公文管理講座

公文管理講座課件第1頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月主要講授內(nèi)容

現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準公文特點公文分類與文種正確選用公文格式與稿本行文規(guī)則公文處理程序（收文、發(fā)文、辦畢文件辦理日常管理）第2頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

一、現(xiàn)行公文規(guī)范與

國家標準評介

第3頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

1．中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例（簡稱“條例”）2．國家行政機關(guān)公文處理辦法（簡稱“辦法）3.國家行政機關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）4.國務(wù)院公文主題詞表5.標點符號用法（GB/T15834－1995）6．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）第4頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月二、公文特點

第5頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

(一)具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔義務(wù)的組織及其法定代表人。

2.三種表現(xiàn)形式(發(fā)文名義)

機關(guān):教育部、成都市人民政府、中共北京市委、××集團公司、××縣人大常委會機關(guān)某組織單位:某廳所屬二級單位，××集團公司所轄22個子公司、7個分公司、3個托管單位機關(guān)單位領(lǐng)導:（法定代表人）第6頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

(1)正式行文——非正式行文

【例】中國人民銀行關(guān)于調(diào)整儲蓄利率的公告

【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關(guān)于××大學申辦二級學院的復(fù)函3.由不同作者形成各種行文方式

——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式第7頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）對內(nèi)行文——對外行文【例】××大學師資隊伍建設(shè)規(guī)劃

【例】××大學關(guān)于上報××大學師資隊伍建設(shè)規(guī)劃的報告

第8頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（3）直接行文——間接行文【例】洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動中心的請示

【例】

××省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知第9頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）單獨行文——聯(lián)合行文

【例】××市人民政府辦公室關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函

【例】錦城區(qū)城市規(guī)劃局錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴建工程搬遷工作的通告第10頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（5）職權(quán)行文與授權(quán)行文

授權(quán)其辦公廳（室）行文。授權(quán)其部門行文——多為答復(fù)下級機關(guān)的請示。

第11頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(二)具有法定的權(quán)威和效用

1.公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用、現(xiàn)行效用、時效2.空間（地域、職權(quán)）效力范圍超越職權(quán)范圍行文的幾種情況：

一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文:工商局行公安局職權(quán)范圍的文件

二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍:下級機關(guān)越權(quán)制定實施細則第12頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

3.時間效力范圍（1）公文生效時間即時生效（一般公文、內(nèi)容敏感的規(guī)范性文件）

【例】“文到之日起執(zhí)行”;“自發(fā)布之日起執(zhí)行”。定時生效（一般規(guī)范性文件）

【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個月以后生效。第13頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）公文終止生效時間及條件（變?yōu)闅v史文件）內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內(nèi)容過時，新文件代替舊文件（默示廢止）被調(diào)整的社會關(guān)系或制發(fā)機關(guān)不復(fù)存在（且無新機關(guān)接替其職能）第14頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

4.公文的溯及力

公文溯及既往的效力;指公文可否適用于制發(fā)以前的事件或行為。一般公文可以規(guī)定溯及力規(guī)范性文件比照“法律不溯及既往”原則不應(yīng)該規(guī)定溯及力。(我國稅務(wù)系統(tǒng)的規(guī)范性文件明文規(guī)定不得規(guī)定溯及力)第15頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月5.機關(guān)公文的效力等級發(fā)文機關(guān)地位越高,公文效力等級也越高;在同一主體制發(fā)的公文中,按照特定的、更為嚴格的程序制定的公文效力等級高于按一般程序制發(fā)的公文;同一發(fā)文機關(guān)就同一問題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法”原則;同一發(fā)文機關(guān)制發(fā)的公文,通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文,即”特殊優(yōu)于一般”;授權(quán)行文的效力等同于授權(quán)機關(guān)制發(fā)公文的效力。第16頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(三)具備特定體式體式文體：文件的表達形式

格式約定俗成的格式法定的標準格式第17頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(四)經(jīng)過特定的處理程序制發(fā)公文與公文生效必須履行法定程序與手續(xù)：會簽公布法定會議或機構(gòu)批準等第18頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

