公務(wù)事務(wù)寫作課件

第三章公務(wù)事務(wù)寫作第一節(jié)計(jì)劃第二節(jié)總結(jié)第三節(jié)通知第四節(jié)通報(bào)第五節(jié)報(bào)告第六節(jié)請(qǐng)示第七節(jié)函第八節(jié)紀(jì)要返回第一節(jié)計(jì)劃一、計(jì)劃的概念與作用計(jì)劃是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人在一定時(shí)期內(nèi),為了完成某項(xiàng)任務(wù),事先制定的明確、具體的行動(dòng)安排,包括對(duì)數(shù)量和質(zhì)量的要求、對(duì)事件的限定、對(duì)完成任務(wù)所采取的措施等.計(jì)劃是領(lǐng)導(dǎo)和管理過(guò)程的起始環(huán)節(jié),也是整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和管理過(guò)程的依據(jù).有了切實(shí)可行的計(jì)劃,就有了明確的奮斗目標(biāo),就可以減少盲目性,增強(qiáng)自覺(jué)性,從而有準(zhǔn)備、有步驟、積極主動(dòng)地完成既定任務(wù).所謂“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”,講的就是計(jì)劃的重要性.計(jì)劃對(duì)工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、勞動(dòng)都有重要的指導(dǎo)作用、推動(dòng)作用和保證監(jiān)督作用.下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃計(jì)劃是組織生存與發(fā)展的綱領(lǐng),是組織協(xié)調(diào)的前提,是指揮實(shí)施的準(zhǔn)則,是控制活動(dòng)的依據(jù).二、計(jì)劃的寫作特征(１)針對(duì)性.計(jì)劃是根據(jù)黨和國(guó)家的方針、政策和有關(guān)的法律、法規(guī),針對(duì)本系統(tǒng)、本部門的實(shí)際情況制訂的,目的明確,具有指導(dǎo)作用.(２)預(yù)見(jiàn)性.計(jì)劃是在行動(dòng)之前制訂的,它以實(shí)現(xiàn)今后的目標(biāo),完成下一步工作和學(xué)習(xí)任務(wù)為目的.(３)首位性.計(jì)劃是進(jìn)行其他管理工作的前提,計(jì)劃在前,行動(dòng)在后.(４)普遍性.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃實(shí)際的計(jì)劃工作涉及組織中的每一位管理者及員工,一個(gè)組織的總目標(biāo)確定后,各級(jí)管理人員為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),使本層次的組織工作得以順利進(jìn)行,都需要制訂計(jì)劃.(５)目的性.任何組織或者個(gè)人制定的各種目標(biāo)都是為了促使組織的總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和一定時(shí)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn).(６)明確性.計(jì)劃應(yīng)明確表達(dá)出組織的目標(biāo)和任務(wù),明確表達(dá)出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的資源及所采取的程序、方法和手段,明確表達(dá)出各級(jí)管理人員在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中的權(quán)利和職責(zé).(７)效率性.計(jì)劃的效率性主要是指時(shí)間性和經(jīng)濟(jì)性兩個(gè)方面.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃三、計(jì)劃的寫作格式計(jì)劃并沒(méi)有固定的寫作格式,應(yīng)視具體內(nèi)容而定.國(guó)家行政機(jī)關(guān)的計(jì)劃往往形成文件上報(bào)下發(fā),作為開(kāi)展工作或檢查工作的依據(jù),一般稱為公文式計(jì)劃或文件式計(jì)劃.這種計(jì)劃有其特定的格式,一般包含標(biāo)題和正文兩部分.１.標(biāo)題公文式計(jì)劃的標(biāo)題有兩種形式:一種是寫明單位名稱、時(shí)間期限、計(jì)劃種類;另一種是寫明單位名稱、內(nèi)容范圍、計(jì)劃種類,如?××縣委干部培訓(xùn)三年計(jì)劃?.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃如果標(biāo)題不含單位名稱,一般可將單位名稱放在標(biāo)題之下或落款處,有的還要在標(biāo)題之下用括號(hào)注明何時(shí)由何會(huì)議通過(guò).有些標(biāo)題既包含內(nèi)容范圍,又包含時(shí)間期限,如?××省國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第八個(gè)五年計(jì)劃?;有些標(biāo)題還包含計(jì)劃本身的成熟程度,如“初稿”“草稿”“討論稿”“征求意見(jiàn)稿”等,加括號(hào)注于標(biāo)題末尾,以區(qū)別于成熟的正式計(jì)劃.２.正文正文即計(jì)劃的具體內(nèi)容.公文式計(jì)劃至少包括前言和主體兩個(gè)部分,不少計(jì)劃還有一個(gè)結(jié)尾部分;如果標(biāo)題中或標(biāo)題下無(wú)單位名稱,則結(jié)尾之后還應(yīng)包括落款這個(gè)部分.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃此外,與計(jì)劃有關(guān)的一些材料,如果在正文里逐條表述不方便,還可以在最后附表或附圖.(１)前言.用簡(jiǎn)練的文字說(shuō)明制訂這份計(jì)劃的依據(jù)和總的目的任務(wù).這是計(jì)劃的總綱,用來(lái)統(tǒng)率全文,它雖短,但很重要.前言寫多長(zhǎng),并無(wú)統(tǒng)一的規(guī)定,一般應(yīng)與整個(gè)計(jì)劃的規(guī)模相適應(yīng),可以寫成一段式、兩段式或多段式;對(duì)于大型計(jì)劃,其前言常以“緒論”的形式出現(xiàn),而“緒論”中又可以有自己的前言.(２)主體.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃這是計(jì)劃的基本內(nèi)容,在開(kāi)頭和中間要寫明制訂計(jì)劃的依據(jù),在計(jì)劃期限內(nèi)應(yīng)完成的具體任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的具體目標(biāo)采用分條列項(xiàng)式,即把計(jì)劃任務(wù)分成若干項(xiàng),用序碼和小標(biāo)題標(biāo)明層次,逐項(xiàng)寫出具體任務(wù)和具體目標(biāo)、具體做法和具體步驟、時(shí)限要求及具體分工等.結(jié)尾部分應(yīng)根據(jù)需要決定寫不寫、怎樣寫.可以簡(jiǎn)要指出任務(wù)的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)工作的主要環(huán)節(jié),也可以說(shuō)明注意事項(xiàng),分析計(jì)劃實(shí)施中可能出現(xiàn)的問(wèn)題,防患于未然,還可以提出號(hào)召和計(jì)劃.(３)日期與落款.某些計(jì)劃在正文以后寫明制訂的日期;計(jì)劃如果需要上報(bào)或下發(fā),還要按文件格式和發(fā)文程序的要求,寫上主送、抄送和抄報(bào)單位.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃某些計(jì)劃,尤其是非公文式的計(jì)劃,在正文以后還要有落款,即制訂并發(fā)布計(jì)劃的單位名稱.落款寫在正文的右下方.(４)附錄.一些生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃的指標(biāo)和數(shù)字,往往都列在附表上,如遼寧省“七五”計(jì)劃就附有?遼寧省國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃主要指標(biāo)?.四、計(jì)劃的寫作要求(１)服從大局.制訂計(jì)劃是為了更好地貫徹上級(jí)戰(zhàn)略.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第一節(jié)計(jì)劃制訂計(jì)劃要下級(jí)服從上級(jí),局部服從全局,把自己的小計(jì)劃融合到大計(jì)劃里.(２)實(shí)事求是.一定要從實(shí)際出發(fā),既要盡力而為,又要量力而行.(３)明確、具體.計(jì)劃是要執(zhí)行的,寫得越具體、明確,操作性就越強(qiáng).一定要把任務(wù)、要求、措施、辦法、步驟寫得清清楚楚,以便執(zhí)行.