公司文秘檔案管理制度（四篇）

第27頁共27頁公司文秘?檔案管理?制度1?.目的作?用公司?的文秘檔?案資料是?公司行政?辦公和經(jīng)?營活動(dòng)中?不可缺少?的要素。?為了加強(qiáng)?對文秘檔?案的管理?，理順工?作程序，?明確工作?職責(zé)，杜?絕資料流?失，特制?定本制度?。2.?管理職責(zé)?2.1?行政管理?部是公司?文秘檔案?的歸口管?理部門，?負(fù)責(zé)文?秘檔案管?理制度的?貫徹及在?各部門的?執(zhí)行檢查?，加強(qiáng)對?文秘檔案?室的業(yè)務(wù)?領(lǐng)導(dǎo)和工?作實(shí)務(wù)指?導(dǎo)。2?.2各部?門所負(fù)責(zé)?的部門內(nèi)?部檔案資?料，應(yīng)有?專人兼管?。同樣也?應(yīng)執(zhí)行本?制度所規(guī)?定的各項(xiàng)?條款要求?。2.?3文秘檔?案室是公?司對文秘?檔案的專?管機(jī)構(gòu)，?在行政管?理部的領(lǐng)?導(dǎo)下，其?管理的主?要職責(zé)為?：3.?歸檔資料?的范圍、?內(nèi)容3?.1計(jì)劃?性文件資?料包括?公司戰(zhàn)略?規(guī)劃、經(jīng)?營計(jì)劃、?各職能部?門的工作?規(guī)劃、計(jì)?劃。3?.2批示?性文件材?料包括?公司各類?標(biāo)準(zhǔn)、指?標(biāo)，如計(jì)?劃指標(biāo)、?考核標(biāo)準(zhǔn)?、技術(shù)標(biāo)?準(zhǔn)等；?公司管理?層在生產(chǎn)?經(jīng)營中的?各類命令?、工作指?示、調(diào)度?記錄等。?3.3?法規(guī)性文?件包括?政府、行?業(yè)、上級(jí)?制定和頒?發(fā)的各種?需公司貫?徹和執(zhí)行?的規(guī)定、?要求、標(biāo)?準(zhǔn)等文件?；公司?內(nèi)部制定?的各類規(guī)?章制度。?___?_公司的?重大決議?包括由?公司股東?大會(huì)、董?事會(huì)、監(jiān)?事會(huì)、總?經(jīng)理辦公?會(huì)議及其?他重要的?行政辦公?會(huì)議所形?成的文件?和會(huì)議材?料、會(huì)議?記錄等。?3.5?總結(jié)性文?件包括?公司經(jīng)營?活動(dòng)中年?度、季度?、月度的?工作總結(jié)?；下屬?單位的工?作總結(jié)及?單項(xiàng)性的?各種總結(jié)?報(bào)告。?3.6憑?證性材料?包括公?司各職能?部門在經(jīng)?營活動(dòng)中?形成的各?類原始記?錄、憑證?、臺(tái)帳等?。如產(chǎn)量?記錄、質(zhì)?量記錄、?設(shè)備保養(yǎng)?維護(hù)記錄?，以及材?料能源消?耗等、產(chǎn)?品銷售、?合同書、?協(xié)議書等?原始記錄?和文本。?3.7?匯報(bào)性材?料包括?公司向各?上級(jí)主管?單位的匯?報(bào)材料、?統(tǒng)計(jì)報(bào)表?、財(cái)務(wù)報(bào)?表等；?公司領(lǐng)導(dǎo)?在外部公?共場所發(fā)?言或發(fā)布?的各類文?書資料等?3.8?勞資人事?資料包?括公司的?人事任命?、人事調(diào)?整、認(rèn)識(shí)?考勤、人?才引進(jìn)和?培訓(xùn)考核?、工資核?定記錄等?相關(guān)資料?。3.?9調(diào)研性?資料包?括市場調(diào)?研、開發(fā)?調(diào)研、行?業(yè)及競爭?對手資料?、供應(yīng)商?經(jīng)銷商資?料、公司?內(nèi)部各策?劃方案的?技術(shù)經(jīng)濟(jì)?論證材料?等。3?.10聲?像制品資?料包括?經(jīng)營活動(dòng)?中、文化?活動(dòng)中、?以及員工?在外學(xué)習(xí)?、考察時(shí)?或外單位?提供的以?聲像形式?記錄下來?的對公司?經(jīng)營活動(dòng)?產(chǎn)生作用?的各種資?料。3?.11證?件性文書?資料包?括法人營?業(yè)執(zhí)照、?土地使用?許可證、?產(chǎn)品檢疫?證、衛(wèi)生?許可證、?出口許可?證、產(chǎn)品?質(zhì)量認(rèn)證?、各類榮?譽(yù)牌匾和?證書、資?產(chǎn)資料如?汽車使用?和房屋建?筑等批文?證照。?3.12?饋贈(zèng)行資?料包括?上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?、名人、?友人、協(xié)?作單位提?供和贈(zèng)送?的題詞、?書畫、文?獻(xiàn)資料、?有紀(jì)念意?義的各種?工藝制品?等。4?.文件資?料的立卷?歸檔4?.1檔案?的收集?會(huì)計(jì)歸檔?類在年度?終結(jié)后，?由財(cái)務(wù)部?門編造清?冊，每兩?年歸檔一?次。各?類報(bào)表（?應(yīng)收帳報(bào)?表、銷售?報(bào)表等）?報(bào)相關(guān)領(lǐng)?導(dǎo)閱后由?專人回收?并即刻銷?毀，只財(cái)?務(wù)部立卷?留存。?內(nèi)___?_文件原?則上各部?門傳閱后?，即由總?經(jīng)理辦公?室回收立?卷留存。?4.2?立卷歸檔?的時(shí)間?4.3立?卷歸檔的?要求5?.文秘檔?案的借閱?5.1?文秘檔案?主要供本?企業(yè)利用?，一般不?外借。如?情況特殊?，外單位?人需須持?介紹信，?并經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，可查閱?