三、公文分類——從不同分類角度看公文處理第19頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（一）按形成、使用領(lǐng)域，分為通用公文(正式、內(nèi)部)和專用公文。1．正式通用公文各機關(guān)單位在公務(wù)活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。第20頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月2．內(nèi)部通用公文機關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：（2）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議指南、日程、議程等第21頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調(diào)查報告、簽報、信息、簡報、總結(jié)等（4）其他事務(wù)類文件：各類書信、條據(jù)、禮儀文書等。第22頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月3．專用公文專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。如外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）、紀檢監(jiān)察文件、財務(wù)文件（發(fā)票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件、計劃文件、司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）、人事工作文件（各類登記表）……第23頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（二）從物質(zhì)載體的角度分類分為四種1.紙質(zhì)文書——2.感光介質(zhì)文件——以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質(zhì)文件——以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件——借助計算機生成、傳輸和處理的文件。

第24頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（三）按性質(zhì)和作用分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導指導性公文、呈報性公文、知照性公文、商洽性公文、契約性公文、會議文件等。按制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)，分為人大公文、軍隊機關(guān)公文、政府公文、黨的公文、企事業(yè)公文、群團行業(yè)組織公文、法院機關(guān)公文、檢察院機關(guān)公文等。

第25頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月主要法規(guī)規(guī)章和其他規(guī)范性文件憲法——基本法律——一般法律——行政法規(guī)（條例、規(guī)定和辦法）——地方性法規(guī)（省級人大及其常委會制定發(fā)布）——規(guī)章（含國務(wù)院部門、地方政府規(guī)章，使用規(guī)定和辦法、細則）——行政措施（行政規(guī)范性文件、其他公文文種）——其他規(guī)章制度第26頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（四）按涉密程度

（GB7156/1987《文獻保密等級代碼》）分為六種國家秘密與商業(yè)秘密、組織秘密、個人隱私相區(qū)分。絕密級涉及國家核心秘密的公文。機密級涉及重要國家秘密的公文。秘密級涉及一般國家秘密的公文。內(nèi)部級限國內(nèi)某行業(yè)、系統(tǒng)或社會組織內(nèi)使用。國內(nèi)級限國內(nèi)公開的公文。公開級可對國內(nèi)國外公布的公文。第27頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（五）按行文（傳遞）方向分為上行文、平行文和下行文。

上行文——下級組織向上級組織報送的公文。平行文——平級組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級組織向下級組織下發(fā)的公文。第28頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月機關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機關(guān)

同級機關(guān)下級機關(guān)業(yè)務(wù)上指導與被指導上級業(yè)務(wù)主管部門下級業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導與被領(lǐng)導上級機關(guān)同級機關(guān)平行關(guān)系1.2.3.第29頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月非同一系統(tǒng)的機關(guān)

此機關(guān)彼機關(guān)不相隸屬關(guān)系4.第30頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系1、2是上行文或下行文關(guān)系；3、4是平行文關(guān)系。除此之外，還有綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關(guān)系等。

第31頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（六）按來源分類

分為收文、發(fā)文（內(nèi)部、對外）（七）按處理方式分類

分為閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文第32頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(八)按公文稿本分類

分為：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（試行本、暫行本）（草案）（不同文字文本）（復(fù)制件）草稿定稿正本副本

副本（復(fù)本）

第33頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會議批準標志。（原稿、底稿）

第34頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復(fù)份或復(fù)制本（抄送件、傳閱件、存本）

第35頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

四、公文文種使用規(guī)范第36頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（一）公文文種及其選用規(guī)則1.什么是文種每一種文件固定的名稱即文種。所有公文都必須在標題中標明文種。2.正確標明文種的作用有利于維護公文的嚴肅性、規(guī)范性；為公文的撰寫和處理提供方便。第37頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（二）通用公文文種分析

（適用范圍、分類、正誤點評）規(guī)范類文書1.條例——用于對某一方面的工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。如《行政法規(guī)制定程序條例》《四川省道路交通管理條例》國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例“。共產(chǎn)黨中央組織可用作正式文種（黨內(nèi)法規(guī)）。第38頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月2.規(guī)定——用于對于某一方面的工作作比較具體的規(guī)定。如《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》（黨內(nèi)可用作正式文種）3．辦法——用于對于某項工作作具體的規(guī)定。如《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《行政區(qū)域邊界爭議處理辦法》以上兩個文種既可用于法規(guī)又可用于規(guī)章。第39頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月其他通用公文

4.

