文件管理-課件

文件控制程序主講人---LOGO1文件控制程序主講人---LOGO1目錄第2

頁(yè)目錄頁(yè)1、文件控制目的及編號(hào)原則2、文件的控制流程3、外來(lái)文件管理4、文件的保存LOGO2目錄第2頁(yè)目錄頁(yè)1、文件控制目的及編號(hào)原則2、文件的控制第3

頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第一章文件控制目的及編號(hào)原則LOGO3第3頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第一章文件控制目的及編號(hào)原則LOGO3正文.第一章第4

頁(yè)文件控制目的及編號(hào)原則文件控制目的目的：規(guī)范文件的管理流程，確保各部門(mén)所使用的文件為適用版本，以及防止作廢文件被誤用。適用范圍：文件的編寫(xiě)、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、保留和處置，包括管理手冊(cè)、程序文件、操作指導(dǎo)書(shū)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、外來(lái)文件。LOGO4正文.第一章第4頁(yè)文件控制目的及編號(hào)原則文件控制目正文.第一章第*頁(yè)一級(jí)文件：公司綱領(lǐng)性文件管理手冊(cè)；二級(jí)文件：公司主要的運(yùn)作流程即程序文件；三級(jí)文件：公司細(xì)部流程和各類技術(shù)性操作流程，包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工藝規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。什么是程序文件：程序是為完成某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的方法，描述程序的文件稱為程序文件。2015年ISO9001管理體系改版，取消了“程序文件”及三級(jí)文件的要求，但是我公司為了方便管理，依然沿用以前的分類。三級(jí)文件文件控制目的及編號(hào)原則文件分級(jí)LOGO5正文.第一章第*頁(yè)一級(jí)文件：公司綱領(lǐng)性文件管理手冊(cè)正文.第一章第*頁(yè)編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則管理手冊(cè)編號(hào)：程序文件編號(hào)文件控制目的及編號(hào)原則作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、管理制度編號(hào)部門(mén)代碼注：外來(lái)文件不執(zhí)行編號(hào)規(guī)則，僅保持發(fā)放和回收的記錄。LOGO6正文.第一章第*頁(yè)編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則管理手冊(cè)編號(hào)第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第二章文件的控制流程LOGO7第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第二章文件的控制流程LOGO7正文.第二章第*頁(yè)文件的發(fā)行時(shí)機(jī)a）新文件首版發(fā)行；b）因工作程序改變或技術(shù)工藝更改或內(nèi)外管理環(huán)境發(fā)生變化要求文件相應(yīng)變更時(shí)；c）因工作或業(yè)務(wù)上需要而增加相關(guān)文件時(shí)。在文件發(fā)行需求產(chǎn)生時(shí)，各主要職責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)起草文件，并按審核批準(zhǔn)的權(quán)限遞交審批。新增的文件回顧的文件審核提出修改的文件其他公司成立時(shí)的文件文件的控制流程第一節(jié)車間領(lǐng)料及線邊庫(kù)管理規(guī)定菲林驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)沖杯機(jī)維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)內(nèi)涂料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)LOGO8正文.第二章第*頁(yè)文件的發(fā)行時(shí)機(jī)a）新文件首版發(fā)行正文.第二章第*頁(yè)為確保文件的適宜性、充分性、有效性，文件在發(fā)布前應(yīng)得到審核和批準(zhǔn)。