無密級(jí)檔?案。5?.2各部?門工作人?員可直接?查閱屬于?本部門業(yè)?務(wù)工作范?圍得文秘?檔案資料?。如需查?閱非本部?門得重要?文件和有?密級(jí)檔案?，須經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)或?原形成檔?案得部門?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，方可借?閱。5?.3文秘?檔案得借?閱者應(yīng)負(fù)?責(zé)檔案得?完整和完?好，不得?私自影印?、復(fù)印、?翻印，不?得擅自拆?散、調(diào)換?、抽取、?污損、加?注標(biāo)語，?不得轉(zhuǎn)借?，如有違?紀(jì)，酌情?處罰。?5.4對?珍貴或易?損的檔案?，應(yīng)制成?復(fù)制品提?供使用。?復(fù)制可采?取復(fù)印、?照片、重?印副本、?摘錄等方?式。復(fù)制?文件應(yīng)仔?細(xì)校對，?與原稿無?誤后，注?明檔案編?號(hào)，然后?提供使用?。如有必?要，給復(fù)?制件加蓋?公章，以?示復(fù)制件?不會(huì)有誤?。5.?5必要時(shí)?，檔案室?應(yīng)對所提?供檔案出?具證明，?證明材料?寫好后應(yīng)?仔細(xì)校對?和___?_，加蓋?檔案室印?章后才有?效。檔案?室證明材?料只能證?明某事在?檔案上有?無記載，?而不能對?某事下結(jié)?論。檔案?管理員不?可擅自對?檔案資料?作解釋或?下結(jié)論。?5.6?文秘檔案?一般不得?借出檔案?室。如有?特殊情況?，可以作?短期外借?，最多為?十天，但?必須經(jīng)有?關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)并辦理?借閱手續(xù)?。如延期?借閱時(shí)間?，須辦理?續(xù)借手續(xù)?。逾期不?還者，檔?案管理員?要及時(shí)催?還。5?.7借閱?文秘檔案?須妥善保?管，若有?遺失，將?根據(jù)檔案?的價(jià)值和?數(shù)量報(bào)公?司領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)后，責(zé)?令其賠償?一切損失?。6.?文秘檔案?保密要求?6.1?檔案管理?員和借閱?利用檔案?的人員要?樹立高度?責(zé)任心，?加強(qiáng)保密?意識(shí)，雙?方共同做?好保密工?作。6?.2檔案?分一般檔?案和有密?級(jí)檔案兩?類。檔案?密級(jí)分為?絕密、_?___、?____?三級(jí)。?6.3有?密級(jí)檔案?只許在檔?案室翻閱?，不許帶?離本室。?有密級(jí)檔?案復(fù)制時(shí)?，需經(jīng)公?司辦公室?主任或副?總以上領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)。?6.4?有密級(jí)檔?案只限歸?檔人使用?，其他人?員利用需?經(jīng)辦公室?主任或副?總以上級(jí)?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?。6.?5對已到?保密期限?的檔案要?請相關(guān)部?門領(lǐng)導(dǎo)和?辦公室主?任鑒定解?密，對解?密檔案作?一般檔案?管理，及?時(shí)提供利?用。6?.6外來?參觀人員?，統(tǒng)一由?負(fù)責(zé)接待?人答復(fù)問?題和辦理?所需材料?。6.?7檔案管?理員丟失?或擅自提?供泄漏檔?案___?_，應(yīng)根?據(jù)情節(jié)輕?重，給予?紀(jì)律處分?，直到依?法追究刑?事責(zé)任。?6.8?企業(yè)在職?工工作人?員調(diào)離本?企業(yè)時(shí)，?需按檔案?室要求整?理已形成?的文件材?料，并退?還所借檔?案，檔案?室___?_無誤簽?字后，才?能調(diào)離。?檔案管理?員調(diào)離，?應(yīng)由辦公?室主任監(jiān)?督辦理，?檔案交接?之后，方?能調(diào)離。?7.超?期檔案的?銷毀7?.1對超?過保存期?限的檔案?，由檔案?管理員登?記造冊，?經(jīng)辦公室?主任和檔?案形成部?門領(lǐng)導(dǎo)共?同鑒定，?報(bào)分管副?總批準(zhǔn)后?，按規(guī)定?銷毀。?7.2經(jīng)?批準(zhǔn)銷毀?的檔案，?可單獨(dú)存?放半年，?經(jīng)驗(yàn)證確?無保留價(jià)?值時(shí)，再?行銷毀，?以免誤毀?。7.?3銷毀文?件必須在?指定地點(diǎn)?進(jìn)行，并?指派專人?監(jiān)銷，嚴(yán)?禁將銷毀?的文件作?為它用，?或作廢紙?出售。?公司文秘?檔案管理?制度（二?）1.?目的作用?公司的?文秘檔案?資料是公?司行政辦?公和經(jīng)營?活動(dòng)中不?可缺少的?要素。為?了加強(qiáng)對?文秘檔案?的管理，?理順工作?程序，明?確工作職?責(zé)，杜絕?資料流失?，特制定?本制度。?2.管?理職責(zé)?2.1行?政管理部?是公司文?秘檔案的?歸口管理?部門，負(fù)?責(zé)文秘?檔案管理?制度的貫?徹及在各?部門的執(zhí)?行檢查，?加強(qiáng)對文?秘檔案室?的業(yè)務(wù)領(lǐng)?導(dǎo)和工作?實(shí)務(wù)指導(dǎo)?。2.?2各部門?所負(fù)責(zé)的?部門內(nèi)部?檔案資料?，應(yīng)有專?人兼管。?同樣也應(yīng)?執(zhí)行本制?度所規(guī)定?的各項(xiàng)條?款要求。?2.3?