決定（1）適用范圍：對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項?！丁痢量h人民政府關(guān)于從嚴處理破壞山林事件的決定》《××市教育局關(guān)于撤消××文件的決定》第40頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）決定與決議的區(qū)別使用范圍形成方式內(nèi)容格式?jīng)Q定所有機關(guān)會議通過或領(lǐng)導機關(guān)直接作出重大問題或具體問題；具體、明確；法定公文格式，會議決定用題注；其他用一般公文格式?jīng)Q議行政機關(guān)不用。（主要用于黨委會、人大會議、股東會、職代會等）正式會議討論并按法定程序表決通過形成全局或重大問題；原則；議論性文字多會議名稱為發(fā)文機關(guān)，成文日期在題注中第41頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（1）適用范圍向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。（2）分類重大事項公告：行政機關(guān)公告法定事項公告(專用公告)：商標公告公務(wù)員考試公告城市房屋拆遷公告企業(yè)法人登記公告司法公告：法院開庭公告□人大公告5.公告第42頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（1）適用范圍公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。(2)分類規(guī)定性通告《××市人民政府關(guān)于限期拆除違法違章建筑的通告》周知性通告《××市人民商場開業(yè)酬賓通告》

《××律師事務(wù)所遷址辦公的通告》6.通告第43頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（3）公告與通告的異同適用范圍制發(fā)者級別內(nèi)容重要性告知范圍公告法定公文用于領(lǐng)導機關(guān);一般企事業(yè)不用重大事項;法定事項國內(nèi)外;通告法定公文各級各類機關(guān)單位(黨的機關(guān)除外)應(yīng)當遵守或周知事項社會某一方面,局部第44頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）通告與公開性社會事務(wù)性文書通告——法定公文啟事——事務(wù)文書隨意親和，簡潔便利廣告——經(jīng)濟文書發(fā)布商品、服務(wù)信息海報——宣傳文書發(fā)布教科文衛(wèi)體及會展信息聲明——事務(wù)文書聲明立場，保護合法權(quán)益第45頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月7.通知（1）適用范圍批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文傳達要求下級機關(guān)辦理的公務(wù)事項告知需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項《××行政學院關(guān)于舉辦××培訓班的通知》任免人員（事務(wù)性通知：臨時溝通、會議通知、啟事性通知）

第46頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月8.通報（1）適用范圍表彰先進批評錯誤傳達重要精神或情況（一般不具備指揮性）《××通報》往往用于印發(fā)會議文件、調(diào)研材料、領(lǐng)導重要講話等內(nèi)部文件。第47頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月9.報告（1）適用范圍向上級機關(guān)匯報工作（例行專此報告）反映情況（偶發(fā)專此報告）答復(fù)上級機關(guān)的詢問（2）分類工作報告、情況報告（專題報告）調(diào)查報告、報送報告、答復(fù)報告第48頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月10.請示（1）適用范圍向上級機關(guān)請求指示（當否，請指示）向上級機關(guān)請求批準（請審核批準；妥否，請批復(fù)）第49頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）寫作“請示”的注意事項（行文規(guī)則）不與報告混用；不相隸屬不行請示；不越級；不多頭主送；不得以機關(guān)名義向上級負責人報送（報告、意見）；一文一事；不同時抄送下級。第50頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月文種行文目的主送機關(guān)篇幅時間辦理類別行文要求請示請求批準逐級行文一文一事行文簡短，事前行文辦件行文規(guī)則嚴格報告匯報工作有時可以多級行文有時是綜合性報告，篇幅較長，事后或工作進行中行文閱件有時多頭主送（3）請示與報告的區(qū)別

