單位會計檔案管理制度介紹（3篇）

第12頁共12頁單位會計檔?案管理制度?介紹為了?加強和規(guī)范?會計檔案管?理，建立健?全會計檔案?的立卷、歸?檔、保管、?查閱和銷毀?等管理制度?，保證會計?檔案妥善保?管、有序存?放、方便查?閱，嚴(yán)防毀?損、散失和?泄密，根據(jù)?《會計法》?和《會計檔?案管理辦法?》的規(guī)定，?結(jié)合本單位?工作實際情?況，特制定?本制度。?第一條會計?檔案的歸檔?范圍。會?計檔案是指?會計憑證、?會計賬簿、?財務(wù)報告、?會計年度數(shù)?據(jù)備份盤、?會計核算系?統(tǒng)軟件、操?作人的密碼?等會計核算?專業(yè)資料，?是記錄和反?映單位經(jīng)濟(jì)?業(yè)務(wù)的重要?史料和證據(jù)?。具體包括?：（一）?會計憑證類?。包括原始?憑證、記賬?憑證、匯總?憑證、其他?會計憑證。?（二）會?計賬簿類。?包括總賬、?明細(xì)賬、日?記賬、固定?資產(chǎn)明細(xì)賬?、輔助賬簿?、其他會計?賬簿。（?三）財務(wù)報?告類。包括?月度、年度?財務(wù)報告、?其他財務(wù)報?告，報告中?要有會計報?表、附表、?附注及必要?的文字說明?。（四）?其他類。包?括銀行存款?余額調(diào)節(jié)表?、銀行對賬?單、會計檔?案移交清冊?、會計檔案?保管清冊、?會計檔案銷?毀清冊及其?他在會計核?算工作中直?接形成的對?國家和社會?及各核算單?位具有保存?價值的會計?核算資料。?第二條會?計檔案的整?理。會計?年度終了后?，應(yīng)將裝訂?成冊的會計?檔案進(jìn)行整?理立卷。各?種會計檔案?應(yīng)按會計檔?案材料的關(guān)?聯(lián)性，分門?別類地組成?幾個類型的?案卷，將各?卷按順序編?號。（一?）會計憑證?（1）按?月立卷：每?月末將裝訂?成冊的憑證?，統(tǒng)一登記?案卷目錄，?每月立卷一?份。（2?）分散裝訂?：根據(jù)憑證?的多少，分?散裝訂，做?到整齊、牢?固、美觀。?（3）裝?訂封面的所?有內(nèi)容要填?寫齊全，包?括：單位名?稱、年度、?月份、起止?日期、號碼?、裝訂人簽?章等。（?二）會計賬?簿：各種會?計賬簿辦理?完年度結(jié)賬?后，除跨年?使用的賬簿?外，其它均?需整理妥善?保管。（?1）會計賬?簿在辦理完?年度結(jié)賬后?，只在下一?行的摘要欄?填寫“結(jié)轉(zhuǎn)?下年”字樣?，不填其它?內(nèi)容。（?2）會計賬?簿在裝訂前?，應(yīng)按賬簿?啟用表的使?用頁數(shù)，核?對各個賬戶?賬面是否齊?全，是否按?順序排列。?（3）活?頁賬簿去空?白頁后，將?本賬面數(shù)項?填寫齊（!?）全，撤去?賬殼，用堅?固耐磨的紙?張做封面、?封底，裝訂?成冊。不同?規(guī)格的活頁?賬不得裝訂?在一起。?（4）會計?賬簿的裝訂?順序：a?、會計賬簿?裝訂封面;?b、賬簿?啟用表;?c、賬戶目?錄;d、?按本賬簿頁?數(shù)，順序裝?訂項頁;?e、會計賬?簿裝訂封底?。（5）?裝訂后的會?計賬簿應(yīng)牢?固、平整、?不得有折角?，掉頁現(xiàn)象?。（6）?賬簿裝訂的?封口處，應(yīng)?加蓋裝訂人?印章。（?7）裝訂后?，會計賬簿?的脊背應(yīng)平?整，并注明?所屬年度及?賬簿名稱和?編號。（?8）會計賬?簿的編號為?一年一編，?編號順序為?總賬、現(xiàn)金?日記賬、銀?行存款日記?賬、分戶明?細(xì)賬、輔助?賬。（三?）會計報表?會計報表?編制完成并?按時報送后?，留存報表?均應(yīng)按月裝?訂成冊，年?度終了統(tǒng)一?歸檔保管。?第三條會?計檔案的歸?檔保管。?（一）當(dāng)年?的會計檔案?在會計年度?終了后，可?暫由業(yè)務(wù)人?員保管一年?，期滿后轉(zhuǎn)?入檔案室并?由專人保管?。（二）?會計檔案管?理人員負(fù)責(zé)?全部會計檔?案的整理、?立卷、保管?、調(diào)閱、銷?毀等一系列?工作。（?三）機構(gòu)變?動或檔案管?理人員調(diào)動?時，應(yīng)辦理?交接手續(xù)，?由原管理人?員編制會計?