公文寫作規(guī)范

PAGEPAGE4把握“規(guī)范”提高公文寫作水平(講義)前言省局趙振林局長早在2007年全省行業(yè)開展“素質(zhì)年”教育活動之初就提出了著力提高干部員工的“五種能力”（學(xué)習(xí)能力、科學(xué)思維能力、文字能力、精細(xì)化管理能力、創(chuàng)新能力），其中很重要的一條就是提高文字能力，文字能力不僅體現(xiàn)一個人運(yùn)用語言文字表達(dá)思想和觀點(diǎn)的能力，更是一個人科學(xué)思維能力、精細(xì)化管理能力、學(xué)習(xí)能力的綜合體現(xiàn)。在市局及所屬各部門、各單位層面，我們的文字能力更多的表現(xiàn)為公文的寫作能力上。仲崇庫局長在2011年度工作報告中把“規(guī)范”做為2011年市局各項工作上水平的重點(diǎn)加以提出，我們機(jī)關(guān)公文寫作也同樣有一個規(guī)范的問題。為了提高機(jī)關(guān)公文寫作的規(guī)范化水平，市局開辦機(jī)關(guān)大講堂，把第二講公文寫作規(guī)范題目交給我，雖然自己在公文寫作方面有過一些練筆，但自覺文字根基淺薄，能力有限，權(quán)且以此講義做為拋磚引玉之用，與大家共同學(xué)習(xí)交流。我交流的題目是《把握“規(guī)范”，提高公文寫作水平》，主要從公文的基本知識、公文的寫作藝術(shù)、上行文的寫法、下行文的寫法及其他常用公文寫法五個方面與大家交流。式。在上報或者下發(fā)時，只能從“法定文種”中尋找一個文種來做它的載體，載運(yùn)著它行文。（也就是說，法定公文文種可以獨(dú)立行文，非法定文種必須有法定文種載行才能行文）示例：（一）下行文：XX縣人民政府文件關(guān)于印發(fā)2009年下半年工作計劃的通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、縣直各部委辦局：現(xiàn)將縣政府《2009年下半年工作計劃》印發(fā)給你們，望結(jié)合各單位、各部門具體情況加以貫徹落實(shí)。XX縣人民政府（蓋章）年月日（二）上行文：中國共產(chǎn)黨XX縣狼坨子鄉(xiāng)委員會關(guān)于報送2008年工作總結(jié)的報告縣委：現(xiàn)將我鄉(xiāng)2008年工作總結(jié)送上，請審示。中共XX縣狼坨子鄉(xiāng)委員會（蓋章）年月日五、把握文種名稱的作用（一）不同的文種名稱，點(diǎn)明了不同文件的性質(zhì)。（如：命令（令）、通緝令、嘉獎令、懲戒令都有一個令字，都具有指令性；通知、通報都有個通字，都有傳達(dá)的意思，知、報都有知道的意思，基本屬告知性、周知性的文件；會議紀(jì)要從文種名稱就能看出其是記錄性文種。）（二）不同的文種名稱，反映了文件的不同行文方向。（如：決定、決議是下行文，請示、報告是上行文）（三）不同的文種名稱，表達(dá)了文件的不同目的。（如：布告、公告、通報、報告都是陳述告知的意思，這四個文種行文的目的在于向人們（或組織）周知、告訴某一事項。）（四）不同的文種名稱，提示了不同文種的各自特點(diǎn)。（如：報告是向上級匯報陳述情況，請示是向上級請求給予批示）六、正確確定和使用文種（一）文種名稱的確定和使用，必須按照公文管理法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定，不能亂起名稱。（該用哪種名稱就用哪種名稱）（二）文種名稱的確定和使用，要依據(jù)制文機(jī)關(guān)的權(quán)限進(jìn)行，不可超越職權(quán)。（高級機(jī)關(guān)可以用公報、決議，一般機(jī)關(guān)則不能用）（三）文種名稱的確定和使用，要依據(jù)行文關(guān)系，考慮到與收文機(jī)關(guān)的組織關(guān)系。（如：請示只能給上級，不能給平級）（四）文種名稱的確定和使用，要考慮發(fā)文的具體目的和要求。（如：匯報工作用報告，請求事項用請示）七、要明辨近似文種（一）通知與通報。相同點(diǎn)：都是告知性文件，一般是至上而下的傳遞，是下行文。不同點(diǎn)：通知是知照性文件，它內(nèi)容上側(cè)重于提出要求，明確界限；通報是陳述性文件，內(nèi)容上側(cè)重于說明、介紹某一事物或問題的情況，通報可以提出下一步要求，也可以不提，通知必須有下一步的工作的意見和要求。（二）批示與批復(fù)。相同點(diǎn)：都是上級對下級的公文表明意見，均屬下行文。不同點(diǎn)：被批注的來文文種不同，批復(fù)是針對下級上報的請示，有明確的請示內(nèi)容；批示針對的是下級沒有肯定性要求予以答復(fù)的文種，如報告、意見等。行文方式不同。批復(fù)的主送對象是報請單位；批示如具有普遍意義，可把原行文上報的單位與其他單位一并列為主送。（三）函與便函。相同點(diǎn)：都是人們用以傳傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯(lián)系事務(wù)使用的書信。不同點(diǎn)：函是黨和國家機(jī)關(guān)的法定公文之一，是正式的文種，便函不是文種。函有標(biāo)準(zhǔn)的法定公文的標(biāo)印格式，便函則沒有。（四）通告與通知。相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的意圖和要求的。不同點(diǎn)：告知的范圍不同，通告向社會公開告知人們遵守某一事項；通知則是內(nèi)部行文告知全部或者部分下級單位辦理某一事項。第二節(jié)行文規(guī)則行文規(guī)則就是公文運(yùn)行的規(guī)則，各級機(jī)關(guān)或單位之間的行文可分為上行、下行、平行三個方面。一、下行文下行文是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的行文。下行文要注意處理好以下五點(diǎn)：（一）要選準(zhǔn)文種。非法定文種的文件，對下不可以直接發(fā)出，應(yīng)另加通知作為主件，將下發(fā)的非法定文種作為附件，一并下發(fā)。（二）一般只發(fā)直屬下級，也可擴(kuò)大所屬各級。（三）凡通過報紙、電臺、電視臺直接和廣大人民群眾見面的公告、公報、布告、通告不另行文的，應(yīng)視為正式公文。（四）對下屬受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，一個上級機(jī)關(guān)向這種單位下行批復(fù)、專門性決定和通知時應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，抄送另一個上級機(jī)關(guān)。（領(lǐng)導(dǎo)成員任免、機(jī)構(gòu)增減、業(yè)務(wù)重要事項等）（五）上級機(jī)關(guān)不可與下級機(jī)關(guān)聯(lián)合向基層行文。