第51頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月【例文】指出內(nèi)容、格式以及行文上的錯處。

海北社區(qū)關(guān)于便民早餐店等若干問題的報告星湖街道辦事處、譚大林主任：根據(jù)青政發(fā)03年67號文件《青山區(qū)人民政府關(guān)于推動社區(qū)“早餐工程”建設(shè)的決定》精神，為了加快解決社區(qū)居民早餐難的問題，我們打算在社區(qū)活動中心附近興建便民早餐店（已經(jīng)規(guī)劃部門批準），力爭在二零零三年三月一日開業(yè)，產(chǎn)權(quán)歸海北社區(qū)所有，聘請社區(qū)內(nèi)的下崗職工承包經(jīng)營。便民早餐店預(yù)算建設(shè)資金共計一百二十五萬元，現(xiàn)已籌集資金八十五萬元，還有四十萬元資金沒有著落。為此，要求街道給予支持解決。另，社區(qū)活動中心室外建身場的健身器械嚴重不足，難以滿足居民健身需要，居民意見很大，故請順便追加撥款十五萬元用于購置健身器械。此事關(guān)系到社區(qū)居民的切身利益，務(wù)必批準。2003年9月1日（本文主要問題：違反請示行文規(guī)則，引文、數(shù)字不規(guī)范）第52頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月11.批復(fù)(1)適用范圍答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。(2)批復(fù)的特點針對性強，體現(xiàn)在主送機關(guān)：請示機關(guān)（少數(shù)可以抄送有關(guān)機關(guān)）標題：可以寫出收文者開頭：寫出答復(fù)對象（文件標題和發(fā)文字號）用語：不用“似屬可行”“酌情辦理”、“最好去做”第53頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月12.意見（1）適用范圍對重要問題提出見解和處理辦法。（2）意見分類（按行文方向分）要求下級貫徹執(zhí)行的意見《國務(wù)院關(guān)于進一步做好退耕還林試點工作的若干意見》要求上級批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的意見《國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家旅游局等部門〈關(guān)于進一步發(fā)展假日旅游若干意見〉的通知》供平級和不相隸屬機關(guān)參考的意見第54頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（1）適用范圍于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批。（2）分類商洽函社會組織之間使用最多，特別是有關(guān)商洽人事調(diào)轉(zhuǎn)、清償債務(wù)、商品買賣、產(chǎn)權(quán)交易等方面的函還要受法律的嚴格保護，可視作合同、協(xié)議的補充，一經(jīng)雙方承諾或認可，即產(chǎn)生權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，必須遵照執(zhí)行。13.函第55頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月問復(fù)函（詢答函）（一般用于不相隸屬機關(guān)；上級對下級可以用，但下級答復(fù)上級要用報告)請批函（審批函）（向不相隸屬機關(guān)要求增加經(jīng)費、調(diào)整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照等）第56頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（3）請示與請批函的區(qū)別文種類型主送機關(guān)行文語氣格式辦復(fù)方式請示請求指示請求批準有領(lǐng)導指導關(guān)系的上級尊敬用“擬”不用“決定”上行文格式批復(fù)函請批函、審批函平行或不相隸屬的機關(guān)單位相互尊重用“擬”平行文或函件格式復(fù)函（專此函復(fù)）第57頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）請示與函的標題《××公司關(guān)于增撥消防器材經(jīng)費的請示》《××局關(guān)于請求批準錄用×××等五人為國家公務(wù)員的函》《××局關(guān)于批準錄用×××等五人為國家公務(wù)員的復(fù)函》《××學院關(guān)于申請在××河××段開挖人工河道的函》第58頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（5）答復(fù)性公文文種的異同文種針對對象特點結(jié)語批復(fù)下級機關(guān)請示具有針對性（體現(xiàn)在標題、主送機關(guān)、正文開頭、用語、結(jié)語）特此批復(fù)復(fù)函問函、請批函、商洽函特此函復(fù)、函告）報告上級機關(guān)的詢問專此報告第59頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月14.會議紀要（1）適用范圍記載、傳達會議精神和議定事項。（2）特點行文方向不固定可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。（3）格式文件式領(lǐng)導機關(guān)召開會議，用文件下發(fā)，要蓋章。會議簡報式辦公會議紀要，專用格式，不蓋印章。第60頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

