檔案管理培訓(xùn)課件

檔案管理實(shí)務(wù)操作知識培訓(xùn)行政人事部2016年10月30日檔案管理實(shí)務(wù)操作知識培訓(xùn)行政人事部基本知識介紹什么是檔案？國家機(jī)關(guān)、社會組織和公民個人在社會活動中直接形成的，有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。注意點(diǎn)：必須是辦理完畢的文件材料；必須經(jīng)過一定的程序整理；包含各種載體必須是有保存價(jià)值的歷史記錄?；局R介紹什么是檔案？基本知識介紹檔案的作用：對工作起到輔助作用；降低勞動消耗；宣傳作用；保存歷史。檔案工作和檔案工作的性質(zhì)無序——有序不規(guī)范——規(guī)范分散——集中檔案管理的原則：集中統(tǒng)一管理，用科學(xué)的方法管理和使用檔案。基本知識介紹檔案的作用：檔案工作的八個工作環(huán)節(jié)：

1.收集從分散到集中。

2.整理從無序到有序。

3.鑒定去粗取精，充分發(fā)揮檔案的作用。

4.保管保密性的機(jī)要工作。

5.統(tǒng)計(jì)以原始記錄為依據(jù)，準(zhǔn)確、可信。

6.檢索建立目錄，方便查詢

7.利用為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)

8.編研

基本知識介紹檔案工作的八個工作環(huán)節(jié)：基本知識介紹基本知識介紹

專職檔案員職責(zé)：

1、指導(dǎo)各部門文檔材料的收集、整理、立卷和歸檔。

2、指導(dǎo)本系統(tǒng)所屬單位檔案工作的開展。

3、制定本單位檔案管理的相關(guān)制度。

4、集中保管檔案材料。

5、針對各部門需求提供檔案材料。兼職檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集整理工作。

2、按規(guī)定按時(shí)向綜合檔案管理部門移交檔案。基本知識介紹專職檔案員職責(zé)：檔案的收集

企業(yè)文件歸檔的基本要求：

1、歸檔的文件必須完整；

2、歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；

3、歸檔的文件必須層次分明，符合其形成規(guī)律。檔案收集中應(yīng)注意的問題：

1、收集的文件材料要齊全完整，有因有果。

完整指文件的正本、稿頭紙、定稿等材料齊全，有法律效力。

2、檔案收集的門類要齊全完整，每一種門類的檔案分類要全，要能夠真實(shí)全面反映單位的主要?dú)v史情況。

3、收集進(jìn)來的檔案材料要符合規(guī)范要求。

分類科學(xué)，保管分類明確，卷內(nèi)文件完整，裝訂美觀，檔號科學(xué)準(zhǔn)確。檔案的收集企業(yè)文件歸檔的基本要求：檔案的收集

檔案收集中應(yīng)注意的問題：

4、收集檔案要注重平時(shí)收集，收集文件要注重收集帳內(nèi)文件和帳內(nèi)文件。

帳外：本人經(jīng)手收發(fā)的文件資料帳內(nèi)：未經(jīng)本人經(jīng)手收發(fā)但有收集必要的文件資料。

5、收集檔案材料時(shí)既要防止“有檔不歸”，又要防止“有檔必錄”兩種錯誤傾向。

6、應(yīng)明確區(qū)分“檔案”和“資料”的不同。

作為檔案保管的文件不得作為資料使用，作為資料使用的文件不必作為檔案管理。

7、歸檔的文件材料既包括紙質(zhì)材料，也包括光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體。

8、檔案交接時(shí)，要履行移交手續(xù)，填寫門類、時(shí)間、數(shù)量、移交人、移交時(shí)間，做到數(shù)字準(zhǔn)確，帳物相符。檔案的收集檔案收集中應(yīng)注意的問題：檔案的收集

檔案收集的幾大主要范圍：

1、本單位（部門）工作總結(jié)、專題性工作方案總結(jié)、本單位制訂的大事記、工作條例、本單位典型性工作材料；

2、本單位（部門）各種名冊；

3、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、本單位（部門）各種工作生成的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

4、各種會議會務(wù)記錄材料，各種文件、公告材料；

5、勞動人事方面：單位職工工資名冊及調(diào)整材料，單位培訓(xùn)名單、內(nèi)容、教材，本單位人事任免，啟用印章，表彰處罰等；

6、產(chǎn)品生產(chǎn)方面：產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度中形成的各種文件材料等；

7、經(jīng)營銷售方面：企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等；檔案的收集檔案收集的幾大主要范圍：檔案的收集檔案收集的幾大主要范圍：

8、設(shè)備儀器方面：設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件、設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等；

9、技術(shù)管理方面：質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料；

10、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面：各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。

11、物資供應(yīng)方面：物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料；

12、財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)管理中的各種報(bào)表、帳冊、憑證和文件等。檔案的收集檔案收集的幾大主要范圍：檔案的管理