二、上行文上行文是下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文。上行文注意事項：（一）要選準(zhǔn)上行文種。一般是請示、報告和上報的意見。（二）一般不越級。（三）黨政不能交叉行請示、報告性文件。（四）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，在向上級報送“請示”時應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，抄送另一個上級機(jī)關(guān)，不可一并主送。三、平行文平行文是平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。平行文注意事項：（一）選準(zhǔn)平行文種，即函和周知性通知。（二）平行文在寫法上要做到態(tài)度謙和，多用商量的語氣，不能強(qiáng)加于人，更不能用批示性的口吻。(我們市局(公司)上行文主要是省局(公司)、市委、市政府；平行文是各兄弟市局(公司)、市直各委辦局及不相隸屬的企事業(yè)單位；下行文主要是各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和兩縣局)第三節(jié)公文格式無論是黨的機(jī)關(guān)還是行政機(jī)關(guān)的公文，都十分突出強(qiáng)調(diào)它的“規(guī)范格式”即法定標(biāo)準(zhǔn)。黨的機(jī)關(guān)公文執(zhí)行《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，行政機(jī)關(guān)公文執(zhí)行《國家機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T97041999）。(國家標(biāo)準(zhǔn))一、公文格式的組成公文格式專指法定公文文種外表結(jié)構(gòu)的組織與安排。包括由哪些要素組成，以及這些要素在頁面上的標(biāo)識位置。具體包括：發(fā)文機(jī)關(guān)（版頭）、公文份數(shù)序號（份號）、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、落款（發(fā)文機(jī)關(guān)署名）、成文日期、印章、附注（印發(fā)傳達(dá)范圍）、主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間（印制版記）公文格式的技術(shù)、印制、用紙要求：（一）公文的漢字從左至右排列，少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。每段首句都要縮進(jìn)兩字，有二級或者三級標(biāo)題的不要使用電腦默認(rèn)的格式，要手動縮進(jìn)兩字。（二）公文用紙幅面規(guī)格黨的機(jī)關(guān)采用16開型（260*184MM）也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297*210MM），行政機(jī)關(guān)執(zhí)行GB/T9704-1999標(biāo)準(zhǔn)，為A4型。（三）行政機(jī)關(guān)公文將各要素劃分為眉首、主體、版記三個部分；公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37MM+-1MM，訂口（左白邊）為28MM+-1MM，版心尺寸為156MM*225MM（不含頁碼）；正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。（四）組成項目要齊全清楚、排列科學(xué)、眉清目秀、符合標(biāo)準(zhǔn)。二、版式版式系指公文的版頭形式。就是我們常說的文件頭，行政公文版式稱為“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識”一般由發(fā)文機(jī)關(guān)加文件二字組成。例如：盤錦市煙草專賣局文件盤煙局﹝2009﹞36號關(guān)于印發(fā)《盤錦市煙草專賣局（公司）基建工程項目管理和監(jiān)督實(shí)施細(xì)則》的通知市局（公司）各部門、各單位：為了認(rèn)真貫徹落實(shí)《遼寧省煙草行業(yè)基本建設(shè)項目監(jiān)督管理辦法》，切實(shí)加強(qiáng)盤錦市煙草專賣局（公司）基本建設(shè)和維修工程項目的管理，堵塞各項管理漏洞，提高基建維修工程項目的規(guī)范化水平，加強(qiáng)對權(quán)利的制約和監(jiān)督，市局(公司)對原《盤錦市煙草專賣局（公司）基建維修工程項目管理和監(jiān)督實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行了修改完善，現(xiàn)將修改后的《盤錦市煙草專賣局(公司)基建工程項目管理和監(jiān)督實(shí)施細(xì)則》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。（此頁無正文）主題詞：管理項目監(jiān)督維修基建工程文件細(xì)則盤錦市煙草專賣局辦公室2010年4月30日印發(fā)打字：張君校對：魯勝田(共印2份)盤錦市煙草專賣局二○一Ｏ年四月三十日三、公文格式的要素（一）發(fā)文字號，又稱發(fā)文號、發(fā)文編號，是向外發(fā)文的登記編號。發(fā)文字號包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。具體要求是：發(fā)文字號排序為先是機(jī)關(guān)代字，其次為年份（書寫時兩邊加六角括號），最后是發(fā)文序號，序號不列虛位。發(fā)文字號標(biāo)注在版頭之下正中位置。上報的公文，應(yīng)置于版頭“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識左下側(cè)。(如：盤煙局［2010］35號，其中盤煙局為市局機(jī)關(guān)代字，［2010］為發(fā)文年份，35號為發(fā)文序號)（二）公文標(biāo)題。標(biāo)題是公文的眉目，起著統(tǒng)攬全篇、一目傳神的重要作用。標(biāo)題的作用：傳神、顯性、好記、便用。標(biāo)題的基本要求：要準(zhǔn)確（文件事由的概括、文種名稱的確定、標(biāo)題中的書名號使用），要簡要（事由簡明、轉(zhuǎn)發(fā)文件的層次要簡明、批轉(zhuǎn)會議文件力求簡化），要清楚（語義明確，不能引起歧義）。還要注意講求生動性、富有氣派、發(fā)人深思、醒目新穎。