檔案管理制度

檔案管理制度一、制度概述本制度適用于本公司所有部門、崗位和人員，旨在規(guī)范、科學(xué)、高效地管理公司各類檔案，提高公司的管理水平，保證公司安全、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。二、檔案分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，本公司的檔案分為以下幾類：經(jīng)濟(jì)類檔案統(tǒng)計(jì)類檔案人力資源類檔案行政類檔案審計(jì)類檔案檔案館藏品三、檔案管理職責(zé)公司檔案管理員（1）建立檔案管理制度（2）制定、發(fā)布檔案管理工作規(guī)定（3）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和監(jiān)督管理部門檔案管理員（1）負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔和利用（2）協(xié)助公司檔案管理員進(jìn)行檔案管理工作（3）定期向公司檔案管理員報(bào)告本部門檔案管理情況四、檔案管理流程收集（1）各部門要認(rèn)真負(fù)責(zé)地收集和整理本部門的檔案，如會(huì)議記錄、決策文書、合同文書、人員檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料（2）檔案管理員要及時(shí)安排人員對(duì)收到的檔案進(jìn)行分類、整理、登記和編號(hào)，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和保密性歸檔（1）按照檔案管理制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案編號(hào)依次存放（2）每個(gè)檔案應(yīng)該在本年度內(nèi)歸檔完成（3）離職人員檔案應(yīng)該在離職前一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢保管（1）檔案管理室應(yīng)該統(tǒng)一將公司各部門的原始檔案進(jìn)行檔案管理（2）由檔案管理員對(duì)存放在檔案庫(kù)中的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，切忌隨意移動(dòng)（3）檔案管理室必須有專門的保管人員。工作時(shí)間結(jié)束前，必須關(guān)閉檔案庫(kù)門窗，保證檔案的安全性；（4）定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行清潔和消毒，并加強(qiáng)防火、防水、防盜、防鼠等安全措施。利用（1）檔案管理員應(yīng)該派專人負(fù)責(zé)檔案使用，確保檔案的安全性（2）嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意借閱、復(fù)制、傳閱、毀損公司機(jī)密資料（3）凡是需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、借閱、調(diào)閱的，必須經(jīng)過(guò)檔案管理員同意，并簽署保密協(xié)議書五、檔案管理規(guī)范所有檔案必須按照文件編號(hào)進(jìn)行歸類各部門對(duì)歸檔自己部門的檔案應(yīng)遵循：清晰、完整、方便查閱的原則所有檔案必須標(biāo)明管理事務(wù)機(jī)構(gòu)名稱盡可能地減少同一編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)，減少文件歸檔文件錯(cuò)誤或漏歸的情況。宣傳、推廣公司檔案管理制度，提高全員檔案管理意識(shí)。六、檔案管理考評(píng)公司定期對(duì)各部門的檔案管理質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)，并采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。七、制度修訂本制度的修改、補(bǔ)充、細(xì)化等工作視情況而定，由檔案管理室及其