采購(gòu)管理制度　精簡(jiǎn)版

采購(gòu)管理制度

第一部分采購(gòu)體系管理原則

原則一：采購(gòu)五權(quán)分離原則

即：計(jì)劃審批權(quán)、談判權(quán)、定價(jià)權(quán)、質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)、付款權(quán)之間相互分離原則。

原則二：貨比三家原則

即：比質(zhì)、比價(jià)、比服務(wù)。

原則三：采購(gòu)回避原則

即：回避與親屬、朋友和離職人員所在公司合作業(yè)務(wù)，有利于堅(jiān)持采購(gòu)原則，避免公司利益受到損失。

原則四：保密原則

即：不得向供應(yīng)商透露公司機(jī)密、采購(gòu)機(jī)密等。

原則五：現(xiàn)金管理原則

即：任何業(yè)務(wù)人員不允許單方面接觸現(xiàn)金。

原則六：反腐倡廉原則

即：不利用職務(wù)上的便利，侵吞、竊取、騙取或者以其它手段占有公司財(cái)產(chǎn)的行為。

原則七：陽(yáng)光采購(gòu)

即：陽(yáng)光采購(gòu)：立足于科學(xué)化、合理化的采購(gòu)制度和監(jiān)管制度，通過(guò)合理的競(jìng)價(jià)議價(jià)談判，有效降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率

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第二部分采購(gòu)流程

一、采購(gòu)需求的確定：

1、當(dāng)月26日前，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)客戶訂單、生產(chǎn)計(jì)劃擬定下月常規(guī)物資計(jì)劃，并將物資計(jì)劃單交供應(yīng)部。

2、供應(yīng)部根據(jù)各部門(mén)物資計(jì)劃單和現(xiàn)有原材料庫(kù)存量，制定下月采購(gòu)計(jì)劃。

3、供應(yīng)部編制“采購(gòu)計(jì)劃”，并寫(xiě)明品種規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，報(bào)副總經(jīng)理審批。合格后供應(yīng)部安排下達(dá)采購(gòu)訂單，如不合格降重新制定采購(gòu)計(jì)劃。

二、采購(gòu)信息管理：

1、采購(gòu)信息應(yīng)清楚準(zhǔn)確地表達(dá)擬采購(gòu)產(chǎn)品的要求?？刹捎卯a(chǎn)品圖紙、技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等資料，適當(dāng)時(shí)包括：

（1）有關(guān)產(chǎn)品提供的程序、過(guò)程和設(shè)備的要求。

（2）有關(guān)供方質(zhì)量管理體系的要求。

2、采購(gòu)信息需批準(zhǔn)后再與供方溝通，確保所規(guī)定的采購(gòu)要求是充分與適宜的。

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三、訂單管理

1、集中采購(gòu)物資訂單的要求

（1）根據(jù)公司總經(jīng)理辦公室要求，常規(guī)采購(gòu)的物資由供應(yīng)部統(tǒng)一下達(dá)定單，其他部門(mén)無(wú)權(quán)下單；

（2）如發(fā)現(xiàn)常規(guī)采購(gòu)物資有其它部門(mén)未經(jīng)副總經(jīng)理辦公室同意私自下單的情況，視為腐敗論處，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

2、訂單內(nèi)容監(jiān)督

（1）

關(guān)注訂單上雙方確認(rèn)的到貨日期，及時(shí)跟催物資到貨；

（2）

對(duì)各物資的供應(yīng)商合作情況及價(jià)格情況、質(zhì)量要素等要熟知，以免采購(gòu)中出現(xiàn)偏差；

（3）

關(guān)注前期訂單的執(zhí)行情況，是否及時(shí)，數(shù)量是否一致；

（4）

要對(duì)物資的緊急程度關(guān)注，較急訂單需下至實(shí)力大，信譽(yù)較好的公司，以確保及時(shí)供貨；

（5）

訂單的下達(dá)必須以簽定的年度合同為前提；

（6）

業(yè)務(wù)員在下單前須準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)物資的行情變動(dòng)趨勢(shì)，根據(jù)此趨勢(shì)作采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間上的調(diào)整，同時(shí)可以調(diào)整采購(gòu)策略或戰(zhàn)略庫(kù)存，特別是行情有較大變動(dòng)的物資；