上一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)一、總結(jié)的概念總結(jié)是把對(duì)前一階段工作或?qū)W習(xí)進(jìn)行回顧、檢查和分析研究,從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),獲得規(guī)律性的認(rèn)識(shí),明確今后實(shí)踐的方向這些內(nèi)容系統(tǒng)化、條理化,形成文字的一種事務(wù)文書,是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體.總結(jié)是對(duì)實(shí)踐的認(rèn)識(shí),總結(jié)的過(guò)程是由感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的過(guò)程.總結(jié)應(yīng)對(duì)實(shí)踐進(jìn)行全面、深刻和本質(zhì)的概括.二、總結(jié)的寫作特征(１)真實(shí)性.總結(jié)在回顧過(guò)去時(shí)要用事實(shí)說(shuō)話,從本單位(或本人)自身的實(shí)踐活動(dòng)中選取材料,并從這些材料中提煉觀點(diǎn),得出結(jié)論.不得移花接木,張冠李戴,也不允許任意虛構(gòu),主觀臆造.下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)(２)理論性.總結(jié)工作不是記流水賬,不能停留在事實(shí)的表層作一般的陳述,而應(yīng)以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo),認(rèn)真地評(píng)論得失,對(duì)大量的事實(shí)材料進(jìn)行科學(xué)分析,就事論理,揭示出客觀事物帶規(guī)律性的結(jié)論.(３)目的性.如果說(shuō)總結(jié)工作回顧過(guò)去,回答“做了什么”體現(xiàn)了真實(shí)性,評(píng)論得失,回答“為什么”體現(xiàn)了理論性,那么指導(dǎo)未來(lái),回答“怎么做”則體現(xiàn)了目的性.總結(jié)的根本目的是指導(dǎo)今后的實(shí)踐,肯定成績(jī)是為了增強(qiáng)信心,鼓足勇氣,做好以后的工作;總結(jié)經(jīng)驗(yàn)是作為后事之師,不斷前進(jìn);找出教訓(xùn)是為了明白失利原因,以便記取,使今后走上坦途,避免重蹈覆轍.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)三、總結(jié)的寫作格式總結(jié)的寫作格式包括標(biāo)題、正文、落款.１.標(biāo)題總結(jié)的標(biāo)題有多種形式,最常見(jiàn)的是由單位名稱、時(shí)間、主要內(nèi)容、文種組成,如?××市財(cái)政局２００９年工作總結(jié)??××廠２０１０年上半年工作總結(jié)?.有的總結(jié)標(biāo)題中不出現(xiàn)單位名稱,如?創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)總結(jié)??２００９年教學(xué)工作總結(jié)?;有的總結(jié)標(biāo)題只是內(nèi)容的概括,并不標(biāo)明“總結(jié)”字樣,但一看內(nèi)容就清楚是總結(jié),如?一年來(lái)的談判及前途?(?周恩來(lái)選集?上卷,人民出版社１９８０年版,第２５１頁(yè))、?走活三步棋,選好一把手?(?先鋒?１９９６年第５期)等.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)另外,還有的總結(jié)采用雙標(biāo)題.正標(biāo)題點(diǎn)明文章的主旨或中心,副標(biāo)題具體說(shuō)明文章的內(nèi)容和文種,如?構(gòu)建農(nóng)民進(jìn)入市場(chǎng)的新機(jī)制———運(yùn)城麥棉產(chǎn)區(qū)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的實(shí)踐與總結(jié)??加強(qiáng)醫(yī)德修養(yǎng)樹(shù)立醫(yī)療新風(fēng)———南方醫(yī)院惠僑科精神文明建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)?.２.正文總結(jié)的正文分為開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分,各部分均有其特定的內(nèi)容.(１)開(kāi)頭.總結(jié)的開(kāi)頭主要用來(lái)概述基本情況.其包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時(shí)代背景、指導(dǎo)思想,以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等.開(kāi)頭部分要簡(jiǎn)明扼要,文字不可過(guò)多.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)(２)主體.這是總結(jié)的核心部分,其內(nèi)容包括做法和體會(huì)、成績(jī)和問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等.這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎(chǔ)上,深刻、透徹地分析取得成績(jī)的原因、條件、做法,以及存在問(wèn)題的根源和教訓(xùn),揭示工作中具有規(guī)律性的東西.回顧要全面,分析要透徹.不同類型的總結(jié),其內(nèi)容有所側(cè)重,全面性總結(jié)的主體包括兩個(gè)層次,即成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題和教訓(xùn).對(duì)于一般的工作總結(jié),重點(diǎn)應(yīng)放在成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)上.主體部分常見(jiàn)的結(jié)構(gòu)形態(tài)有以下三種:①縱式結(jié)構(gòu).此結(jié)構(gòu)按事物或?qū)嵺`活動(dòng)的過(guò)程安排內(nèi)容.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)寫作時(shí),把總結(jié)所包括的時(shí)間劃分為幾個(gè)階段,按時(shí)間順序分別敘述每個(gè)階段的成績(jī)、做法、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì).這種寫法的好處是事物發(fā)展或社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程清楚明白.②橫式結(jié)構(gòu).此結(jié)構(gòu)按事實(shí)性質(zhì)和規(guī)律的不同分門別類地依次展開(kāi)內(nèi)容,使各層之間呈現(xiàn)相互并列的態(tài)勢(shì).這種寫法的優(yōu)點(diǎn)是各層次的內(nèi)容鮮明集中.③縱橫式結(jié)構(gòu).安排內(nèi)容時(shí),既考慮到時(shí)間的先后順序,體現(xiàn)事物的發(fā)展過(guò)程,又注意內(nèi)容的邏輯聯(lián)系,從幾個(gè)方面總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn).這種寫法通常先采用縱式結(jié)構(gòu),寫出事物發(fā)展的各個(gè)階段的情況或問(wèn)題,然后用橫式結(jié)構(gòu)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)主體部分的外部形式有貫通式、小標(biāo)題式、序數(shù)式三種情況.①貫通式適用于篇幅短小、內(nèi)容單純的總結(jié).它像一篇短文,全文之中不用外部標(biāo)志來(lái)顯示層次.②小標(biāo)題式將主體部分分為若干層次,每層加一個(gè)概括核心內(nèi)容的小標(biāo)題,重心突出,條理清楚.③序數(shù)式也將主體分為若干層次,各層用“一、二、三”序號(hào)排列,層次一目了然.(３)結(jié)尾.結(jié)尾是正文的收束,應(yīng)在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上,提出今后的方向、任務(wù)和措施,表明決心、展望前景.這段內(nèi)容要與開(kāi)頭相照應(yīng),篇幅不應(yīng)過(guò)長(zhǎng).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)有些總結(jié)在主體部分已將這些內(nèi)容表達(dá)過(guò)了,就不必再寫結(jié)尾.３.落款總結(jié)的落款包括具名和日期.單位總結(jié)的具名一般不放在落款處,而寫在標(biāo)題中或標(biāo)題下面;也有的隨另文發(fā)送,總結(jié)上不具名;個(gè)人總結(jié)的署名一般都寫在正文的右下方.四、總結(jié)的寫作要求１.堅(jiān)持實(shí)事求是原則２.