文秘檔案?室是公司?對文秘檔?案的專管?機(jī)構(gòu)，在?行政管理?部的領(lǐng)導(dǎo)?下，其管?理的主要?職責(zé)為：?2.3?.1制定?或參與制?定關(guān)于文?秘檔案管?理方面的?規(guī)章制度?。2.?3.2協(xié)?助行政管?理部長對?各職能部?門文件資?料歸檔管?理的指導(dǎo)?監(jiān)督。?2.3.?3負(fù)責(zé)對?永久行文?秘檔案向?有關(guān)檔案?機(jī)構(gòu)的移?交工作。?2.3?.4總結(jié)?經(jīng)驗(yàn)，改?善工作方?法，提高?管理技能?和工作效?率，使公?司文秘檔?案資料能?夠充分得?到利用，?為經(jīng)營服?務(wù)產(chǎn)生收?益。3?.歸檔資?料的范圍?、內(nèi)容?3.1計(jì)?劃性文件?資料包?括公司戰(zhàn)?略規(guī)劃、?經(jīng)營計(jì)劃?、各職能?部門的工?作規(guī)劃、?計(jì)劃。?3.2批?示性文件?材料包?括公司各?類標(biāo)準(zhǔn)、?指標(biāo)，如?計(jì)劃指標(biāo)?、考核標(biāo)?準(zhǔn)、技術(shù)?標(biāo)準(zhǔn)等；?公司管?理層在生?產(chǎn)經(jīng)營中?的各類命?令、工作?指示、調(diào)?度記錄等?。3.?3法規(guī)性?文件包?括政府、?行業(yè)、上?級(jí)制定和?頒發(fā)的各?種需公司?貫徹和執(zhí)?行的規(guī)定?、要求、?標(biāo)準(zhǔn)等文?件；公?司內(nèi)部制?定的各類?規(guī)章制度?。__?__公司?的重大決?議包括?由公司股?東大會(huì)、?董事會(huì)、?監(jiān)事會(huì)、?總經(jīng)理辦?公會(huì)議及?其他重要?的行政辦?公會(huì)議所?形成的文?件和會(huì)議?材料、會(huì)?議記錄等?。3.?5總結(jié)性?文件包?括公司經(jīng)?營活動(dòng)中?年度、季?度、月度?的工作總?結(jié)；下?屬單位的?工作總結(jié)?及單項(xiàng)性?的各種總?結(jié)報(bào)告。?3.6?憑證性材?料包括?公司各職?能部門在?經(jīng)營活動(dòng)?中形成的?各類原始?記錄、憑?證、臺(tái)帳?等。如產(chǎn)?量記錄、?質(zhì)量記錄?、設(shè)備保?養(yǎng)維護(hù)記?錄，以及?材料能源?消耗等、?產(chǎn)品銷售?、合同書?、協(xié)議書?等原始記?錄和文本?。3.?7匯報(bào)性?材料包?括公司向?各上級(jí)主?管單位的?匯報(bào)材料?、統(tǒng)計(jì)報(bào)?表、財(cái)務(wù)?報(bào)表等；?公司領(lǐng)?導(dǎo)在外部?公共場所?發(fā)言或發(fā)?布的各類?文書資料?等3.?8勞資人?事資料?包括公司?的人事任?命、人事?調(diào)整、認(rèn)?識(shí)考勤、?人才引進(jìn)?和培訓(xùn)考?核、工資?核定記錄?等相關(guān)資?料。3?.9調(diào)研?性資料?包括市場?調(diào)研、開?發(fā)調(diào)研、?行業(yè)及競?爭對手資?料、供應(yīng)?商經(jīng)銷商?資料、公?司內(nèi)部各?策劃方案?的技術(shù)經(jīng)?濟(jì)論證材?料等。?3.10?聲像制品?資料包?括經(jīng)營活?動(dòng)中、文?化活動(dòng)中?、以及員?工在外學(xué)?習(xí)、考察?時(shí)或外單?位提供的?以聲像形?式記錄下?來的對公?司經(jīng)營活?動(dòng)產(chǎn)生作?用的各種?資料。?3.11?證件性文?書資料?包括法人?營業(yè)執(zhí)照?、土地使?用許可證?、產(chǎn)品檢?疫證、衛(wèi)?生許可證?、出口許?可證、產(chǎn)?品質(zhì)量認(rèn)?證、各類?榮譽(yù)牌匾?和證書、?資產(chǎn)資料?如汽車使?用和房屋?建筑等批?文證照。?3.1?2饋贈(zèng)行?資料包?括上級(jí)領(lǐng)?導(dǎo)、名人?、友人、?協(xié)作單位?提供和贈(zèng)?送的題詞?、書畫、?文獻(xiàn)資料?、有紀(jì)念?意義的各?種工藝制?品等。?4.文件?資料的立?卷歸檔?4.1檔?案的收集?4.1?.1凡屬?本制度第?三條所涵?蓋的文件?資料，均?應(yīng)歸檔統(tǒng)?一管理，?各部門應(yīng)?做好資料?的分類立?卷，至次?年元月底?整理歸檔?；會(huì)計(jì)?歸檔類在?年度終結(jié)?后，由財(cái)?務(wù)部門編?造清冊，?每兩年歸?檔一次。?4.1?.2銀行?票據(jù)由財(cái)?務(wù)部立卷?留存；?各類報(bào)表?（應(yīng)收帳?報(bào)表、銷?售報(bào)表等?）報(bào)相關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)閱后?由專人回?收并即刻?銷毀，只?財(cái)務(wù)部立?卷留存。?4.1?.3業(yè)務(wù)?要貨計(jì)劃?、往來函?等業(yè)務(wù)傳?真、資料?由業(yè)務(wù)部?立卷留存?。4.?1.4各?類外來文?件、資料?由總經(jīng)理?辦公室負(fù)?責(zé)立卷留?存；內(nèi)?部文件原?則上各部?門傳閱后?，即由總?經(jīng)理辦公?室回收立?卷留存。?___?_公司員?工應(yīng)注意?隨時(shí)收集?各種信息?資料，并?及時(shí)匯總?到各部門?檔案管理?