公司檔案管理制度實(shí)用版本

檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章XY/GL-10為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管控管理管控，確保各類(lèi)檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本規(guī)章制度規(guī)章。本規(guī)章制度規(guī)章適用于公司各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范管控管理管控。一、各級(jí)檔案管控管理管控員職責(zé)（一）公司辦公室相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目公司級(jí)檔案資料的保管，各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)只相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目涉及本機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；（二）各級(jí)檔案管控管理管控機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)必須指定專(zhuān)人相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目檔案管控管理管控，切實(shí)做好保密工作，嚴(yán)格按照本規(guī)章制度規(guī)章相關(guān)要求對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、立目、歸檔等工作，確保各類(lèi)檔案分類(lèi)清晰、立目規(guī)范、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確；（三）檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保安全；（四）各級(jí)各類(lèi)檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的正式正式合約生效，確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。二、檔案分類(lèi)（一）法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)章制度規(guī)章等。（二）公司的重大決議。包括由公司董事會(huì)、管委會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。（三）計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、相關(guān)本次項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。（四）總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。（五）憑證性文書(shū)材料。包括公司各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、協(xié)議合同協(xié)議書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。（六）證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。（七）匯報(bào)性文書(shū)資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。（八）勞資人事資料。包括公司下屬各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)的人事任命、調(diào)整，企業(yè)有關(guān)員工培訓(xùn)、工資審核記錄，企業(yè)有關(guān)員工檔案等相關(guān)資料。（九）聲像制品資料。包括公司及下屬各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文體娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。在本機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行分類(lèi)管控管理管控。各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目管控管理管控與本機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類(lèi)檔案資料，辦公室還要相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目對(duì)公司級(jí)各類(lèi)檔案資料的管控管理管控。三、檔案管控管理管控程序（一）建檔。檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類(lèi)，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對(duì)應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對(duì)于沒(méi)有名稱(chēng)的資料，檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員必須命名。（二）編號(hào)。同類(lèi)檔案資料，按收到資料的規(guī)定時(shí)間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號(hào)，按編號(hào)順序在《檔案登記目錄表》（見(jiàn)附件一）中填寫(xiě)名稱(chēng)、日期等信息，以便查閱。（三）保管。各機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備檔案柜，對(duì)檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號(hào)?？梢圆捎梦募谢驒n案袋對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行裝存，文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類(lèi)名稱(chēng)、年份等。（四）存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。1.永久保存：（1）公司章程、規(guī)章制度規(guī)章、協(xié)議合同協(xié)議（2）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（3）董事會(huì)、管委會(huì)記錄（4）財(cái)務(wù)報(bào)表（5）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（6）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（7）工程設(shè)計(jì)圖（8）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū).10年保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū).1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)（3）會(huì)議紀(jì)錄.1年以下暫時(shí)保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。四、檔案日常管控管理管控（一）借閱.借閱手續(xù)：（1）公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級(jí)別。因工作需要，公司的其他相關(guān)有關(guān)人員需借閱檔案時(shí)，由借閱人填寫(xiě)《借閱檔案申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件二），經(jīng)過(guò)機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人審核并由辦公室主任本相關(guān)本次項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法批準(zhǔn)后，方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司，可以由借閱人或經(jīng)辦人通過(guò)微信、手機(jī)短信等正式正式合約生效申請(qǐng)同意后辦理，待審核人或批準(zhǔn)人回公司后本相關(guān)本次項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法確認(rèn)。（2）絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱規(guī)定時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。（3）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》（見(jiàn)附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（4）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。.借閱人須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。.借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。.借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。.會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人同意方可辦理。（二）銷(xiāo)毀.公司任何個(gè)人或機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。.每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案資料銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件四），報(bào)公司主任審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀?！稒n案資料銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀規(guī)定時(shí)間。.銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名本相關(guān)本次項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法或蓋章或簽字或蓋章。《檔案資料銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。.保管期限已滿但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在相關(guān)本次項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交.需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》（見(jiàn)附件五），報(bào)公司相關(guān)相關(guān)本次項(xiàng)目人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交規(guī)定時(shí)間、移交原因。.移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上本相關(guān)本次項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密.檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管控管理管控公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)相關(guān)有關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。.檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。.愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。附件一：檔案登記目錄表附件二：借閱檔案申請(qǐng)表附件三：借閱登記表附件四：檔案資料銷(xiāo)毀清冊(cè)附件五：檔案移交登記表附件一：檔案登記目錄表檔案登記目錄表目錄編號(hào)檔案名稱(chēng)有關(guān)內(nèi)容種類(lèi)檔案編號(hào)歸檔日期交件人簽名收件人簽名關(guān)鍵重要備注附件二：借閱檔案申請(qǐng)表借閱檔案申請(qǐng)表檔案名稱(chēng)及文號(hào)總頁(yè)（份）數(shù)借閱用途借閱規(guī)定時(shí)間歸還規(guī)定時(shí)間借閱人審核批準(zhǔn)注：1、歸還規(guī)定時(shí)間原則上不超過(guò)15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；秘密級(jí)檔案不得超過(guò)4小時(shí)。2、人事檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，歸還規(guī)定時(shí)間欄填檔案不歸還和檔案轉(zhuǎn)移字樣。3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)機(jī)構(gòu)部門(mén)機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人本相關(guān)本次項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，副主任審核、主任批準(zhǔn)后借閱。