檔案管理工作制度

×××××關(guān)于印發(fā)×××××關(guān)于印發(fā)檔案治理工作制度的通知××〔2023〕××號各科室：》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定完善檔案治理工作制度，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行?！痢痢痢痢?023主管領(lǐng)導檔案工作職責一、堅持“黨管檔案”原則。單位主要領(lǐng)導、分管檔案工作領(lǐng)導為本單位檔案工作主管領(lǐng)導，負責領(lǐng)導本單位檔案工作。二、組織學習、宣傳教育。組織《中華人民共和國檔案法》《檔習宣傳教育，提高本單位干部職工檔案意識和法治觀念。程和工作打算，實行目標治理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作人、財、物等實際問題。管、存、用”要求，并組織指導、監(jiān)視和檢查。所屬單位的關(guān)系。務(wù)培訓、考核、獎懲等工作。檔案人員崗位職責案法實施方法》《四川省〈檔案法〉實施方法》等檔案法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標準、標準。執(zhí)行，對檔案的分類做到科學合理，確保檔案齊全完整、整理標準、有效利用。三、業(yè)務(wù)建設(shè)。對本單位和本系統(tǒng)檔案工作進展指導、監(jiān)視和檢查，促進檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、技術(shù)應(yīng)用等業(yè)務(wù)建設(shè)。四、嚴格保密。嚴格執(zhí)行檔案資料保密制度。五、做好“九防”。做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等“九防”措施。六、學習提能。學習和把握檔案業(yè)務(wù)學問和專業(yè)技術(shù)，不斷更觀念，樂觀應(yīng)用檔案治理技術(shù)、方法，不斷提升檔案治理水平。檔案收集歸檔制度一、收集歸檔范圍據(jù)為己有。二、歸檔質(zhì)量要求和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子、實物、照片以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標準。三、收集歸檔時間保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。631集中保管。因工作需要推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案治理機構(gòu)同意，23物理歸檔。重大活動形成的文件在該項活動完畢或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。2重大活動和突發(fā)大事檔案治理制度位實際，特制定本制度。行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)大事是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴峻社會危害，需要實行應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)難、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生大事和社會安全大事。一、收集范圍〔一〕領(lǐng)導指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位依據(jù)分工或職責形成的其他文件材料；〔二〕照片、錄音、錄像；〔三〕業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；〔四〕印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎?wù)?、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；〔五〕其他具有保存利用價值的文件材料。二、實施登記負責重大活動和突發(fā)大事檔案登記工作的人員應(yīng)當做好收集登放，便利日常利用。三、準時歸檔3定整理歸檔，無論是否形成專題檔案，皆需形成專題名目，由本單位檔案室集中統(tǒng)一治理，其他科室和個人不得據(jù)為己有。檔案整理制度一、檔案整理原則之間的有機聯(lián)系，充分敬重和利用原有根底，便于保管和利用。二、檔案整理環(huán)節(jié)體的文件進展指導、監(jiān)視和檢查。黨務(wù)、行政治理紙質(zhì)文件由辦公室整理歸檔；會計文件由會計機構(gòu)整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動形成的文件、專業(yè)文件由相關(guān)科室整理歸檔。三、檔案分類排列〔一〕文書檔案承受“年度—保管期限”分類；其他門類和載體“機構(gòu)〔問題〕”“工程工程”等方法分類。〔二按分類方案排列。四、檔案整理標準文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必需分別設(shè)工程檔案治理標準》《會計檔案治理方法》《照片檔案治理標準》》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定整理歸檔。五、檔案根本編目〔一間”“保管期限”“件、頁數(shù)”“檔號”等填寫齊全。〔二〕案卷脊背工程“全宗號”“名目號”“年度”“案卷號”等填寫齊全?！踩彻芷谙蕖薄捌鹬辜枴彩摇场薄昂刑枴钡忍顚扆R全?！菜奶枴本幹茩n號；以件為單位的紙質(zhì)文書檔案承受“全宗號—檔案類別·年度—保管期限—件號”編制檔號；科技檔案承受“全宗號—名目號/實物檔案等依據(jù)相關(guān)規(guī)定編制檔號?！参濉嘲妇砻俊⒕韮?nèi)文件名目、歸檔文件名目填寫齊全完整、標準；機讀名目符合《文書檔案著錄細則與機讀名目數(shù)據(jù)交換格式》等規(guī)定。檔案保管制度一、嚴格執(zhí)行“集中統(tǒng)一治理”的檔案工作根本原則。房。設(shè)備并依據(jù)規(guī)定正確維護和使用。整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和檔案柜指引標記。