K0005：企業(yè)高層機(jī)票、高鐵票、酒店預(yù)訂工作指引

******生物科技股份有限公司文件編碼：第1頁共1頁文件標(biāo)題企業(yè)高層機(jī)票、高鐵票、酒店預(yù)訂工作指引（SOP）（修訂）文件類型文件編碼制定人制定日期頒發(fā)部門審核人審核日期文件頁數(shù)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期分發(fā)部門生效日期企業(yè)高層機(jī)票、高鐵票、酒店預(yù)訂工作指引（SOP）適用崗位：助理崗直接上級：董事長、總經(jīng)理直接下級：行政秘書1.機(jī)票預(yù)訂1.1.流程：查詢（航班信息）→請示（董事長/總經(jīng)理確定航班）→預(yù)訂（機(jī)票及選座位）→確認(rèn)（航站樓、值機(jī)柜臺、出發(fā)機(jī)場時(shí)間、接送機(jī)司機(jī)）→制表（行程表）→發(fā)送（董事長/總經(jīng)理）→動態(tài)關(guān)注（當(dāng)天航班動態(tài)、對接司機(jī)接送安排）1.2航班查詢1.2.1查詢班次1.2.1.1航空公司選擇：優(yōu)先選擇大航空公司：國泰/港龍航空、南方航空、中國國際航空。若大航空公司沒有適合的航班，需詢問旅行社挑選適合時(shí)段相對好的航空公司。同時(shí)在請示航班時(shí)，需說明是小航空公司。1.2.1.2機(jī)場選擇：同一座城市，有些不止一個(gè)機(jī)場。查詢航班時(shí)需確認(rèn)，目的地離不同機(jī)場的距離，優(yōu)先選擇較近機(jī)場的相應(yīng)班次。1.2.1.3艙位選擇：優(yōu)先選擇商務(wù)艙/公務(wù)艙。若適合班次無商務(wù)艙/公務(wù)艙，則同時(shí)查詢該班次是否有高端經(jīng)濟(jì)艙、臨近班次是否有商務(wù)艙。（國泰/港龍航空的全價(jià)商務(wù)艙/公務(wù)艙，若臨時(shí)變動不乘坐，可于航班起飛前4小時(shí)免費(fèi)將機(jī)票提起來于下次使用，有效期1年）1.2.1.4航班優(yōu)劣的判斷：航空公司的大小、所選班次的飛機(jī)大小、班次近一周的準(zhǔn)點(diǎn)率、歷次乘坐體驗(yàn)等。通過旅行社及手機(jī)軟件（“飛常準(zhǔn)APP”、“航班管家APP”等）同步查詢。（備注：東方航空曾出現(xiàn)商務(wù)艙行李等待較長時(shí)間才拿到的情況）1.2.2查詢價(jià)格1.2.2.1國內(nèi)航班：通知旅行社查詢航班價(jià)格。1.2.2.2國際航班：同步通知國外旅行社、國內(nèi)旅行社同時(shí)查詢航班信息。一般情況下，國泰/港龍航空由國外旅行社預(yù)訂機(jī)票較便宜。南方航空、中國國際航空由國內(nèi)旅行社預(yù)訂機(jī)票較便宜。1.2.2.3積分換?。翰樵兌麻L/總經(jīng)理的航空積分卡積分，確認(rèn)：本次航班是否有可兌換的座位；積分是否足夠兌換本次機(jī)票。1.3航班請示1.3.1請示方式：將航班日期、航空公司、航班起落時(shí)間、艙位、價(jià)格等信息匯總，根據(jù)班次數(shù)量等實(shí)際情況，以當(dāng)面/郵件/微信/電話等形式，請示董事長/總經(jīng)理確定航班。1.3.2注意事項(xiàng)：請示時(shí)需確保董事長/總經(jīng)理知悉：航班日期、航空公司、航班起落時(shí)間。如是小航空公司、非商務(wù)艙、同是大航空公司但商務(wù)艙價(jià)格相差較多等特殊情況，需特別說明。1.4航班預(yù)訂1.4.1預(yù)訂班次：根據(jù)請示確認(rèn)的航班班次、艙位，通知旅行社進(jìn)行機(jī)票的預(yù)訂。1.4.2使用證件：預(yù)訂機(jī)票必須使用回鄉(xiāng)證證件號（即港澳通行證證件號）。1.4.3積分換?。