五、公文格式第61頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月1、文件的格式是文件區(qū)別于其它書面材料的一個顯著標志。

2、由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規(guī)范的格式。

3、公文格式關(guān)系到維護文件的權(quán)威性、嚴肅性、有效性；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到公文格式適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要，并有利于提高公文處理的效率。（一）公文格式概述第62頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月4.公文的文面格式分類公文式文面格式國家標準公文格式分為(1）一般公文格式（2）特定公文格式：命令（令）、函、會議紀要專業(yè)規(guī)范文本式文面格式（如合同示范文本格式、保險文書、司法文書等的格式）一般文章文面格式第63頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月公文用紙幅面及版面尺寸：見圖

A4紙（210mm×297mm）天頭（上白邊）37mm±1mm訂口（左白邊）28mm±1mm版心尺寸（不含頁碼）156mm×225mm排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字每面排22行每行排28字第64頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月公文中各要素標識

眉首部分：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人

主體部分：公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注

版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間第65頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關(guān)于加強文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、·············_···················、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關(guān)于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發(fā)眉首主體版記機密★一年特急1、傳達行文意圖；2、表明文件的生效時間和法律憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系和主送范圍等。1、提供主題檢索標識；2、確定復(fù)本送達范圍；3、提供公文印制責任者、時間等。1、表明文件的法定權(quán)威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學管理提供分類標識和檢索途徑。第66頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號平行、下行公文，至版心上邊緣25mm機密特急眉首第67頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月機密特急中金房地產(chǎn)公司美加房地產(chǎn)公司文件萬科房地產(chǎn)公司□中金房〔2004〕1號上行文至版心上邊緣為80mm簽發(fā)人：×××□×××□上報的公文需標識簽發(fā)人姓名眉首第68頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號眉首機密★一年特急目的是為了便于統(tǒng)計、登記和回收；領(lǐng)導機關(guān)大批下發(fā)公文時使用，絕密、機密公文應(yīng)標明。便于公文查閱、處理、統(tǒng)計。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。聯(lián)合發(fā)文時只標注主辦機關(guān)發(fā)文字號傳遞和辦理的時間限度，平件不必標注。公文分特急、急件；電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”，紅色標識，居中，莊嚴顯示文件的法定性和權(quán)威性文件內(nèi)容涉及國家秘密的，應(yīng)表明密級和保密期限；分秘密、機密、絕密。反映機關(guān)本質(zhì)屬性，避免與相近機關(guān)混淆。通常采用三種方法：1、機關(guān)代字；2、機關(guān)代字加文種代字；3、機關(guān)代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號不加“第”不編虛號第69頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月機密特急中金房地產(chǎn)公司美加房地產(chǎn)公司文件萬科房地產(chǎn)公司□中金房〔2004〕1號簽發(fā)人：×××□×××□聯(lián)合行文時主辦機關(guān)名稱在前，文件居于右側(cè)，上下居中排布。眉首上報的公文需標識簽發(fā)人姓名;“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。第70頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月中金（集團）公司關(guān)于加強文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、································、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關(guān)于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）是附屬或說明正文的文件材料，是文件的重要組成部分；應(yīng)標明附件順序和名稱，附件后無標點符號，應(yīng)與正文一起裝訂。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。主體文件生效標識有加蓋印章和簽署兩種形式。詳見PPT數(shù)字、年份不能回行應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明文種。結(jié)構(gòu)要完整，一般包括發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容、文種。不同文件成文日期不盡相同，詳見書。成文日期中的零寫為“○”需要說明的其它事項加括號標注。請示應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。第71頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××?！踔薪鸱康禺a(chǎn)公司辦公室2004年1月印發(fā)·························。不得標識此頁無正文下弧無文字時下套下弧有文字時中套落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱。第72頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××?！踔薪鸱康禺a(chǎn)公司辦公室2004年1月印發(fā)·························。落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱。第73頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日□主題詞：××××××□抄送：××××××□中金房產(chǎn)公司辦公室2004年1月印發(fā)························。中金房產(chǎn)美家房產(chǎn)祥大房產(chǎn)浙江數(shù)碼通江蘇數(shù)碼通落款處署發(fā)文機關(guān)名稱，下面標識成文時間。第74頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產(chǎn)公司辦公室2004年1月印發(fā)·························。有些文件由簽發(fā)領(lǐng)導人在文件正本上簽字或蓋章；必須冠以職務(wù)身份。市長韓正第75頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關(guān)于加強文書檔案工作的通知□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發(fā)版記便于計算機檢索和管理公文。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時間為準。第76頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關(guān)于加強文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、································、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關(guān)于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發(fā)機密★一年特急－1－□空白頁和空白頁以下的頁不標識頁碼；雙頁碼居左空一字。第77頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月訂口×××統(tǒng)計表□－1－橫表單頁碼置于左下角，雙頁碼置于左上角，單頁碼表頭在訂口一邊。第78頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月中金（集團）公司中金函〔2004〕3號中金（集團）公司關(guān)于加強文書檔案工作的函富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關(guān)于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。中金集團公司二OO四年一月二日距上頁邊30mm距下頁邊20mm紅色，長均為170mm◎公文特定格式之一函件格式第79頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月信函式格式與便箋頭比較第80頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月◎公文特定格式之二——命令（令）格式第81頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月海關(guān)

