其他財務事務管理-內(nèi)部財務控制辦法

其他財務事務管理-內(nèi)部財務控制辦法1.總則1.1.制定目的確保公司政策、制度之推行。確保公司內(nèi)部所產(chǎn)生的報表資料的正確性與可靠性。徇公司各部門的績效。確保公司資源、財產(chǎn)之安全及有效利用。1.2.適用范圍本公司有關現(xiàn)金、應收賬款、應收票據(jù)、存貨、固定資產(chǎn)、應付賬款、采購、銷售等作業(yè)事項的控制，依本辦法所規(guī)范的體制管理。1.3.權責單位財務部負責本辦法制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)理負責本辦法制定、修改、廢止之核準。2.內(nèi)部控制建立內(nèi)部控制制度原則控制點要適當、完整、有彈性。建立控制點要注意成本與效益。建立的控制點，是在公司內(nèi)部營運作業(yè)中建立必要之提防。公司所建立之控制點，應定期予以評估檢討，以適合營運所需?，F(xiàn)金、銀行存款內(nèi)部控制內(nèi)部控制基本原則現(xiàn)金、銀行存款賬戶收入收入的現(xiàn)金、銀行支票、匯票應迅速辦理銀行手續(xù)。現(xiàn)金在未存入銀行前應適當保管控制?，F(xiàn)金余額應不定期由第三者核對或稽核。現(xiàn)金、銀行存款賬戶由專人保管。不明匯款人或金額有問題之匯款，如未能立即存入銀行，則應妥善保管。存入銀行的繳款單，應由出納以外的財務人員與收入款項明細表、現(xiàn)金日記賬核對。一般事項銀行賬戶均經(jīng)總經(jīng)理同意開立。銀行賬戶均以公司名義開立。編制銀行存款往來調(diào)節(jié)表隔月初所有銀行賬戶均應迅速調(diào)節(jié)，與銀行對賬單核對。每月經(jīng)有權主管嚴格審核?，F(xiàn)金、銀行存款賬戶付款每一筆付款均應有合法憑證，經(jīng)適當核準。支票的控制檢查支票號碼是否連號。作廢支票應妥為保管。未使用支票應妥為保管。支票簽章者支票簽章者須經(jīng)總經(jīng)理指定。支票簽章者離職或職務調(diào)整，應立即變更銀行預留印鑒卡。支票簽章者應有足夠之獨立性。支票簽章者不應接觸現(xiàn)金或會計賬簿。簽章支票所有支票應由總經(jīng)理指定一個以上人員簽章。不可簽發(fā)空白支票。支票在簽章之前，所有資料均應填寫妥當。經(jīng)核準的發(fā)票及憑證等應連同支票送支票簽章者。支票銀行印章應由所有人或經(jīng)其授權者保管及使用。應收賬款內(nèi)部控制應收賬款內(nèi)部控制基本原則職責劃分出納不得接觸應收賬款賬簿。信用額度管理與行銷，應完全分開?？蛻魧~單應由下列與業(yè)務無關的人員直接寄給客戶：①出納。②應收賬款賬務人員。③開立賬單人員。客戶明細賬的登錄應由與現(xiàn)金收入無關的人員負責。應收賬款之調(diào)整應經(jīng)適當核準。適當核準所有的銷貨訂單，在接受前應經(jīng)核準。呆賬轉(zhuǎn)銷、客戶之賬戶調(diào)整，均須經(jīng)財務最高主管核準。所有新客戶，其信用額度均應經(jīng)過核準。存貨內(nèi)部控制存貨內(nèi)部控制基本原則公司應建立適當?shù)淖鳂I(yè)程序，以確保料件確實收到。應有適當?shù)膬Υ鎴鏊?，以確保存貨的安全。應建立存貨永續(xù)記錄。存貨每年最少實地盤點一次，以確定存貨確實存在。各項存貨交易均須有憑證，且經(jīng)適當核準。應建立存貨計價政策，且應每年一致。呆廢料、余料等應建立作業(yè)核準制度，予以適當?shù)姆诸?。