企業(yè)及公司日常辦公室管理制度

企業(yè)及公司日常辦公室管理制度一、職工出入管理制度1.1門禁管理公司內(nèi)實(shí)行封閉式管理，所有出入公司的人員須經(jīng)門衛(wèi)或管理員審核，佩戴企業(yè)門禁卡方可進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部。門衛(wèi)或管理員應(yīng)記錄每個進(jìn)出公司的人員姓名、來訪單位、來訪目的和來、離時間，并將記錄存檔備查。1.2會客接待管理公司在接待會客時，必須明確來訪目的，并盡量安排專人接待，不得讓外來人員隨意進(jìn)入公司內(nèi)部。會客室必須維持良好衛(wèi)生，并提供足夠飲用水、茶水等服務(wù)。1.3來訪人員管理來訪人員必須事先經(jīng)過拼音姓名、來訪單位和來訪目的的登記，并在門衛(wèi)或管理員指引下前往指定地點(diǎn)。同一時間來訪人員數(shù)量不能超過規(guī)定范圍。如需要同時會見多人，應(yīng)提前通知公司安排人員接待，減少擁堵。二、辦公區(qū)及設(shè)施管理制度2.1辦公區(qū)管理公司的各辦公區(qū)域應(yīng)保持清潔、整潔和安全，每天或每周有專人巡查一遍，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。辦公區(qū)內(nèi)的設(shè)施和財(cái)物必須處于工作狀態(tài)，并隨手關(guān)閉、關(guān)閉和維修。辦公室內(nèi)不得存放易燃、易爆、有毒、有害、腐蝕、放射性等危險廢品與物料，不得進(jìn)行違法違規(guī)行為。2.2辦公設(shè)施管理辦公設(shè)施包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和電話等工具，必須正常連接、使用和保養(yǎng)。使用辦公設(shè)施時需注意安全，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障或異常，應(yīng)及時向后勤部門報告并維修。其它貴重物品如辦公桌、椅子、柜子、電視等均應(yīng)由管理人員定期檢查、修整、維修，確保辦公設(shè)施保持優(yōu)良狀態(tài)，以提高工作效率和員工舒適感。三、文件資料管理制度3.1文件資料保存各部門應(yīng)當(dāng)建立自己的文件資料管理系統(tǒng)，規(guī)范文件復(fù)制、傳遞、存儲、歸檔和銷毀程序，便于隨時查閱。文件資料應(yīng)當(dāng)安全保管，防止外泄和丟失，每個文件必須標(biāo)明編號、密級和保存期限。歸檔的文件資料必須索引，便于快速檢索和使用。3.2機(jī)密管理保密絕密文件資料應(yīng)分別存放在封閉的保密柜中，并嚴(yán)格控制柜門的開啟權(quán)限，防止安全事故的發(fā)生。機(jī)密文件資料應(yīng)根據(jù)保密要求，存儲期限較短，到期后應(yīng)交有關(guān)部門審查并銷毀。四、客戶服務(wù)管理制度4.1客戶服務(wù)制度每位員工應(yīng)熟知公司的業(yè)務(wù)和產(chǎn)品，了解客戶需求并及時響應(yīng)和解答客戶提出的問題?？蛻糇稍兗皢栴}處理應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時回復(fù)，確?？蛻魸M意度高。4.2投訴處理對于客戶的投訴需要認(rèn)真對待，妥善處理和及時跟蹤。投訴信息應(yīng)及時記錄，并以公司相關(guān)人員及部門之間的聯(lián)絡(luò)信息共享、溝通和協(xié)作文化為基礎(chǔ)，配合解決問題。五、總體要求上述各項(xiàng)制度是公司辦公室工作的基本規(guī)范，所有員工都應(yīng)嚴(yán)格遵守。上述制度如有需要進(jìn)一步細(xì)化或補(bǔ)