注意共性,把握個(gè)性上一頁(yè)下一頁(yè)返回第二節(jié)總結(jié)３.詳略得當(dāng),重點(diǎn)突出４.具有理論價(jià)值５.用第一人稱６.要注意受眾,即總結(jié)的閱覽者或使用者上一頁(yè)返回第三節(jié)通知一、通知的內(nèi)涵通知是用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部的一種公文.通知具有廣泛性、周知性、時(shí)致性.通知一般屬下行文,只有需要同級(jí)單位或不相隸屬單位知道或參與的事項(xiàng)時(shí)使用通知,才屬平行文.需要上級(jí)單位了解通知的內(nèi)容,以抄報(bào)的方式告知,屬上行文.通知是一種使用范圍廣泛、使用頻率高的告知性的公文.通知的使用沒(méi)有級(jí)別限制,各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體都可以下達(dá)通知.下一頁(yè)返回第三節(jié)通知通知按內(nèi)容可分為批示性通知、指示性通知、會(huì)議通知、任免通知和一般性通知等.１.批示性通知批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,或者轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,用批示性通知,如?國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部?關(guān)于進(jìn)一步實(shí)施?會(huì)計(jì)法?加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作請(qǐng)示?的通知?.２.指示性通知上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的某項(xiàng)工作有所指示,要求辦理或者執(zhí)行,而根據(jù)內(nèi)容又不適宜于用命令時(shí),用指示性通知,如××省人民政府?關(guān)于對(duì)?檔案法?貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行檢查的通知?.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知３.會(huì)議通知上級(jí)機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí),一般都提前告知所屬有關(guān)單位、團(tuán)體、個(gè)人,用會(huì)議通知,如?關(guān)于召開(kāi)各中學(xué)校長(zhǎng)會(huì)議的通知?.４.任免通知上級(jí)機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)使用任免通知,如?國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整國(guó)務(wù)院三峽工程審查委員會(huì)部分成員的通知?.５.一般性通知上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或者辦理時(shí),用一般性通知,如啟用印章、催報(bào)材料等.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知二、通知的寫作特征(１)適用范圍廣.通知適用性強(qiáng),形式靈活,在公文中廣泛應(yīng)用.(２)使用頻率高.通知是所有公文中使用頻率最高的文種.(３)專項(xiàng)性強(qiáng).通知多為專項(xiàng),內(nèi)容必須具體明確,表述要求簡(jiǎn)練準(zhǔn)確.三、通知的寫作格式通知一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成.１.標(biāo)題標(biāo)題通常有三種形式:一是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成;二是由事由和文種構(gòu)成;三是由文種“通知”作標(biāo)題.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知２.正文正文由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成.開(kāi)頭主要交代通知緣由、根據(jù);主體說(shuō)明通知事項(xiàng);結(jié)尾提出執(zhí)行要求.在寫正文之前,要在標(biāo)題之下、正文之上頂格寫出被通知對(duì)象的名稱,在名稱后加冒號(hào),或?qū)⒚Q以“抄送”形式寫于最后一頁(yè)的最下方.３.落款落款要寫出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時(shí)間.如已在標(biāo)題中寫了機(jī)關(guān)名稱和時(shí)間,這里可以省略不寫.下面分別加以說(shuō)明:上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知(１)批示性通知的正文一般包括發(fā)文的緣由,對(duì)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的評(píng)價(jià),執(zhí)行要求等部分,有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知,不僅要表明本機(jī)關(guān)的態(tài)度,還要結(jié)合本地區(qū)、本單位的實(shí)際情況作出具體的批示性意見(jiàn).對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)要求的通常用語(yǔ),有“參照?qǐng)?zhí)行”“遵照?qǐng)?zhí)行”“研究執(zhí)行”“認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等不同提法,要根據(jù)所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的情況仔細(xì)推敲,準(zhǔn)確用詞,提出恰當(dāng)要求.(２)指示性通知的正文包括三部分.開(kāi)頭部分寫明通知的緣由,可以寫當(dāng)前存在的問(wèn)題,發(fā)本通知的意義,也可以寫發(fā)本通知的依據(jù)和事務(wù).然后用“特作如下通知”或“特通知如下”轉(zhuǎn)入通知的內(nèi)容.通知內(nèi)容大多采用分條列項(xiàng)法,具體提出要求、措施和辦法.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知指示性通知有的不單獨(dú)結(jié)尾,以正文的完結(jié)而收束,有的結(jié)尾提出執(zhí)行通知的希望和要求,重申通知的意義,提請(qǐng)下級(jí)重視,或提出辦理的時(shí)間要求.(３)會(huì)議性通知的正文要具體全面.一般包括召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱、會(huì)議起止時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容和任務(wù)、參加會(huì)議的人員范圍和人數(shù)、入場(chǎng)憑證、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)、與會(huì)人員需攜帶的文件材料、其他要求事項(xiàng)等.會(huì)議通知要適當(dāng)?shù)靥崆鞍l(fā)文,以便出席人員做好準(zhǔn)備,如果事情重大,時(shí)間緊迫,可發(fā)緊急通知,引起受文機(jī)關(guān)注意.會(huì)議通知是上級(jí)要求下級(jí)或個(gè)人參加某一會(huì)議或者做某件事情時(shí)使用的一種文體.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第三節(jié)通知通知的內(nèi)容要寫得明白、具體.(４)任免通知、一般性通知比較簡(jiǎn)單,把事情交代清楚就行.四、通知的寫作要求(１)注意規(guī)范使用不同種類的通知.例如,批轉(zhuǎn)性通知不能寫成轉(zhuǎn)發(fā)性通知.(２)該詳則詳,該簡(jiǎn)則簡(jiǎn).指示性通知和會(huì)議性通知的內(nèi)容要詳盡周到;發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知的內(nèi)容則要相對(duì)簡(jiǎn)要.(３)通知事項(xiàng)必須清楚明確.要明白無(wú)誤地提出工作的任務(wù)和要求,切忌泛泛而言,讓人不得要領(lǐng).上一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)一、通報(bào)的內(nèi)涵通報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況所使用的一種下行公文.通報(bào)的作用如下:(１)互通情況,溝通信息,使有關(guān)單位或組織了解工作進(jìn)程,安排好自己的工作.(２)學(xué)習(xí)先進(jìn)的典型經(jīng)驗(yàn),指導(dǎo)和推進(jìn)工作.(３)吸取他人教訓(xùn),警惕類似問(wèn)題發(fā)生.