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)（關(guān)于）+事由+（的）文種組成，印有紅色版頭的文件，標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。（三）成文日期。即文件的生效日期，是公文格式的一個重要組成部分。成文日期確定的原則：1、會議通過的決定、決議等以會議通過的日期為準(zhǔn)；2、領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；3、聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；4、法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；5、一般電報、信函以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期在文面上的位置有兩種安排方式：一是安排在標(biāo)題之下，年月日用括號括起來（會議通過或批準(zhǔn)，不以紅頭文件形式發(fā)出且無主送標(biāo)識的公文；二是安排在文件的末尾，落款之下；沒有落款的直接寫在正文右下方。成文日期要與落款上下對稱勻稱，年月日第一個字不宜超越落款第一個字，日字靠右以空4個字格為宜。行政公文用漢字表示成文日期，如二O一O年十月二十日；黨的機(jī)關(guān)公文可使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。（四）主題詞。是確切表達(dá)出公文主題的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。這方面省局OA系統(tǒng)中有主題詞表，系統(tǒng)會自動生成，紙質(zhì)文件由文書負(fù)責(zé)主題詞提練，這里不再講了。（五）用印。除會議紀(jì)要和電報形式發(fā)出的以外，其他公文均應(yīng)加蓋印章。加蓋印章的依據(jù)是領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)字樣，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的公文不得用印，印章與公文落款相一致，用印要注意清晰、端正、位置準(zhǔn)確。方法是騎年壓月、上大下小。（六）正文。是一份公文具體敘事、明理、提出要求的公文表達(dá)部分。一般由三部分組成，一是開頭部分，其內(nèi)容或是引據(jù)，或是講明背景原委，或是概述情況，或是篇頭撮要，或是明了目的；二是主體部分，內(nèi)容或是針對問題進(jìn)行分析，在分析問題、講明道理的基礎(chǔ)上提出解決問題的辦法；或是直陳要求、意見；或是提出主張、列擺措施、講明辦法；三是結(jié)尾部分，因不同文種的需要而異，切不可千篇一律。（七）主送、抄送。主送單位是指負(fù)有辦文責(zé)任的單位，非普發(fā)性的下行文、上行文、平行文，在一般情況下只有一個主送單位。普發(fā)性的下行文可以有若干個主送單位。主送單位的書寫位置是“標(biāo)題之下，正文之上，靠左頂格，后加冒號”。抄送單位是指需要了解文件內(nèi)容的單位。抄送單位的標(biāo)注位置，在公文末頁的最下端，靠左空一字格，其上下各印一條隔離線之中寫抄送單位名稱。順序為先上級，后下級，再不相隸屬機(jī)關(guān)，在最后一個抄送單位名稱之后標(biāo)句號。（八）制文機(jī)關(guān)。制文機(jī)關(guān)亦稱落款，指發(fā)文使用的名義。發(fā)文的名義必須是法定的公文作者，黨和國家機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位都是依法而建立的，都是法定的公文作者。落款的位置，應(yīng)在正文的右下方，正文與落款間應(yīng)有一定的距離（一般為2-3行間距）；如有附件，落款則要置于附件標(biāo)注的右下側(cè)。行政機(jī)關(guān)公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間，加蓋印章。（九）附件。附件是附屬于正文的文字材料，在正文之后，落款之前注明附件的名稱和件數(shù)。（十）簽發(fā)人。簽發(fā)人即簽發(fā)文件人的姓名，標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)適當(dāng)位置，居右空一字。（十一）印發(fā)傳達(dá)范圍。行政公文稱附注。設(shè)密級的要標(biāo)注，不設(shè)密級的沒必要標(biāo)注，上行文不可標(biāo)注。（十二）密級。指公文的秘密等級?？煞譃榻^密、機(jī)密、秘密三種，黨的機(jī)關(guān)公文標(biāo)注在左上角，行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)注在右上角。（十三）緊急程度。是由發(fā)文機(jī)關(guān)對受文機(jī)關(guān)提出的處理時限要求。分特急、急件兩種，一般標(biāo)注在公文首頁的右上角，密級下方。（十四）印制版記。就是公文印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間和份數(shù)，標(biāo)注在最下端，上下各有一條隔離線，上線與抄送機(jī)關(guān)隔離。第四節(jié)制發(fā)程序公文的制發(fā)程序就是一篇公文從擬稿到歸檔的過程，按現(xiàn)行通行的說法就是公文制發(fā)的流程。有以下七個步驟：一、擬稿公文的“擬稿”就是起草文件，也稱“撰稿”。是一項非常細(xì)致的文字工作，是一項政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。擬稿要求具有“三性”即；準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。具本講：（一）在內(nèi)容上，要同制文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍一致，不可超越本機(jī)關(guān)的職權(quán)；要充分體現(xiàn)黨和國家方針、政策和法制要求；符合公務(wù)活動的客觀規(guī)律；材料、情況要真實(shí)，觀點(diǎn)要統(tǒng)一，重點(diǎn)內(nèi)容突出，合乎保密要求。（二）在詞章上，結(jié)構(gòu)要合理，層次要清楚；遣詞造句要準(zhǔn)確，語言要莊重、平實(shí)；論理要合乎邏輯，用語要符合語法。（三）在形式上，要符合黨和國家規(guī)定的公文體式，不可自造一套；堅持一文一事制度；正確使用漢字和標(biāo)點(diǎn)符號，使用數(shù)目字、簡稱詞語等要規(guī)范化，不能隨心所欲。