應提列適當?shù)拇尕浀鴥r準備。實體控制存貨由倉庫管理員直接控制，倉庫管理員對存貨數(shù)量負責。除倉庫管理人員外，其他人員不得擅自進入倉庫。倉庫中的存貨，應以有組織有系統(tǒng)的方式儲存?？蛻敉嘶刂尕洃行Э刂啤髲U損壞、過期或不能銷售之存貨，應定期移入報廢倉庫。存貨應定期盤點：①全面存貨盤點至少每年舉行一次。②存貨盤點應制定適當之書面規(guī)章。③盤點時，應由存貨控制部門人員監(jiān)盤。④盤點單應預先編號并適當管制。⑤盤點結果如與存貨記錄有重大差異，應作重點式復盤。⑥應適當管制存貨交易，如生產(chǎn)、運貨、進料等之截止日期及憑證號碼。⑦存貨盤點之重大差異應詳予調(diào)查。會計控制建立完善的存貨會計制度正確記錄存貨、計算成本及評估存貨價值。廢料、過期存貨及不能使用的存貨應作最妥善處理并應以授權主管核準。儲存在外協(xié)廠的存貨，應定期經(jīng)保管公司主管之確認。存貨總賬及明細賬應依存貨種類及儲放地點設置。存貨應有專人定期檢查：①存貨量。②呆料或過時料。③相當時日尚未完成之在制品。④品管不合格之退料。存貨之采購應適當安排，以避免存貨過量或變成過時存貨。發(fā)料作業(yè)倉庫發(fā)料應憑核準之領料單：①領料單應由倉管以外的人員填制。②經(jīng)授權者核準。③領料單應事先編號并控制其連號順序。④領料單領取存貨后，應在領料單上簽名。生產(chǎn)用料應依據(jù)標準用料表請領。發(fā)料之數(shù)量或料號與原領料單不符時，應將原領料單作廢，另行填制領料單。領料單上如設有“領料數(shù)量”及“發(fā)料數(shù)量”兩欄，實際發(fā)料數(shù)量不得超過領料數(shù)量，以免多領之存貨損壞或遺失。已領取之生產(chǎn)用材料，如生產(chǎn)過程中損壞，應填制補料單領料。已領取而未使用的材料，應退回倉庫，填制退料單退料。部門間材料調(diào)撥，應有領料單或調(diào)撥單。成品出貨應應經(jīng)核準之出貨通知單。出貨通知單應事先編號并控制其連續(xù)號碼。固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制基本原則固定資產(chǎn)之采購、銷售及報廢，均應經(jīng)適當核準。固定資產(chǎn)應有健全的總賬系統(tǒng)適當?shù)乜刂?。固定資產(chǎn)應適當保管并保護其安全。固定資產(chǎn)內(nèi)部控制實例資本支出應經(jīng)授權主管核準。資本支出如未經(jīng)事先授權核準，應于實際支出時由公司最高主管或多位主管核準。應指派財務部人員：①審核授權資產(chǎn)全部重置或部分重置事宜。②檢查已確定被重置的資產(chǎn)應從賬上轉(zhuǎn)銷。若建造工程系由外包商承造，在建造期間應有專人審查建造成本記錄。應建立完整的作業(yè)程序以確保材料確實收到或勞務確實完成。固定資產(chǎn)的處理：①固定資產(chǎn)的處理，如出售或報廢處理等，應經(jīng)核準。②固定資產(chǎn)處理核準書，應有一聯(lián)送財務部。③固定資產(chǎn)處理損益應正確計算。公司應有固定資產(chǎn)詳細記錄，并定期（最少每年一次）與總賬核對調(diào)整。已提足折舊而仍繼續(xù)使用的設備、報廢設備或閑置設備，雖不列于總賬，但仍應設置記錄予以控制。每一項固定資產(chǎn)應貼標簽加以識別，并明列于固定資產(chǎn)記錄本。廠間或部門之間固定資產(chǎn)調(diào)撥轉(zhuǎn)移：①調(diào)撥轉(zhuǎn)移應經(jīng)核準。