檔案移交清?冊，將全部?案卷逐一點?交，接管人?員逐一接收?。（四）?磁性介質(zhì)會?計資料的歸?檔。年度終?了，系統(tǒng)管?理員將當(dāng)年?賬簿、報表?等會計電算?化資料備份?并詳細(xì)標(biāo)注?，裝盒交檔?案室歸檔。?包括：會計?年度數(shù)據(jù)備?份盤;同期?的操作系統(tǒng)?、相關(guān)應(yīng)用?程序軟件及?會計核算系?統(tǒng)軟件;操?作人的密碼?、操作日志?等其他會計?資料。會計?檔案磁性資?料保管期限?與書面資料?一致。會計?軟件保管期?截止該軟件?停止使用或?有重大更改?后五年。以?磁性介質(zhì)保?存的會計資?料，根據(jù)保?管期限，由?系統(tǒng)管理員?定期復(fù)制，?且應(yīng)標(biāo)識清?楚，雙份歸?檔，異地存?放。第四?條會計檔案?的保管期限?。會計檔案?的保管期限?分為永久保?存和定期保?存兩類。定?期保存的會?計檔案其保?存期限從會?計年度終了?后的第一天?算起，分為?____年?、____?年、___?_年、__?__年、_?___年5?類。詳見附?表一。第?五條會計檔?案的借閱。?（一）建?立會計檔案?清冊和借閱?登記清冊。?（二）凡?需借會計檔?案的人員，?須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)后，方可?辦理調(diào)閱手?續(xù)。（三?）借閱會計?檔案人員，?不得在案卷?中標(biāo)畫，不?得拆散原卷?冊，更不得?抽換。（?四）借閱會?計檔案人員?，不得將會?計檔案攜帶?出外，特殊?情況，須經(jīng)?局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，需要復(fù)制?會計檔案的?，須經(jīng)局領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)后方?可復(fù)制。?第六條會計?檔案的銷毀?。保管期滿?的會計檔案?，除本辦法?第七條規(guī)定?的情形外，?按照以下程?序銷毀：?（一）會計?檔案保管期?滿，由檔案?管理人員會?同財務(wù)人員?提出銷毀意?見，編制會?計檔案銷毀?清冊，列明?銷毀會計檔?案的名稱、?卷號、冊數(shù)?，起止年度?和檔案編號?、應(yīng)保管期?限、已保管?期限、銷毀?時間等內(nèi)容?。（二）?局分管領(lǐng)導(dǎo)?要在會計檔?案銷毀清冊?上簽署意見?。（三）?銷毀會計檔?案時，應(yīng)由?同級檔案機?構(gòu)、財政部?門和審計部?門派人員監(jiān)?銷。（四?）監(jiān)銷人在?銷毀會計檔?案前，應(yīng)當(dāng)?按照會計檔?案銷毀清冊?所列內(nèi)容清?點核對所要?銷毀的會計?檔案。銷毀?后，應(yīng)當(dāng)在?會計檔案銷?毀清冊上簽?名蓋章，并?將監(jiān)銷情況?報告本單位?負(fù)責(zé)人。?第七條保管?期滿但未結(jié)?清的債權(quán)債?務(wù)原始憑證?和涉及其他?未了事項的?原始憑證，?不得銷毀，?應(yīng)當(dāng)單獨抽?出立卷，保?管到未了事?項完結(jié)時為?止。單獨抽?出立卷的會?計檔案，應(yīng)?當(dāng)在會計檔?案銷毀清冊?和會計檔案?保管清冊中?列明。在?建項目尚未?完成的會計?檔案，保管?期限已滿也?不得銷毀。?第八條會?計檔案的移?交。移交會?計檔案，雙?方應(yīng)當(dāng)辦理?會計檔案交?接手續(xù)。?移交會計檔?案時，應(yīng)當(dāng)?編制會計檔?案移交清冊?，列明應(yīng)當(dāng)?移交的會計?檔案名稱，?卷號、冊數(shù)?，起止年度?和檔案編號?，應(yīng)保管期?限，已保管?期限等內(nèi)容?。交接會?計檔案時，?交接雙方應(yīng)?當(dāng)按照會計?檔案移交清?冊所列內(nèi)容?逐項交接，?并由交接雙?方的單位負(fù)?責(zé)人監(jiān)交。?交接完畢后?，交接雙方?經(jīng)辦人和監(jiān)?交人應(yīng)當(dāng)在?