員，員工?因公外出?參觀學(xué)習(xí)?考察和參?加個(gè)各種?會(huì)議回到?公司后，?應(yīng)將相關(guān)?資料全部?移交檔案?管理員。?4.2?立卷歸檔?的時(shí)間?4.2.?1凡已辦?理完畢的?具有保存?價(jià)值的各?種文件資?料，均應(yīng)?在三日內(nèi)?遞交辦公?室立卷歸?檔。4?.2.2?對于某些?專門文件?，或駐地?分散在外?的個(gè)別業(yè)?務(wù)單位的?文件，為?方便日常?工作，立?卷歸檔時(shí)?間可根據(jù)?實(shí)際情況?適當(dāng)延長?。4.?3立卷歸?檔的要求?4.3?.1各部?門兼職檔?案員在規(guī)?定的歸檔?時(shí)間內(nèi)，?把整理審?定完畢的?文秘檔案?資料，遞?交文秘檔?案室立卷?歸檔。?4.3.?2移交檔?案要填寫?移交清單?，移交清?單[__?__]一?式兩份，?雙方簽字?后各執(zhí)一?份。4?.3.3?歸檔的文?件資料必?須完整、?真實(shí)、準(zhǔn)?確，請示?和批復(fù)、?印本和底?稿、正文?和附件必?須歸在一?起。4?.3.4?立卷時(shí)應(yīng)?編制好案?卷目錄，?把文件的?作者、標(biāo)?題、日期?等項(xiàng)目填?寫清楚，?概括而簡?潔地?cái)M寫?好案卷標(biāo)?題，把案?卷內(nèi)容表?達(dá)出來，?裝訂整齊?、牢固，?然后還要?填寫備考?表，注明?保管期限?。4.?3.5填?寫案卷一?律用炭素?黑水鋼筆?或毛筆，?禁止用圓?珠筆或鉛?筆，字跡?應(yīng)清楚、?準(zhǔn)確。?4.3.?6立卷應(yīng)?以本單位?形成的文?件為主，?根據(jù)文件?形成的特?點(diǎn)，保持?文件間的?歷史聯(lián)系?，適當(dāng)照?顧文件的?保存價(jià)值?，使案卷?能正確反?映企業(yè)生?產(chǎn)活動(dòng)狀?況和面貌?。4.?3.7立?卷應(yīng)以同?類問題為?主，結(jié)合?其他特征?的方法組?卷，把有?密切聯(lián)系?的文件組?合在一起?。4.?3.8立?卷應(yīng)把上?級(jí)文件于?本公司文?件（除請?示、批復(fù)?外）按保?管期限和?文件年限?分開立卷?。4.?3.9立?卷歸檔后?，發(fā)現(xiàn)還?有需立卷?的文件資?料，可按?立卷原則?進(jìn)行插卷?。4.?3.10?文件組成?案卷后，?卷內(nèi)文件?應(yīng)按照一?定規(guī)律進(jìn)?行排列，?系統(tǒng)地反?映問題，?做到查找?方便。?4.3.?11各種?實(shí)物檔案?（獎(jiǎng)品、?獎(jiǎng)杯、錦?旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、?牌匾、饋?贈(zèng)品等）?歸檔必須?有條件，?并保持其?完好無損?。4.?3.12?聲像檔案?攝錄必須?詳細(xì)記錄?事由、時(shí)?間、地點(diǎn)?、主要人?物、背景?、攝錄者?，歸檔聲?像資料必?須是原版?、原件、?清晰、完?整。5?.文秘檔?案的借閱?5.1?文秘檔案?主要供本?企業(yè)利用?，一般不?外借。如?情況特殊?，外單位?人需須持?介紹信，?并經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，可查閱?無密級(jí)檔?案。5?.2各部?門工作人?員可直接?查閱屬于?本部門業(yè)?務(wù)工作范?圍得文秘?檔案資料?。如需查?閱非本部?門得重要?文件和有?密級(jí)檔案?，須經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)或?原形成檔?案得部門?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，方可借?閱。5?.3文秘?檔案得借?閱者應(yīng)負(fù)?責(zé)檔案得?完整和完?好，不得?私自影印?、復(fù)印、?翻印，不?得擅自拆?散、調(diào)換?、抽取、?污損、加?注標(biāo)語，?不得轉(zhuǎn)借?，如有違?紀(jì)，酌情?處罰。?5.4對?珍貴或易?損的檔案?，應(yīng)制成?復(fù)制品提?供使用。?復(fù)制可采?取復(fù)印、?照片、重?印副本、?摘錄等方?式。復(fù)制?文件應(yīng)仔?細(xì)校對，?與原稿無?誤后，注?明檔案編?號(hào)，然后?提供使用?。如有必?要，給復(fù)?制件加蓋?公章，以?示復(fù)制件?不會(huì)有誤?。5.?5必要時(shí)?，檔案室?應(yīng)對所提?供檔案出?具證明，?證明材料?寫好后應(yīng)?仔細(xì)校對?和審查，?加蓋檔案?室印章后?才有效。?檔案室證?明材料只?能證明某?事在檔案?上有無記?載，而不?能對某事?下結(jié)論。?檔案管理?員不可擅?自對檔案?資料作解?釋或下結(jié)?論。5?.6文秘?檔案一般?不得借出?檔案室。?如有特殊?情況，可?以作短期?外借，最?多為十天?，但必須?經(jīng)有關(guān)領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)并?辦理借閱?手續(xù)。如?延期借閱?時(shí)間，須?辦理續(xù)借?手續(xù)。逾?期不還者?，檔案管?理員要及?時(shí)催還。?5.7?借閱文秘?檔案須妥?善保管，?若有遺失?，將根據(jù)?檔案的價(jià)?值和數(shù)量?報(bào)公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)后?