②應通知財務部。固定資產(chǎn)應定期由非負責保管者實地盤點，并與固定資產(chǎn)明細記錄比較。采購及應付賬款采購內(nèi)部控制實例應建立書面作業(yè)程序，界定授權何人或何部門負責公司各項采購及其采購權限。采購部門應獨立作業(yè)，采購職能應與會計、出貨及驗收作業(yè)分離。每一采購項目均應制作訂購單，訂購單應依據(jù)經(jīng)適當核準的請購單。訂購單應先連續(xù)編號，并放置于安全處所，以免誤用。訂購單應有供應商名稱、數(shù)量、單價、金額、付款條件等資料。訂購商品、勞務或工程等，應取得具有競爭性之比價資料，并作成記錄。已發(fā)出的訂購單應有記錄控制。訂購的供應商應依據(jù)公司政策核準。訂購的價格應由獨立的部門審核（如成本分析），以確定訂購價格是否合理。某些采購項目如需特別核準，應由財務部或內(nèi)部稽核員檢查其核準情形。公司應明領禁止員工接受供應商的執(zhí)行或饋贈，并讓供應商知道此項規(guī)定。采購作業(yè)程序及各項控制，應由內(nèi)部稽核員定期稽核。驗收的內(nèi)部控制實例入廠的所有商品、原料及物料應集中由驗收單位驗收，而驗收單位應獨立于采購單位。訂購單其中一聯(lián)應送交驗收單位。驗收單位應依據(jù)訂購單上之供應商、日期、品名、數(shù)量等資料驗收，未經(jīng)訂購之貨品，不得收料。公司應有超收或短收限額及處理辦法。每一項收料均應填制驗收單，并由負責驗收者簽字。驗收單應事先連續(xù)編號。驗收單應有一聯(lián)存放在驗收單位。驗收后的貨品應通知品管單位抽樣，實施品質(zhì)檢驗。短收或損壞，應立即通知采購部門及財務部。應付賬款內(nèi)部控制實例入廠的所有商品、原料及物料應集中由驗收單位驗收，而驗收單位應獨立于采購單位。供應廠商的發(fā)票應直接送財務部。收到廠商發(fā)票，應立即適當控制，以免遺失。財務部應審核發(fā)票之：①金額計算是否正確。②單價與訂購單是否一致。③數(shù)量與驗收單是否一致。所有的發(fā)票及憑證應在付款前經(jīng)部門主管核準。未能適當核對之發(fā)票、訂購單及驗收單，應立即加以調(diào)查。付款期限應與訂購單上的付款條件一致。供應商如部分或分批交貨，應注明在訂購單上，以防重復收貨及重復付款。退貨應立即通知財務部制作退貨通知單，停止支付供應廠商貨款或予以扣款。銷貨銷貨內(nèi)部控制實例訂單銷貨均應自客戶取得正式訂單。公司所印制之訂單，及自客戶取得之訂單，應編號控制。接受訂單前應經(jīng)審核及核準。銷貨單價及信用條件，應依據(jù)經(jīng)核準之價目表及信用辦法。特殊價格及條件，應經(jīng)事先核準。銷貨訂單應與發(fā)票核對并編號，互相勾稽。尚未交貨的訂單，應妥為保管及控制。出貨通知單出貨通知單應事先編號。出貨通知單應與銷貨發(fā)票核對并編號，互相勾稽。每一張出貨單均應妥為控制。開立賬單部門應直接自出貨部門取得出貨通知單。銷貨退回所有的銷貨退回：①應退回原開具的發(fā)票，另行開具發(fā)票，或自客戶取得折讓證明單。②銷貨退回應憑銷貨退回證明單或客戶索賠單。接受客戶銷貨退回，應核對以下資料：①客戶原床單號碼及公司出貨單號碼，以確定客戶退回之貨品確系向公司購置。②銷貨退回系在公司所制定客戶索賠期限內(nèi)，未重復索賠。③如因品質(zhì)不良退貨，應有公司品管部門之證明。④如因料號有誤退貨，應查證是否屬實。⑤如因溢量出貨退回，應查證是否屬實——核對公司出貨單數(shù)量及客戶訂單數(shù)量。⑥如因運送中貨品損壞退回，應向承運的運輸公司索賠。