新編大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程(第三版)-教學(xué)課件作者-

第4章辦公信息處理概述1第4章辦公信息處理概述14.1辦公信息系統(tǒng)概述4.2辦公信息系統(tǒng)的組成4.3通用辦公應(yīng)用軟件

24.1辦公信息系統(tǒng)概述24.1辦公信息系統(tǒng)概述辦公信息處理是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的方法和手段。辦公信息系統(tǒng)為辦公信息處理提供了一個(gè)良好的平臺(tái)，對(duì)規(guī)范業(yè)務(wù)流程、實(shí)時(shí)信息資源共享、提高現(xiàn)代化辦公效率和質(zhì)量具有重要意義。34.1辦公信息系統(tǒng)概述辦公信息處理是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通4.1.1辦公信息系統(tǒng)基本含義1936年在美國(guó)首次提出辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，OA）的概念。20世紀(jì)70年代，美國(guó)麻省理工學(xué)院的M．C．Zisman教授為辦公自動(dòng)化下了一個(gè)較為完整的定義。辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。1985年，全國(guó)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議上的學(xué)者再次對(duì)辦公自動(dòng)化的含義進(jìn)行了闡述。辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效果，以達(dá)到既定目標(biāo)。44.1.1辦公信息系統(tǒng)基本含義1936年在美國(guó)首次提出4.1.1辦公信息系統(tǒng)基本含義多樣化的辦公信息系統(tǒng)的共同處強(qiáng)調(diào)利用先進(jìn)的、綜合的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。強(qiáng)調(diào)辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息系統(tǒng)。強(qiáng)調(diào)辦公自動(dòng)化的目的是提高辦公效率、改進(jìn)辦公質(zhì)量。54.1.1辦公信息系統(tǒng)基本含義多樣化的辦公信息系統(tǒng)的共4.1.2辦公信息系統(tǒng)的層次辦公信息系統(tǒng)一般可分為事務(wù)處理型、信息管理型和決策支持型三個(gè)層次，根據(jù)三個(gè)功能層次形成了對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)。1．事務(wù)處理型3．決策支持型2．信息管理型64.1.2辦公信息系統(tǒng)的層次辦公信息系統(tǒng)一般可分為事務(wù)4.1.3辦公信息系統(tǒng)的模式目前，辦公活動(dòng)有個(gè)人辦公和群體辦公兩種模式。與之對(duì)應(yīng)，辦公信息系統(tǒng)技術(shù)可以分為個(gè)人辦公信息系統(tǒng)技術(shù)和群體辦公信息系統(tǒng)技術(shù)兩部分。1．個(gè)人辦公信息系統(tǒng)特指針對(duì)越來(lái)越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨行業(yè)和跨地域的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公技術(shù)和系統(tǒng)。2．群體辦公信息系統(tǒng)個(gè)人辦公信息系統(tǒng)主要指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。74.1.3辦公信息系統(tǒng)的模式目前，辦公活動(dòng)有個(gè)人辦公和4.1.4辦公信息系統(tǒng)的特點(diǎn)一般來(lái)說(shuō)，辦公信息系統(tǒng)具備以下特點(diǎn)：以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)為支柱，是綜合多種學(xué)科和技術(shù)的新學(xué)科；實(shí)現(xiàn)融合人、機(jī)器、信息資源三者為一體的人機(jī)信息系統(tǒng)，信息是加工的對(duì)象，機(jī)器是加工的手段，人是加工過(guò)程的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享用者。設(shè)備是重要條件，但人始終是決定因素；具有文字、數(shù)據(jù)、語(yǔ)音、圖形、圖像等信息的一體化處理功能。它包括信息采集、加工、傳遞、保存等基本環(huán)節(jié)，能將基于不同技術(shù)的辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、打印機(jī)等）組合在一個(gè)系統(tǒng)中，使之具有綜合信息處理的能力；以改善辦公環(huán)境和條件、提高辦公效率和質(zhì)量為目的，是人們產(chǎn)生更高價(jià)值信息的一個(gè)輔助手段，能優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和事務(wù)。84.1.4辦公信息系統(tǒng)的特點(diǎn)一般來(lái)說(shuō)，辦公信息系統(tǒng)具備4.1.5實(shí)現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)的意義1．實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量2．實(shí)現(xiàn)信息處理的大容量、智能化3．實(shí)現(xiàn)辦公過(guò)程的低成本、重環(huán)保4．