，責(zé)令其?賠償一切?損失。?6.文秘?檔案保密?要求6?.1檔案?管理員和?借閱利用?檔案的人?員要樹立?高度責(zé)任?心，加強(qiáng)?保密意識(shí)?，雙方共?同做好保?密工作。?6.2?檔案分一?般檔案和?有密級(jí)檔?案兩類。?檔案密級(jí)?分為絕密?、機(jī)密、?秘密三級(jí)?。6.?3有密級(jí)?檔案只許?在檔案室?翻閱，不?許帶離本?室。有密?級(jí)檔案復(fù)?制時(shí)，需?經(jīng)公司辦?公室主任?或副總以?上領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)。6?.4有密?級(jí)檔案只?限歸檔人?使用，其?他人員利?用需經(jīng)辦?公室主任?或副總以?上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)。?6.5對?已到保密?期限的檔?案要請相?關(guān)部門領(lǐng)?導(dǎo)和辦公?室主任鑒?定解密，?對解密檔?案作一般?檔案管理?，及時(shí)提?供利用。?6.6?外來參觀?人員，統(tǒng)?一由負(fù)責(zé)?接待人答?復(fù)問題和?辦理所需?材料。?6.7檔?案管理員?丟失或擅?自提供泄?漏檔案機(jī)?密，應(yīng)根?據(jù)情節(jié)輕?重，給予?紀(jì)律處分?，直到依?法追究刑?事責(zé)任。?6.8?企業(yè)在職?工工作人?員調(diào)離本?企業(yè)時(shí)，?需按檔案?室要求整?理已形成?的文件材?料，并退?還所借檔?案，檔案?室審查無?誤簽字后?，才能調(diào)?離。檔案?管理員調(diào)?離，應(yīng)由?辦公室主?任監(jiān)督辦?理，檔案?交接之后?，方能調(diào)?離。7?.超期檔?案的銷毀?7.1?對超過保?存期限的?檔案，由?檔案管理?員登記造?冊，經(jīng)辦?公室主任?和檔案形?成部門領(lǐng)?導(dǎo)共同鑒?定，報(bào)分?管副總批?準(zhǔn)后，按?規(guī)定銷毀?。7.?2經(jīng)批準(zhǔn)?銷毀的檔?案，可單?獨(dú)存放半?年，經(jīng)驗(yàn)?證確無保?留價(jià)值時(shí)?，再行銷?毀，以免?誤毀。?7.3銷?毀文件必?須在指定?地點(diǎn)進(jìn)行?，并指派?專人監(jiān)銷?，嚴(yán)禁將?銷毀的文?件作為它?用，或作?廢紙出售?。文件銷?毀后，監(jiān)?銷人應(yīng)在?銷毀注冊?上簽字。?公司文?秘檔案管?理制度（?三）1?.目的作?用公司?的文秘檔?案資料是?公司行政?辦公和經(jīng)?營活動(dòng)中?不可缺少?的要素。?為了加強(qiáng)?對文秘檔?案的管理?，理順工?作程序，?明確工作?職責(zé)，杜?絕資料流?失，特制?定本制度?。2.?管理職責(zé)?2.1?行政管理?部是公司?文秘檔案?的歸口管?理部門，?負(fù)責(zé)文?秘檔案管?理制度的?貫徹及在?各部門的?執(zhí)行檢查?，加強(qiáng)對?文秘檔案?室的業(yè)務(wù)?領(lǐng)導(dǎo)和工?作實(shí)務(wù)指?導(dǎo)。2?.2各部?門所負(fù)責(zé)?的部門內(nèi)?部檔案資?料，應(yīng)有?專人兼管?。同樣也?應(yīng)執(zhí)行本?制度所規(guī)?定的各項(xiàng)?條款要求?。2.?3文秘檔?案室是公?司對文秘?檔案的專?管機(jī)構(gòu)，?在行政管?理部的領(lǐng)?導(dǎo)下，其?管理的主?要職責(zé)為?：3.?歸檔資料?的范圍、?內(nèi)容3?.1計(jì)劃?性文件資?料包括?公司戰(zhàn)略?規(guī)劃、經(jīng)?營計(jì)劃、?各職能部?門的工作?規(guī)劃、計(jì)?劃。3?.2批示?性文件材?料包括?公司各類?標(biāo)準(zhǔn)、指?標(biāo)，如計(jì)?劃指標(biāo)、?考核標(biāo)準(zhǔn)?、技術(shù)標(biāo)?準(zhǔn)等；?公司管理?層在生產(chǎn)?經(jīng)營中的?各類命令?、工作指?示、調(diào)度?記錄等。?3.3?法規(guī)性文?件包括?政府、行?業(yè)、上級(jí)?制定和頒?發(fā)的各種?需公司貫?徹和執(zhí)行?的規(guī)定、?要求、標(biāo)?準(zhǔn)等文件?；公司?內(nèi)部制定?的各類規(guī)?章制度。?___?_公司的?重大決議?包括由?公司股東?大會(huì)、董?事會(huì)、監(jiān)?事會(huì)、總?經(jīng)理辦公?會(huì)議及其?他重要的?行政辦公?會(huì)議所形?成的文件?和會(huì)議材?料、會(huì)議?記錄等。?3.5?總結(jié)性文?件包括?公司經(jīng)營?活動(dòng)中年?度、季度?、月度的?工作總結(jié)?；下屬?單位的工?作總結(jié)及?單項(xiàng)性的?各種總結(jié)?報(bào)告。?3.6憑?證性材料?包括公?司各職能?部門在經(jīng)?營活動(dòng)中?形成的各?類原始記?錄、憑證?、臺(tái)帳等?。如產(chǎn)量?記錄、質(zhì)?量記錄、?設(shè)備保養(yǎng)?維護(hù)記錄?，以及材?料能源消?耗等、產(chǎn)?品銷售、?合同書、?協(xié)議書等?原始記錄?和文本。?3.7?匯報(bào)性材?料包括?公司向各?上級(jí)主管?單位的匯?報(bào)材料、?統(tǒng)計(jì)報(bào)表?、財(cái)務(wù)報(bào)?表等；?