二、核稿核稿即公文起草成形送交領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)之前，由辦公室或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對公文的觀點(diǎn)、文字、內(nèi)容、體式所作的全面審核工作。核稿主要審核下列七個方面：（一）是否需要制發(fā)文件；（二）是否符合國家法制要求；（三）是否體現(xiàn)黨和國家的方針、政策和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求，有無矛盾之處；（四）措施是否妥當(dāng)，辦法是否行之有效；（五）結(jié)論是否正確，論理是否合乎邏輯；（六）結(jié)構(gòu)是否合理，語言是否符合語法和公文特點(diǎn)；（七）公文的體式是否合體，特別是行文格式是否符合黨和國家的有關(guān)規(guī)定。三、把口“把口”是指對公文進(jìn)行把關(guān)。目的是為了節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)耗費(fèi)在審閱和修改公文上的時間，有利于貫徹集中統(tǒng)一的辦文原則，保證公文質(zhì)量，便于下級辦理或執(zhí)行。把口處理的三種方式。（一）退。對于不需要發(fā)布或者可以由業(yè)務(wù)部門自行發(fā)布而不需要用本機(jī)關(guān)名義發(fā)布的文稿，退回擬稿單位進(jìn)行處理；對于內(nèi)容不成熟或者文字上需要作大量修改的文稿，或者可以合并發(fā)布的文稿，提出問題和處理意見退回擬稿單位修改。（二）補(bǔ)。對于不按照公文處理工作的有關(guān)規(guī)定的文稿，退回擬稿單位予以補(bǔ)正。（三）改。對于質(zhì)量上雖然有些問題，但不需要退回擬稿單位修改的，可以根據(jù)情況采取秘書人員和擬稿單位人員共同研究修改。四、簽發(fā)“簽發(fā)”是文件定稿后的最后一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿，產(chǎn)生效力。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)寫上自己的姓名。被授權(quán)簽發(fā)的應(yīng)當(dāng)在簽發(fā)人姓名右側(cè)注明“代”字。五、印制文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后即送交印制部門印制，進(jìn)入制發(fā)階段。印制、用印由文書部門負(fù)責(zé)，校對由文件起草部門負(fù)責(zé)。六、封發(fā)主要是針對紙質(zhì)文件而言，一是進(jìn)行發(fā)文登記，二是密封郵寄。采用OA傳輸?shù)奈募恍枰谁h(huán)節(jié)。七、歸卷本機(jī)關(guān)主辦制發(fā)的公文，形成正本后，與原稿一同立卷?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十八條、第五十二條規(guī)定：“個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文”。第二章公文的寫作藝術(shù)公文寫作有沒有藝術(shù)可言呢？這是一個見仁見智的問題，有人認(rèn)為公文就是一種格式化的東西，在公文寫作中只需依格式填寫即可，沒什么藝術(shù)可言。我們認(rèn)為這是一種將公文寫作簡單化的傾向，雖然公文有其特定的寫作模式，但作者還是大有發(fā)揮的天地，可以說一件公文就是一件藝術(shù)品。第一節(jié)公文的顯旨藝術(shù)公文的主旨，是指寫作主體通過公文的全部內(nèi)容表現(xiàn)出來的的一種貫穿于全文的基本觀點(diǎn)，它一般包括中心思想、原委、背景、依據(jù)與行文目的三個要素。公文的顯旨需要由作者將公文主旨直陳文中，做到明白顯露。主要有以下幾種：一、標(biāo)題揭旨，一錘定音公文標(biāo)題直接透視一篇公文的主旨，關(guān)鍵是完整準(zhǔn)確地概括好標(biāo)題中的事由。事由如同人的眼睛，是透視心靈的窗口，要努力做到一看標(biāo)題就基本把握了這份公文的主旨，這樣的事由才算合格。比如：“心中有淚”，“愛已飄向遠(yuǎn)方”，不如直接說，“非常困苦”，“不再愛他”明白顯露。絕對不能把事由寫得像霧像雨又像風(fēng)。例：《關(guān)于開展安全檢查的通知》《關(guān)于開展安全大檢查的通知》《關(guān)于開展安全生產(chǎn)大檢查，嚴(yán)防惡性事故發(fā)生的通知》以上三個標(biāo)題大家認(rèn)為哪個好一些，當(dāng)然是最后一個好一些，標(biāo)題顯旨了。二、起句立意，開門見山所謂“起句”“開門”即公文的第一句話，所謂“立意”“見山”，即表明主旨、點(diǎn)明中心，聯(lián)結(jié)起來的意思是：閱讀者一看公文的首句，就明確意識到該公文的主旨所在，這是指令性、法規(guī)性文件顯旨的通常形態(tài)?！傲⑵砸跃右?，乃一篇之警策”，大多以“為”、“為了”開頭，也有不用介詞，而是單刀直入的。例：“為了盡快改善草原生態(tài)環(huán)境，促進(jìn)草原生態(tài)良性循環(huán)，維護(hù)國家生態(tài)安全。。。。。。（《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)草原保護(hù)與建設(shè)的若干意見》）第一條根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理辦法》規(guī)定，制定本細(xì)則。（《中華人民共和國稅收征收管理法實(shí)施細(xì)則》三、交代緣由，引出主旨有些文件不便起句立意、開門見山，往往采取在開端處先陳述制發(fā)文件的依據(jù)、緣由、意義、背景，然后順筆而下，自然而然地引出公文的中心思想、結(jié)論或行文目的等，以顯露文件的主旨所在。例如：“新《土地管理法》實(shí)施以來，各省（區(qū)、市）認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律規(guī)定，采取各種有力措施，積極推行和落實(shí)占用耕地補(bǔ)償制度，基本實(shí)現(xiàn)了年度省域內(nèi)的耕地占補(bǔ)平衡。但實(shí)際工作中還存在責(zé)任不明、補(bǔ)償耕地質(zhì)量不高、考核方法不盡合理等問題。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)耕地占補(bǔ)平衡工作，實(shí)現(xiàn)‘十五’期間耕地保護(hù)目標(biāo)，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下。。。。。?！?，為了等介詞在中間。