根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì),通報(bào)可分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)三種.下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)二、通報(bào)的寫作特征１.告知性通報(bào)的內(nèi)容,常常是把現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中一些正、反面的典型或某些帶傾向性的重要問(wèn)題告訴人們,讓人們知曉、了解.２.教育性通報(bào)的目的,不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容,它主要的任務(wù)是讓人們?cè)谥獣詢?nèi)容之后,從中接受先進(jìn)思想的教育,或警戒錯(cuò)誤,引起注意,接受教訓(xùn).這就是通報(bào)的教育性.這一目的,不是靠指示和命令方式來(lái)達(dá)到的,而是靠正、反面典型的帶動(dòng),真切地希望和感人的號(hào)召力量,使人真正從思想上確立正確的認(rèn)識(shí),知道應(yīng)該這樣做,而不應(yīng)該那樣做.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)３.政策性政策性并不是通報(bào)獨(dú)具的特點(diǎn),其他公文也同樣具有這一特點(diǎn).可是,作為通報(bào),尤其是表?yè)P(yáng)性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào),在這方面顯得特別強(qiáng)一些.因?yàn)橥▓?bào)中的決定(即處理意見(jiàn))直接涉及具體單位、個(gè)人或事情的處理,同時(shí),此后也會(huì)牽涉其他單位、部門效仿執(zhí)行的問(wèn)題.其決定正確與否,影響頗大.因此,必須講究政策依據(jù),體現(xiàn)黨的政策.三、通報(bào)的寫作格式通報(bào)一般由首部、正文和尾部三部分組成.其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下.１.首部上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)通報(bào)的首部主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容.(１)標(biāo)題.其通常有兩種構(gòu)成形式:一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成,如?國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)少數(shù)地方和單位違反國(guó)家規(guī)定集資問(wèn)題的通報(bào)?;另一種是由事由和文種構(gòu)成,如?關(guān)于給不顧個(gè)人安危勇于救人的王××同志記功表彰的通報(bào)?.此外,有少數(shù)通報(bào)的標(biāo)題是在文種前冠以機(jī)關(guān)單位名稱,如?中共××市紀(jì)律檢查委員會(huì)通報(bào)?;也有的通報(bào)標(biāo)題只有文種名稱.(２)主送機(jī)關(guān).除普發(fā)性通報(bào)外,其他通報(bào)應(yīng)該標(biāo)明主送機(jī)關(guān).２.正文上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)通報(bào)正文的結(jié)構(gòu)通常由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾等部分組成.開(kāi)頭說(shuō)明通報(bào)緣由;主體說(shuō)明通報(bào)決定;結(jié)尾提出通報(bào)的希望和要求.不同類別的通報(bào),其內(nèi)容和寫法有所不同,現(xiàn)分述如下:(１)表?yè)P(yáng)性通報(bào).表?yè)P(yáng)性通報(bào)一般在開(kāi)頭部分概述事件情況,說(shuō)明通報(bào)緣由.由于它是作出通報(bào)的依據(jù),因此要求把表?yè)P(yáng)對(duì)象的先進(jìn)事跡交代清楚.如果屬于對(duì)一貫表現(xiàn)好的單位或個(gè)人進(jìn)行表彰,事實(shí)敘述不但要清楚明白,而且要注意詳略得當(dāng)、重點(diǎn)突出.主體部分通過(guò)對(duì)先進(jìn)事跡的客觀分析,在闡明所述事件的性質(zhì)和意義的基礎(chǔ)上,寫明通報(bào)決定.結(jié)尾部分明確提出希望和要求,號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí).(２)批評(píng)性通報(bào).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)批評(píng)性通報(bào)在機(jī)關(guān)工作中使用得比較多,對(duì)一些傾向性問(wèn)題具有引導(dǎo)、糾正的作用.批評(píng)性通報(bào)又分兩種情況.一種是對(duì)個(gè)人的通報(bào)批評(píng),其寫法和表?yè)P(yáng)性通報(bào)基本一樣,要求先寫出事實(shí),然后在分析評(píng)論的基礎(chǔ)上敘寫通報(bào)決定,最后提出希望和要求,讓大家吸取教訓(xùn),引以為戒;另一種是對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)或集體的批評(píng)通報(bào),這種通報(bào)旨在通過(guò)惡性事故的性質(zhì)、后果,特別是對(duì)釀成事故原因的分析,總結(jié)教訓(xùn),從而達(dá)到指導(dǎo)工作的目的,所以,其寫法和表?yè)P(yáng)性通報(bào)略有不同,其正文主要包括敘寫事實(shí)、分析原因、提出要求和改進(jìn)措施等項(xiàng)內(nèi)容.另外,有的批評(píng)性通報(bào)是針對(duì)部分地區(qū)或單位所存在的同一類問(wèn)題提出批評(píng)的.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)這類通報(bào)雖然涉及面比較廣,但因其錯(cuò)誤性質(zhì)基本相同,所以寫法上以概括為主,大體和情況通報(bào)相近.(３)情況通報(bào).情況通報(bào)主要起溝通情況的作用,旨在使下級(jí)單位和群眾了解上面的情況,以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí),統(tǒng)一步調(diào),推動(dòng)全局工作的開(kāi)展.其正文主要包括通報(bào)有關(guān)情況、分析并作出結(jié)論兩項(xiàng)內(nèi)容.在具體寫法上,有的是先說(shuō)明情況,然后進(jìn)行分析,得出結(jié)論;有的是先通過(guò)簡(jiǎn)要分析得出結(jié)論,再列舉情況來(lái)說(shuō)明結(jié)論的正確性和針對(duì)性.總之,情況通報(bào)寫法多樣,如何表述可因事制宜,無(wú)須強(qiáng)求一律.３.尾部上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)尾部包括發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容.有的在通報(bào)標(biāo)題中已標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,這里就不必再寫.四、通報(bào)的寫作要求１.通報(bào)的內(nèi)容必須真實(shí)通報(bào)的事實(shí)、所引材料,都必須真實(shí)無(wú)誤.動(dòng)筆之前要調(diào)查研究,對(duì)有關(guān)情況和事例認(rèn)真進(jìn)行核對(duì),客觀、準(zhǔn)確地進(jìn)行分析、評(píng)論.２.通報(bào)決定要恰如其分上一頁(yè)下一頁(yè)返回第四節(jié)通報(bào)無(wú)論哪一種通報(bào),都要做到態(tài)度鮮明、分析中肯、評(píng)價(jià)實(shí)事求是、結(jié)論公正準(zhǔn)確、用語(yǔ)把握分寸,否則通報(bào)不但會(huì)缺乏說(shuō)服力,而且有可能產(chǎn)生副作用.３.通報(bào)的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、莊重表?yè)P(yáng)性和批評(píng)性的通報(bào)還應(yīng)注意用語(yǔ)分寸,要力求文實(shí)相符,不講空話、套話,不講過(guò)頭的話.上一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告一、報(bào)告的內(nèi)涵報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn).報(bào)告屬上行文,一般產(chǎn)生于事后和事情過(guò)程中.報(bào)告可分為以下幾種:(１)綜合性報(bào)告.綜合性報(bào)告是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來(lái)寫成的報(bào)告.