公司領(lǐng)導(dǎo)?在外部公?共場所發(fā)?言或發(fā)布?的各類文?書資料等?3.8?勞資人事?資料包?括公司的?人事任命?、人事調(diào)?整、認(rèn)識(shí)?考勤、人?才引進(jìn)和?培訓(xùn)考核?、工資核?定記錄等?相關(guān)資料?。3.?9調(diào)研性?資料包?括市場調(diào)?研、開發(fā)?調(diào)研、行?業(yè)及競爭?對手資料?、供應(yīng)商?經(jīng)銷商資?料、公司?內(nèi)部各策?劃方案的?技術(shù)經(jīng)濟(jì)?論證材料?等。3?.10聲?像制品資?料包括?經(jīng)營活動(dòng)?中、文化?活動(dòng)中、?以及員工?在外學(xué)習(xí)?、考察時(shí)?或外單位?提供的以?聲像形式?記錄下來?的對公司?經(jīng)營活動(dòng)?產(chǎn)生作用?的各種資?料。3?.11證?件性文書?資料包?括法人營?業(yè)執(zhí)照、?土地使用?許可證、?產(chǎn)品檢疫?證、衛(wèi)生?許可證、?出口許可?證、產(chǎn)品?質(zhì)量認(rèn)證?、各類榮?譽(yù)牌匾和?證書、資?產(chǎn)資料如?汽車使用?和房屋建?筑等批文?證照。?3.12?饋贈(zèng)行資?料包括?上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?、名人、?友人、協(xié)?作單位提?供和贈(zèng)送?的題詞、?書畫、文?獻(xiàn)資料、?有紀(jì)念意?義的各種?工藝制品?等。4?.文件資?料的立卷?歸檔4?.1檔案?的收集?會(huì)計(jì)歸檔?類在年度?終結(jié)后，?由財(cái)務(wù)部?門編造清?冊，每兩?年歸檔一?次。各?類報(bào)表（?應(yīng)收帳報(bào)?表、銷售?報(bào)表等）?報(bào)相關(guān)領(lǐng)?導(dǎo)閱后由?專人回收?并即刻銷?毀，只財(cái)?務(wù)部立卷?留存。?內(nèi)___?_文件原?則上各部?門傳閱后?，即由總?經(jīng)理辦公?室回收立?卷留存。?4.2?立卷歸檔?的時(shí)間?4.3立?卷歸檔的?要求5?.文秘檔?案的借閱?5.1?文秘檔案?主要供本?企業(yè)利用?，一般不?外借。如?情況特殊?，外單位?人需須持?介紹信，?并經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，可查閱?無密級(jí)檔?案。5?.2各部?門工作人?員可直接?查閱屬于?本部門業(yè)?務(wù)工作范?圍得文秘?檔案資料?。如需查?閱非本部?門得重要?文件和有?密級(jí)檔案?，須經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)或?原形成檔?案得部門?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，方可借?閱。5?.3文秘?檔案得借?閱者應(yīng)負(fù)?責(zé)檔案得?完整和完?好，不得?私自影印?、復(fù)印、?翻印，不?得擅自拆?散、調(diào)換?、抽取、?污損、加?注標(biāo)語，?不得轉(zhuǎn)借?，如有違?紀(jì)，酌情?處罰。?5.4對?珍貴或易?損的檔案?，應(yīng)制成?復(fù)制品提?供使用。?復(fù)制可采?取復(fù)印、?照片、重?印副本、?摘錄等方?式。復(fù)制?文件應(yīng)仔?細(xì)校對，?與原稿無?誤后，注?明檔案編?號(hào)，然后?提供使用?。如有必?要，給復(fù)?制件加蓋?公章，以?示復(fù)制件?不會(huì)有誤?。5.?5必要時(shí)?，檔案室?應(yīng)對所提?供檔案出?具證明，?證明材料?寫好后應(yīng)?仔細(xì)校對?和___?_，加蓋?檔案室印?章后才有?效。檔案?室證明材?料只能證?明某事在?檔案上有?無記載，?而不能對?某事下結(jié)?論。檔案?管理員不?可擅自對?檔案資料?作解釋或?下結(jié)論。?5.6?文秘檔案?一般不得?借出檔案?室。如有?特殊情況?，可以作?短期外借?，最多為?十天，但?必須經(jīng)有?關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)并辦理?借閱手續(xù)?。如延期?借閱時(shí)間?，須辦理?續(xù)借手續(xù)?。逾期不?還者，檔?案管理員?要及時(shí)催?還。5?.7借閱?文秘檔案?須妥善保?管，若有?遺失，將?根據(jù)檔案?的價(jià)值和?數(shù)量報(bào)公?司領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)后，責(zé)?令其賠償?一切損失?。6.?文秘檔案?保密要求?6.1?檔案管理?員和借閱?利用檔案?的人員要?樹立高度?責(zé)任心，?加強(qiáng)保密?意識(shí)，雙?方共同做?好保密工?作。6?.2檔案?分一般檔?案和有密?級(jí)檔案兩?類。檔案?密級(jí)分為?絕密、_?___、?____?三級(jí)。?6.3有?密級(jí)檔案?只許在檔?案室翻閱?，不許帶?離本室。?有密級(jí)檔?案復(fù)制時(shí)?，需經(jīng)公?司辦公室?主任或副?總以上領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)。?6.4?有密級(jí)檔?案只限歸?檔人使用?，其他人?員利用需?經(jīng)辦公室?主任或副?總以上級(jí)?