不同文件的批準(zhǔn)權(quán)限明確如下：1、QEHFMS手冊(cè)、程序文件由質(zhì)量管理部組織編寫(xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、規(guī)范性文件（如各部門(mén)三級(jí)文件）由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)，部門(mén)主管審核，該文件起草部門(mén)的上一級(jí)主要負(fù)責(zé)人或管理者代表批準(zhǔn)，最高至總經(jīng)理。如果文件由管理者代表審核,則需要總經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。3、除另有明確規(guī)定（如其它文件具體規(guī)定）外，外來(lái)文件的發(fā)放由管理者代表批準(zhǔn)。4、文件批準(zhǔn)完成后，制訂部門(mén)將文件送交體系管理員進(jìn)行文件的管理，包括歸檔、發(fā)放、變更和修訂的記錄等。文件的審批權(quán)限文件的控制流程第二節(jié)LOGO9正文.第二章第*頁(yè)為確保文件的適宜性、充分性、有效正文.第二章第*頁(yè)文件的編寫(xiě)遵循的通常格式：1.目的2.范圍3.定義4.職責(zé)5.文件流程（可根據(jù)需要進(jìn)行增減）6.相關(guān)文件（可不附帶文件編號(hào)，以免相關(guān)文件更改造成的修改不方便）7.相關(guān)記錄（本文件中涉及到的記錄）8.附件文件的編寫(xiě)文件的控制流程第三節(jié)文件編寫(xiě)時(shí)應(yīng)遵循公司文件的統(tǒng)一格式，如宋體、正文小四、頁(yè)邊距（上1.5下1.5左2右2）、頁(yè)眉頁(yè)腳距兩端0.5厘米，使用統(tǒng)一格式的頁(yè)眉頁(yè)腳及首頁(yè)等。LOGO10正文.第二章第*頁(yè)文件的編寫(xiě)遵循的通常格式：文件的正文.第二章第*頁(yè)文件的發(fā)放文件的控制流程第四節(jié)完成發(fā)放編寫(xiě)部門(mén)明確《文件發(fā)放清單》體系員打印審批后的文件，蓋“受控章”體系員發(fā)放到使用部門(mén)，填寫(xiě)《文件發(fā)放/回收記錄表》各部門(mén)負(fù)責(zé)更新本部門(mén)《文件清單》體系員負(fù)責(zé)保存文件原件不在發(fā)放名單中的部門(mén)必要時(shí)可以到質(zhì)量管理部借閱.體系管理員做好借閱登記，填寫(xiě)《文件借閱管制表》文件毀損、遺失時(shí)，可填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》(須注明原因)向體系管理員申請(qǐng)。各部門(mén)填寫(xiě)的《文件申領(lǐng)單》須由總經(jīng)理或管理者代表簽字后方為有效。LOGO11正文.第二章第*頁(yè)文件的發(fā)放文件的控制流程第四節(jié)完正文.第二章第*頁(yè)123變更或修訂后的新版文件發(fā)行時(shí)，體系管理員負(fù)責(zé)收回舊版本，加蓋藍(lán)色“作廢”章。文件變更時(shí)由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件修改/廢止申請(qǐng)單》,與修改后的文件一起，經(jīng)相關(guān)部門(mén)評(píng)審會(huì)簽，并由規(guī)定的人員簽字審核批準(zhǔn)后,交體系管理員具體操作。體系文件的修訂，文件號(hào)不必更改，但必須更改修訂次數(shù)(版本號(hào))。版本號(hào)A0代表首版第0次修改；A1代表首版第一次修改；B0代表第二版第0次修改；B1代表第二版第一次修改。每一版本修訂次數(shù)不超過(guò)4次，如再修改需變更為下個(gè)版號(hào)。文件封面注明生效日期。文件的變更和修訂文件的控制流程第五節(jié)相關(guān)部門(mén)對(duì)執(zhí)行文件有異議時(shí)，可向制定部門(mén)提出文件變更要求，修改時(shí)制訂部門(mén)可召集相關(guān)人員研討變更事項(xiàng)，以提高適用性。LOGO12正文.第二章第*頁(yè)123變更或修訂后的新版文件發(fā)行正文.第二章第*頁(yè)文件的廢止和銷毀文件的控制流程第六節(jié)文件的廢止：1、文件完全不適用或不符合實(shí)際業(yè)務(wù)程序時(shí)，由該文件主管部門(mén)召集相關(guān)人員評(píng)議后，由原制訂單位依《文件修改／廢止申請(qǐng)單》辦理相關(guān)作業(yè)，并經(jīng)核準(zhǔn)后方可廢止。2、體系管理員負(fù)責(zé)回收廢止文件并加蓋藍(lán)色“作廢”章后，記錄于《文件發(fā)放/回收記錄》中。文件的銷毀：1、需銷毀的文件包括經(jīng)批準(zhǔn)廢止的文件、經(jīng)批準(zhǔn)修改后的舊版文件以及不適用的外來(lái)文件等。2、體系管理員負(fù)責(zé)回收所有需銷毀文件中由其發(fā)放的文件（包括體系管理員負(fù)責(zé)發(fā)放的外來(lái)文件），加蓋藍(lán)色“作廢”章，原件再加蓋藍(lán)色“保留”章保存1年，其余銷毀。LOGO13正文.第二章第*頁(yè)文件的廢止和銷毀文件的控制流程第正文.