會計檔案移?交清冊上簽?名或蓋章。?第九條會?計檔案的保?管要采取嚴(yán)?格的安全措?施。檔案室?要做到防火?、防盜、防?水、防光、?防高溫、防?塵、防蟲、?防鼠，磁性?介質(zhì)資料要?做到防磁、?防雷。重要?資料實行雙?備份，一份?存檔案室，?另一份異地?存放。磁性?介質(zhì)資料應(yīng)?定期復(fù)制。?經(jīng)過系統(tǒng)整?理以后的檔?案要入庫上?架，排架管?理，按全宗?號順序依次?排列，自左?向右，自上?而下地進(jìn)行?排列，環(huán)境?保持通風(fēng)透?光。第十?條檔案管理?人員做好會?計檔案的保?密工作，遵?守保密制度?。單位會?計檔案管理?制度介紹（?二）第一?章總則為?了加強會計?檔案管理,?保證會計檔?案的安全、?完整、及時?,根據(jù)《中?華人民共和?國會計法》?和《中華人?民共和國檔?案法》及財?政部《會計?檔案管理辦?法》的規(guī)定?,結(jié)合本單?位實際情況?，制定本辦?法。第二?章會計檔案?管理部門?1.單位檔?案主管部門?和財務(wù)部門?共同負(fù)責(zé)會?計檔案工作?的指導(dǎo)、監(jiān)?督和檢查。?會計檔案的?具體管理工?作由財務(wù)部?門負(fù)責(zé)，由?財務(wù)部門指?定專人負(fù)責(zé)?在專門地點?保管。保管?地點應(yīng)具備?完善的防潮?、防霉、防?蛀、防火、?防盜等條件?。2.財?務(wù)部門必須?建立會計檔?案的立卷、?歸檔、保管?、查閱和銷?毀等管理制?度，保證會?計檔案妥善?保管、有序?存放、方便?查閱、嚴(yán)防?毀損、散失?和泄密。?第三章會計?檔案歸檔的?范圍1.?會計憑證。?包括外來的?和自制的各?種原始憑證?、原始憑證?匯總表、記?賬憑證、記?賬憑證匯總?表，涉及對?外對私改造?資料，銀行?存款（借款?）對賬單及?余額調(diào)節(jié)表?等。年度終?了都必須按?照規(guī)定歸檔?。2.會?計賬簿。包?括總賬、明?細(xì)賬、日記?賬、各種輔?助登記簿等?。3.財?務(wù)報告。包?括《會計制?度》規(guī)定和?主管部門臨?時通知編報?的主要財務(wù)?指標(biāo)快報，?月、季、年?度會計報表?，報表附注?及財務(wù)情況?說明書。上?級主管部門?對報告的批?復(fù)及社會審?計的審計報?告。4.?其它會計核?算資料。凡?與會計核算?緊密相關(guān)的?，由會計部?門負(fù)責(zé)辦理?的有參考價?值的數(shù)據(jù)資?料。5.?增值稅專用?發(fā)票和普通?發(fā)票。第?四章會計檔?案的整理?會計年度終?了后，應(yīng)將?裝訂成冊的?會計檔案進(jìn)?行整理立卷?。各種會計?檔案應(yīng)按會?計檔案材料?的關(guān)聯(lián)性，?分門別類地?組成幾個類?型的案卷，?將各卷按順?序編號。?1.會計憑?證。（1?）按月立卷?：每月末將?裝訂成冊的?憑證，統(tǒng)一?登記案卷目?錄，每月立?卷一份。?（2）分散?裝訂：根據(jù)?憑證的多少?，分散裝訂?，做到整齊?、牢固、美?觀。（3?）裝訂封面?的所有內(nèi)容?要填寫齊全?，包括：單?位名稱、年?度、月份、?起止日期、?號碼、裝訂?人簽章等。?2.會計?賬簿。各?種會計賬簿?辦理完年度?結(jié)賬后，除?跨年使用的?賬簿外，其?它均需整理?妥善保管。?（1）會?計賬簿在辦?理完年度結(jié)?賬后，只在?下一行的摘?要欄填寫“?結(jié)轉(zhuǎn)下年”?字樣，不填?其它內(nèi)容。?（2）會?計賬簿在裝?訂前，應(yīng)按?賬簿啟用表?的使用頁數(shù)?，核對各個?賬戶賬面是?否齊全，是?否按順序排?列。（3?）活頁賬簿?去空白頁后?，將本賬面?數(shù)項填寫齊?全，撤去賬?尺，用堅固?耐磨的紙張?做封面、封?底，裝訂成?冊。不同規(guī)?格的活頁賬?不得裝訂在?一起。（?4）會計賬?簿的裝訂順?序：會計?賬簿裝訂封?面→賬簿啟?用表→賬戶?目錄→按本?賬簿頁數(shù)順?序裝訂賬頁?→會計賬簿?裝訂封底。?（5）裝?訂后的會計?賬簿應(yīng)牢固?、平整、不?得有折角，?