四、畫龍點(diǎn)眼，點(diǎn)軸扇開綜合性工作總結(jié)、調(diào)查報告、情況通報等陳述性文件，往往采取在開端處先使用對某一問題、工作、事件做出結(jié)論性的一兩句話，然后，再由文中劃層點(diǎn)題、分段設(shè)題、段首立句等方法，從整體的綜合上顯示全文主旨所在。例文：《關(guān)于大興安嶺恢復(fù)生產(chǎn)重建家園工作的總結(jié)報告》五、頭尾呼應(yīng)，顯示中心一般內(nèi)容比較復(fù)雜的決定、決議、講話稿、意見、報告等，由于文字較長、問題較多，顯旨時通常采用頭尾呼應(yīng)的做法。即在開頭先提出一個令人關(guān)注的問題，而在尾部對此作出明確回答；或在文件開端處對某一情況作出多種解釋，將其正確結(jié)論置于篇尾。例文毛澤東同志的《星星之火可以燎原》。第二節(jié)公文的結(jié)構(gòu)藝術(shù)公文的結(jié)構(gòu)形式是豐富多樣的。從總體上看，其外形通常表現(xiàn)為“開頭—主體—結(jié)尾”，其內(nèi)在邏輯形式是“總—分—總”，文字的詳略為“鳳頭—豬肚—豹尾”。但公文結(jié)構(gòu)不能只是一個模式，而應(yīng)公文種類和內(nèi)容不同，選擇各自合適的結(jié)構(gòu)，在把握其基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，去探求其多姿多彩的具體結(jié)構(gòu)形態(tài)。（至少有九種）一、撮要分條式撮要就是用極其簡要的文句說明全文的目的或結(jié)論。分條就是篇前撮要之后，對所要解決的問題的若干主張、措施、辦法，按照主次先后，形成若干條條，分列于下，并用數(shù)碼標(biāo)明。俗稱“天鵝下蛋式”結(jié)構(gòu)。二、段篇合一式它是指內(nèi)容較為簡單的決定、決議、函及批復(fù)通常采用的結(jié)構(gòu)形態(tài)。所謂段篇合一，即全篇公文只有一段文字，這一段就是一篇公文的全部。三、條項貫通式內(nèi)容較為簡單一些的行政法規(guī)以及機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部制定的規(guī)章制度，其結(jié)構(gòu)多為條項貫通的表現(xiàn)形態(tài)。所謂“條項貫通”，即全文既無單獨(dú)的“撮要開頭”也無單獨(dú)“收束結(jié)尾”。四、文中有文式它是批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性的通知，轉(zhuǎn)述式通報、公布令、轉(zhuǎn)發(fā)式簡報等的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。其特點(diǎn)是：以文載文，文隨文行，文后有文。一是轉(zhuǎn)正式公文，二是發(fā)非正式公文。五、章條款分列式所謂章條款分列式，即全篇公文的結(jié)構(gòu)形態(tài)是篇下有章，章下有條，條下為款，款下為項，項下有目。一般為章程、條例、規(guī)章、辦法、規(guī)定所常用。六、正反對比式它是公約、守則等文種的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。例如市民守則中的“十要十不要”七、分層并列式它是綜合性工作總結(jié)、調(diào)查報報、工作會議紀(jì)要、講話稿及內(nèi)容復(fù)雜一些的決定、決議常用的一種結(jié)構(gòu)形態(tài)。所謂“分層并列”，即將所敘之事、所言之理、所發(fā)之論，以一篇公文的主旨做軸，分做幾個角度（幾個層次）相對并列展開，在每一個層次上通常有一個獨(dú)立的小標(biāo)題，用一、二、三。。。。。。表示。八、層層遞進(jìn)式所謂層層遞進(jìn)，是將所說的事理，按照由淺到深、由低到高、由小到大、由輕到重、由窄到寬的差別，一步一步地加以表達(dá)。下一個層次是上一個層次的持續(xù)與發(fā)展，上一個層次是下一個層次的基礎(chǔ)與前提，形成步步進(jìn)逼的局面。九、珠聯(lián)璧合式把問題視為珍珠、璧玉，采取“提出問題—分析問題—解決問題”的脈絡(luò)，把這些珍珠、璧玉串起來，從而達(dá)到內(nèi)在的結(jié)構(gòu)美。第三節(jié)公文的用語藝術(shù)公文的語言雖以一般的語言規(guī)律為基礎(chǔ)，但是，公文的權(quán)威性與策令作用，以及它的政治性、實(shí)用性，又決定它具有獨(dú)自的特點(diǎn)，那就是確切、莊重、平實(shí)、簡明。一、莊重平實(shí)“莊重”即莊嚴(yán)鄭重，它是黨和國家機(jī)關(guān)處理公務(wù)應(yīng)有的嚴(yán)正立場和嚴(yán)肅莊重態(tài)度在公文中的體現(xiàn)。“平實(shí)”即言之有理、言之有物，語言樸素?zé)o華，表意真真切切，對描繪性的文學(xué)語言與浮華的詞藻盡量少用或不用。怎樣才做到莊重平實(shí)呢？（一）使用書面語言。少用或不用口語、俗語。公文寫作的首要一條就是使用書面語言，書面語言是指書面交際使用的語言，書面語本身就具有莊重的風(fēng)格，口語則不具備。例如：書面語“母親”，口語一般為媽媽、媽、娘；書面語“妻子”，口語為老婆、媳婦、太太。（二）要使用標(biāo)準(zhǔn)語言，不用方言和土語。如：上午_頭晌，頭__腦殼，無知__二百五，美好__酷，在公文中只能用前者。（三）避虛就實(shí)，切忌濫用文學(xué)語言。文學(xué)語言中的夸張、想向等語言不能出現(xiàn)在公文中。（四）語言實(shí)在，言之有物。不說或者少說套話、空話，要有一說一有二說二。（五）少用特大調(diào)。特大調(diào)即過份的修飾語。最大（最好）、特大（極大）。（六）不用學(xué)生腔。例如寫總結(jié)時“嘀達(dá)、嘀達(dá)！時間如白駒過隙，一年的時間在轉(zhuǎn)瞬間消失了。這一年，在黨的改革、開放方針指引下。。。。。。我廠面向遼闊奔騰的大渤海，背靠日夜火車如梭的京山鐵路大動脈，緊把著首都、天津的大門。。。。。。二、生動活潑公文用語在準(zhǔn)確、莊重、平實(shí)的前提下，也必須做到生動活潑，力求語言美，以增強(qiáng)其可讀性。具體表現(xiàn)在：（一）氣勢雄壯之美。動員令、宣言、聲明、告人民書以及涉及重大政治問題的指示、決定、決議等公文是很有氣勢的，其氣虹貫長空，其勢排山倒海，如萬馬奔騰，江河涌流。（毛澤東《向全國進(jìn)軍令》“奮勇前進(jìn)，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內(nèi)一切敢于抵抗的國民黨反動派，解放全國人民，保衛(wèi)中國領(lǐng)土主權(quán)的獨(dú)立和完整”中前面用“奮勇前進(jìn)”這個使令性動詞起句，然后用了“堅決、徹底、干凈、全部”排比句，后面又用了綜說，表達(dá)出了氣勢雄壯之美。）（二）濃縮精粹之美。