它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性,寫作難度較大,要求較高.(２)專題性報(bào)告.專題性報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問(wèn)題、某一事件或某一活動(dòng)寫成的報(bào)告,在內(nèi)容上具有專一性.下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告(３)回復(fù)報(bào)告.回復(fù)報(bào)告是根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問(wèn)作出的報(bào)告.二、報(bào)告的寫作特征(１)內(nèi)容的匯報(bào)性.一切報(bào)告都是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作,讓上級(jí)機(jī)關(guān)掌握基本情況并及時(shí)對(duì)自己的工作進(jìn)行指導(dǎo),所以匯報(bào)性是報(bào)告的一大特點(diǎn).(２)語(yǔ)言的陳述性.因?yàn)閳?bào)告具有匯報(bào)性,是向上級(jí)講述做了什么工作,或工作是怎樣做的,有什么情況、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì),存在什么問(wèn)題,今后有什么打算,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有什么意見(jiàn)、建議,所以行文上一般都使用敘述方法,即陳述其事,而不是像請(qǐng)示那樣采用祈使、請(qǐng)求等方式.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告(３)行文的單向性.報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,是為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行宏觀領(lǐng)導(dǎo)提供依據(jù),一般不需要受文機(jī)關(guān)的批復(fù),屬于單項(xiàng)行文.(４)成文的事后性.多數(shù)報(bào)告都是在事情做完或發(fā)生后,向上級(jí)機(jī)關(guān)作出匯報(bào),是事后或事中行文.(５)雙向的溝通性.報(bào)告雖不需批復(fù),卻是下級(jí)機(jī)關(guān)以此取得上級(jí)機(jī)關(guān)的支持、指導(dǎo)的橋梁;同時(shí),上級(jí)機(jī)關(guān)也能通過(guò)報(bào)告獲得信息,了解下情,報(bào)告因此成為上級(jí)機(jī)關(guān)決策、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作的依據(jù).三、報(bào)告的寫作格式１.報(bào)告的標(biāo)題上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告報(bào)告的標(biāo)題有兩種寫法,一種是“發(fā)文機(jī)關(guān)＋主要內(nèi)容＋文種”的寫法,如?中共中央紀(jì)律檢查委員會(huì)關(guān)于清理黨政干部違紀(jì)違法建私房和用公款超標(biāo)準(zhǔn)裝修住房的報(bào)告?;一種是“主要內(nèi)容＋文種”的寫法,如?關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市公共場(chǎng)所防火工作的報(bào)告?.２.報(bào)告的主送機(jī)關(guān)行政機(jī)關(guān)的報(bào)告,主送機(jī)關(guān)盡量要少,一般只送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)即可.但行政機(jī)關(guān)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的情況比較多見(jiàn),只報(bào)送其中一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)顯然不妥,因此,有時(shí)主送機(jī)關(guān)可以不止一個(gè).報(bào)告應(yīng)報(bào)送自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān),一般情況下不要越級(jí)行文.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告作為黨的機(jī)關(guān)公文的報(bào)告,要按?黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例?第十五條的規(guī)定執(zhí)行:“原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān),根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān),不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)”.３.報(bào)告的正文(１)報(bào)告導(dǎo)語(yǔ).導(dǎo)語(yǔ)指報(bào)告的開(kāi)頭部分,它起著引導(dǎo)全文的作用,所以稱為導(dǎo)語(yǔ).不同類型的報(bào)告,其導(dǎo)語(yǔ)的寫法也有較大不同.概括起來(lái),報(bào)告的導(dǎo)語(yǔ)有以下幾種類型:①背景式導(dǎo)語(yǔ):就是交代報(bào)告產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)背景.②根據(jù)式導(dǎo)語(yǔ):就是交代報(bào)告產(chǎn)生的根據(jù).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告③敘事式導(dǎo)語(yǔ):在開(kāi)頭簡(jiǎn)略敘述一個(gè)事件的概況,一般用于反映情況的報(bào)告.④目的式導(dǎo)語(yǔ):將發(fā)文目的明確闡述出來(lái)作為導(dǎo)語(yǔ).報(bào)告導(dǎo)語(yǔ)的寫法不止以上四種,運(yùn)用時(shí)可以舉一反三,融會(huì)貫通,靈活處理.(２)報(bào)告主體.報(bào)告的主體也有多種寫法,下面簡(jiǎn)要介紹常見(jiàn)的幾種:①總結(jié)式寫法.這種寫法主要用于工作報(bào)告.主體部分的內(nèi)容,以成績(jī)、做法、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、打算、安排為主,在敘述基本情況的同時(shí),有所分析、歸納,找出規(guī)律性認(rèn)識(shí),類似于工作總結(jié).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告②指導(dǎo)式寫法.這種結(jié)構(gòu)多用于建議報(bào)告.希望上級(jí)部門采納建議,批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門執(zhí)行、實(shí)施,是建議報(bào)告的基本寫作目的.為此,建議要針對(duì)某項(xiàng)工作提出系統(tǒng)完整的方法、措施和要求,對(duì)工作實(shí)行全面的指導(dǎo).形式上采用分條列項(xiàng)的方法逐層表達(dá),如?××省計(jì)劃生育委員會(huì)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)廠礦企事業(yè)單位計(jì)劃生育工作的報(bào)告?,針對(duì)計(jì)劃生育問(wèn)題向省人民政府提出了四條建議:加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、明確職責(zé)、提高干部素質(zhì)、落實(shí)經(jīng)費(fèi).(３)報(bào)告結(jié)語(yǔ).報(bào)告的結(jié)語(yǔ)比較簡(jiǎn)單,可以重申意義、展望未來(lái),也可以采用模式化的套語(yǔ)收結(jié)全文.模式化的寫法大致有:“特此報(bào)告”“以上報(bào)告,請(qǐng)審閱”“以上報(bào)告如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告４.不同類型的報(bào)告的寫法(１)綜合性報(bào)告的寫法.標(biāo)題、事由加文種的寫法,如?關(guān)于２０１１年上半年工作情況的報(bào)告?;報(bào)告單位、事由加文種的寫法,如?遼寧信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處關(guān)于２０１０年度工作情況的報(bào)告?.正文把握以下三點(diǎn):①開(kāi)頭,概括說(shuō)明全文主旨,開(kāi)門見(jiàn)山,起名立意.將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況,如依據(jù)、目的,對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述,以點(diǎn)明主旨.