檔案管理工作手冊(cè)

.

.

XX公司

行政部

檔

案

管

理

工

作

手

冊(cè)

目錄

一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖3

二、檔案管理總那么4

.

v

.

三、綜合管理部職能5

四、檔案管理工作職責(zé)7

1〕文件材料的收集管理7

2〕公司?！布妗硻n案管理員工作職責(zé)........8

五、檔案歸檔圍8

1〕部資料類8

2〕行政管理類9

3〕黨群工作類9

4〕經(jīng)營(yíng)管理類、設(shè)備儀器類....9

5〕生產(chǎn)技術(shù)管理類、根本建立類..10

6〕會(huì)計(jì)檔案類..11

7〕平時(shí)歸卷..11

六、立卷〔案卷質(zhì)量及要求〕..12

七、檔案室管理..........15

XX公司檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖

檔案主管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理

檔案負(fù)責(zé)人：部門(mén)負(fù)責(zé)人

檔案室管理：兼職檔案員

財(cái)

人

員

務(wù)

名

部

字

市

場(chǎng)

人

拓

員

展

名

部

園

人

區(qū)

員

管

理

名

部

字

綜

人

合

員

管

理

名

部

字

物

人

流

總那么

員

管

理

名

部

字

經(jīng)

人

營(yíng)

方

案

員

開(kāi)

展

名

部

字

信

人

息

化

員

建

立

名

組

字

客

人

戶

員

服

務(wù)

名

部

字

—2—

字

.

.

第一條根據(jù)檔案局國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)文"關(guān)于印發(fā)<工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)

那么>的通知"，結(jié)合DA/T42-2009"企業(yè)檔案工作規(guī)"要求，為加強(qiáng)本公司文書(shū)立

卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各

種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種一

律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將

經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

行政部職能

一、行政文秘工作

1、組織并安排公司外的各類會(huì)議，并做好相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。

2、完善和修訂公司的各項(xiàng)規(guī)章制度并催促各部門(mén)格遵照?qǐng)?zhí)行。

3、負(fù)責(zé)起草、審核、發(fā)布公司有關(guān)文件，并完成公司各類重要文檔的收發(fā)

登記和歸檔工作。

4、負(fù)責(zé)公司各類書(shū)報(bào)的收發(fā)和傳遞，以及公司部各類業(yè)務(wù)憑證的印刷。

5、協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系，假設(shè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做到及時(shí)反響，及時(shí)解決，促進(jìn)公司

各項(xiàng)工作順暢開(kāi)展。

二、后勤總務(wù)工作

.

v

.

1、負(fù)責(zé)公司日常所需辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的采購(gòu)，做到貨比

三家，質(zhì)量上乘，價(jià)格合理。

2、完成辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的建賬、保管、發(fā)放及有關(guān)登記

工作；

3、公司車(chē)輛和駕駛員的管理工作。

4、格遵守工作制度，老實(shí)守信，不泄露工作中的。

5、完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作任務(wù)。

三、檔案管理工作

1、組織員工學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)"檔案法"、"檔案法實(shí)施方法"、"省<檔案法>

實(shí)施方法"等檔案法律法規(guī)，格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)。

2、建立、完善并格遵照各項(xiàng)檔案管理制度，確保公司檔案的齊全完整、規(guī)、

有效利用。

3、對(duì)公司和各部門(mén)檔案工作進(jìn)展監(jiān)視、指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)公司各種門(mén)類和載體的

文件歸檔前的監(jiān)視、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進(jìn)

檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用

等項(xiàng)業(yè)務(wù)建立。

4、對(duì)檔案室做好防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防有害蟲(chóng)生物、

防污染等"八防〞工作。

5、在科學(xué)的開(kāi)展觀指導(dǎo)下，組織檔案管理員認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)

和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新法，不斷提升檔案管

理水平。

—2—

.

.

檔案管理工作職責(zé)

(一)文件材料的收集管理

第一條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員，

負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第二條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)

文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦

部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。

1、公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)

活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手

續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2、本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案

室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

〔二〕公司專(兼)職檔案管理員的職責(zé)：

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行"人民國(guó)檔案實(shí)施方法"等有關(guān)檔案工作政策、法規(guī)，根據(jù)

公司開(kāi)展的需求提出檔案室的開(kāi)展規(guī)劃。

2、了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，做好公司、部門(mén)行政文件的收發(fā)、分類登記、編

號(hào)、傳閱及催辦等工作，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔圍，收集管理本部門(mén)的文件

材料，并將已經(jīng)辦理完結(jié)的文件材料及時(shí)歸檔。

.

v

.

3、對(duì)公司各部門(mén)的應(yīng)歸檔檔案資料進(jìn)展審定，同時(shí)給予科學(xué)分類組卷和準(zhǔn)確地

劃分保管期限。

4、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度最

后一月月末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢；指導(dǎo)公司各部門(mén)搞好檔案的歸檔、立

卷和統(tǒng)計(jì)工作，催促其將應(yīng)歸檔的檔案資料按照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)整理完畢，移交公

司檔案室統(tǒng)一保管，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。。

5、每季度接收檔案后，及時(shí)進(jìn)展人庫(kù)登記、上架，做好保管和統(tǒng)計(jì)工作。格按

照有關(guān)規(guī)定履行職責(zé)，確保檔案平安，按照上級(jí)規(guī)定，對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的卷宗及

時(shí)、按照程序規(guī)定進(jìn)展銷毀。

6、積極參加上級(jí)組織的有關(guān)檔案工作的會(huì)議和培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和

專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)組織公司專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案編研工作。

7、承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好效勞工作，并辦理

臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

檔案歸檔圍

〔一〕部資料類

第一條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、

方案等文件材料。

第二條重要的文書(shū)材料與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)，包括通知、報(bào)告、決議、申請(qǐng)、

留底文件、接收文件及交接文件等。

—2—

.