總署令第82頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月上海市人民政府令第1號

現(xiàn)發(fā)布《上海市民辦科技經(jīng)營機構(gòu)管理辦法》，自一九八九年三月十五日起施行。市長□□韓正□□□□二OO四年一月二日□□距版心上邊緣20mm第83頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月◎公文特定格式之三——辦公會議紀要眉首格式××公司辦公會議紀要第10號××公司辦公室2002年11月10日—————————————————————第84頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月北海市檔案局局長辦公會議紀要2004-6

會議議題一、匯報政府信息公開工作；二、審定預(yù)算外收入分配方案；三、審定非常設(shè)機構(gòu)組成人員調(diào)整名單。

4月20日，×××局長支持召開局長辦公會議。局領(lǐng)導×××、×××出席會議。×××、×××在審議相關(guān)議題時列席了會議。一會議聽取了，·········?！醴炙停焊魑痪诸I(lǐng)導□抄送：局各處室負責人□北海市檔案局辦公室2004年1月印發(fā)－1－□第85頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月1、版頭：

發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+文件

發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+（文種）2、用紙：

16開或者A4型

中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文格式第86頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月黨的機關(guān)公文版頭《中共××文件》

《中國共產(chǎn)黨××委員會（××）》

《中共××××辦公廳(室)文件》《中共××××辦公廳(室)（××）》《中共××部文件》《中共××部（××）》第87頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月第88頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月第89頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

中共成都市XX區(qū)委政法委員會（請示）

X政委發(fā)〔2005〕20號—————————★————————

關(guān)于追加政法、綜治、維穩(wěn)、防邪、信訪工作會議專項經(jīng)費的請示第90頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（二）公文格式項目具體規(guī)范眉首部分1．公文份數(shù)序號絕密、機密公文應(yīng)標明份數(shù)序號。2．密級涉及國家秘密的公文標注絕密、機密、秘密；公司內(nèi)部一律標注商業(yè)機密、商業(yè)秘密。3．緊急程度緊急公文標注特急、急件；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。第91頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月4．發(fā)文機關(guān)標識大版頭××機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱文件中版頭××機關(guān)（文種）小版頭函件版頭聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（黨政聯(lián)合行文版頭）首頁必須顯示正文。第92頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