（7）

深入了解公司的物資儲(chǔ)備情況，區(qū)分哪些物資應(yīng)該儲(chǔ)存，哪些物資應(yīng)該采購(gòu)，最大限度的控制和降低采購(gòu)成本。

四、常規(guī)物資采購(gòu)流程

1、

供應(yīng)部每月25號(hào)至28號(hào)以書(shū)面形式提交下個(gè)月各部門(mén)的所有常規(guī)物資計(jì)劃到副總經(jīng)理辦公室。

2、

采購(gòu)計(jì)劃必須副總經(jīng)理和供應(yīng)部負(fù)責(zé)人簽字審批方可生效?？偨?jīng)理出差由其交接人審批。特殊情況需要修改的由公司總經(jīng)理以書(shū)面形式說(shuō)明原因。

3、

公司供應(yīng)部負(fù)責(zé)所有常規(guī)物資業(yè)務(wù)洽談和合同簽訂（包括價(jià)格、質(zhì)量及付款方式等），并按照簽訂的合同和訂單收貨。

4、

公司供應(yīng)部簽訂訂單后，客戶確認(rèn)后供應(yīng)部結(jié)合訂單跟催發(fā)貨。如果訂單執(zhí)行過(guò)程有問(wèn)題，供應(yīng)部必須第一時(shí)間反饋給副總經(jīng)理。

5、

公司倉(cāng)儲(chǔ)按照供應(yīng)部的合同及訂單收貨，收貨時(shí)必須證件齊全（三證），否則一律拒收。特殊情況由副總經(jīng)理和供應(yīng)商同時(shí)以書(shū)面形式承諾后，方可予以接收。

6、

產(chǎn)品質(zhì)量由公司技術(shù)檢驗(yàn)部門(mén)在貨到三日內(nèi)出具檢測(cè)報(bào)告，并在貨到三日內(nèi)填寫(xiě)收貨反饋單，分管領(lǐng)導(dǎo)和供應(yīng)部負(fù)責(zé)人簽字后轉(zhuǎn)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。

7、

發(fā)貨至公司的常規(guī)物資發(fā)票由供應(yīng)部在票到5日內(nèi)報(bào)銷(xiāo)完畢，如需轉(zhuǎn)賬，票到5日內(nèi)將常規(guī)供應(yīng)商的轉(zhuǎn)賬收據(jù)開(kāi)至財(cái)務(wù)部。

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五、緊急采購(gòu)流程

1、緊急采購(gòu)由各部門(mén)做緊急計(jì)劃；報(bào)請(qǐng)部門(mén)第一負(fù)責(zé)人或第一負(fù)責(zé)人授權(quán)委托人批準(zhǔn)后，于請(qǐng)購(gòu)單上注明“緊急”；經(jīng)供應(yīng)部審核后交給副總經(jīng)理審批。

2、緊急購(gòu)回的物資，供應(yīng)部應(yīng)立即辦理繳庫(kù)手續(xù)；倉(cāng)庫(kù)保管員在入庫(kù)的同時(shí)要及時(shí)通知使用部門(mén)派人領(lǐng)用，辦理出庫(kù)手續(xù)。

3、當(dāng)某種物資由于市場(chǎng)供求失衡造成供應(yīng)緊張時(shí)，供應(yīng)部將及時(shí)調(diào)整，將該項(xiàng)物資單獨(dú)列出，由供應(yīng)部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、計(jì)劃辦、副總經(jīng)理研究后采購(gòu)。