通過省略、濃縮等辦法，把公文用語寫得十分精粹，做到言簡意賅，文約事豐，簡明扼要，這又是公文的美妙之處。A：以數(shù)量詞為首進(jìn)行“濃縮”修辭。例如：黨在社會主義初級階段的基本路線，濃縮成“一個中心兩個基本點(diǎn)”、一個國家兩種制度濃縮成“一國兩制”，黨在新民主主義革命中總結(jié)出的統(tǒng)一戰(zhàn)線、武裝斗爭、黨的建設(shè)“三大法寶”等等。B：從原句中摘取一些成分，省略一些成分，把用語縮寫到不可再精煉的地步，也是公文的一種美。如：擁政愛民、擁軍優(yōu)屬——雙擁。C：穿插使用一些語簡、言奇、精切、意深的成語、警句達(dá)到語言的精粹有力。（三）委婉幽默之美。公文用語也講究委婉的，即語言婉轉(zhuǎn)、含蓄，外柔內(nèi)剛，發(fā)人深思，回味無窮。例如：“不錯，‘剿共十年’‘剿’出一個‘一黨專政’，但這乃是半殖民地半封建的專政，而在‘剿共’四年之后，就已經(jīng)‘剿’出一個‘滿洲國’，再加上六年，至一九三七年，就把一個日本帝國主義又‘剿’進(jìn)中國本部來了”（毛選第二卷，《新民主主義》）（四）抑揚(yáng)結(jié)合之美。要表揚(yáng)先批評或者要批評先表揚(yáng)，體現(xiàn)評價的全面性。（五）形象生動之美。形象具體，寓于生動，也是公文用語竭力追求的一種美。公文中所講的形象，固然不能與文學(xué)作品中的形象化相提并論，但在不失莊重的條件下，也很注重形象具體，給人一種生動的感覺。外界引進(jìn)術(shù)語，借代、比喻等修辭，成語、歇后語、典故及富于哲理的趣味性語言。（輸血、首腦、伯樂、上山摘桃子、米袋子、菜籃子、借船出海、借雞下蛋、摸著石頭過河）（六）節(jié)奏鮮明之美。公文有時為了表達(dá)的需要，必要時也可以運(yùn)用對偶、排比等句式。例：“墻頭蘆葦，頭重腳輕根底淺；山間竹筍，嘴尖皮厚腹中空”三、講究修辭要使公文的語言表達(dá)做到準(zhǔn)確、鮮明、生動、形象，就必須講究修辭。公文用語講究修辭是指根據(jù)公文表達(dá)的需要，選用最恰當(dāng)?shù)恼Z言形式去表現(xiàn)所要表達(dá)的內(nèi)容，以增強(qiáng)語言表達(dá)的效果?，F(xiàn)代漢語中常用的辭格有二十多種，這些對公文都不是陌生的，常用的有四種：（一）氣勢性的修辭。氣勢是一篇公文的精神支柱，是論勢和文勢的統(tǒng)一。主要有排比、頂真、層遞等辭格。1、排比。是將三個或三個以上意義相關(guān)或相近，結(jié)構(gòu)相同或相似，語氣相同的詞組或句子并排使用，達(dá)到一種增強(qiáng)語勢的效果，它可以使文章的節(jié)奏感加強(qiáng)，條理更好，更有利于表達(dá)強(qiáng)烈的感情。2、頂真。即某段文字由若干短句組成，每句最后一個字(詞)與下句開頭的一個字(詞)相同的修辭方法。例如：“線穿針，針引線，線逢而線綴”。3、層遞。是把要表達(dá)的意思按照由小到大、由少到多、由低到高、由近及遠(yuǎn)、由淺到深等不同程度逐層排列的寫法。（二）完整性的修辭。正反對比，對立統(tǒng)一，防止出現(xiàn)偏頗，增強(qiáng)閱讀者對事物的全面理解認(rèn)識。主要有回文、對比、反復(fù)、對偶等辭格。1、回文。是一個句子正著讀與倒著讀意思是一樣的修辭手法，例如：蜜蜂釀蜂蜜，天連水尾水連天。2、對比。是把具有明顯差異、矛盾和對立的雙方安排在一起，進(jìn)行對照比較的表現(xiàn)手法。這種手法可以突出好與壞、善與惡、美與丑的對立，給人留下深刻的印象。如：虛心使人進(jìn)步，驕傲使人落后。3、反復(fù)。為了增強(qiáng)表達(dá)效果，一個詞語或句子在一段文字中連續(xù)出現(xiàn)的表現(xiàn)手法，主要有連續(xù)反復(fù)和間隔反復(fù)。例如：沉默啊，沉默!不在沉默中爆發(fā)，就在沉默中滅亡!(魯迅《紀(jì)念劉和珍君》（三）生動性的修辭。生動有利于增強(qiáng)公文的可讀性，加深閱讀者的具體理解，以利于貫徹執(zhí)行。主要有比喻、諷喻、借代、反語、析詞、換字、歇后語等。1、反語。是指使用與本義相反的詞語，以表達(dá)本義。2、比喻。就是打比方，用具體形象的事物比做另一事物，使抽象、深奧、生疏的事物更具體、更形象、更生動。3、借代。是用一事物代指他事物，使表達(dá)更形象。如“小金庫”代指公款私存，收入不入帳。4、換字。是指為了表達(dá)需要，將比將固定的一個詞語中的某一個字臨時加以更換。如：“文化團(tuán)體”換成“武化團(tuán)體”。5、析詞。是為了把話講得詼諧、生動，而將一個復(fù)音詞或詞組故意拆開取其中一個字單獨(dú)來用。例如毛澤東同志有關(guān)“剿共十年”一詞中把“剿”字單出。（四）精粹性的修辭。公文用語講求言簡意賅，文約事豐，要做到這一點(diǎn)，除了緊扣主旨，力戒重復(fù)，講求概述，刪繁就簡等外，運(yùn)用“省略”“濃縮”“綜說”等辭格進(jìn)行用語修辭，也是十分重要的方式。四、力求規(guī)范公文在語言的使用上，除要莊重平實(shí)、生動活潑、講求修辭外，還應(yīng)遵循下列規(guī)范。（一）必須堅持人民用語。要通俗易懂、明白曉暢，親切自然，貼近群眾。不能半文不白、裝腔做勢，不能玩弄文字游戲，更不能中文外文夾花的大拼盤。（二）不要“趕時髦”，使用隱語式的網(wǎng)絡(luò)語。（三）不用浮夸的言詞，堅持實(shí)事求是。（四）努力減少枯燥乏味的套話空話，做到語意實(shí)在。（水份大，很多文字傳達(dá)很少的信息，開頭戴帽，結(jié)尾穿靴）（五）慎重對待某些社會流行語，切不可濫用。（六）不要使用某些舊稱及不恰切的術(shù)語。（七）不使用故作深奧或故弄玄虛之語，語言要樸實(shí)無華。公務(wù)語言重在實(shí)用，要直白顯露，言簡意賅，來不得半點(diǎn)做作和賣弄。第四節(jié)公文的表達(dá)藝術(shù)夾敘夾議是公文寫作的基本表達(dá)方式。夾敘夾議即以敘述為主結(jié)合議論的表達(dá)方式，也就是一邊擺事實(shí)，一邊講道理。擺事實(shí)是敘，事實(shí)就是我們通常所說的“材料”；講道理是議，道理就是我們通常所說的“觀點(diǎn)”。除法規(guī)性、計劃性、請求性、商洽性公文較少或不適宜使用這種方法外，其他如綜合性工作總結(jié)、綜合或者專題性工作報告、行政令、指示、指示性通知、指導(dǎo)性通報以及講話稿等陳述性、指揮性公文，都要較多地運(yùn)用到這種方式。要把握以下幾點(diǎn)：一、主要表現(xiàn)為在一段話中夾敘夾議，邊講事實(shí)，邊講道理，以增強(qiáng)語言的立體感及深刻的表達(dá)效果。（參看毛選第四卷《將革命進(jìn)行到底》）二、在一個層次中，分開段落，有的段落是敘，有的段落是議，或者是先敘后議，或者是先議后敘，形成一個夾敘夾議的完整層次。（參看毛選第四卷《三個月總結(jié)》）三、夾敘夾議的表達(dá)方式，不僅表現(xiàn)在組句構(gòu)段和層次的組織安排上，而且還可以運(yùn)用它進(jìn)行謀篇，以體現(xiàn)一篇公文的整體。