會場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括投影儀的型備、飲水的型備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等）。、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。、會議接待人員應(yīng)全程跟雕會議，以便及時和與會者保持聯(lián)絡(luò)，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作1、會議后需型備的檔案：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)津確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標舉。表明下次會議的日期和時間。、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的麋總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委^代辦服務(wù)。、歡送代表工作。、會議費用的結(jié)算工作。四、人員職責1、會務(wù)負責人1）聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)—對內(nèi)負責與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成；—對外負責與各參會領(lǐng)導(dǎo)及參會人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認人員名單及行程安排；—協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動。2）制定會議方案并實施—負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程式，并上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)稽核；—負責協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和程序。3）會場及住宿安排—負責會議酒店（場地）接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂；—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。4）負責稽核會議對外的文字資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議—各類資料內(nèi)容的確認稽核；—確定印刷地點；—會場布置的稽核。5）制定可行性預(yù)算6）同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)絡(luò)1、會務(wù)助理1）各類文字的起草、修改，資料的編排、裂作一根據(jù)會議的要求，負責會議通知書的設(shè)計、裂作及印刷；一負責會場背景效果圖的設(shè)計與裂作；一代表證、餐券的設(shè)計與裂作。2）負責重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜一負責重要人員的行程安排的聯(lián)絡(luò)、確認；一負責重要人員的機（車）票的預(yù)訂；一負責重要人員的專人接、送及陪同安排；一負責重要人員在會議期間的用車安排。3）負責與會代表聯(lián)絡(luò)事宜一負責會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作；一負責會務(wù)資料的收集、確認并輸入資料庫；—如會議資訊有變，負責與與會代表聯(lián)絡(luò)，及時告知。4）負責會場的管理工作—負責會場及儀器裝置的管理；—提前做好儀器裝置的除錯工作；一負責會場影像/通訊的管理（計算機、***資料收集麋總、同傳裝置等）；—確保會議期間演講嘉賓***的收集、正常**及保密工作。5）負責交通管理及安全措施—負責用車計劃；—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6）負責會場安全保障工作—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案7）會務(wù)帳務(wù)管理—會前負責制定收入、支出預(yù)算表一會后負責裂作收入、支出明細表—負責會務(wù)費用分配方案的制定、上報及落實2、應(yīng)急人員負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。負責參會人員的引領(lǐng)、接待。3）負責就餐秩序的控制。4）負責會中其他應(yīng)急工作。附：會議所需型備的所有檔案的形式見附表（以第一次會議的各檔案形式為例）。檔案明細會議通知附表1回執(zhí)附表2會