4、

緊急物資采購(gòu)渠道：

（1）利用客戶資源，委托客戶代為采購(gòu)；

（2）找客戶的上家或者下家進(jìn)行采購(gòu)；聯(lián)系現(xiàn)有或新供應(yīng)商；

（3）確實(shí)無(wú)法采購(gòu)時(shí)，可尋找替代物資；

5、考核辦法

（1）各使用部門(mén)不得將非急需的物資，或僅站在自己部門(mén)的角度考慮當(dāng)作急需的物資通過(guò)本流程；否則供應(yīng)部有權(quán)拒絕；同時(shí)各部門(mén)每月需緊急采購(gòu)的物資不得超過(guò)2次，超過(guò)2次，需有總經(jīng)理簽字同意的書(shū)面請(qǐng)購(gòu)單，方可給予安排采購(gòu)。

（2）由于各部門(mén)計(jì)劃不周或失誤造成的緊急供貨，其高于一般供應(yīng)的成本將由各使用部門(mén)自行承擔(dān)。

（3）供應(yīng)部對(duì)于各部門(mén)申請(qǐng)緊急采購(gòu)的物資應(yīng)迅急反應(yīng)，快速行動(dòng)，落實(shí)信息及時(shí)反饋申購(gòu)單位，否則缺貨造成的損失將追究相關(guān)人員的責(zé)任。

六、大型設(shè)備采購(gòu)流程

1、大型設(shè)備采購(gòu)，由生產(chǎn)部和技術(shù)部給出相關(guān)設(shè)備圖紙、機(jī)械要求到副總經(jīng)理辦公室審批。

1、

大型設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃必須副總經(jīng)理召集和供應(yīng)部、技術(shù)部、使用單位、設(shè)備管理部門(mén)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門(mén)評(píng)審后，報(bào)總經(jīng)理審批后方可生效。特殊情況需要修改的由公司總經(jīng)理以書(shū)面形式說(shuō)明原因。

2、

一般性通用型小型設(shè)備，使用部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由供應(yīng)部門(mén)或使用單位自行采購(gòu)，以后將相關(guān)資料交供應(yīng)部，供應(yīng)部和設(shè)備分管部門(mén)負(fù)責(zé)大型設(shè)備業(yè)務(wù)洽談和合同簽訂（包括價(jià)格、質(zhì)量及付款方式等），并按照簽訂的合同和訂單收貨。

3、

公司倉(cāng)儲(chǔ)按照供應(yīng)部的合同及訂單收貨，收貨時(shí)必須證件齊全（三證），否則一律拒收。特殊情況由副總經(jīng)理和供應(yīng)商同時(shí)以書(shū)面形式承諾后，方可予以接收。

4、

發(fā)貨至公司的大型設(shè)備發(fā)票由供應(yīng)部在票到5日內(nèi)報(bào)銷(xiāo)完畢，如需轉(zhuǎn)賬，票到5日內(nèi)將常規(guī)供應(yīng)商的轉(zhuǎn)賬收據(jù)開(kāi)至財(cái)務(wù)部。

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七、發(fā)票報(bào)銷(xiāo)管理制度

1、收到供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票時(shí)，采購(gòu)員必須：

（1）認(rèn)真審核購(gòu)貨單位的基本資料（主要包括單位名稱、稅號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶銀行、賬號(hào)等）是否正確；

（2）核對(duì)發(fā)票所載的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，如：貨物名稱、單位、交易數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額以及價(jià)稅合計(jì)的大、小寫(xiě)金額等是否正確，數(shù)字是否有涂改痕跡；

（3）核對(duì)銷(xiāo)貨單位基本資料（主要包括單位名稱、稅號(hào)、地址、開(kāi)戶銀行、賬號(hào)等是否正確，檢查“發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”是否加蓋銷(xiāo)貨單位“發(fā)票專用章”或財(cái)務(wù)專用章，（并確認(rèn)印章是否清楚）。以及“發(fā)票專用章”是否清楚等事項(xiàng)；

（4）防偽稅控系統(tǒng)開(kāi)具的銷(xiāo)售額在十萬(wàn)元以上的電腦專用發(fā)票，密碼區(qū)必須有加密號(hào)，并保持票面清潔，不能有折痕。匯總開(kāi)具的，必須附有“增值稅銷(xiāo)貨清單”，銷(xiāo)貨清單上必須加蓋“發(fā)票專用章”或“財(cái)務(wù)專用章”。

