公司文件管理制度

公司文件管理制度前言為了保證公司文件的安全性、完整性及有效性，維護公司利益，特制定此文件管理制度。文件管轄范圍本文件管理制度包括公司整個文件系統(tǒng)，包括但不限于電子文件、紙質文件等。文件管理職責文件管理職責由公司的各個部門和職員共同承擔。具體職責如下：各部門應當建立本部門的文件管理制度，并嚴格按照制度執(zhí)行；職員應當意識到文件管理的重要性，根據(jù)本制度規(guī)定，妥善保管、使用文件，嚴禁私自篡改、損毀文件等行為；各部門應當委派專人負責本部門的文件管理工作，包括日常管理及存檔歸檔等工作；文件管理人員應當具有專業(yè)技能及操作證書。文件分類文件應當按照歸檔要求，分門別類分組文件。具體分類如下：公司管理類文件：包括公司章程、公司資質證書、商業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、勞動合同、發(fā)票等；客戶、商務類文件：包括商務合同、客戶開發(fā)計劃、合作協(xié)議等；人事類文件：包括招聘簡歷、員工檔案、職工培訓計劃、績效考核報表等；行政類文件：包括行政工作計劃、會議紀要、備忘錄、規(guī)章制度等。文件存儲文件存儲是文件管理的基礎工作，應當根據(jù)文件分類及存儲要求，在安全保密的前提下妥善保管。紙質文件存儲：文件儲存在鋼文件柜或專用版柜中，以上班鎖的方式進行保管。如有重要文件，應當采取多措施進行備份保存；電子文件存儲：重要的電子文件應當存儲在專門的文檔管理系統(tǒng)或者云盤中，同時要求電子文件有跡可循，可以追溯到存儲時間、編輯人等具體信息。文件傳遞為了保證文件傳遞過程的安全與及時性，文件需要進行一定的流程控制。重要文件傳遞時，必須采取加密壓縮和密封的方式來傳遞，同時需保持一份傳遞清單并留有相應記錄；紙質文件傳遞時，需進行簽字簽收，并且確保傳遞后將對應的傳遞單據(jù)歸檔留存。文件安全保密措施文件是公司重要的資產(chǎn)，應保證其在存儲、傳遞和使用過程中的安全性及機密。文件權限管理：建立文件查閱、修改權限系統(tǒng)。對于一些敏感性文件，需要更為嚴格的訪問控制，包括訪問密碼、IP地址、操作記錄等數(shù)據(jù)采集；文件備份：建立文件備份與恢復制度，定期進行文件的備份，確保在數(shù)據(jù)遺失或毀損時，能夠及時恢復；文件銷毀：根據(jù)公司的文件保管規(guī)定，對于過時或者無效的文件，應該定期進行銷毀并留有相應記錄。文件變更管理對于文件中所包含的信息，或者根據(jù)法律、行政要求、部門工作需要等因素，需要對文件進行修改和更新。同時確保文件變更后的完整性和準確性。對于修改或者更新的文件，應當由專門的人員進行核對，確保文件完整性及準確性，并且進行相關記錄；修改后的新文件應當完整保留，建立文檔版本控制。同時，要確保原有文件的完整性，保管至少兩個存儲地址。文件審批為保證文件運用的及時性、準確性和合規(guī)性，文件必須經(jīng)過嚴格的審批程序。文件新建、修改、撤銷、調整、備份、恢復等，均需經(jīng)過相應審批程序。審批程序應當規(guī)范，明確審批流程和各崗位職責；申請人需填寫文件申請單，交由相關審批人簽批（章），并且嚴格按照文件管理制度規(guī)定的標準和流程執(zhí)行?？偨Y本制度旨在規(guī)范公司文件存儲與利用流程，明確文件的歸檔與管理