合同管理信息化系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)

合同管理信息化系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)李智蓉;白曉波【摘要】通過(guò)實(shí)施合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同在網(wǎng)上的起草申報(bào)、審查審批、簽訂管理、履行管理、建立臺(tái)賬等功能，以信息化技術(shù)提高企業(yè)合同管理水平?！酒诳Q】《辦公自動(dòng)化(綜合版)》【年(卷)，期】2016(000)006【總頁(yè)數(shù)】3頁(yè)(P52-54)【關(guān)鍵詞】K3/CLOUD;合同;信息化管理;流程管理【作者】李智蓉白曉波【作者單位】中車成都機(jī)車車輛有限公司信息中心成都610051;中車成都機(jī)車車輛有限公司信息中心成都610051【正文語(yǔ)種】中文【中圖分類】C931.6近幾年，隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，合同簽訂越來(lái)越大量，目前公司除原材料采購(gòu)?fù)?，其他設(shè)備、工裝、計(jì)量器具以及低值易耗品的采購(gòu)均未實(shí)施信息化管理。而這些合同均涉及合同評(píng)審、審核、審批、履行等多個(gè)環(huán)節(jié)。送審的的部門就有法律事務(wù)部、運(yùn)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)部、安全部、資產(chǎn)管理部等，造成了大量的人員每天奔忙于各個(gè)部門之間，節(jié)奏慢、效率低。同時(shí)，合同評(píng)審打印還還加大紙張、打印機(jī)及硒鼓的消耗。因此如何采用信息化技術(shù)手段來(lái)解決’管理’等待’”，提高工作效率顯得非常重要和迫切。于是我們認(rèn)真分析了合同管理的全過(guò)程，提出了實(shí)施合同管理信息化項(xiàng)目，結(jié)合公司合同管理工作實(shí)際情況，通過(guò)流程化，網(wǎng)上審批等來(lái)實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作。1、 提高合同審核審批效率利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，節(jié)約管理人員的單位間往來(lái)時(shí)間，減少人力資源浪費(fèi);加快審核審批節(jié)奏、縮短審核審批時(shí)間，實(shí)現(xiàn)〃管理’等待’”。2、 提升合同管理水平水平通過(guò)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)管理合同，實(shí)現(xiàn)文本網(wǎng)絡(luò)共享，避免傳遞失誤，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。利用信息化手段收集、整理各項(xiàng)合同管理信息，為提升合同管理水平提供支持。3、 節(jié)約合同審核審批成本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息化合同審核審批，減少辦公紙張、打印耗材等的使用，降低審核審批成本，提高公司效益。4、 推進(jìn)企業(yè)廉政建設(shè)工作通過(guò)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)審核審批管理，增加合同管理的透明度，提高管理監(jiān)督能力，防范合同實(shí)施中的腐敗行為，保護(hù)企業(yè)利益，推進(jìn)廉政建設(shè)工作。1、 信息化方案選型根據(jù)合同管理的要求，分析現(xiàn)有工作流程，調(diào)查網(wǎng)絡(luò)資源，調(diào)研分析K3CLOUD產(chǎn)品和現(xiàn)有K3系統(tǒng)功能，能否滿足合同審核和審批的管理要求，能否實(shí)現(xiàn)管理體系的評(píng)審要求，并能在系統(tǒng)中有效實(shí)現(xiàn)合同管理的一系列審核管理流程，最終確定選型方案。2、 系統(tǒng)模型建立公司目前業(yè)務(wù)合同管理現(xiàn)狀：包含原材料采購(gòu)入庫(kù)合同以及非入庫(kù)簽訂的業(yè)務(wù)合同全部在K/3wise的訂單合同進(jìn)行流程審批，為區(qū)分需要入庫(kù)以及無(wú)需入庫(kù)的業(yè)務(wù)合同審批，現(xiàn)將無(wú)需入庫(kù)的業(yè)務(wù)合同，類似：軟件款、服務(wù)類，設(shè)備維修款等合同納入K/3Cloud進(jìn)行流程審批。