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?。6.?5對已到?保密期限?的檔案要?請相關(guān)部?門領(lǐng)導(dǎo)和?辦公室主?任鑒定解?密，對解?密檔案作?一般檔案?管理，及?時(shí)提供利?用。6?.6外來?參觀人員?，統(tǒng)一由?負(fù)責(zé)接待?人答復(fù)問?題和辦理?所需材料?。6.?7檔案管?理員丟失?或擅自提?供泄漏檔?案___?_，應(yīng)根?據(jù)情節(jié)輕?重，給予?紀(jì)律處分?，直到依?法追究刑?事責(zé)任。?6.8?企業(yè)在職?工工作人?員調(diào)離本?企業(yè)時(shí)，?需按檔案?室要求整?理已形成?的文件材?料，并退?還所借檔?案，檔案?室___?_無誤簽?字后，才?能調(diào)離。?檔案管理?員調(diào)離，?應(yīng)由辦公?室主任監(jiān)?督辦理，?檔案交接?之后，方?能調(diào)離。?7.超?期檔案的?銷毀7?.1對超?過保存期?限的檔案?，由檔案?管理員登?記造冊，?經(jīng)辦公室?主任和檔?案形成部?門領(lǐng)導(dǎo)共?同鑒定，?報(bào)分管副?總批準(zhǔn)后?，按規(guī)定?銷毀。?7.2經(jīng)?批準(zhǔn)銷毀?的檔案，?可單獨(dú)存?放半年，?經(jīng)驗(yàn)證確?無保留價(jià)?值時(shí)，再?行銷毀，?以免誤毀?。7.?3銷毀文?件必須在?指定地點(diǎn)?進(jìn)行，并?指派專人?監(jiān)銷，嚴(yán)?禁將銷毀?的文件作?為它用，?或作廢紙?出售。?公司文秘?檔案管理?制度（四?）1.?目的作用?公司的?文秘檔案?資料是公?司行政辦?公和經(jīng)營?活動(dòng)中不?可缺少的?要素。為?了加強(qiáng)對?文秘檔案?的管理，?理順工作?程序，明?確工作職?責(zé)，杜絕?資料流失?，特制定?本制度。?2.管?理職責(zé)?2.1行?政管理部?是公司文?秘檔案的?歸口管理?部門，負(fù)?責(zé)文秘?檔案管理?制度的貫?徹及在各?部門的執(zhí)?行檢查，?加強(qiáng)對文?秘檔案室?的業(yè)務(wù)領(lǐng)?導(dǎo)和工作?實(shí)務(wù)指導(dǎo)?。2.?2各部門?所負(fù)責(zé)的?部門內(nèi)部?檔案資料?，應(yīng)有專?人兼管。?同樣也應(yīng)?執(zhí)行本制?度所規(guī)定?的各項(xiàng)條?款要求。?2.3?文秘檔案?室是公司?對文秘檔?案的專管?機(jī)構(gòu)，在?行政管理?部的領(lǐng)導(dǎo)?下，其管?理的主要?職責(zé)為：?2.3?.1制定?或參與制?定關(guān)于文?秘檔案管?理方面的?規(guī)章制度?。2.?3.2協(xié)?助行政管?理部長對?各職能部?門文件資?料歸檔管?理的指導(dǎo)?監(jiān)督。?2.3.?3負(fù)責(zé)對?永久行文?秘檔案向?有關(guān)檔案?機(jī)構(gòu)的移?交工作。?2.3?.4總結(jié)?經(jīng)驗(yàn)，改?善工作方?法，提高?管理技能?和工作效?率，使公?司文秘檔?案資料能?夠充分得?到利用，?為經(jīng)營服?務(wù)產(chǎn)生收?益。3?.歸檔資?料的范圍?、內(nèi)容?3.1計(jì)?劃性文件?資料包?括公司戰(zhàn)?略規(guī)劃、?經(jīng)營計(jì)劃?、各職能?部門的工?作規(guī)劃、?計(jì)劃。?3.2批?示性文件?材料包?括公司各?類標(biāo)準(zhǔn)、?指標(biāo)，如?計(jì)劃指標(biāo)?、考核標(biāo)?準(zhǔn)、技術(shù)?標(biāo)準(zhǔn)等；?公司管?理層在生?產(chǎn)經(jīng)營中?的各類命?令、工作?指示、調(diào)?度記錄等?。3.?3法規(guī)性?文件包?括政府、?行業(yè)、上?級(jí)制定和?頒發(fā)的各?種需公司?貫徹和執(zhí)?行的規(guī)定?、要求、?標(biāo)準(zhǔn)等文?件；公?司內(nèi)部制?定的各類?規(guī)章制度?。__?__公司?的重大決?議包括?由公司股?東大會(huì)、?董事會(huì)、?監(jiān)事會(huì)、?總經(jīng)理辦?公會(huì)議及?其他重要?的行政辦?公會(huì)議所?形成的文?件和會(huì)議?材料、會(huì)?議記錄等?。3.?5總結(jié)性?文件包?括公司經(jīng)?營活動(dòng)中?年度、季?度、月度?的工作總?結(jié)；下?屬單位的?工作總結(jié)?及單項(xiàng)性?的各種總?結(jié)報(bào)告。?3.6?憑證性材?料包括?公司各職?能部門在?經(jīng)營活動(dòng)?中形成的?各類原始?記錄、憑?證、臺(tái)帳?等。如產(chǎn)?量記錄、?質(zhì)量記錄?、設(shè)備保?養(yǎng)維護(hù)記?錄，以及?材料能源?消耗等、?產(chǎn)品銷售?、合同書?、協(xié)議書?等原始記?錄和文本?。3.?7匯報(bào)性?材料包?括公司向?各上級(jí)主?管單位的?匯報(bào)材料?、統(tǒng)計(jì)報(bào)?表、財(cái)務(wù)?報(bào)表等；?公司領(lǐng)?導(dǎo)在外部?公共場所?發(fā)言或發(fā)?布的各類?文書資料?等3.?8勞資人?事資料?包括公司?的人事任?命、人事?調(diào)整、認(rèn)?識(shí)考勤、?人才引進(jìn)?和培訓(xùn)考?核、工資?核定記錄?等相關(guān)資?