五、定期對檔案庫房進展防火、防盜、防有害生物等“九防”安全檢查，做好檢查記錄；堅持每周4需要實行調(diào)整措施，確保溫度掌握在14℃-24℃、濕度掌握在45%-60%之間；定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定45%-60%之間；定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期實行措施，防治鼠蟲霉等。六、檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關(guān)的物品。檔案利用制度一、凡查〔借〕閱檔案者，應(yīng)照實填寫《檔案利用登記表》。二、本單位人員因工作需要查〔借〕閱檔案按以下規(guī)定辦理：〔一〕查〔借〕閱一般檔案的，需經(jīng)辦公室負責人簽字同意。〔二〕查〔借〕閱黨組會議記錄、行政辦公會議記錄、有關(guān)掌握同意前方可查〔借〕閱。三、其他單位因工作需要查〔借〕閱檔案，查〔借〕閱者須持單分管領(lǐng)導簽字同意前方可查〔借〕閱。出利用時，須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導簽字同意。檔案借閱時間不得超過5天，確需連續(xù)利用的，應(yīng)當重辦理借閱手續(xù)。五、查〔借〕閱檔案人員不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為，違者記號，不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為，違者將依法追究責任。檔案室應(yīng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備。數(shù)等安全檢查，覺察問題，準時匯報解決。同時，照實填寫《檔案利用效果登記表》。檔案統(tǒng)計移交制度檔案年度整理、檔案年度出入庫、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案查閱利用、檔案移交進館、檔案鑒定銷毀、檔案信息化、檔案工作人員、檔案社會化效勞等狀況定期統(tǒng)計并建立臺賬。二、統(tǒng)計結(jié)果以紙質(zhì)和電子版兩種形式保存，數(shù)據(jù)真實、準確、完整。三、按要求準時向檔案工作主管部門報送檔案工作統(tǒng)計調(diào)查表。四、依據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，依據(jù)市檔案局、市檔料。移交時，應(yīng)當同時移交檢索工具、編研成果，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。遇有“賬實不符”的狀況，應(yīng)查明緣由、分清責任、準時處理。檔案鑒定銷毀制度檔案的保存價值。檔案的鑒定銷毀工作進展業(yè)務(wù)指導。鑒定銷毀工作領(lǐng)導小組開展工作，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。方法進展，鑒定完畢后，應(yīng)當形成鑒定工作報告。對仍需連續(xù)保存的檔案，應(yīng)當重劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的檔案，應(yīng)當按規(guī)定程序予以銷毀。五、嚴格遵守《機關(guān)檔案治理規(guī)定》關(guān)于檔案銷毀的要求。經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當依據(jù)以下程序銷毀。〔一〕機關(guān)檔案室編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準?！捕?yīng)在檔案銷毀清冊上簽署意見?！踩M展清點核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當永久保存?！菜馁Y料收集制度一、收集范圍一、收集范圍〔一年鑒、歷史沿革、機構(gòu)沿革?！捕撑c本單位各項工作有關(guān)的政策法規(guī)匯編及其他文件匯編，各類統(tǒng)計資料，內(nèi)部通訊?！踩诚到y(tǒng)反映本單位活動編輯的簡報。〔四〕字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。〔五〕有選擇地保藏一局部革命首領(lǐng)著作以及其他資料。二、收集方法三、資料整理本單位檔案室收集的資料，應(yīng)依據(jù)《中國圖書資料分類法》，結(jié)合運用作者〔出版者〕、內(nèi)容、時間、載體形式等特征進展分類、排列、整理和編制名目、索引。四、資料治理〔一〕資料由檔案人員負責治理?！捕撤步栝嗁Y料，應(yīng)當辦理登記手續(xù)?！踩辰栝喺邞?yīng)疼惜各類資料，按期歸還。如喪失、損壞，應(yīng)照價賠償。電子文件歸檔與治理制度一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一治理本單位檔案室負責全過程治理。二、本單位主要活動產(chǎn)生的電子文件，具有重要憑據(jù)、依據(jù)和參考利用價值的，應(yīng)按要求歸檔。重點收集定稿電子文件、正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。三、電子文件的歸檔方式包括規(guī)律歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。四、實施規(guī)律歸檔時，具體經(jīng)辦人完成電子文件歸檔操作；檔文件的物理地址存放于指定的計算機效勞器，實行牢靠的備份措施；五、實施物理歸檔時，歸檔電子文件存儲的載體應(yīng)注明是否經(jīng)保管期限分類；歸檔電子文件經(jīng)分類排列后，應(yīng)著錄標引，編制機讀名目和檔號。六、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對歸檔范圍的電子文件制作一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應(yīng)準時歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案進展治理。七、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中，溫度掌握在17℃—10八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，覺察問題準時承受復(fù)制的用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。九、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。十、銷毀歸檔電子文件，需經(jīng)本