⑦如因制造不良貨品退回，應向原供應商索賠。銷貨退回之貨品驗收，應依據(jù)銷貨退回證明或客戶索賠單，點收并填制驗收單。銷貨退回之貨品，應詳加檢驗，以確定克為本公司所銷售之貨品。銷貨退回之貨品，應有適當?shù)臅嬏幚?，避免直接以貨易貨而不制作會計記錄之可能弊端。如須換貨，則應重新辦理出貨手續(xù)。銷貨退回之貨品，應有適當之實體控制：①記入存貨。②送加工。③報廢。④退回原供應商。⑤其他附件安全（1）：出納挪用現(xiàn)金1.事實概述某公司出納小姐，收到現(xiàn)金時，未立即存入銀行，私自挪用，直到月底才將當月所收入之現(xiàn)金，整筆存入銀行，以免月末發(fā)現(xiàn)銀行存款短少。2.內(nèi)部控制財務主管未審核銀行存款或繳現(xiàn)賬簿之日期及金額，是否與每日之收款日報表或現(xiàn)金收入明細表之日期及金額相符。內(nèi)部控制改善建議財務主管應每日審核銀行存款或繳現(xiàn)賬簿之日期及金額是否與每日之收款日報表或現(xiàn)金收入明細表相符。收入現(xiàn)金應不遲于次日銀行營業(yè)時間內(nèi)存入。安全（2）：挪用貨款1.事實概述某公司業(yè)務員，將三月一日收到客戶甲之貨款私自挪用，不立即繳交公司出納。待三月十二日收到客戶乙之貨款時，再以客戶甲之名義，繳給公司出納。四月五日又收到客戶丙之貨款，再以客戶乙之名義，繳給公司出納，如此挪用貨款。2.內(nèi)部控制評估公司并未規(guī)定業(yè)務員向客戶收款時，應填制收款日報表，注明客戶名稱、收款日期及收款金額。財務部未按月編制客戶對賬單，寄送客戶核對賬項，致使財務部、客戶未能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務員挪用貨款情形。內(nèi)部控制改善建議業(yè)務員向客戶收取貨款時，應填制收款日報表三聯(lián)，注明客戶名稱、收款日期、收款員姓名并經(jīng)客戶確認簽章。一聯(lián)交客戶收執(zhí)，余兩聯(lián)連同貨款送繳公司出納，出納點收無誤后，在收款日報表上簽章，其中一聯(lián)退回收款員留存。出納于業(yè)務員繳款時，應核對業(yè)務員之收款日期及繳交日期，如有差異應立即報告主管。財務部應按月編制客戶對賬單，寄送客戶核對賬項。除期初余額外，對賬單應注明當月詳細交易之日期、金額及憑證號碼。應收賬款增加，應注明銷售日期及金額；應收賬款減少，應注明收款日期及金額?？蛻羧绨l(fā)現(xiàn)對賬單上收款日期或金額有誤，應請客戶直接向稽核部或指定之獨立部門反應，應便立即追查是否有舞弊或錯誤存在。安全（3）：銷貨及收款1.事實概述某公司銷售、信用額度及收款均由業(yè)務部負責。業(yè)務經(jīng)理及兩位業(yè)務員先后離職，公司對此三人所負責之業(yè)務加以整理時，發(fā)現(xiàn)下列事實：貨款約有五十余萬元，已由業(yè)務部向客戶收取，而公司賬上仍有應收賬款。有五家客戶，合計貨款約為二十萬元，經(jīng)上門查訪，發(fā)現(xiàn)兩家查無此公司，三家已關閉多時。2.內(nèi)部控制評估職責未適當劃分，銷售、信用額度及收款均由業(yè)務部負責，以致客戶是否確實存在，客戶之信用狀況，應收賬款之收款情形，公司都無法掌握。財務部未按月編制客戶對賬單，寄送客戶核對賬目，致使款已由業(yè)務員收取，而公司尚不知情。財務部未按月編制應收賬款齡分析表，故逾期甚久未收取之貨款及貨款有異狀之客戶，均不能適當掌握，并迅速追查原因。3.內(nèi)部控制改善建議職責應適當劃分、銷售、信用