區(qū)分全宗全宗是一個單位的檔案的總和。檔案的分類：分類時(shí)先區(qū)別門類檔案，再在門類下細(xì)分。年度問題分類法：按年度分開，按文件反映的問題分門別類。年度組織機(jī)構(gòu)分類法：按組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置分類，適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)健全的大機(jī)構(gòu)。檔案的管理區(qū)分全宗檔案的管理

傳統(tǒng)的分類方法

1、首先看文件生成的年度，其次看文件針對的年度；

2、長期規(guī)劃、長遠(yuǎn)計(jì)劃放到文件所針對的第一個年度歸檔。

3、階段性工作總結(jié)放到總結(jié)的最后一年歸檔，總結(jié)與計(jì)劃合文的按文件所在重心年度歸檔，會議記錄性檔案放在會議閉幕的年度，跨年度會議記錄放在最后一次會議所針對的年度；

4、非訟訴性文件放在結(jié)案的年度。新的立卷分類方法：

1、以文件制發(fā)的日期為準(zhǔn)劃分年度；

2、請示和批復(fù)都放在批復(fù)的年度；

檔案的管理傳統(tǒng)的分類方法檔案的管理

會計(jì)檔案采用年度名稱的分類方法。工程項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目名稱結(jié)合工程性質(zhì)分類。設(shè)備檔案按項(xiàng)目名稱結(jié)合性質(zhì)分類。載體檔案按問題不分年度分類。檔案的管理會計(jì)檔案采用年度名稱的分類方法。檔案的管理

組卷文書組卷通常按年度分類法，把相應(yīng)的問題組織在一起再分門別類組卷。卷內(nèi)文件的排列同一個問題要相對集中，同一個問題的文件材料按時(shí)間先后順序排列。卷內(nèi)文件均要編頁號，正面在右上角，反面在左上角。案卷的裝訂傳統(tǒng)的裝訂方法：三點(diǎn)一線，上下7公分，中間對半分。檔案的管理組卷單位名稱問題分類法所反映的問題類別案卷題名：編制單位（作者）：編制日期：保管期限：密級：

年月至年月

件頁歸檔號：檔案的管理

案卷封面檔號的編制標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，不超過50字。歸檔號分年度分保管期限分別編制大流水號。單位名稱問題分類法所反映的問題類別案卷題名：年序號責(zé)任者文號題名日期頁號備注XX-001制發(fā)機(jī)關(guān)1/10檔案的管理

卷內(nèi)目錄的編制序號責(zé)任者文號題名日期頁號備注XX-001制發(fā)機(jī)關(guān)1/10檔檔案的保管存放檔案必須有專用柜、架，排放方法要科學(xué)和便于查找。自身生成的文件材料有發(fā)文字號的保存一式兩份，一份作為檔案保管，一份作為資料使用。電子檔案一定要生成一套紙質(zhì)的檔案材料，檔案管理實(shí)行雙軌制，網(wǎng)上資料要脫機(jī)備份到耐久的載體。要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。檔案的保管存放檔案必須有專用柜、架，排放方法要科學(xué)和便于查找檔案的保管

檔案的保管期限保管期限既要考慮文件現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，更要兼顧長遠(yuǎn)的歷史利用價(jià)值。保管期限分永久、長期（16~50年）、短期（15年以下）三種。凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有查考利用價(jià)值的文件資料，列為長期保管。凡是在較短時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。設(shè)備檔案的保管期限可根據(jù)該設(shè)備的使用年限劃定具體年度。會計(jì)檔案的保管期限有永久、定期兩類，定期包括3年、5年、10年、15年、20年五類。介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。檔案的保管檔案的保管期限電子文件

與電子檔案管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系長期并存，保持一致。電子文件的特點(diǎn)

1、與記錄載體的可分離性

2、不安全性

3、數(shù)據(jù)的易消失性和易更改性（載體的不穩(wěn)定性）

4、信息載體的非直接可讀性

5、對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信賴性

6、信息共享性電子文件檔案的整理和保管只讀處理，統(tǒng)一格式，分類排序，及時(shí)更新，備份保存電子文件

與電子檔案管理電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系問題答疑

企業(yè)管理可采取哪些形式？集中式網(wǎng)點(diǎn)式寄存式如何將零散文件歸入已經(jīng)整理完畢的歸檔文件中？將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，并在備注欄中注明。將零散文件與所屬事由中的相關(guān)文件裝訂在一起，并在目錄備注欄中注明“此件為兩件”。某項(xiàng)工作從1998年開始至2003年結(jié)束，持續(xù)共5年，形成的歸檔文件將如何整理？問題答疑企業(yè)管理可采取哪些形式？后面內(nèi)容直接刪除就行資料可以編輯修改使用資料可以編輯修改使用資料僅供參考，實(shí)際情況實(shí)際分析后面內(nèi)容直接刪除就行感謝您的觀看和下載Theusercandemonstrateonaprojectoror