料。3?.9調(diào)研?性資料?包括市場?調(diào)研、開?發(fā)調(diào)研、?行業(yè)及競?爭對手資?料、供應(yīng)?商經(jīng)銷商?資料、公?司內(nèi)部各?策劃方案?的技術(shù)經(jīng)?濟(jì)論證材?料等。?3.10?聲像制品?資料包?括經(jīng)營活?動(dòng)中、文?化活動(dòng)中?、以及員?工在外學(xué)?習(xí)、考察?時(shí)或外單?位提供的?以聲像形?式記錄下?來的對公?司經(jīng)營活?動(dòng)產(chǎn)生作?用的各種?資料。?3.11?證件性文?書資料?包括法人?營業(yè)執(zhí)照?、土地使?用許可證?、產(chǎn)品檢?疫證、衛(wèi)?生許可證?、出口許?可證、產(chǎn)?品質(zhì)量認(rèn)?證、各類?榮譽(yù)牌匾?和證書、?資產(chǎn)資料?如汽車使?用和房屋?建筑等批?文證照。?3.1?2饋贈(zèng)行?資料包?括上級(jí)領(lǐng)?導(dǎo)、名人?、友人、?協(xié)作單位?提供和贈(zèng)?送的題詞?、書畫、?文獻(xiàn)資料?、有紀(jì)念?意義的各?種工藝制?品等。?4.文件?資料的立?卷歸檔?4.1檔?案的收集?4.1?.1凡屬?本制度第?三條所涵?蓋的文件?資料，均?應(yīng)歸檔統(tǒng)?一管理，?各部門應(yīng)?做好資料?的分類立?卷，至次?年元月底?整理歸檔?；會(huì)計(jì)?歸檔類在?年度終結(jié)?后，由財(cái)?務(wù)部門編?造清冊，?每兩年歸?檔一次。?4.1?.2銀行?票據(jù)由財(cái)?務(wù)部立卷?留存；?各類報(bào)表?（應(yīng)收帳?報(bào)表、銷?售報(bào)表等?）報(bào)相關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)閱后?由專人回?收并即刻?銷毀，只?財(cái)務(wù)部立?卷留存。?4.1?.3業(yè)務(wù)?要貨計(jì)劃?、往來函?等業(yè)務(wù)傳?真、資料?由業(yè)務(wù)部?立卷留存?。4.?1.4各?類外來文?件、資料?由總經(jīng)理?辦公室負(fù)?責(zé)立卷留?存；內(nèi)?部文件原?則上各部?門傳閱后?，即由總?經(jīng)理辦公?室回收立?卷留存。?___?_公司員?工應(yīng)注意?隨時(shí)收集?各種信息?資料，并?及時(shí)匯總?到各部門?檔案管理?員，員工?因公外出?參觀學(xué)習(xí)?考察和參?加個(gè)各種?會(huì)議回到?公司后，?應(yīng)將相關(guān)?資料全部?移交檔案?管理員。?4.2?立卷歸檔?的時(shí)間?4.2.?1凡已辦?理完畢的?具有保存?價(jià)值的各?種文件資?料，均應(yīng)?在三日內(nèi)?遞交辦公?室立卷歸?檔。4?.2.2?對于某些?專門文件?，或駐地?分散在外?的個(gè)別業(yè)?務(wù)單位的?文件，為?方便日常?工作，立?卷歸檔時(shí)?間可根據(jù)?實(shí)際情況?適當(dāng)延長?。4.?3立卷歸?檔的要求?4.3?.1各部?門兼職檔?案員在規(guī)?定的歸檔?時(shí)間內(nèi)，?把整理審?定完畢的?文秘檔案?資料，遞?交文秘檔?案室立卷?歸檔。?4.3.?2移交檔?案要填寫?移交清單?，移交清?單[__?__]一?式兩份，?雙方簽字?后各執(zhí)一?份。4?.3.3?歸檔的文?件資料必?須完整、?真實(shí)、準(zhǔn)?確，請示?和批復(fù)、?印本和底?稿、正文?和附件必?須歸在一?起。4?.3.4?立卷時(shí)應(yīng)?編制好案?卷目錄，?把文件的?作者、標(biāo)?題、日期?等項(xiàng)目填?寫清楚，?概括而簡?潔地?cái)M寫?好案卷標(biāo)?題，把案?卷內(nèi)容表?達(dá)出來，?裝訂整齊?、牢固，?然后還要?填寫備考?表，注明?保管期限?。4.?3.5填?寫案卷一?律用炭素?黑水鋼筆?或毛筆，?禁止用圓?珠筆或鉛?筆，字跡?應(yīng)清楚、?準(zhǔn)確。?4.3.?6立卷應(yīng)?以本單位?形成的文?件為主，?根據(jù)文件?形成的特?點(diǎn)，保持?文件間的?歷史聯(lián)系?，適當(dāng)照?顧文件的?保存價(jià)值?，使案卷?能正確反?映企業(yè)生?產(chǎn)活動(dòng)狀?況和面貌?。4.?3.7立?卷應(yīng)以同?類問題為?主，結(jié)合?其他特征?的方法組?卷，把有?密切聯(lián)系?的文件組?合在一起?。4.?3.8立?卷應(yīng)把上?級(jí)文件于?本公司文?件（除請?示、批復(fù)?外）按保?管期限和?文件年限?分開立卷?。4.?3.9立?卷歸檔后?，發(fā)現(xiàn)還?有需立卷?的文件資?料，可按?立卷原則?進(jìn)行插卷?。4.?3.10?文件組成?案卷后，?卷內(nèi)文件?應(yīng)按照一?定規(guī)律進(jìn)?行排列，?系統(tǒng)地反?映問題，?做到查找?方便。?4.3.?11各種?實(shí)物檔案?（獎(jiǎng)品、?獎(jiǎng)杯、錦?旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、?牌匾、饋?贈(zèng)品等）?歸檔必須?有條件，?并保持其?完好無損?。4.?3.12?聲像檔案?攝錄必須?詳細(xì)記錄?事由、時(shí)?間、地點(diǎn)?、主要人?物、背景?、攝錄者?，歸檔聲?像資料必?須是原版?、原件、?清晰、完?整。5?.文秘