（毛澤東《向全國進(jìn)軍的命令》）四、公文寫作中的的夾敘夾議，首先要掌握好敘的手法，與文學(xué)作品中的敘不同，不是精雕細(xì)刻，也不能是細(xì)膩的表達(dá)，更不能是由頭至尾、由邊沿到中心的全面介紹，而是采用高度概括的手法，著重事件整體的勾畫，說明事情的原委、背景、根據(jù)，點(diǎn)到為止。其次還要掌握好“議”的的特性。這里的“議”千萬不要簡單地理解為議論文中的那種完整的議論手法。公文中的議，基本是指包含一些議論性的表達(dá)成份。這種成份在具體表達(dá)上，只是原則地表達(dá)事理，不做多方面、多層次、多角度完整的論證；在手法上是直接加以議論，即一針見血，一語道破，有時只是一兩句結(jié)論性的話，是直接說明的簡單邏輯論證方法。再次是要堅持辯證唯物主義科學(xué)方法，要切中事物本質(zhì)。還要注意事實(shí)與道理的完全一致性，防止出現(xiàn)事大理小或事小理大的不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。第三章常用上行文種的寫法第一節(jié)請示的寫作技法一、文種特征“請示”是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時使用的頻率極高的一個上行文種。其特征表現(xiàn)在：請示的內(nèi)容較多涉及“人、財、物、機(jī)構(gòu)、編制、出境出國”以及工作中遇到需經(jīng)上級作出決定的重大問題或應(yīng)由上級加以審批的事項等具體問題。二、請示的分類（一）直請性的請示。我們常用的是直接請示。（二）批轉(zhuǎn)性的請示。三、結(jié)構(gòu)與寫法請示的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾三個部分。（一）標(biāo)題。主要寫明所需請示的問題，即事由加請示。（二）正文。一般分兩大層次。第一層次，寫為什么要請示，即請示的原因、背景，也就是請示問題的依據(jù)、出發(fā)點(diǎn)和目的。第二層次寫請示什么問題。內(nèi)容比較單一的采取全文一貫到底的寫法，一氣呵成；內(nèi)容較為復(fù)雜的采取分條列項的方法加以表述，（三）結(jié)尾。要提出明確要求，語氣要謙恭。一般多用妥否、可否、當(dāng)否、請批示等。或以上如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行。要求上級批轉(zhuǎn)的請示，事先要代上級擬好批語。四、寫作要點(diǎn)（一）要準(zhǔn)確理解“請示”的行文對象。必須是自己的上級（二）要把握請示的內(nèi)在邏輯，為什么要請示，請示什么。（三）“香燒一股，敬佛一尊”。即一事一請，請示的主送機(jī)關(guān)只能是一個。香燒一股，即是一事一請。敬佛一尊，即是主送一個上級。第二節(jié)報告的寫作技法一、文種特征報告是黨政機(jī)關(guān)使用率極高的一個文種，適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問事宜。報告不是單一文種，是由若干具體文種構(gòu)成的一個組合體。按行文的目的與作用不同，可分為七種：一是工作報告，即用于向上級匯報工作活動情況的報告，它側(cè)重于陳述工作的開展情況及主要作法，有時也夾有成功的經(jīng)驗和挫折的教訓(xùn)；二是情況報告，即用于向上級匯報、反映各種社會情況及動態(tài)的報告，具有較強(qiáng)的信息反饋性，服務(wù)于決策的連續(xù)性；三是呈請性報告，即呈報上級要求加以批轉(zhuǎn)或批示的報告，基本上都是向上級提意見或建議，亦稱建議性報告；四是檢討（檢查）報告，是因工作失誤而寫給上級的報告，不是個人的是組織的；五是例行報告，是上級機(jī)關(guān)要求下級機(jī)關(guān)按日、周、月向上級機(jī)關(guān)反映工作、匯報情況的報告；六是回復(fù)性報告，即為答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問事宜而寫的報告；七是送文送物報告，即向上級機(jī)關(guān)報送非法定文種使用文頭頭或向上級機(jī)關(guān)送交某一重要物品（如武器、彈藥、毒品等）時隨物一同送文的報告。按報告涉及內(nèi)容不同可分為綜合性報告、專題性報告。報告是陳述性的上行文種。二、結(jié)構(gòu)與寫法（一）專題性報告，1、標(biāo)題。要明顯反映出所報告的專題事由，由“事由”加“情況報告”或“報告”組成。2、正文。一般采用三段式結(jié)構(gòu)，分兩種情況：一是“情況—問題—意見”，這種形式多以反映情況為主。二是“情況—作法（經(jīng)驗）—不足”，這種形式適用于以總結(jié)經(jīng)驗為主。3、結(jié)尾。通常寫上一句“特此報告”“以上報告如無不妥，請批示”等等。（二）綜合性報告1、標(biāo)題。由“時間概念”加上“工作情況報告”字樣組成2、正文。要把握好三點(diǎn)內(nèi)容：（1）要有一個概括說明全文主旨的開頭。這個開頭在寫作技巧上可采用起句立意的手法，開門見山，先把一定時間內(nèi)各方面總的工作情況加以概括。（2）要有一個內(nèi)容比較豐富的主體。要把各個方面的工作的主要情況，并列地拉開段落，每一大段落即表述一個方面的主要工作。在具體寫法上應(yīng)該包括這方面工作的進(jìn)展情況、主要做法、取得的主要效果，盡量使用數(shù)字說明和概括性材料。（3）要有一個具體的結(jié)尾，要檢查這個時期的工作還存在一些什么問題，并有針對性地提出下一步工作意見。（三）檢查報告。1、標(biāo)題。對發(fā)生的事故、錯誤情況加以概括形成“事由”，再加上“檢查報告”字樣。2、正文。通常由四段組成。一是寫情況即所犯錯誤、所發(fā)生事故（事件）的基本情況；二是寫“原因”，包括發(fā)生問題的直接原因和間接原因，主觀原因和客觀原因；三是寫“責(zé)任”，即造成的主要責(zé)任與次要責(zé)任；四是寫處理情況及今后意見。對已處理的寫明處理情況，尚未處理的要提出今后的處理意見；對錯誤的責(zé)任者，可按照責(zé)任大小、問題的輕重分別提出處理意見；處理意見不能單指對人的處理，也包括改進(jìn)工作，堵塞漏洞等方面的措施。3、結(jié)尾。通常寫作“以上報告當(dāng)否，請指示”。（四）呈請性報告。1、標(biāo)題。與專題性報告是標(biāo)題寫法基本一樣，由事由與文種組成。2、正文。呈請報告的正文，主要由“情況—問題—建議”三段式組成。3、結(jié)尾。這類報告的結(jié)尾用語，通常寫作“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行。三、寫作要點(diǎn)提示（一）切實(shí)把握“報告“的”寫作規(guī)則。