實(shí)現(xiàn)辦公的便捷、即時(shí)94.1.5實(shí)現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)的意義1．實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效4.2辦公信息系統(tǒng)的組成為更好的發(fā)揮辦公信息系統(tǒng)的作用，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備及手段，統(tǒng)籌安排辦公信息系統(tǒng)的各個(gè)要素，進(jìn)一步提高辦公效率和質(zhì)量，從而適應(yīng)信息量不斷增大、辦公事務(wù)日趨繁雜的需求。104.2辦公信息系統(tǒng)的組成為更好的發(fā)揮辦公信息系統(tǒng)的作用4.2.1辦公信息系統(tǒng)構(gòu)成要素1．辦公人員2．辦公信息4．辦公設(shè)備3．辦公制度與規(guī)程114.2.1辦公信息系統(tǒng)構(gòu)成要素1．辦公人員114.2.2辦公信息系統(tǒng)功能1．事務(wù)處理型辦公信息系統(tǒng)主要功能（1）文字處理（2）個(gè)人日程安排（3）個(gè)人文件庫(kù)處理（4）行文辦理（5）郵件處理（6）文檔資料處理（7）快速印刷（8）編輯排版（9）電子報(bào)表（10）其他數(shù)據(jù)處理2．信息管理型辦公信息系統(tǒng)主要功能（1）對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的管理（2）確定信息處理過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)（3）高效低耗地完成日常事務(wù)處理業(yè)務(wù)（4）充分利用已有的資源3．決策支持型辦公信息系統(tǒng)主要功能（1）主要擔(dān)負(fù)輔助決策的任務(wù)（2）方法庫(kù)（模型庫(kù)）、知識(shí)庫(kù)和專家系統(tǒng)（3）為決策者提供模型、案例或決策方法124.2.2辦公信息系統(tǒng)功能1．事務(wù)處理型辦公信息系統(tǒng)主要4.2.3現(xiàn)代辦公設(shè)備簡(jiǎn)介實(shí)現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)要求具備現(xiàn)代化辦公設(shè)備，現(xiàn)代辦公設(shè)備類型主要包括信息復(fù)制設(shè)備、信息處理設(shè)備、信息傳輸設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備以及其他辦公輔助設(shè)備。其中，信息復(fù)制設(shè)備包括復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、輕印刷系統(tǒng)等；信息處理設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端、文字處理機(jī)、打印機(jī)、圖形圖像處理系統(tǒng)等；信息傳輸設(shè)備包括電話機(jī)、傳真機(jī)以及計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)等；信息存儲(chǔ)設(shè)備包括磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)、光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)、微縮膠片系統(tǒng)和攝錄像設(shè)備等；其他辦公輔助設(shè)備主要是為了保證上述設(shè)備正常工作，包括穩(wěn)壓電源、不間斷電源（UPS）、碎紙機(jī)和空氣調(diào)節(jié)器等。134.2.3現(xiàn)代辦公設(shè)備簡(jiǎn)介實(shí)現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)要求具備現(xiàn)代4.3通用辦公應(yīng)用軟件通用辦公應(yīng)用軟件在辦公中起了相當(dāng)重要的作用，辦公信息系統(tǒng)離不開(kāi)辦公軟件，即所說(shuō)的“信息處理軟件”。通用辦公軟件主要包括文字處理、電子表格處理、商務(wù)圖表、演示文稿等。為了方便用戶維護(hù)大量的數(shù)據(jù)，辦公軟件包還提供了小型的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如MicrosoftOffice的Access。目前，最新的通用辦公軟件有中國(guó)金山公司的WPS、美國(guó)微軟公司的Office。144.3通用辦公應(yīng)用軟件通用辦公應(yīng)用軟件在辦公中起了相當(dāng)4.3.1WPSOfficeWPS（WordProcessingSystem）Office作為一款國(guó)產(chǎn)辦公自動(dòng)化軟件，符合中國(guó)人處理文字的習(xí)慣，是一套功能強(qiáng)大的綜合辦公系統(tǒng)。1．WPSOffice的發(fā)展2．WPSOffice的安裝154.3.1WPSOfficeWPS（WordPro4.3.1WPSOffice3．WPSOffice功能文字處理；電子表格；電子幻燈片制作；電子郵件；網(wǎng)頁(yè)瀏覽；圖片瀏覽功能。4．WPSOffice特點(diǎn)兼容免費(fèi)；體積小，安裝、啟動(dòng)速度快；在線資源豐富；多種界面切換；“云”辦公。164.3.1WPSOffice3．WPSOffice功MicrosoftOfficeMicrosoftOffice是由美國(guó)微軟公司為MicrosoftWindows和AppleMacintosh操作系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，是目前較流行的辦公系統(tǒng)。1．MicrosoftOffice的發(fā)展2．MicrosoftOffice的安裝17MicrosoftOfficeMicrosoftOff4.3.1WPSOffice3．