②主體,內(nèi)容要豐富充實(shí).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告作為正文的核心,將工作的主要情況、主要做法,取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等,分段加以表述,要以數(shù)據(jù)和材料說(shuō)話,內(nèi)容力求翔實(shí)、概括.③結(jié)尾,要具體切實(shí).寫工作上存在的問(wèn)題,提出下一步工作的具體意見(jiàn).最后可以“請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等語(yǔ)作結(jié).(２)專題報(bào)告的寫法.由標(biāo)題、事由、文種組成的寫法,如?關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報(bào)告?.有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān).標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由,突出其專一性.正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、存在的問(wèn)題、今后的打算和意見(jiàn);以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn),有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施;因工作失誤向上級(jí)寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見(jiàn)及改進(jìn)措施等.結(jié)尾通常以“請(qǐng)審核”“請(qǐng)審視”等語(yǔ)作結(jié).(３)回復(fù)報(bào)告的寫法.其標(biāo)題與前兩種報(bào)告大體相同.正文根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問(wèn),有針對(duì)性地作出報(bào)告,要突出專一性、時(shí)效性.四、報(bào)告的寫作要求(１)寫綜合報(bào)告應(yīng)注意抓住重點(diǎn),突出主要矛盾和矛盾的主要方面.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn),分層次闡述.說(shuō)明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng),以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料.(２)專題報(bào)告,要一事一報(bào),體現(xiàn)其專一性,切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問(wèn)題.(３)要正確使用文種.報(bào)告與請(qǐng)示不能混用.“報(bào)告”是一種匯報(bào)性、陳述性公文,不要求上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù),一般情況下上級(jí)機(jī)關(guān)也不予回復(fù),所以,報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),否則會(huì)因報(bào)告不需批復(fù)而影響請(qǐng)示事項(xiàng)的處理和解決.另外,工作報(bào)告與情況報(bào)告也不能混用.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第五節(jié)報(bào)告工作報(bào)告反映的是常規(guī)性的工作,內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定;情況報(bào)告匯報(bào)的是偶發(fā)和突發(fā)的特殊情況,內(nèi)容多不確定.(４)內(nèi)容要真實(shí).報(bào)告的內(nèi)容要真實(shí)可靠,有理有據(jù),避免空洞.向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度,如實(shí)匯報(bào),不能夸大和虛構(gòu)成績(jī)或情況,欺騙上級(jí).上一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示一、請(qǐng)示的內(nèi)涵請(qǐng)示,是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文.請(qǐng)示屬于請(qǐng)求性的上行文.行文的目的主要是對(duì)有關(guān)事項(xiàng)、問(wèn)題等,請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)一定給予明確的、及時(shí)的指示和批準(zhǔn),以便辦理、解決、開(kāi)展工作.請(qǐng)示對(duì)于受文者上級(jí)機(jī)關(guān)似乎沒(méi)有什么約束力,但是受文者上級(jí)機(jī)關(guān)完全有責(zé)任對(duì)請(qǐng)示的事項(xiàng)、問(wèn)題等及時(shí)作出應(yīng)有的答復(fù).否則,發(fā)文者下級(jí)就無(wú)從依據(jù),無(wú)所適從.請(qǐng)示是事前行文,其作用在此體現(xiàn)得更為明顯.請(qǐng)示作為報(bào)請(qǐng)性的上行文,應(yīng)用范圍十分廣泛.大致可歸納為以下幾個(gè)方面:下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示(１)下級(jí)機(jī)關(guān)遇到新情況、新問(wèn)題,因無(wú)章可循而沒(méi)有對(duì)策或沒(méi)有把握,需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示的時(shí)候,要用請(qǐng)示.(２)下級(jí)機(jī)關(guān)在處理較為重要的事件和問(wèn)題時(shí),因涉及有關(guān)方針政策,必須慎重對(duì)待,需要報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)時(shí),要用請(qǐng)示.(３)下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題,雖然有解決的辦法,但由于職權(quán)、條件的限制,沒(méi)有權(quán)力或沒(méi)有能力實(shí)施這些辦法,需要上級(jí)幫助解決的時(shí)候,要用請(qǐng)示.(４)下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的規(guī)定、指示有疑問(wèn),需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予解答時(shí),要用請(qǐng)示.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示(５)下級(jí)機(jī)關(guān)之間在較重要的問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分歧,需要上級(jí)機(jī)關(guān)裁決時(shí),需要請(qǐng)示.二、請(qǐng)示的寫作特征(１)針對(duì)性.只有本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng),如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排等問(wèn)題,以及在工作中遇到新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難,才可以用“請(qǐng)示”行文,請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、進(jìn)行決斷或給出答復(fù)、予以批準(zhǔn).所以,請(qǐng)示的行文具有很強(qiáng)的針對(duì)性.(２)呈批性.請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文,上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng),無(wú)論同意與否,都必須給予明確的“批復(fù)”回文.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示(３)單一性.請(qǐng)示應(yīng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),即使需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān),也只能用抄送形式.(４)時(shí)效性.請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題,求得上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的公文,如能夠及時(shí)發(fā)出,就會(huì)使問(wèn)題得到及時(shí)解決.