.

第三條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第四條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第五條本公司的各種工作方案、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)

表及簡(jiǎn)報(bào)。

第六條以上所有文件部資料保管期限均為10年。

〔二〕行政管理類

第七條本公司對(duì)外的正式發(fā)文及重要文書(shū)材料，包括通知、報(bào)告、情況說(shuō)明等。

第八條本公司相關(guān)人員任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第九條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利面的文件材料。

第十條以上文件資料保管期限均為10年。

〔三〕黨群工作類

第十一條上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的文件，針對(duì)本企業(yè)重大問(wèn)題的指示、批示文

件；對(duì)企業(yè)一般性、普發(fā)行的文件、各項(xiàng)規(guī)章制度、管理方法與條例等。

第十二條黨員代表大會(huì)、黨委〔黨支部〕會(huì)議及其他相關(guān)會(huì)議。

第十三條會(huì)議通知、報(bào)告決議、通報(bào)、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)及黨員學(xué)習(xí)教育等形成的文

件。

.

v

.

第十四條黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等面的決定及通知。

第十五條團(tuán)員及團(tuán)組織管理面的決定、通知、批復(fù)及相關(guān)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

第十六條以上文件資料保管期限均為10年。

〔四〕經(jīng)營(yíng)管理類、設(shè)備儀器類

第十七條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料，包括公司與外單

位的租賃合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同及運(yùn)輸合同等相關(guān)文件。

第十八條公司綜合設(shè)備管理?xiàng)l例、方法、案、規(guī)定等。

第十九條公司單臺(tái)〔套〕設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、批復(fù)文件、購(gòu)置合同、協(xié)議等；

第二十條公司設(shè)備儀器保養(yǎng)、維修、重大事故分析出理報(bào)告、儀器報(bào)廢鑒定材

料、申請(qǐng)、批復(fù)及處理結(jié)果等相關(guān)資料。

第二十一條以上相關(guān)文件資料保管期限均為30年。

〔五〕生產(chǎn)技術(shù)管理類、根本建立類

第二十二條公司部相關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、產(chǎn)品檢驗(yàn)、能源、設(shè)備管理等相

關(guān)工作形成的文件及管理文件。

第二十三條公司部平安生產(chǎn)，包括平安生產(chǎn)技術(shù)管理規(guī)定、事故報(bào)告、調(diào)查分

析、處理材料、平安教育活動(dòng)的材料、平安生產(chǎn)、校面的材料等。

—2—

.

.

第二十四條公司部統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括職業(yè)安康平安體系管理、運(yùn)行、外審核等文

件按材料，特殊工作崗位技能考核、頒證、管理等材料。

第二十五條公司整體工程設(shè)備維護(hù)材料等相關(guān)文件資料。

第二十六條以上相關(guān)文件資料保管期限均為30年。

〔六〕會(huì)計(jì)檔案類

第二十七條公司會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。

第二十八條公司會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)表、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬

簿、銀行賬。

第二十九條公司財(cái)務(wù)報(bào)告類，包括月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告及年度財(cái)務(wù)報(bào)告。

第三十條以上財(cái)務(wù)相關(guān)資料保管期限為15年。

(七)平時(shí)歸卷

第三十一條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，

由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第三十二條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料

歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第三十三條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收

集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。

.

v

.

第三十四條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條

款，放入平時(shí)保存文件卷夾"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

立卷(案卷質(zhì)量要求)

第三十五條為統(tǒng)一立卷規(guī)，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配

合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第三十六條案卷質(zhì)量總的要：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有

機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第三十七條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第三十八條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與、印件與定稿、請(qǐng)示

與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，

文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，

也可隨同絕密文電立卷。

第三十九條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，

放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一

年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)

幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四十條卷文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)展排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排

列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，在后；印件在前，定稿在后；其

—2—

.

.

它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)展系統(tǒng)的排

列。

第四十一條卷文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有

文字的每頁(yè)材料正面的右上角反面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第四十二條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷文件目錄。填

寫(xiě)的字亦要工整。卷目錄放在卷首。

第四十三條有關(guān)卷文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表。假設(shè)無(wú)情況

可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的XX和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第四十四條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

第四十五條案卷的裝訂和案卷各局部的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊

技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三一線〔案卷

8頁(yè)以上〕封底打活結(jié)的法裝訂。

第四十六條案卷各局部的排列格式：軟卷封面(含卷文件目錄)一文件一封底(含

備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存。

第四十七條檔案歸檔后，根據(jù)檔案類別、檔案號(hào)依次放于檔案室檔案柜保存。

檔案室管理制度

.

v

.

1、檔案室是單位文書(shū)資料、人事檔案保存使用的