2、

報(bào)銷(xiāo)發(fā)票的有關(guān)規(guī)定：

（1）報(bào)銷(xiāo)購(gòu)入材料的發(fā)票時(shí)，發(fā)票上的銷(xiāo)貨單位名稱與所附繳庫(kù)單、所簽合同的單位名稱及收款單位，必須要一致，不允許報(bào)銷(xiāo)代開(kāi)或虛開(kāi)的增值稅發(fā)票；

（2）非生產(chǎn)性物資（如：電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等）的請(qǐng)購(gòu)要嚴(yán)格控制，報(bào)銷(xiāo)時(shí)必須附有相關(guān)物資的購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)的文件。

（3）按照公司“貨比三家”的采購(gòu)原則，采購(gòu)業(yè)務(wù)達(dá)到伍仟元的，必須注明“標(biāo)的物”的含稅價(jià)格、質(zhì)量、供貨方式、結(jié)賬方式及提供的發(fā)票類(lèi)別（增值稅發(fā)票、普通發(fā)票）等，大宗物資的采購(gòu)合同，必須報(bào)副總經(jīng)理審批后，報(bào)總經(jīng)理審批。

八、資金承付制度

1、支票與現(xiàn)金的使用范圍

a）、支票主要適用于開(kāi)戶行在合肥市內(nèi)的單位或企業(yè)；

b）、現(xiàn)金主要適用于個(gè)體或小金額付款等特殊情況。

2、支票與現(xiàn)金申請(qǐng)程序

a）、支票申請(qǐng)由采購(gòu)員擬訂資金計(jì)劃，送交部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批后辦理。如屬于預(yù)付款應(yīng)同時(shí)附上合同復(fù)印件；

b）、現(xiàn)金申請(qǐng)由提款人填寫(xiě)借款單，然后經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批后領(lǐng)取。超過(guò)5000元的現(xiàn)金支取必須分管經(jīng)副總經(jīng)理審批，超過(guò)10000元的需報(bào)總經(jīng)理審批。

3、

支票與現(xiàn)金使用注意事項(xiàng)

a)

支票填寫(xiě)要規(guī)范，主要事項(xiàng)如：客戶名稱要準(zhǔn)確填寫(xiě)，付款金額等要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，付款金額大小寫(xiě)要一致；

b)

支票保存要整潔規(guī)范，不得私自涂改，不得折疊、弄皺或損壞；

c)

盡量避免使用現(xiàn)金付款；

d)

現(xiàn)金付款如非付給供應(yīng)商本人或公司法人代表，則必須要求其單位出具收款委托書(shū)，并要求委托人身份證明；

e)

現(xiàn)金必須由客戶直接從財(cái)務(wù)提取，采購(gòu)員不得接觸。

九、采購(gòu)權(quán)限

"1、采購(gòu)金額，1000元以下的，采購(gòu)可以根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃自行安排采購(gòu),主要安排零星物資采購(gòu)。"

2、如果采購(gòu)金額高于1000元低于5000元，直接由供應(yīng)部部門(mén)負(fù)責(zé)人安排相關(guān)采購(gòu)事宜，主要負(fù)責(zé)日常物資采購(gòu)。

3、如果采購(gòu)金額高于5000元必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可安排采購(gòu)，負(fù)責(zé)所有物資的采購(gòu)審核和批準(zhǔn)工作，超過(guò)10000元的需報(bào)總經(jīng)理審批。

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第三部分供應(yīng)商管理

一、供應(yīng)商發(fā)展規(guī)定

1、資格認(rèn)證

（1）司供應(yīng)部在引進(jìn)供應(yīng)商或新材料前必須通過(guò)實(shí)地調(diào)查、間接了解等各種方式對(duì)廠家進(jìn)行資格認(rèn)證；

（2）證件：供應(yīng)商必須具備各種行業(yè)或國(guó)家要求必須具備的證件，必須具有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證，特種物資需要行業(yè)許可證。商標(biāo)需要條形碼印刷許可證、特種行業(yè)許可證等。