三、請(qǐng)示的寫作格式１.標(biāo)題請(qǐng)示的標(biāo)題可以由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成,如?××省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)用油的請(qǐng)示?,也可以由事由和文種構(gòu)成,如?關(guān)于成立老干部辦公室的請(qǐng)示?.２.主送機(jī)關(guān)上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)就是負(fù)責(zé)受理和答復(fù)請(qǐng)示的機(jī)關(guān).請(qǐng)示在確定主送機(jī)關(guān)時(shí),要注意以下三點(diǎn):(１)主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè).國(guó)務(wù)院辦公廳規(guī)定:請(qǐng)示“一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送的形式”.中央辦公廳也規(guī)定:“向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)”“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請(qǐng)示事項(xiàng)”.請(qǐng)示如果多頭行文,很可能得不到任何機(jī)關(guān)的批復(fù).(２)只能主送上級(jí)機(jī)關(guān),不能送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人.請(qǐng)示主送的是上級(jí)機(jī)關(guān),不能是某領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人.對(duì)此,國(guó)務(wù)院辦公廳的規(guī)定是:“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)道‘請(qǐng)示’”.中央辦公廳的規(guī)定是:“不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人”.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示(３)不得越級(jí).國(guó)務(wù)院辦公廳規(guī)定:“一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告”.中央辦公廳規(guī)定:“黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委請(qǐng)示問(wèn)題.未經(jīng)本級(jí)黨委同意或授權(quán),不得越過(guò)本級(jí)黨委向上級(jí)黨委主管部門請(qǐng)示重大問(wèn)題”.３.正文請(qǐng)示的正文由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成.(１)開(kāi)頭.開(kāi)頭主要表述請(qǐng)示的緣由,是請(qǐng)示事項(xiàng)能否成立的前提條件,也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù).原因客觀、具體,理由合理、充分,上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷,予以有針對(duì)性的批復(fù).內(nèi)容簡(jiǎn)略、篇段合一的請(qǐng)示,開(kāi)頭也可以是表達(dá)行文目的和意義的一兩句話,不獨(dú)立成段.(２)主體.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示主體是表明請(qǐng)示事項(xiàng)的部分,也是請(qǐng)示最核心、最重要的部分.請(qǐng)求指示的請(qǐng)示,主體要寫明想在哪些具體問(wèn)題、哪些方面得到指示.請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示,要把要求批準(zhǔn)的事項(xiàng)分條列款,一一寫明.如果在請(qǐng)求批準(zhǔn)的同時(shí)還需要人、財(cái)、物等方面的支持和幫助,更需要把編制、數(shù)量、途徑等表達(dá)清楚、準(zhǔn)確,以便上級(jí)及時(shí)批準(zhǔn).如果請(qǐng)示內(nèi)容十分復(fù)雜,可以在條款之上分列若干小標(biāo)題,每一小標(biāo)題下再分條列款.(３)結(jié)語(yǔ).請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)比較簡(jiǎn)單,在主體之后,另起一段,按程式化語(yǔ)言寫明期復(fù)請(qǐng)求即可.期復(fù)請(qǐng)求用語(yǔ)常見(jiàn)的有“當(dāng)否,請(qǐng)批示”“妥否,請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示,請(qǐng)予審批”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行”等.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示四、請(qǐng)示的寫作要求(１)堅(jiān)持一事一請(qǐng)示.(２)請(qǐng)示應(yīng)只主送一個(gè)機(jī)關(guān),切忌多頭主送.(３)不可越級(jí)請(qǐng)示.(４)不可和報(bào)告混用.(５)請(qǐng)示的語(yǔ)氣必須謙恭,不能以決定的口吻說(shuō)話,在寫請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí),只能寫“擬”怎么辦,不能寫“決定”怎么辦.(６)請(qǐng)示未獲上級(jí)批復(fù)前,不得將公文抄送自己的下級(jí)機(jī)關(guān).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第六節(jié)請(qǐng)示(７)為了提高解決問(wèn)題的效果,在撰寫請(qǐng)示時(shí),可提出兩個(gè)或多個(gè)解決問(wèn)題的方案,并指明傾向性意見(jiàn).(８)在所陳述的情況和理由比較復(fù)雜的情況下,可用各種附件作詳細(xì)說(shuō)明,以簡(jiǎn)化正文.上一頁(yè)返回第七節(jié)函一、函的內(nèi)涵函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文.函是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體.函,從廣義上講,就是信件.它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式.但是,作為公文法定文種的函,已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超出了一般書信的范疇,其不僅用途更為廣泛,最重要的被賦予法定效力.２０００年國(guó)務(wù)院發(fā)布的?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?(以下簡(jiǎn)稱?辦法?)規(guī)定:“函,適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng).”下一頁(yè)返回第七節(jié)函這說(shuō)明,除有直屬上下級(jí)之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,甚至請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),一律用“函”.國(guó)務(wù)院辦公廳?關(guān)于實(shí)施?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)?在闡述“函的效力”時(shí)強(qiáng)調(diào)指出:“函作為主要文種之一,與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力.”函作為公文中唯一的一種平行文種,其適用的范圍相當(dāng)廣泛.在行文方向上,它不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文,而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文,其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函在適用的內(nèi)容方面,它除主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外,也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng),向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)具體事項(xiàng),還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng),以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜,如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等.