掉頁現(xiàn)象。?（6）賬?簿裝訂的封?口處，應(yīng)加?蓋裝訂人印?章。（7?）裝訂后，?會計賬簿的?脊背應(yīng)平整?，并注明所?屬年度及賬?簿名稱和編?號。（8?）會計賬簿?的編號為一?年一編，編?號順序為總?賬、現(xiàn)金日?記賬、銀行?存（借）款?日記賬、分?戶明細(xì)賬、?輔助賬。?3.會計報?表。會計報?表編制完成?并按時報送?后，留存報?表均應(yīng)按月?裝訂成冊，?年度終了統(tǒng)?一歸檔保管?。第五章?會計檔案的?歸檔保管?1.當(dāng)年的?會計檔案在?會計年度終?了后，可暫?由財務(wù)部門?保管一年，?期滿后存入?檔案并由專?人保管。?2.會計檔?案管理人員?負(fù)責(zé)全部會?計檔案的整?理、立卷、?保管、調(diào)閱?、銷毀等一?系列工作。?3.機構(gòu)?變動或檔案?管理人員調(diào)?動時，應(yīng)辦?理交接手續(xù)?，由原管理?人員編制會?計檔案移交?清冊，將全?部案卷逐一?點交，接管?人員逐一接?收。第六?章會計檔案?的借閱使用?1.財務(wù)?部建立會計?檔案清冊和?借閱登記清?冊。2.?凡需借會計?檔案人員，?須經(jīng)財務(wù)負(fù)?責(zé)人或單位?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后?，方可辦理?調(diào)閱手續(xù)。?3.借閱?會計檔案人?員，不得在?案卷中標(biāo)畫?，不得拆散?原卷冊，更?不得抽換。?4.借閱?會計檔案人?員，不得將?會計檔案攜?帶出外，特?殊情況，須?經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)需需要?復(fù)制會計檔?案的，須經(jīng)?財務(wù)負(fù)責(zé)人?或單位領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)后方可?復(fù)制。第?七章各種會?計檔案保管?期限1.?會計憑證保?管____?年。2.?會計賬簿保?存____?年，其中現(xiàn)?金和銀行存?款日記賬保?存____?年。3.?會計報表保?存____?年，其中年?度決算表永?久保存。?第八章會計?檔案的銷毀?1.會會?計檔案保管?期滿，需要?銷毀時由檔?案部門提出?銷毀清單，?匯同財務(wù)部?門共同鑒定?后，編制會?計檔案銷毀?清冊，報經(jīng)?主管經(jīng)理和?上級主管部?門批準(zhǔn)后，?方可銷毀。?對其中未了?結(jié)的債權(quán)、?債務(wù)的原始?憑證，應(yīng)單?獨抽出，另?行立卷，由?檔案部門保?管到結(jié)清債?權(quán)、債務(wù)時?為止。2?.按規(guī)定銷?毀會計檔案?時，應(yīng)由檔?案部門和財?會部門、審?計部門共同?派人監(jiān)銷，?監(jiān)銷人在銷?毀會計檔案?以前要認(rèn)真?清點、核對?，銷毀后，?在銷毀清冊?上簽名蓋章?，并將監(jiān)銷?情況以書面?形式報告有?關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。?第九章附則?1.本制?度自頒布之?日起實施，?未涉及情況?按國家有關(guān)?規(guī)定處理。?2.附表?：《會計檔?案保管期限?表》﹙見下?表﹚。單?位會計檔案?管理制度介?紹（三）?為了加強項?目辦臨時會?計檔案管理?，保證會計?資料的安全?、完整，結(jié)?合國家會計?檔案管理的?有關(guān)規(guī)定，?特制定本制?度。一、?會計人員要?按照國家和?上級關(guān)于會?計憑證、會?記賬簿、會?計報表、財?務(wù)計劃、單?位預(yù)算和重?要的經(jīng)濟(jì)合?同等會計資?料，定期收?集，審查核?對，整理立?卷，編制目?錄，裝訂成?冊，由會計?主管人員或?指定專人妥?善保管。?二、查閱會?計檔案，要?嚴(yán)格辦事手?續(xù)。本單位?人員調(diào)閱會?計檔案，要?經(jīng)會計主管?人員同意，?外單位人員?調(diào)閱會計檔?案，