國(guó)土檔案管理數(shù)字化建設(shè)的分析獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

國(guó)土檔案管理數(shù)字化建設(shè)的分析獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘要：科技在不斷的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，國(guó)土資源檔案管理內(nèi)容繁多，具體操作起來(lái)非常復(fù)雜。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在調(diào)取過(guò)程中顯得非常的麻煩，并且紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境的要求比較高，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案信息化的需要。智能化、數(shù)字化的檔案管理能夠大大推動(dòng)國(guó)土資源的檔案信息化和科學(xué)化，文章對(duì)數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;國(guó)土資源;檔案管理;應(yīng)用

引言

隨著國(guó)土檔案信息量的不斷豐富，檔案數(shù)字化在帶來(lái)便利的同時(shí)，也暴露出一些不容忽視的問(wèn)題，需要我們高度重視。準(zhǔn)確把握檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題，采取針對(duì)性措施，合力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為當(dāng)前國(guó)土資源管理工作的重要基礎(chǔ)性工作。

1建設(shè)國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化的必要性

（一）提高檔案管理工作的效率。質(zhì)量與效率是檔案管理工作的核心與基礎(chǔ)，如果不能保障這兩者，那么檔案管理工作將失去其所具有的意義與價(jià)值。然而要平衡兩者之間的關(guān)系并非易事，傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)文件為主，依賴(lài)原始化的手工方式進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存、檢索、應(yīng)用等。這種管理模式效率低下，且出錯(cuò)率與效率往往相對(duì)應(yīng)，即效率越高，出錯(cuò)率也越高，效率越低，出錯(cuò)率也越低。隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對(duì)檔案管理與信息貯存提出了更高的要求，在保障質(zhì)量的同時(shí)提高效率勢(shì)必將成為未來(lái)發(fā)展的重要方向。數(shù)字化管理能夠有效地采集大量的電子信息，并簡(jiǎn)化了歸檔、共享、檢索、應(yīng)用的程序，利用科學(xué)合理的配置提高了檔案管理工作的效率。

（二）滿足社會(huì)發(fā)展的多項(xiàng)需求。社會(huì)建設(shè)的不斷完善與經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)發(fā)展為人們創(chuàng)造了更加優(yōu)越的生活條件，也使得人們有了越來(lái)越高的標(biāo)準(zhǔn)與越來(lái)越多的需求，社會(huì)需要持續(xù)發(fā)展，基于此，各個(gè)領(lǐng)域都應(yīng)轉(zhuǎn)變舊有的管理模式，“從過(guò)去的點(diǎn)信息、片信息逐步向全面信息過(guò)渡”，這其中，國(guó)土資源檔案管理工作尤為重要，對(duì)信息資源的深入挖掘與最大程度應(yīng)用將有利于城市的規(guī)劃、建設(shè)，對(duì)土地資源實(shí)現(xiàn)合理配置，采取有效策略，因此，只有建設(shè)國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化，才能將龐大的信息資源進(jìn)行統(tǒng)籌、分析，繼而作為社會(huì)發(fā)展的需求支撐。

（三）順應(yīng)信息時(shí)代的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用宣告了信息時(shí)代的來(lái)臨。如今，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到了人們?nèi)粘９ぷ?、生活的方方面面，給人們的生活途徑、生產(chǎn)模式、思維方式都帶來(lái)了不可逆轉(zhuǎn)的變化，同時(shí)在各個(gè)領(lǐng)域范疇內(nèi)起到了至關(guān)重要的推動(dòng)與促進(jìn)作用。如果國(guó)土資源部門(mén)沒(méi)有及時(shí)建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式，勢(shì)必與社會(huì)領(lǐng)域脫軌，無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公以及信息資源共享等事宜。

2在國(guó)土資源檔案管理中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1建立國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)

國(guó)土資源各個(gè)檔案之間不是孤立存在的個(gè)體，它們之間具有緊密的聯(lián)系。所以，如果國(guó)體資源紙質(zhì)檔案在數(shù)字化的過(guò)程中存在某個(gè)數(shù)據(jù)缺失的情況，將會(huì)嚴(yán)重的影響國(guó)土資源數(shù)字化管理的有效性。在信息化的時(shí)代背景下，建立起國(guó)土資源檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)非常的必要。在數(shù)字化管理模式下，資源相關(guān)性的建立可以通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完成。國(guó)土資源檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建成以后必將使得工作人員能夠更加方便、快捷的進(jìn)行國(guó)土資源檔案數(shù)據(jù)傳輸和使用。

2.2搭建國(guó)土檔案“數(shù)字化”共享平臺(tái)

檔案的價(jià)值在于利用。檔案數(shù)字化加工的目的也主要是實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的共享，便于用戶輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可完成查詢和利用的目的和效果。要根據(jù)《土地登記資料公開(kāi)查詢辦法》的相關(guān)規(guī)定，確定檔案數(shù)字化的開(kāi)放范圍和內(nèi)容，建立國(guó)土檔案管理網(wǎng)站與地方政府的政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，及時(shí)將土地登記等需求量大的檔案實(shí)時(shí)向公眾開(kāi)放。加強(qiáng)并完善國(guó)土部門(mén)局域網(wǎng)建設(shè)，利用專(zhuān)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案數(shù)字信息的全覆蓋。

2.3科學(xué)界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作高效率

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案是檔案數(shù)字化的一項(xiàng)主要內(nèi)容。國(guó)土檔案數(shù)量本就龐大，加之涉及大量涉密信息和圖紙，全部數(shù)字化是不可能的，也是沒(méi)有必要的。應(yīng)結(jié)合國(guó)土資源工作實(shí)際，開(kāi)拓思路，創(chuàng)新理念，從減輕數(shù)字化工作量、節(jié)省經(jīng)費(fèi)支出、便于管理和查詢利用等角度出發(fā)，本著“可能與實(shí)用”的原則，立足“三優(yōu)先”，輕重有度、科學(xué)合理地界定檔案數(shù)字化的范圍與內(nèi)容，切實(shí)解決不加篩選、主次不分等盲目進(jìn)行數(shù)字化的問(wèn)題，提高國(guó)土檔案數(shù)字化效率。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會(huì)關(guān)注度高、使用頻率高的檔案（如：地籍檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案）進(jìn)行數(shù)字化，以滿足社會(huì)利用者對(duì)這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。另一方面立足國(guó)土資源事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價(jià)值的珍貴檔案（如：機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、合并文件，修史編志資料）和對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)工作具有指導(dǎo)意義的重要檔案（如：總體規(guī)劃修編資料）進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值。同時(shí)，要立足國(guó)土資源部門(mén)職能職責(zé)，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門(mén)有特色的檔案（如：建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用檔案、土地開(kāi)發(fā)整理檔案）進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價(jià)值。鑒于人事檔案動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、查閱的嚴(yán)苛性等特征，以及人事部門(mén)已經(jīng)通過(guò)人事檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行有效管理的實(shí)際，建議不進(jìn)行數(shù)字化處理;針對(duì)一些專(zhuān)業(yè)檔案中的圖紙資料幅面過(guò)大、涉及國(guó)家秘密、普通設(shè)備無(wú)法滿足其掃描處理要求的實(shí)際，為便于查閱，建議只進(jìn)行檔案目錄錄入，不