在K/3Cloud開(kāi)發(fā)BOS單據(jù)，配置固定審批流程，相關(guān)原始文檔上傳附件，進(jìn)行網(wǎng)上審批。3、業(yè)務(wù)審批流程業(yè)務(wù)合同審批流程為：各單位制單人-合同相對(duì)方資信調(diào)查審核（每個(gè)部門有1人）一承辦單位負(fù)責(zé)人審核（單位負(fù)責(zé)人）一法律審核（法律辦公室職員）一法律審核（法律辦公室負(fù)責(zé)人）一價(jià)格審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格管理相關(guān)人員）一價(jià)格負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人），審核完成后，系統(tǒng)配置打印模板，將審簽表打印，作為合同附件。1、 合同類型設(shè)定根據(jù)公司的業(yè)務(wù)整理出各部門的合同類型，實(shí)例見(jiàn)下表：合同類型的內(nèi)容包括部門，編碼，合同類型名稱，不同的合同類型是歸不同的部門管理，針對(duì)于每個(gè)審核節(jié)點(diǎn)的審核人，可根據(jù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段客戶需要進(jìn)行調(diào)整。2、 編碼規(guī)則一單一號(hào)：這是系統(tǒng)的要求，則對(duì)于本模塊使用到的單據(jù)及基礎(chǔ)資料，考慮其呈現(xiàn)的順序及預(yù)留擴(kuò)充性，則具體編碼如下：3、 合同表單定義合同單據(jù)示意圖1:合同單據(jù)的數(shù)據(jù)字典：功能描述：對(duì)于非實(shí)物物料采購(gòu)的合同需要納入K/3Cloud走合同審批流程，合同按照不同的合同類型和總金額進(jìn)行不同流程的審批，審批完成的業(yè)務(wù)合同按照指定的格式套打出來(lái)作為主合同的審批附件；4、 合同審批流程設(shè)定圖2：根據(jù)預(yù)先設(shè)定的流程進(jìn)行審批1、 合同編制功能各單位合同編制人員完成合同的新增，填寫合同表單相應(yīng)的信息，添加合同附件，保存，提交。2、 合同審核功能（1） 合同相對(duì)方資信調(diào)查審核（供應(yīng)商審核）；（2） 部門負(fù)責(zé)人審核；（3） 法律審核；d.法律負(fù)責(zé)人審核；（4） 價(jià)格審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格員審核）；（5） 價(jià)格負(fù)責(zé)人審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格負(fù)責(zé)人審核），審核通過(guò)。每一級(jí)審核，如需修改，都可以駁回，逐級(jí)駁回或直接駁回到制單人處，進(jìn)行修改，提交后，重新啟動(dòng)審核流程。3、 合同打印功能審批完成的業(yè)務(wù)合同制單人按照指定的格式套打出來(lái)作為主合同的審批附件。4、 合同查詢功能審批中的合同和審批完成的合同都可以在系統(tǒng)中查詢，可根據(jù)條件查出合同，查看合同的細(xì)節(jié)及附件，還可以引出合同，方便統(tǒng)計(jì)。5、 審批流程的跟蹤系統(tǒng)可以對(duì)合同審批流程的跟蹤，查到合同的審批流程到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)。6、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理合同所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：供應(yīng)商、員工、部門、合同內(nèi)容等，這是合同錄入的前提數(shù)據(jù)，必須通過(guò)管理員進(jìn)行新增和維護(hù)。根據(jù)系統(tǒng)的要求對(duì)系統(tǒng)的權(quán)限和功能進(jìn)行了嚴(yán)格的設(shè)置：1、合同編制人員2、合同管理員系統(tǒng)投入運(yùn)行后，實(shí)現(xiàn)了合同管理的信息化，主要體現(xiàn)在：提高合同審批效率，方便了合同數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了合同文本共享。李智蓉：中車成都機(jī)車車輛有限公司信息中心技術(shù)主管、工程師，參與實(shí)施多項(xiàng)公司科研項(xiàng)目，獲多項(xiàng)公司級(jí)科研