5．發(fā)文字號包括發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號發(fā)文機關(guān)代字（含地域代字、單位代字、職能代字、文類代字等）聯(lián)合行文，應(yīng)標主辦機關(guān)發(fā)文字號。標注位置（上行文、下行文平行文、函件）第93頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月發(fā)文字號案例：

（1）綿府發(fā)〔2004〕10號×（2）〔2004〕綿工商廣字第005號×（3）蘇農(nóng)發(fā)〔2004〕人字第3號×（4）師大函〔2004〕18號×（5）川投辦（2004）12號第94頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月6.簽發(fā)人上行文須標明簽發(fā)人或會簽人姓名，并在附注處標明聯(lián)系人和電話。作用（1）強化公文質(zhì)量；（2）便于上下級機關(guān)領(lǐng)導直接聯(lián)系工作。第95頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月主體部分

7．標題（1）公文式標題發(fā)文機關(guān)—事由—文種除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！瓣P(guān)于”：（×）四川省人民政府辦公廳按時足額發(fā)放行政事業(yè)單位職工工資的通知

第96頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月轉(zhuǎn)發(fā)性文件標題案例(√)國家經(jīng)委印發(fā)《關(guān)于貫徹〈中華人民共和國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎勵條例〉的補充規(guī)定》的通知（×）××縣司法局批轉(zhuǎn)《司法部關(guān)于報送信訪工作統(tǒng)計表的通知》（×）××縣司法局轉(zhuǎn)發(fā)司法部×發(fā)〔2004〕12號文的通知第97頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）新聞式標題單標題《藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴重》雙標題《艱苦的拼搏豐碩的成果——XX公司2001年工作總結(jié)》（3）四項式標題：發(fā)文機關(guān)—時限—事由—文種《XX保險公司2002年宣傳工作要點》《XX市財政局2001年干訓工作總結(jié)》第98頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）規(guī)范性文件標題

適用范圍（對象）—事由—文種《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《某大學網(wǎng)絡(luò)學院2003年秋季招生簡章》《上海XX股份有限公司董事會章程》《某省工業(yè)企業(yè)勞動衛(wèi)生管理條例》第99頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月8.主送機關(guān)公文主要受理單位，對收文負主要辦理和答復(fù)責任用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱分普發(fā)文件和專發(fā)文件上行文一般不多頭主送公布性文件不標主送機關(guān)第100頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

9.正文10.附件主體式附件和補充說明式附件由附件和附件說明組成標注位置電子公文附件的標注第101頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月11.成文日期以負責人簽發(fā)日期為準聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)日期為準會議批準文件以批準通過日期為準電報以發(fā)出日期為準行政公文用小寫漢字將年、月、日數(shù)字標全；“零”寫為“○”第102頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月12．公文生效標識（印章、簽署）生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印除會議紀要、電報、黨內(nèi)普發(fā)性文件外須加蓋印章。聯(lián)合上報公文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下行文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)蓋章。印章必須與正文同在一頁。簽署人為公文制發(fā)文主體正職領(lǐng)導人的職銜和姓名。第103頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月13．附注成文日期的下一行加括號標注閱讀范圍請示文件的聯(lián)系人姓名和電話其他需要注明的內(nèi)容第104頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

版記部分14．主題詞用于公文的計算機檢索。根據(jù)《公文主題詞表》選詞由類別詞—類屬詞——文種組成除類別詞外標2——5個受控標印和自由標引誰撰制，誰標引第105頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月15．抄送機關(guān)除主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。不抄送本單位，不標“存檔”一般不指名道姓抄送領(lǐng)導人個人遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件第106頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月16．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間一般不標打印者、校對者姓名印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯數(shù)碼第107頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

六、行文規(guī)則第108頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（一）精簡文件規(guī)則

行文應(yīng)當確有必要,控制發(fā)文總量，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的不發(fā)，可長可短的要短。為了達到這一要求，各地均作了有益的嘗試。如審計署關(guān)于精簡紙質(zhì)文件的規(guī)定第109頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（二）按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，正確選擇行文方式，一般不準越級行請示和報告。逐級行文；多級行文；越級行文；直達行文；直接行文等方式。第110頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（三）聯(lián)合行文應(yīng)為同級或級別相近機關(guān)