（3）設(shè)備及生產(chǎn)環(huán)境：必須具備生產(chǎn)符合我公司要求的設(shè)備。

（4）生產(chǎn)能力：必須具有滿足我公司需求量的生產(chǎn)能力。

（5）信譽(yù)：與我公司的前期業(yè)務(wù)記錄，與其他廠家的交易狀況，資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況、行業(yè)地位等。

2、

樣品確認(rèn)：

（1）鋼材類(lèi)：由供應(yīng)商提供樣品，品管人員予以確認(rèn)鋼號(hào)、材質(zhì)等相關(guān)指標(biāo)；

（2）標(biāo)準(zhǔn)件：由品管對(duì)標(biāo)準(zhǔn)件的尺寸、材質(zhì)、型號(hào)進(jìn)行檢驗(yàn)并出具檢測(cè)合格報(bào)告。知單。

（3）五金件：由品管對(duì)產(chǎn)品的尺寸、材質(zhì)、型號(hào)進(jìn)行檢驗(yàn)并出具檢測(cè)合格報(bào)告。

二、供應(yīng)商分級(jí)管理體系

1、供應(yīng)商管理基本原則：

（一）

公司的常規(guī)物資采購(gòu)，供應(yīng)部必須保證有兩家以上的合格供應(yīng)商，以保證供貨的及時(shí)性；

（二）

供應(yīng)部每年對(duì)上一年評(píng)級(jí)結(jié)果較差供應(yīng)商進(jìn)行整改或淘汰，同時(shí)不斷引進(jìn)新的供應(yīng)商，保障供應(yīng)的同時(shí)提升采購(gòu)物資的性價(jià)比。

2、

供應(yīng)商分級(jí)細(xì)則：

（1）注冊(cè)資金1000萬(wàn)以上評(píng)為2分；500萬(wàn)至1000萬(wàn)評(píng)為1.5分；100萬(wàn)至500萬(wàn)評(píng)為1分；100萬(wàn)以下評(píng)為0.5分；

（2）供貨質(zhì)量以質(zhì)檢部所出數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。合格率在95%以上的評(píng)為2分；合格率在80%至95%的評(píng)為1.5分；80%以下的評(píng)為1分；

（3）到貨及時(shí)性以供應(yīng)部訂單登記為準(zhǔn)。各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)訂單的執(zhí)行情況，到貨及時(shí)率占98%以上評(píng)為4分；占85%至98%的評(píng)為3分；85%以下評(píng)為2分；

（4）性價(jià)比由執(zhí)行處以同類(lèi)物資當(dāng)年平均采購(gòu)價(jià)格為基價(jià)，高于平均價(jià)格的供應(yīng)商為負(fù)分，低于平均價(jià)格的供應(yīng)商為正分。；

（5）按以上標(biāo)準(zhǔn)合計(jì)得分在8分以上的為A級(jí)供應(yīng)商；得分在6分至8分的為B級(jí)供應(yīng)商；得分為4分至6分的為C級(jí)供應(yīng)商、得分為4分以下為D級(jí)供應(yīng)商）。

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3、

供應(yīng)商的考核評(píng)估：

（1）A級(jí)別供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)方法：

a可優(yōu)先取得交易機(jī)會(huì)；

b可適當(dāng)縮短帳期；

c可參與技術(shù)等方面交流，進(jìn)行多項(xiàng)目寬領(lǐng)域合作；

d年終可獲得科力公司“優(yōu)秀供應(yīng)商”稱號(hào)。

（2）懲處方法：

a凡因供應(yīng)商供貨質(zhì)量問(wèn)題或交期延誤而造成的損失，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償；

bC、D等供應(yīng)商，應(yīng)對(duì)其采取訂單減量、各項(xiàng)稽查，若情況仍未得到改善則停止交易；

c因上述原因停止交易的供應(yīng)商，如欲恢復(fù)交易，需接受重新調(diào)查評(píng)核，并采用逐步加量的方式交易；

d信譽(yù)不佳的供應(yīng)商減少