喝暨x擇可用積分兌換的機(jī)票，預(yù)訂時(shí)需向旅行社特別說明。（積分兌換的機(jī)票，可改簽。如果退票，將扣一半積分）1.4.4座位選擇：1.4.4.1預(yù)訂機(jī)票后必須提前選座位，不能等董事長/總經(jīng)理到機(jī)場再選。1.4.4.2優(yōu)先選擇靠前的座位（優(yōu)先選擇第一排）。1.4.4.3商務(wù)艙選擇靠窗的座位，若同行，則選擇靠窗及相鄰的座位1.4.4.4經(jīng)濟(jì)艙選擇靠通道的座位，若同行，選擇同一排靠通道的兩個(gè)座位。1.4.4.5如無法提前選座位（可選座位被機(jī)場鎖定等特殊情況），或選不到相鄰的兩個(gè)座位等特殊情況，需提前說明。1.5航班確認(rèn)1.5.1確認(rèn)航站樓：同個(gè)機(jī)場存在不同航站樓的情況，且航站樓會根據(jù)實(shí)際建設(shè)情況有所變動。確定具體航班后，需提前確認(rèn)機(jī)場有多少個(gè)航站樓、選擇的航班是哪個(gè)航站樓。1.5.2確認(rèn)值機(jī)柜臺、入口門號：提前了解預(yù)訂航班其航空公司此班次所選艙位的值機(jī)柜臺。該值機(jī)柜臺距離哪個(gè)入口門較近。（途徑：旅行社、航空公司官網(wǎng)）1.5.3確認(rèn)出發(fā)機(jī)場時(shí)間：提前查詢出發(fā)地點(diǎn)與機(jī)場距離所需車程時(shí)間、機(jī)場值機(jī)需提前到達(dá)的時(shí)間等，以此估算出發(fā)機(jī)場的時(shí)間。需考慮上下班高峰期路上堵車等因素。1.5.4確認(rèn)接送機(jī)司機(jī)：確認(rèn)出發(fā)地、到達(dá)地兩處的接送司機(jī)，將航班信息發(fā)送給司機(jī)，內(nèi)容包括但不限于：航班日期、班次、起落時(shí)間、出發(fā)時(shí)間、航站樓、距離值機(jī)最近的人口門、接送時(shí)需攜帶的資料等。1.6制表1.6.1模板：詳見附件1《行程表模板》，將乘坐人、日期、航班班次、起落時(shí)間及地點(diǎn)、出發(fā)時(shí)間、航站樓、值機(jī)柜臺、接送司機(jī)等信息填寫在表中。1.6.2復(fù)核：做到一人訂票，一人復(fù)核。訂票并制表后，需將行程表信息發(fā)送辦公室內(nèi)另一名同事進(jìn)行復(fù)核，避免出現(xiàn)預(yù)訂或填寫的錯(cuò)誤。1.6.3保密：1.6.3.1董事長/總經(jīng)理的訂票信息統(tǒng)一由國內(nèi)總裁辦進(jìn)行存檔、保管、更新，國外、國內(nèi)、廣州三處秘書均同步知悉。但切不可將高層的具體行程信息向他人透露。1.6.3.2如涉及所到達(dá)的的分公司，則通知該分公司與董事長/總經(jīng)理有關(guān)的當(dāng)?shù)匦谐碳纯桑ɡ绲缴虾＃瑒t通知上海分公司知悉在上海行程，其他分公司、或其他非在上海的行程不需要通知）。1.6.3.3留意行程的類別，如涉及重要保密事件、私人事情處理等特殊情況，知悉范圍僅本人或有交代可知悉的人知悉即可，且不可以文字書面方式。如涉及重要事件無法把握，必須請示董事長/總經(jīng)理的意見，不可以自認(rèn)為的方式處理。1.7發(fā)送1.7.1行程發(fā)送：行程表的信息匯總以郵件/微信的方式發(fā)送董事長/總經(jīng)理。1.7.2行程提醒：1.7.2.1提前一天將航班信息以短信/微信的形式發(fā)送董事長/總經(jīng)理，內(nèi)容包括但不限于：日期、航班班次、起落時(shí)間及地點(diǎn)、出發(fā)時(shí)間、航站樓、值機(jī)柜臺、接送司機(jī)等。1.7.2.2提前確認(rèn)到達(dá)地點(diǎn)的天氣情況，特別是涉及南北跨度大的溫差、換季的天氣變化、雨季的特殊情況等，需在航班提醒時(shí)溫馨提示。1.7.2.3提醒鑰匙的攜帶等。如到達(dá)國內(nèi)或廣州，提前提醒攜帶家中鑰匙。