聯(lián)合行文的條件和規(guī)范:

(1)

同級機關(guān)；（2）應(yīng)當確有必要，嚴格控制行文單位數(shù)量；（3）需要協(xié)商一致并會簽；（4）必須明確主辦機關(guān)，以便分清主次責任。（5）聯(lián)合行文的文頭將主辦機關(guān)排在前面；只標主辦機關(guān)的發(fā)文字號；上行文由主辦機關(guān)蓋印。第111頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（四）分清主送與抄送機關(guān)

抄送機關(guān)的條件

（1）向下級機關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文應(yīng)同時抄送直接上級機關(guān)；（2）越級行文一般應(yīng)抄送越過的機關(guān)；（3）受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送和抄送機關(guān)；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文必要時應(yīng)抄送其另一上級機關(guān)；（4）涉及相關(guān)機關(guān)的職權(quán)范圍應(yīng)該抄送；（5）其他應(yīng)該抄送的機關(guān)。第112頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（五）行文應(yīng)該協(xié)商一致

(1)要符合黨的路線方針和法律法規(guī)；符合上級有關(guān)規(guī)定,與有關(guān)部門現(xiàn)行規(guī)定相吻合；(2)涉及相關(guān)部門職權(quán)范圍,主辦單位應(yīng)主動協(xié)商會簽；(3)未經(jīng)協(xié)商一致應(yīng)將各方意見或方案報上級請求裁決；（4）未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級批準、裁決的不得各自向下行文；（5）如擅自行文，上級機關(guān)有權(quán)責令糾正或撤消。

第113頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

（六）對不符合行文規(guī)則的上報公文實行退文制度（1）文件內(nèi)容違反法律法規(guī)和方針政策；（2）涉及相關(guān)部門職權(quán)范圍未協(xié)商一致；（3）違反請示文種的行文規(guī)則；（4）其他規(guī)定的情況。第114頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

七、公文處理程序第115頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對內(nèi)催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀第116頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

公文撰寫步驟寫作準備

——

撰擬文稿

——

修改定稿交擬安排結(jié)構(gòu)審核確立主旨草擬文稿簽發(fā)（會議通過）確定文種復(fù)核選擇材料公文語言繕印確定表達方式蓋印、簽署發(fā)出

第117頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月1.擬稿(1)

內(nèi)容要求

符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說明；如對原有政策、規(guī)定進行調(diào)整或修訂，應(yīng)在頒布時對原有政策、規(guī)定予以廢止。(2)

文字表達情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。第118頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(3)文種使用根據(jù)行文目的、職權(quán)范圍、行文關(guān)系確定。（4）稱謂使用人物、機構(gòu)、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；對同一人物、機構(gòu)、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應(yīng)姓名在前，職務(wù)在后。應(yīng)使用權(quán)威部門公布的規(guī)范簡稱（人民銀行——人行總行、中央銀行、央行、人總行）第119頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月（5）引文、日期引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體年、月、日。一般不用"今年"、"上月"、"昨天"等詞來表達。

（7）使用國家法定計量單位第120頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(8)

結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號原則上不超過四層。其符號為：第一層“一、”

（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”

（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”

（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”

（必須有標點）。第121頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

在規(guī)范性公文中，章節(jié)、條款序號應(yīng)用漢字書寫，如第二章、第十一條，以下再分層次，使用上述序號。或者分為“條、款、項、目”，直接使用“一”表示條；款不加序號；“（一）”表示項；“1.”表示目。第122頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(9)非規(guī)范化簡稱應(yīng)先用全稱并注明簡稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。注意：簡稱應(yīng)該準確概括原稱的含義，如“表外應(yīng)收未收利息”簡稱為“表外利息”就欠準確；不使用不為人們所普遍熟知的簡稱。第123頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月(10)

數(shù)字使用除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。（11）擬制公文，首頁應(yīng)使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

第124頁，課件共143頁，創(chuàng)作于2023年2月

2.審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文處理部門審