另外,函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某個(gè)原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正.二、函的寫作特征(１)溝通性.函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,起著溝通作用,充分顯示了平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點(diǎn).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函(２)靈活性.其表現(xiàn)在兩個(gè)方面.一是其行文關(guān)系靈活.函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒(méi)有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制.二是其格式靈活,除國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般的函比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求寫作.其可以有文頭版,也可以沒(méi)有文頭版,不編發(fā)文字號(hào),甚至可以不擬標(biāo)題.(３)單一性.函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn),一份函只宜寫一件事項(xiàng).三、函的寫作格式上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函函的類別較多,從寫作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活性.現(xiàn)主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法.公函由首部、正文和尾部三部分組成.其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下.１.首部首部主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩項(xiàng)內(nèi)容.(１)標(biāo)題.公函的標(biāo)題一般有兩種形式,一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成;另一種是由事由和文種構(gòu)成.(２)主送機(jī)關(guān).對(duì)于受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,應(yīng)于文首頂格寫明其全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱,其后用冒號(hào).上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函２.正文正文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾組成.(１)開(kāi)頭.其主要說(shuō)明發(fā)函的緣由,一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下:”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文.復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),然后再交代根據(jù),以說(shuō)明發(fā)文的緣由.(２)主體.這是函的核心內(nèi)容部分,主要說(shuō)明致函事項(xiàng).函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事.無(wú)論是商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)寫清楚.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性.(３)結(jié)尾.在結(jié)尾一般用禮貌性的語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?或請(qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn),或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等.３.尾部尾部包括結(jié)語(yǔ)和結(jié)尾落款兩部分內(nèi)容.(１)結(jié)語(yǔ).通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ),如“特此函詢(商)”“請(qǐng)即復(fù)函”“特此函告”“特此函復(fù)”等.有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ),如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”“敬禮”.上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函(２)結(jié)尾落款.其一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,應(yīng)署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間,并加蓋公章.四、函的寫作要求首先,要注意行文簡(jiǎn)潔明確,把握用語(yǔ)分寸.無(wú)論是平行機(jī)關(guān)還是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文,都要注意語(yǔ)氣平和有禮,不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套.至于復(fù)函,則要注意行文的針對(duì)性和答復(fù)的明確性.其次,函也有時(shí)效性的問(wèn)題,特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí).如同對(duì)待其他公文一樣,及時(shí)處理函件,以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行.函的寫作同時(shí)要注意以下幾點(diǎn)要求:上一頁(yè)下一頁(yè)返回第七節(jié)函(１)嚴(yán)格按照公文的格式寫函.(２)函的內(nèi)容必須專一、集中.一般來(lái)說(shuō),一個(gè)函件以講清一個(gè)問(wèn)題或一件事情為宜.(３)函的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確.(４)函的寫法以陳述為主,只要把商洽的工作、詢問(wèn)和答復(fù)的問(wèn)題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的事宜寫清楚就行.(５)發(fā)函都是有求于對(duì)方的,或商洽工作,或咨詢問(wèn)題,或請(qǐng)求批準(zhǔn),因此,函的語(yǔ)言要求樸實(shí),語(yǔ)氣要懇切,態(tài)度要謙遜.(６)函的結(jié)尾,一般常用“即請(qǐng)函復(fù)”“特此函達(dá)”“此復(fù)”等慣用語(yǔ),有時(shí)也可不用.上一頁(yè)返回第八節(jié)紀(jì)要一、紀(jì)要的內(nèi)涵紀(jì)要是適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)的公文,主要包括會(huì)議紀(jì)要和會(huì)談紀(jì)要兩個(gè)方面.在應(yīng)用文寫作實(shí)踐中,這兩個(gè)文種的名稱非常相似,但是側(cè)重點(diǎn)不同,一個(gè)是側(cè)重于行政事務(wù)的會(huì)議紀(jì)要,一個(gè)是側(cè)重于商務(wù)活動(dòng)的會(huì)談紀(jì)要.這兩個(gè)文種不只是名稱相似,在功用、特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)內(nèi)容、正文寫法等方面也有許多相近、相通之處.但是,二者不是等同關(guān)系,有許多區(qū)別.會(huì)議紀(jì)要是一種紀(jì)實(shí)性的文種,是用來(lái)傳達(dá)會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同執(zhí)行某事項(xiàng),以溝通情況,交流經(jīng)驗(yàn),統(tǒng)一認(rèn)識(shí),指導(dǎo)工作的公文.會(huì)議紀(jì)要主要分為以下幾類:下一頁(yè)返回第八節(jié)紀(jì)要(１)工作會(huì)