MicrosoftOffice的組件及特點(diǎn)（1）Word2010Word是一種字處理軟件，可使文檔的創(chuàng)建、共享和閱讀變得更加容易。Word2010取消了傳統(tǒng)的菜單操作方式，而代之于各種功能區(qū)；增強(qiáng)了NavigationPane特性，同時(shí)也可在輸入框中進(jìn)行即時(shí)搜索，包含關(guān)鍵詞的章節(jié)標(biāo)題會(huì)高亮顯示；增加了在線實(shí)時(shí)協(xié)作功能，進(jìn)行在線編輯和互動(dòng)。（2）Excel2010Excel是一種電子表格處理軟件，用來(lái)執(zhí)行計(jì)算、分析信息以及可視化電子表格中的數(shù)據(jù)。Excel2010新增了Sparklines特性，可根據(jù)選擇的數(shù)據(jù)直接在單元格內(nèi)畫(huà)出折線圖、柱狀圖等，并配有Sparklines設(shè)計(jì)面板供自定義樣式，量化數(shù)據(jù)的發(fā)展和趨勢(shì)。184.3.1WPSOffice3．MicrosoftO4.3.1WPSOffice3．MicrosoftOffice的組件及特點(diǎn)(3)PowerPoint2010PowerPoint是一種制作演示文稿的軟件，可以編制文稿，并且以幻燈片的形式在計(jì)算機(jī)屏幕上演示，也可以通過(guò)投影在大屏幕上放映。PowerPoint2010除了新增更多幻燈片切換特效、圖片處理特效之外，還增加了更多視頻功能，用戶可直接設(shè)定（調(diào)節(jié)）開(kāi)始和終止時(shí)間剪輯視頻，也可將視頻嵌入文件中；可同時(shí)工作或聯(lián)機(jī)發(fā)布演示文稿，并通過(guò)Web或Smartphone進(jìn)行訪問(wèn)；協(xié)同工作、共享內(nèi)容的功能增加了實(shí)時(shí)性，提高了效率。(4)Access2010Access是一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件。Access2010中新增的Backstage視圖能夠訪問(wèn)應(yīng)用于整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的所有命令或來(lái)自“文件”菜單的命令，功能區(qū)取代了舊版本中的菜單和工具欄，導(dǎo)航窗格取代并擴(kuò)展了數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的功能，使工作變得更加輕松自如。194.3.1WPSOffice3．MicrosoftO4.3.1WPSOffice3．MicrosoftOffice的組件及特點(diǎn)

(5)Visio2010Visio是便于用戶對(duì)復(fù)雜信息、系統(tǒng)和流程進(jìn)行可視化處理、分析和交流的圖表制作軟件。該軟件能夠?qū)㈦y以理解的復(fù)雜文本和表格轉(zhuǎn)換為一目了然的Visio圖表，通過(guò)創(chuàng)建與數(shù)據(jù)相關(guān)的Visio圖表（而不是使用靜態(tài)圖片）來(lái)顯示數(shù)據(jù)，這些圖表易于刷新，并能顯著提高工作效率。Visio2010能夠讓用戶體驗(yàn)到更方便的創(chuàng)建圖表、查找更多形狀等新功能，還可以使用標(biāo)注解釋或描述圖表中的形狀。

(6)InfoPath2010InfoPath是企業(yè)級(jí)搜集信息和制作表單的工具，將很多的界面控件集成在該工具中，為企業(yè)開(kāi)發(fā)表單搜集系統(tǒng)提供了極大的方便，提供和數(shù)據(jù)庫(kù)和Web服務(wù)之間的連接，可在線制作表單，表單中數(shù)據(jù)的填寫(xiě)直接存儲(chǔ)到預(yù)先用SQLServer和Access進(jìn)行設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。InfoPath2010可以讓用戶設(shè)計(jì)更為復(fù)雜的電子表單。204.3.1WPSOffice3．MicrosoftO4.3.1WPSOffice3．MicrosoftOffice的組件及特點(diǎn)(7)OneNote2010OneNote是一種數(shù)字筆記本，為用戶提供了一個(gè)收集筆記和信息的位置，將用戶的想法和觀點(diǎn)記錄在電子筆記本中，用來(lái)搜集、組織、查找和共享筆記和信息。OneNote2010通過(guò)共享筆記本可以使用戶快速找到所需內(nèi)容，有效地管理信息超載和協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)信息共享。(8)Outlook2010Outlook是郵件傳輸和協(xié)作客戶端產(chǎn)品，可以用它來(lái)收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務(wù)。Outlook2010可以更加便捷的多郵箱郵件管理、更加生動(dòng)地創(chuàng)建電子郵件、在收件箱中直接接收語(yǔ)音郵件和傳真等。214.3.1WPSOffice3．MicrosoftO4.3.1WPSOffice3．MicrosoftOffice的組件及特點(diǎn)(9)Project2010Project是項(xiàng)目管理軟件，不僅可以快速準(zhǔn)確地創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，而且可以幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制、分析和預(yù)測(cè)，使項(xiàng)目工期大大縮短，資源得到有效利用，提高經(jīng)濟(jì)效益。Project2010對(duì)用戶界面、命令菜單、協(xié)同操作等方面進(jìn)行了更新，提供了一種功能強(qiáng)大且具有增強(qiáng)可視化性能的方式來(lái)有效管理各類項(xiàng)目。(10)Publisher2010Publisher是一種商務(wù)排版軟件，它提供了比Word更強(qiáng)大的頁(yè)面元素控制功能，但比起專業(yè)