主要有：1、情況—作法—問題（意見）；2、情況（做法）—問題—今后意見；3、情況—問題—今后意見；4、情況—原因（責(zé)任）—下步做法；5、情況—原因—責(zé)任及處理意見；6、情況—問題—建議等。（二）注重時效，情況真實(shí)。（三）語言簡潔，篇幅短小。第四章下行文種的寫法第一節(jié)通知的寫作技法一、文種特征通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。其特征為：（一）發(fā)布性。即用通知來發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，它一般用于黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部行文，此種通知稱為“發(fā)布性通知”。（二）指示性。即指用通知來發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，此種通知稱為“指示性通知”。（三）中轉(zhuǎn)性。即指用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。三種情形：上轉(zhuǎn)下、下轉(zhuǎn)上、平轉(zhuǎn)平。二、結(jié)構(gòu)與寫法（一）發(fā)布性通知。1、標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱和文種三要素組成。2、正文。正文一般應(yīng)載明兩層內(nèi)容：一是明確指出所發(fā)的是什么法規(guī)，該法規(guī)的施行或生效日期及相關(guān)事項說明；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。開頭都要有一個“提前”句式，使用“現(xiàn)將”二字把所要發(fā)布的法規(guī)、規(guī)章展現(xiàn)給閱者。重要的在主體部分要強(qiáng)調(diào)重大意義，提出貫徹要求。3、結(jié)尾。要求下級反饋貫徹執(zhí)行情況，寫明法規(guī)、規(guī)章的時效。（二）批示性通知。1、標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題都是標(biāo)準(zhǔn)式的，即由“制文機(jī)關(guān)”加“事由”加“文種”三要素組成。2、正文。正文寫法主要有兩種形式：一是既有一個獨(dú)立且簡短的開頭“撮要”，又有一個總括全文中心并要求下級反饋執(zhí)行情況的結(jié)尾。中間主體部分由若干并列的內(nèi)容組成，呈現(xiàn)“總—分—總”的結(jié)構(gòu)模式。二是開頭有一個開宗明義，交代緣由、背景的“撮要”，然后分條列項提出要求，其結(jié)構(gòu)表現(xiàn)為“撮要分條式”。3、結(jié)尾。結(jié)尾部分主要是對有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。（三）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。主要是處理好標(biāo)題中轉(zhuǎn)發(fā)的層次關(guān)系。一般在正文部分寫明三層意思。一是表明對批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度；二是強(qiáng)調(diào)闡述批轉(zhuǎn)文件的重要性和必要性；三是提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。三、寫作要點(diǎn)提示（一）要講求實(shí)效，切忌濫發(fā)通知。（二）要把握內(nèi)涵，切忌越俎代庖。（三）要明確無疑，切忌阻滯含混。（四）要面對實(shí)際，切忌咬文嚼字。（五）用語要莊重，切忌平淡無味。第二節(jié)通報的寫作技法一、文種特征“通報”屬于知照性公文。其適用于“表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況”，其特征突出表現(xiàn)為在表達(dá)手法上重在敘述事實(shí)，讓事實(shí)說話，寓理于事，以事明理。它要通過對社會實(shí)踐中發(fā)生的正反兩個方面事實(shí)的陳述，來對人們起到示范、指導(dǎo)、教育、懲誡作用。在發(fā)布形式上可分為“直述式通報”和“轉(zhuǎn)述式通報”。二、結(jié)構(gòu)與寫法（一）表彰性通報。其正文基本由“情況—決定—希望”三個部分內(nèi)容組成。所謂“情況”，即表彰的緣由，這部分要采用概括的手法，介紹被表彰單位或個人的先進(jìn)模范事跡。所謂“決定”，即表彰的具體內(nèi)容。最后提出希望與要求，既包括對被表彰者的有關(guān)戒驕戒躁、再接再厲的要求，也包括對別人別單位向被表彰者學(xué)習(xí)的要求。（二）批評性通報。開頭要概述事情（問題）的基本情況；然后對問題進(jìn)行分析，探因求源，找出產(chǎn)生這一問題的具體因素；第三層內(nèi)容是對問題的解決辦法（處理意見或情況）；最后，提出希望或要求。（三）指導(dǎo)性通報。與批示性通知十分相似，開端首先是提出問題，然后對所提出問題進(jìn)行多方面的分析，最后是解決問題的幾點(diǎn)要求。三、寫作要點(diǎn)提示（一）要注意典型的真實(shí)性。通報的引導(dǎo)、教育、啟迪、警示作用，要求正反兩方面典型必須具有真實(shí)性，絕不能人為拔高或貶損。（二）要向深處挖掘。要觸及事件的本質(zhì)，向思想和靈魂深處發(fā)掘，切中要害，一針見血。（三）要明確直達(dá)與轉(zhuǎn)述，在表現(xiàn)手法上有所側(cè)重。第五章其他常用公文的寫法第一節(jié)“函”的寫作技法一、文種特征在黨政公文主要文種中，“函”是唯一的一個平行文，從內(nèi)容上看一般包括：(一)申請函，即向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項的函；(二)商洽函，即用于請求協(xié)助、商洽解決辦理某一問題的函；(三)詢問函，上下級、平級間相互咨詢相關(guān)工作事項的函；(四)答復(fù)函，上下級或平級間答復(fù)相關(guān)詢問、商洽、審批事項時使用的函；(五)告知函，平級或者不相隸屬單位間相互通知事情時使用的函，無指揮性。二、結(jié)構(gòu)與寫法（一）標(biāo)題?；旧鲜侨貥?gòu)成，即“制文機(jī)關(guān)”加“事由”加“文種”。有的有發(fā)文字號的，有的沒有。（二）正文。一般由兩個層次組成：一是制文的依據(jù)、緣由與背景，即為什么發(fā)“函”；二是申請、商洽、回復(fù)的具體事項。（三）結(jié)尾。申請和商洽事項的“函”通常在結(jié)尾處要寫上“可否，請審批”“同意否，望請復(fù)函”等；“答復(fù)函”一般可寫作“