1.8關(guān)注航班當(dāng)天，需提前并動態(tài)關(guān)注航班的情況，如涉及延誤取消等特殊情況，需第一時(shí)間向旅行社/航空公司確認(rèn)具體情況及方案，并第一時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)。2.高鐵票預(yù)訂2.1.流程：查詢（高鐵信息）→請示（董事長/總經(jīng)理確定班次）→預(yù)訂（高鐵票）→確認(rèn)（出發(fā)高鐵站時(shí)間、出站口、接送機(jī)司機(jī)）→制表（行程表）→發(fā)送（董事長/總經(jīng)理）→動態(tài)關(guān)注（當(dāng)天班次動態(tài)、對接司機(jī)接送安排）2.2高鐵查詢2.2.1查詢班次2.2.1.1查詢方式：在高鐵站12306官網(wǎng)查詢班次、價(jià)格，經(jīng)請示確認(rèn)后，通知旅行社進(jìn)行訂票。2.2.1.2高鐵站選擇：同個(gè)城市，有些不止一個(gè)高鐵站。查詢班次時(shí)需確認(rèn)，目的地離不同高鐵站的距離，優(yōu)先選擇較近的相應(yīng)班次。2.2.1.3座位選擇：優(yōu)先選擇商務(wù)座。若沒有商務(wù)座，才選擇一等座，接著才是選擇二等座。2.3班次請示2.3.1請示方式：將班次日期、出發(fā)到達(dá)時(shí)間、座位等次等信息匯總，根據(jù)班次數(shù)量等實(shí)際情況，以當(dāng)面/郵件/微信/電話等形式，請示董事長/總經(jīng)理確定班次。2.3.2注意事項(xiàng)：請示時(shí)需確保董事長/總經(jīng)理知悉：班次日期、出發(fā)到達(dá)時(shí)間、座位等次。如無商務(wù)座等特殊情況，需特別說明。2.4班次預(yù)訂2.4.1預(yù)訂班次：根據(jù)請示確認(rèn)的航班班次、座位等次，通知旅行社進(jìn)行高鐵票的預(yù)訂，并提前取票交給接送司機(jī)，由接送司機(jī)在送董事長/總經(jīng)理到高鐵站時(shí)交予董事長/總經(jīng)理。不能等董事長/總經(jīng)理到高鐵站再排隊(duì)取票。2.4.2使用證件：預(yù)訂高鐵票需使用回鄉(xiāng)證（即港澳通行證）。如在國內(nèi)旅行社、國外旅行社進(jìn)行訂票，因已提供過證件信息，可不需再次提供。但其他各地的預(yù)訂，必須攜帶乘坐人的證件原件到高鐵站進(jìn)行預(yù)訂并取票。2.4.3預(yù)訂點(diǎn)：優(yōu)先選擇國內(nèi)旅行社進(jìn)行訂票并取票，同時(shí)將高鐵票以當(dāng)面/郵寄方式提前交給接送司機(jī)。如出差地，郵寄趕不及，在條件允許的情況下，由可信賴的人攜帶董事長/總經(jīng)理回鄉(xiāng)證原件提前到達(dá)高鐵站取票交給董事長/總經(jīng)理。（說明：國內(nèi)旅行社的手續(xù)費(fèi)比國外旅行社便宜。）2.4.4選座位：2.4.4.1商務(wù)座的座位要選擇F列，如果董事長/總經(jīng)理同行，則可選擇靠在一起的A、D列。2.4.4.2一等座/二等座，則選靠通道的座位。推薦是買下相鄰的兩個(gè)座位。2.5信息確認(rèn)2.5.1確認(rèn)出站口：高鐵站需要確定出站口。2.5.1.1潮汕站的出站口——北出站口。2.5.1.2深圳北站的出站口——B出站口。但存在B1和B2兩個(gè)具體出站口。具體哪個(gè)出口，通過詢問旅行社、高鐵站客服、網(wǎng)上查詢等方式，目前仍無找到獲取方法。目前通過詢問旅行社兩個(gè)信息以此猜測近哪個(gè)出站口。兩個(gè)信息是：“所選班次是單列（8節(jié)）or雙列（16節(jié)）”“所乘坐的車廂，往深圳方向是在列車前面or后面”。2.5.1.2其他地區(qū)的出站口，需與當(dāng)?shù)亟诱救颂崆按_認(rèn)好具體出站口。2.5.2確認(rèn)出發(fā)機(jī)場時(shí)間：高鐵班次是提前15分鐘進(jìn)行檢票。