第二章第*頁(yè)1、客戶或有關(guān)部門(mén)需要的體系文件，由其業(yè)務(wù)接洽部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》，在申領(lǐng)說(shuō)明欄注明"客戶或部門(mén)名稱"及注明不作回收管制，經(jīng)管代批準(zhǔn)方為有效。2、體系管理員將此類不需作回收或版本變更管制的文件，列為非管制文件，且在文件上蓋上“非管制”章。非管制文件的管理非管制文件文件的控制流程第七節(jié)LOGO14正文.第二章第*頁(yè)1、客戶或有關(guān)部門(mén)需要的體系文件正文.第二章第*頁(yè)回顧先請(qǐng)各位思考一下？某文件需要修改應(yīng)經(jīng)過(guò)哪些程序？如------------？文件的控制流程LOGO15正文.第二章第*頁(yè)回顧先請(qǐng)各位思考一下？某文件需要第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第三章外來(lái)文件的管理LOGO16第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第三章外來(lái)文件的管理LOGO16正文.第三章第*頁(yè)外來(lái)文件有哪些123456外來(lái)文件的分類外來(lái)文件的管理第一節(jié)本公司因物資采購(gòu)、生產(chǎn)及檢驗(yàn)所需要而購(gòu)買(mǎi)、收集的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)資料等技術(shù)書(shū)公司接收到的和本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的國(guó)家、國(guó)際法規(guī)及條例等；本公司因購(gòu)置生產(chǎn)設(shè)備或檢測(cè)設(shè)備而由設(shè)備制造廠商附屬的書(shū)面說(shuō)明資料；由客戶/供應(yīng)商發(fā)到我公司的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或其他文件類要求；集團(tuán)文件；其它重要外來(lái)資料。LOGO17正文.第三章第*頁(yè)外來(lái)文件123456外來(lái)文件的分正文.第三章第*頁(yè)外來(lái)文件的管理職責(zé)外來(lái)文件的管理第二節(jié)國(guó)家法規(guī)：統(tǒng)一由人事行政部負(fù)責(zé)管理并按法規(guī)要求檢查工廠實(shí)施情況；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：由質(zhì)量管理部進(jìn)行收集管理；設(shè)備資料說(shuō)明書(shū)：由工廠部統(tǒng)一收集并指派專人進(jìn)行管理；客戶標(biāo)準(zhǔn)及其他類文件要求：由銷售部收集、整理。外來(lái)文件發(fā)放：1、各部門(mén)文件管理人員負(fù)責(zé)將本部門(mén)的外來(lái)文件詳細(xì)登錄于《外來(lái)文件登記表》，包括電子檔類文件；2、國(guó)家法律法規(guī)文件的發(fā)放需由使用部門(mén)填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》，行政主管審核，管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放；3、評(píng)審后的集團(tuán)文件、客戶標(biāo)準(zhǔn)要求、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)場(chǎng)使用由體系管理員進(jìn)行發(fā)放并記錄在《文件分發(fā)/回收記錄表》中；4、設(shè)備資料復(fù)印件申領(lǐng)由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》，申請(qǐng)部門(mén)主管審核，管理者代表批準(zhǔn)，文件管理人員保持發(fā)放和回收記錄；5、其他類外來(lái)文件的發(fā)放需由使用部門(mén)填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》，文件管理部門(mén)主管審核，管理者代表批準(zhǔn)。LOGO18正文.第三章第*頁(yè)外來(lái)文件的管理職責(zé)外來(lái)文件的管理第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第四章文件的保存LOGO19第*頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第四章文件的保存LOGO19正文.第四章第*頁(yè)

各部門(mén)指定專門(mén)的文件管理人員，所有使用的文件需妥善保管，文件分類整理放于文件夾或檔案盒中，有適宜的儲(chǔ)