需提前查詢出發(fā)地點(diǎn)與高鐵站距離所需車程時(shí)間以此估算出發(fā)高鐵站的時(shí)間。需考慮上下班高峰期路上堵車等因素。2.5.3確認(rèn)接送機(jī)司機(jī)：確認(rèn)出發(fā)地、到達(dá)地兩處的接送司機(jī)，將班次信息發(fā)送給司機(jī)，內(nèi)容包括但不限于：班次日期、班次號、出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、出站口、接送時(shí)需攜帶的資料等。2.6制表2.6.1模板：詳見附件1《行程表模板》，將乘坐人、日期、高鐵班次、出發(fā)到達(dá)時(shí)間及地點(diǎn)、出站口、接送司機(jī)等信息填寫在表中。2.6.2復(fù)核：做到一人訂票，一人復(fù)核。訂票并制表后，需將行程表信息發(fā)送辦公室內(nèi)另一名同事進(jìn)行復(fù)核，避免出現(xiàn)預(yù)訂或填寫的錯(cuò)誤。2.6.3保密：2.6.3.1董事長/總經(jīng)理的訂票信息統(tǒng)一由國內(nèi)總裁辦進(jìn)行存檔、保管、更新，國外、國內(nèi)、廣州三處秘書均同步知悉。但切不可將高層的具體行程信息向他人透露。2.6.3.2如涉及所到達(dá)的的分公司，則通知該分公司與董事長/總經(jīng)理有關(guān)的當(dāng)?shù)匦谐碳纯桑ɡ绲缴虾＃瑒t通知上海分公司知悉在上海行程，其他分公司、或其他非在上海的行程不需要通知）。2.6.3.3留意行程的類別，如涉及重要保密事件、私人事情處理等特殊情況，知悉范圍僅本人或有交代可知悉的人知悉即可，且不可以文字書面方式。如涉及重要事件無法把握，必須請示董事長/總經(jīng)理的意見，不可以自認(rèn)為的方式處理。2.7發(fā)送2.7.1行程發(fā)送：行程表的信息匯總以郵件/微信的方式發(fā)送董事長/總經(jīng)理。2.7.2行程提醒：2.7.2.1提前一天將高鐵信息以短信/微信的形式發(fā)送董事長/總經(jīng)理，內(nèi)容包括但不限于：日期、高鐵班次、出發(fā)到達(dá)時(shí)間及地點(diǎn)、出站口、接送司機(jī)等2.7.2.2提前確認(rèn)到達(dá)地點(diǎn)的天氣情況，特別是涉及南北跨度大的溫差、換季的天氣變化、雨季的特殊情況等，需在班次提醒時(shí)溫馨提示。2.7.2.3提醒鑰匙、信用卡等的攜帶。如到達(dá)國內(nèi)或廣州，提前提醒攜帶家中鑰匙。如乘坐的班次，不是商務(wù)座，需提醒攜帶廣發(fā)信用卡。（信用卡可在各大城市享有商務(wù)休息室的權(quán)限）2.8關(guān)注班次當(dāng)天，需提前并動態(tài)關(guān)注班次的情況，如涉及取消等特殊情況，需第一時(shí)間向旅行社認(rèn)具體情況及方案，并第一時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)。3.酒店預(yù)訂3.1酒店選擇：根據(jù)整理的附件3《各地酒店備選名單》，查詢各地常住酒店。3.2酒店標(biāo)準(zhǔn)：五星級、環(huán)境衛(wèi)生好、較安靜、無煙樓層、距離機(jī)場及目的地的距離等（優(yōu)先選擇香格里拉、喜來登）3.3價(jià)格詢問：除了已簽訂協(xié)議價(jià)格的酒店，其他酒店的價(jià)格查詢，通過旅行社、網(wǎng)上攜程網(wǎng)、電話詢價(jià)三種方式進(jìn)行比價(jià)，同等住宿環(huán)境選擇價(jià)格低的一種方式。3.4酒店請示：請示時(shí)需確保董事長/總經(jīng)理知悉：酒店星級、是否常住、距離機(jī)場及目的地的距離、價(jià)格。3.5支付房費(fèi)：每次酒店的預(yù)訂，都必須提前確認(rèn)是月結(jié)付款或會務(wù)付款或現(xiàn)場付款等。如條件允許，都必